Excel là công cụ động, người dùng có thể dùng làm trình theo dõi kho cho quản lý kho nhẹ. Nếu ai muốn hệ thống kho đơn giản không mua phần mềm đắt, tracker dựa QR là thiết lập sạch nhất. Tracker kho QR hoạt động tốt khi mỗi quét tạo mục log mới (chỉ thêm), và Excel tính trạng thái hiện tại mọi mục từ hàng log gần nhất. Trải nghiệm mượt nhất khi mã QR mở Microsoft Form điền sẵn. Hoàn hảo cho doanh nghiệp nhỏ, kho, trường, tổ chức nhà.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cách xây dựng trình theo dõi kho mã QR với Excel.
Bước 1: Thiết Lập Workbook Excel
- Mở Excel và tạo file mới
- Lưu vào OneDrive (quan trọng cho đồng bộ mobile)
- Tạo ba trang:
- Inventory (danh sách chủ)
- ScanLog (mỗi quét thành hàng ở đây)
- Dashboard (trạng thái hiện tại + tóm tắt nhanh)
Dùng cấu trúc này trong trang Inventory:
- ItemID
- ProductName
- Category
- CurrentStock
- MinStock
- Location
- QRText
- QRImage
Chuyển Thành Bảng:
- Chọn phạm vi ô
- Đi tab Insert >> chọn Table
- Tick “My table has headers”
- Click OK
- Đi tab Table Design >> đặt tên: Inventory
Quy Tắc:
- ItemID phải duy nhất (đây là thứ vào bên trong mã QR)
- QRText lưu chuỗi chính xác được mã hóa vào QR
Tạo ItemID (Đơn Giản, Dễ Đọc):
Trong ItemID, dùng định dạng nhất quán như:
- ITM-0001, ITM-0002, …
Nếu muốn công thức tự động, dùng:
="ITM-"&TEXT(ROW(A1),"0000")
- Kéo công thức xuống
Tạo QRText (Tùy Chọn):
Trong QRText, giữ sạch và ổn định:
Bây giờ nội dung mã QR trông như ItemID=ITM-0001. Điều này tránh lỗi quét và dễ parse sau.
Bước 2: Tự Động Tạo Mã QR
Tùy Chọn A: Dùng Excel Tạo Mã QR Hàng Loạt
Trong cột QRImage của bảng Inventory, nhập công thức này ở hàng dữ liệu đầu:
=IMAGE("https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=180x180&data=" & [@ItemID]) - Kéo công thức xuống
- Tạo mã QR sạch, chất lượng cao chỉ chứa ItemID
API miễn phí thay thế (nếu QR server chậm): goqr.me hoặc https://chart.googleapis.com/chart?chs=180×180&cht=qr&chl=
Tùy Chọn B: Dùng Trình Tạo QR Online Miễn Phí
- Ghé trình tạo QR miễn phí như QR Code Generator (qr-code-generator.com) hoặc QRCode Monkey (qrcode-monkey.com)
- Với mỗi mục, tạo mã QR chỉ chứa ItemID
- Tải mỗi QR về PNG hoặc JPG
- In và dán mã QR lên vật phẩm
Mẹo Pro: Dùng trình tạo QR hàng loạt nếu nhiều mục. Web như QRExplore cho upload CSV và tạo nhiều QR cùng lúc.
Bước 3: In Nhãn Mã QR
Tạo trang nhãn in được trong Excel để dán QR lên vật phẩm.
- Chọn ItemID, ProductName, QRImage
- Copy dán sang trang mới tên Label
- Định dạng in:
- Đặt chiều cao hàng cho QR vừa
- Đi tab Page Layout >> chọn Margins >> chọn Narrow
- In trên giấy dán hoặc cắt nhãn
- Dán nhãn lên sản phẩm/kệ/hộp
Bước 4: Chọn App Quét Gửi Dữ Liệu Ra Excel
Tùy Chọn A: Dùng App Quét Có Xuất Lịch Sử
Bạn có thể dùng app quét đọc QR và gửi dữ liệu ra Excel.
