Excel là một công cụ động và người dùng có thể sử dụng nó làm công cụ theo dõi hàng tồn kho để quản lý hàng tồn kho một cách nhẹ nhàng. Nếu ai đó muốn có một hệ thống kiểm kê đơn giản mà không cần mua phần mềm đắt tiền thì trình theo dõi dựa trên QR là một trong những thiết lập rõ ràng nhất. Trình theo dõi khoảng không quảng cáo QR hoạt động tốt nhất khi mỗi lần quét tạo một mục nhật ký mới (chỉ phần bổ sung) và Excel tính toán trạng thái hiện tại của mọi mục từ các hàng nhật ký gần đây nhất. Trải nghiệm người dùng mượt mà nhất là khi mã QR mở Microsoft Form được điền sẵn. Nó hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ, nhà kho, trường học và tổ chức gia đình.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo trình theo dõi hàng tồn kho bằng mã QR bằng Excel.
Bước 1:Thiết lập sổ làm việc Excel của bạn
- Mở Excel và tạo tệp mới
- Lưu nó vào OneDrive (quan trọng đối với việc đồng bộ hóa trên thiết bị di động)
- Tạo ba trang tính:
- Kho hàng (danh sách chính)
- QuétNhật ký (ở đây mỗi lần quét sẽ trở thành một hàng)
- Trang tổng quan (trạng thái hiện tại + tóm tắt nhanh)
Sử dụng cấu trúc này trong bảng Khoảng không quảng cáo:
- ID mục
- Tên sản phẩm
- Danh mục
- Cổ phiếu hiện tại
- MinStock
- Vị trí
- Văn bản QR
- Hình ảnh QR
Chuyển đổi sang bảng:
- Chọn phạm vi ô
- Đi tới Chèn tab>> chọn Bảng
- Kiểm tra “Bảng của tôi có tiêu đề”
- Nhấp vào OK
- Đi tới Thiết kế bảng tab>> đặt tên là:Kho lưu trữ
Quy tắc:
- ItemID phải là duy nhất (đây là nội dung bên trong mã QR)
- QRText lưu trữ chuỗi chính xác được mã hóa thành mã QR
Tạo ItemID (Đơn giản, dễ đọc):
Trong ItemID, hãy sử dụng định dạng nhất quán như:
- ITM-0001, ITM-0002, …
Nếu ai đó muốn một công thức tự động, hãy sử dụng:
="ITM-"&TEXT(ROW(A1),"0000")
- Kéo công thức xuống
Tạo QRText (Tùy chọn):
Trong QRText, hãy giữ nó sạch sẽ và ổn định:
Bây giờ nội dung mã QR sẽ có dạng ItemID=ITM-0001 . Điều này tránh được lỗi quét và giúp việc phân tích cú pháp sau này dễ dàng hơn.
Bước 2:Tự động tạo mã QR
Tùy chọn A:Sử dụng Excel để tạo mã QR hàng loạt
Trong cột QRImage của bảng Inventory, nhập công thức này vào hàng dữ liệu đầu tiên:
=IMAGE("https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=180x180&data=" & [@ItemID])
- Kéo công thức xuống
- Điều này tạo ra mã QR sạch, chất lượng cao chỉ chứa ItemID
API miễn phí thay thế (nếu máy chủ QR chậm):goqr.me hoặc https://chart.googleapis.com/chart?chs=180×180&cht=qr&chl=
Tùy chọn B:Sử dụng Trình tạo trực tuyến miễn phí
- Truy cập trình tạo mã QR miễn phí như Trình tạo mã QR (qr-code-generator.com) hoặc QRCode Monkey (qrcode-monkey.com)
- Đối với mỗi mục, hãy tạo mã QR chỉ chứa ItemID
- Tải xuống từng mã QR dưới dạng PNG hoặc JPG
- In và đính kèm mã QR vào vật phẩm của bạn
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng trình tạo mã QR hàng loạt nếu bạn có nhiều mặt hàng. Các trang web như QRExplore cho phép bạn tải tệp CSV lên và tạo nhiều mã QR cùng một lúc.
Bước 3:In nhãn mã QR
Tạo một bảng nhãn có thể in được trong Excel để bạn có thể đính kèm mã QR vào các mặt hàng.
- Chọn ItemID, ProductName và QRImage
- Sao chép và dán vào trang tính mới có tên Nhãn
- Định dạng in:
- Đặt chiều cao của hàng sao cho phù hợp với QR
- Đi tới Bố cục trang tab>> chọn Lề>> chọn Thu hẹp
- In trên giấy nhãn dán hoặc cắt nhãn
- Dán nhãn lên sản phẩm/kệ/hộp của bạn
Bước 4:Chọn ứng dụng quét gửi dữ liệu tới Excel
Tùy chọn A:Sử dụng ứng dụng quét có thể xuất lịch sử
Bạn có thể sử dụng ứng dụng quét để đọc mã QR và gửi dữ liệu tới Excel.