- Tên app: Scan to Excel – QR & Barcode (bởi Dynamiq Data)
- Gói miễn phí đủ quét hầu hết user; đăng ký thường ~$3-5/tháng cho dùng nhiều
- Cài từ Google Play
- Mở app và đăng nhập tài khoản Microsoft
- Kết nối file Excel OneDrive
- Chọn bảng ScanLog
- Đặt schema:
- Timestamp >> Tự động timestamp
- ItemID >> Dữ liệu quét
- Action >> Chọn thủ công (chọn "Nhập" hoặc "Xuất" sau mỗi quét)
- Quantity >> Mặc định 1
- Bắt đầu quét
Hầu hết QR scanner lưu lịch sử quét cho xuất/chia sẻ.
- Quét nhãn QR
- Ngay gõ ghi chú ngắn trong app (nếu hỗ trợ ghi chú)
- Cuối ngày/tuần: Xuất lịch sử quét ra CSV
- Dán/nối vào ScanLog
Tùy Chọn B: Tạo Microsoft Form Cho Gửi Quét
Bạn tạo Microsoft Form, quét QR bằng điện thoại, submit giao dịch, Excel tự cập nhật. Đây là thứ hầu hết người muốn.
- Đi tab Insert >> click New Form
- Mở giao diện form. Thêm trường:
- ItemID (Trả lời ngắn)
- Action (Lựa chọn): Nhập, Xuất
- Quantity (Trả lời ngắn): Sau chuyển thành số trong Excel
- Click Collect Responses
- Click Copy link lấy URL chia sẻ
Form này tự tạo workbook Excel kết nối nơi mọi submit thành hàng mới. Test với vài submit mẫu:
- Quét QR bằng điện thoại
- Xác nhận ItemID (hoặc gõ thủ công)
- Chọn Action
- Gõ Quantity
- Click Submit
- Mở workbook Excel và kiểm tra trang Form responses
- Mọi submit tự thêm thành hàng mới
- Cập nhật tên cột và xóa cột không cần
- Đặt tên trang ScanLog
Tùy Chọn C: Làm Quét Tự Điền Trường ItemID
Thay vì chỉ để ITM-0001 trong QR, bạn có thể mã hóa link form điền sẵn. Microsoft Forms hỗ trợ trường điền sẵn dùng pattern URL (tùy cài đặt form). Bạn thiết lập trang Inventory mã hóa link form điền sẵn bên trong mỗi QR.
- Mở form >> ba chấm >> chọn Get pre-filled link
- Nhập ItemID mẫu (như ITM-0001)
- Click Get pre-filled link
- Click Copy link lấy link sinh ra
- Thay ItemID mẫu bằng placeholder
URL điền sẵn trông như:
https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=DQSIkWdsW0yxEjajBLZtrQAAAAAAAAAAAAN__gCq2f5UNloxU0IwWTM0Nj……..=ITM-0001
Tạo PrefilledLink Mỗi Mục Trong Excel:
- Chèn cột mới tên PrefilledLink trong trang Inventory
- Dán URL điền sẵn copy vào ô FormPrefillTemplate (ví dụ G2)
- Chèn công thức sau thay ITM-0001 mẫu trong template bằng ItemID hàng hiện tại
=SUBSTITUTE($G$2,”ITM-0001″,[@ItemID])
Bây giờ mỗi hàng có URL riêng mở form với ItemID đúng đã điền.
Chuyển PrefilledLink Thành Mã QR:
Trong cột QRImage, chèn công thức:
=IMAGE(“https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=180×180&data=” & ENCODEURL([@PrefilledLink]))
Sẽ trả hình QR mở link form điền sẵn.