- Tên ứng dụng:Quét sang Excel – QR &Mã vạch (bởi Dữ liệu Dynamiq)
- Cấp miễn phí cung cấp đủ số lần quét cho hầu hết người dùng; một gói đăng ký thường có giá ~$3–5/tháng nếu sử dụng nhiều
- Cài đặt từ Google Play
- Mở ứng dụng và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft
- Kết nối với tệp OneDrive Excel của bạn
- Chọn ScanLog bàn
- Đặt lược đồ:
- Dấu thời gian>> Dấu thời gian tự động
- ItemID>> Dữ liệu được quét
- Hành động>> Chọn thủ công (chọn “Nhận” hoặc “Phát” sau mỗi lần quét)
- Số lượng>> Mặc định là 1
- Bắt đầu quét
Hầu hết các máy quét QR đều lưu trữ lịch sử quét và cho phép xuất/chia sẻ.
- Quét nhãn QR
- Nhập ngay một ghi chú ngắn vào ứng dụng (nếu ứng dụng hỗ trợ ghi chú)
- Vào cuối ngày/tuần:Xuất lịch sử quét sang CSV
- Dán/thêm vào ScanLog
Tùy chọn B:Tạo biểu mẫu Microsoft để gửi bản quét
Bạn có thể tạo Biểu mẫu Microsoft, quét mã QR bằng điện thoại, gửi giao dịch và tự động cập nhật Excel. Đây là điều mà hầu hết mọi người đều mong muốn.
- Đi tới Chèn tab>> nhấp vào Biểu mẫu mới
- Nó sẽ mở ra một giao diện biểu mẫu. Thêm các trường này:
- ItemID (Câu trả lời ngắn)
- Hành động (Lựa chọn):Nhận, Phát
- Số lượng (Câu trả lời ngắn):Sau này chuyển nó thành số trong Excel
- Nhấp vào Thu thập câu trả lời
- Nhấp vào Sao chép liên kết để chia sẻ URL
Biểu mẫu này tự động tạo một sổ làm việc Excel được kết nối trong đó mỗi lần gửi sẽ trở thành một hàng mới. Hãy thử nghiệm nó bằng một vài bài gửi mẫu:
- Quét QR bằng điện thoại
- Xác nhận ItemID (hoặc gõ thủ công)
- Chọn Hành động
- Loại Số lượng
- Nhấp vào Gửi
- Mở sổ làm việc Excel và kiểm tra trang Phản hồi biểu mẫu
- Mọi bài gửi đều được tự động thêm dưới dạng hàng
- Cập nhật tên cột và xóa các cột không cần thiết
- Đặt tên cho trang tính ScanLog
Tùy chọn C:Thực hiện quét tự động điền vào trường ItemID
Thay vì chỉ nhập ITM-0001 vào mã QR, bạn có thể mã hóa liên kết biểu mẫu điền sẵn. Microsoft Forms hỗ trợ các trường điền sẵn bằng mẫu URL (tùy thuộc vào cài đặt biểu mẫu). Bạn có thể thiết lập Bảng kiểm kê để mã hóa liên kết biểu mẫu điền sẵn bên trong mỗi mã QR.
- Mở biểu mẫu>> ba dấu chấm>> chọn Nhận liên kết điền sẵn
- Nhập mẫu ItemID (như ITM-0001)
- Nhấp vào Nhận liên kết điền sẵn
- Nhấp vào Sao chép liên kết để lấy liên kết được tạo
- Thay thế mẫu đó ItemID với phần giữ chỗ
URL điền sẵn có dạng:
https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=DQSIkWdsW0yxEjajBLZtrQAAAAAAAAAAAAN__gCq2f5UNloxU0IwWTM0Nj……..=ITM-0001
Tạo Liên kết điền trước cho mỗi mục trong Excel:
- Chèn cột mới có tên PrefilledLink vào bảng Khoảng không quảng cáo
- Dán URL điền sẵn đã sao chép vào FormPrefillTemplate ô (ví dụ:trong G2)
- Chèn công thức sau để thay thế mẫu ITM-0001 bên trong mẫu bằng ItemID của hàng hiện tại
=SUBSTITUTE($G$2,”ITM-0001″,[@ItemID])
Giờ đây, mỗi hàng có URL duy nhất riêng để mở biểu mẫu với ItemID chính xác đã được điền.
Biến mỗi PrefilledLink thành mã QR:
Trong Hình ảnh QR cột, hãy chèn công thức sau:
=IMAGE(“https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=180×180&data=” &ENCODEURL([@PrefilledLink]))
Nó sẽ trả về một hình ảnh QR mở liên kết biểu mẫu điền sẵn.