In và dán nhãn:
Tạo layout nhãn đơn giản (cùng trang hoặc trang "Labels" riêng) hiển thị:
- ItemID
- ProductName
- QRImage
In giấy dán, dán nhãn lên vật phẩm. Sau khi nhãn tồn tại, tránh đổi ItemID.
Test quy trình quét:
Hầu hết user quét dùng máy quét điện thoại:
- Mở máy quét trên điện thoại
- Quét nhãn QR
- Sẽ tự mở form với ItemID đã điền
- Xác nhận ItemID đã điền
- Chọn Action và Quantity
- Click Submit
Đây là quy trình thực tế mượt nhất.
Bước 5: Thiết Kế Cấu Trúc Nhật Ký Quét
Mỗi quét được coi như giao dịch kho. Microsoft Forms tạo bảng phản hồi với cột timestamp và cột mỗi câu hỏi. Đổi tên trang phản hồi thành ScanLog.
Đảm bảo ScanLog bao gồm cột:
- Timestamp
- ItemID
- Action
- Quantity
Nhật ký này phải chỉ thêm. Tracker tin cậy vì lịch sử bảo toàn, và tồn kho luôn tính từ hàng log mới nhất.
Nguyên Tắc Then Chốt:
- Bảng này chỉ thêm (append-only)
- Không hàng bị sửa hoặc xóa
Bước 6: Tính Tồn Kho Hiện Tại
Trong cột CurrentStock của bảng Inventory, dùng công thức này tính tồn kho:
=LET( id, [@ItemID], initial, 0, received, SUMIFS(ScanLog[Quantity], ScanLog[ItemID], id, ScanLog[Action], "Receive"), issued, SUMIFS(ScanLog[Quantity], ScanLog[ItemID], id, ScanLog[Action], "Issue"), initial + received - issued )
Tự động cập nhật tồn kho mỗi lần quét.
Cảnh Báo Tồn Kho Thấp:
- Chọn cột CurrentStock >> chọn Conditional Formatting >> chọn Highlight Cells >> chọn Less Than
- Chọn MinStock >> chọn Format
- Click OK
Giá trị tồn kho thấp và âm sẽ được highlight.
Bước 7: Xây Dựng Dashboard Đơn Giản
Tạo trang Dashboard và tóm tắt kho.
Tổng Mục Duy Nhất:
=COUNTA(UNIQUE(Inventory[ItemID]))
Tổng Tồn Kho Trên Tay:
=SUM(Inventory[CurrentStock])
Mục Vượt Trữ (Âm):
=COUNTIF(Inventory[CurrentStock], "<0")
Lần Quét Cuối:
Tổng Giao Dịch:
=COUNTA(ScanLog[Timestamp])
Hiện Kho Cần Bổ Sung:
=FILTER(Inventory[[ItemID]:[Location]], Inventory[CurrentStock] < Inventory[MinStock], "Không mục nào cần đặt hàng")
Tóm Tắt Quy Trình
- Quét mã QR vật phẩm bằng điện thoại hoặc app quét
- Chọn Nhập hoặc Xuất
- Excel tự cập nhật (làm mới nếu workbook không đồng bộ)
- Tồn kho luôn cập nhật
Kết Luận
Bằng cách làm theo các bước, bạn xây dựng trình theo dõi kho mã QR với Excel. Hệ thống hoạt động tốt khi quy trình đơn giản cho người dùng và tin cậy cho báo cáo. Bằng cách gán mỗi mục ItemID vĩnh viễn, tạo nhãn QR, ghi log mỗi quét qua Microsoft Form điền sẵn, mỗi tương tác thành bản ghi có timestamp sạch — không ai thủ công chỉnh ô kho. Bạn dùng app quét miễn phí/giá rẻ, hoặc tự xây quy trình Microsoft Forms. Công thức Excel và dashboard nhẹ làm dễ theo dõi tồn kho, xem lịch sử giao dịch, audit thay đổi khi kho lớn dần.
Nhận Bài Tập Excel Nâng Cao Miễn Phí Kèm Giải Pháp!