In và dán nhãn các mục:
Tạo một bố cục nhãn đơn giản (cùng một trang tính hoặc một trang "Nhãn" riêng biệt) hiển thị:
- ID mục
- Tên sản phẩm
- Hình ảnh QR
In trên giấy nhãn dán, sau đó dán nhãn vào vật phẩm. Sau khi nhãn tồn tại, tránh thay đổi ItemID.
Kiểm tra quy trình quét:
Hầu hết người dùng sẽ quét bằng máy quét điện thoại:
- Mở máy quét trên điện thoại
- Quét nhãn QR
- Nó sẽ tự động mở biểu mẫu có điền ItemID
- Xác nhận ItemID đã được điền
- Chọn hành động và số lượng
- Nhấp vào Gửi
Đây là quy trình làm việc thực tế mượt mà nhất.
Bước 5:Thiết kế cấu trúc nhật ký quét
Mỗi lần quét được coi là một giao dịch kiểm kê. Microsoft Forms tạo bảng phản hồi có cột dấu thời gian và một cột cho mỗi câu hỏi. Đổi tên bảng phản hồi thành ScanLog .
Đảm bảo ScanLog bao gồm các cột sau:
- Dấu thời gian
- ID mục
- Hành động
- Số lượng
Nhật ký này sẽ chỉ được thêm vào. Trình theo dõi đáng tin cậy vì lịch sử được lưu giữ và lượng hàng tồn kho luôn được tính từ nhật ký đầy đủ.
Nguyên tắc chính:
- Bảng này chỉ được thêm vào
- Không có hàng nào được chỉnh sửa hoặc xóa
Bước 6:Tính tồn kho hiện tại
Trong cột CurrentStock của bảng Inventory, hãy sử dụng công thức này để tính lượng hàng tồn kho:
=LET( id, [@ItemID], initial, 0, received, SUMIFS(ScanLog[Quantity], ScanLog[ItemID], id, ScanLog[Action], "Receive"), issued, SUMIFS(ScanLog[Quantity], ScanLog[ItemID], id, ScanLog[Action], "Issue"), initial + received - issued )
Điều này sẽ tự động cập nhật kho mỗi khi bạn quét.
Cảnh báo sắp hết hàng:
- Chọn CurrentStock cột>> chọn Định dạng có điều kiện>> chọn Đánh dấu ô>> chọn Ít hơn
- Chọn MinStock>> chọn Định dạng
- Nhấp vào OK
Giá trị cổ phiếu thấp và âm sẽ được đánh dấu.
Bước 7:Xây dựng trang tổng quan đơn giản
Tạo trang Bảng điều khiển và tóm tắt khoảng không quảng cáo.
Tổng số vật phẩm duy nhất:
=COUNTA(UNIQUE(Inventory[ItemID]))
Tổng số hàng tồn kho:
=SUM(Inventory[CurrentStock])
Các mục được rút thấu chi (Tiêu cực):
=COUNTIF(Inventory[CurrentStock], "<0")
Thời gian quét lần cuối:
Tổng số giao dịch:
=COUNTA(ScanLog[Timestamp])
Hiển thị khoảng không quảng cáo thấp:
=FILTER(Inventory[[ItemID]:[Location]], Inventory[CurrentStock] < Inventory[MinStock], "No items to reorder")
Tóm tắt quy trình làm việc
- Quét mã QR của mặt hàng bằng điện thoại hoặc ứng dụng quét của bạn
- Chọn Nhận hoặc Gửi
- Excel tự động cập nhật (làm mới nếu sổ làm việc không đồng bộ hóa)
- Hàng luôn được cập nhật
Kết luận
Bằng cách làm theo các bước trên, bạn có thể xây dựng trình theo dõi hàng tồn kho bằng mã QR bằng Excel. Hệ thống này hoạt động tốt nhất khi quy trình đơn giản đối với người dùng và đáng tin cậy để báo cáo. Bằng cách gán cho mỗi mục một ItemID cố định, tạo nhãn QR và ghi nhật ký mỗi lần quét thông qua Biểu mẫu Microsoft được điền sẵn, mỗi tương tác sẽ trở thành một bản ghi rõ ràng, có dấu thời gian — mà không cần bất kỳ ai chỉnh sửa các ô kiểm kê theo cách thủ công. Bạn có thể sử dụng ứng dụng quét miễn phí hoặc chi phí thấp hoặc xây dựng quy trình làm việc của riêng mình bằng Microsoft Forms. Công thức Excel và bảng điều khiển gọn nhẹ giúp bạn dễ dàng theo dõi mức tồn kho, xem lại lịch sử giao dịch và kiểm tra các thay đổi khi lượng hàng trong kho của bạn tăng lên.
Nhận MIỄN PHÍ Bài tập Excel nâng cao có Giải pháp!