Excel là một trong những công cụ phổ biến nhất được các nhóm nhân sự (HR) sử dụng. Các chuyên gia nhân sự quản lý ngày tháng, thời hạn, hồ sơ nhân viên, theo dõi nghỉ việc và quy trình tuyển dụng mỗi ngày. Các hàm tích hợp của Excel có thể hợp lý hóa các tác vụ này bằng cách tự động hóa các phép tính và giảm sai sót. Khi biết các chức năng phù hợp, bạn có thể tự động hóa công việc lặp đi lặp lại và tiết kiệm thời gian.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trình bày bảy hàm Excel để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả. Chúng tôi sẽ tập trung vào NETWORKDAYS, NETWORKDAYS.INTL, WORKDAY, WORKDAY.INTL, DATEDIF, EDATE và YEARFRAC. Các hàm này đặc biệt hữu ích để xử lý ngày trong khi loại trừ các ngày cuối tuần và ngày lễ.
Hãy xem xét một tập dữ liệu nhân sự mẫu để khám phá bảy hàm Excel này để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả.
1. NETWORKDAYS:Đếm số ngày làm việc giữa hai ngày
NETWORKDAYS trả về số ngày làm việc từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc, không bao gồm Thứ Bảy, Chủ Nhật và các ngày nghỉ lễ tùy chọn. Đây là giải pháp lý tưởng để theo dõi số dư nghỉ phép hoặc đo lường thời gian trong quy trình tuyển dụng.
Cú pháp:
=NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])
- ngày_bắt đầu: Ngày bắt đầu
- ngày_kết thúc: Ngày kết thúc
- [ngày lễ] – tùy chọn: Một loạt các ngày nghỉ lễ
Trường hợp sử dụng nhân sự: Tính số ngày nghỉ phép được sử dụng từ ngày 10 tháng 2 năm 2026 đến ngày 14 tháng 2 năm 2026, không kể ngày lễ.
- Chọn một ô và nhập công thức sau
=NETWORKDAYS(E2,F2,$N$2:$N$6)
Công thức này tính số ngày làm việc mà nhân viên vắng mặt, không bao gồm ngày nghỉ cuối tuần và ngày lễ chính thức.
Mẹo: NETWORKDAYS giả định cuối tuần là Thứ Bảy và Chủ Nhật. Nếu tổ chức của bạn sử dụng mô hình cuối tuần khác, hãy sử dụng NETWORKDAYS.INTL thay thế.
2. NETWORKDAYS.INTL:Đếm ngày làm việc với cài đặt cuối tuần tùy chỉnh
Chức năng này tương tự như NETWORKDAYS nhưng cho phép tùy chỉnh các định nghĩa cuối tuần, chẳng hạn như Thứ Sáu-Thứ Bảy ở một số vùng. Một số tổ chức không tuân theo tiêu chuẩn cuối tuần Thứ Bảy-Chủ Nhật. NETWORKDAYS.INTL cho phép bạn xác định các ngày cuối tuần tùy chỉnh, điều này giúp ích cho các nhóm nhân sự toàn cầu quản lý các tuần làm việc khác nhau.
Cú pháp:
=NETWORKDAYS.INTL(start_date, end_date, weekend, [holidays])
- ngày_bắt đầu và end_date: Tương tự như trên
- cuối tuần: Một số hoặc chuỗi xác định những ngày không làm việc (ví dụ:1 =Thứ Bảy-Chủ Nhật, 7 =Thứ Sáu-Thứ Bảy)
- [ngày lễ] – tùy chọn: Một loạt các ngày nghỉ lễ
Đối số cuối tuần có thể là một mã, chẳng hạn như:
- 1 =Thứ bảy, chủ nhật
- 7 =Thứ sáu, thứ bảy
- Hoặc mẫu gồm 7 ký tự, chẳng hạn như “0000110”
Trường hợp sử dụng nhân sự: Để lại theo dõi cho các văn phòng khu vực
Giả sử một nhân viên tuân theo lịch làm việc cuối tuần từ Thứ Sáu đến Thứ Bảy. Tính tổng số ngày nghỉ phép.
- Chọn một ô và nhập công thức sau
=NETWORKDAYS.INTL(E3,F3,7,$N$2:$N$6)
Điều này tính số ngày làm việc nghỉ phép trong khi tôn trọng mô hình cuối tuần khác.
Giá trị nhân sự thực tế: Nếu không có chức năng này, số dư nghỉ phép có thể được tính toán không chính xác đối với những nhân viên làm việc theo lịch trình không chuẩn.
3. NGÀY LÀM VIỆC:Tìm ngày làm việc trong tương lai hoặc quá khứ
WORKDAY trả về một ngày là số ngày làm việc nhất định trước hoặc sau ngày bắt đầu, không bao gồm cuối tuần và ngày lễ. Nó rất hữu ích cho việc dự đoán ngày kết thúc trong thời gian tuyển dụng hoặc thử việc.
Cú pháp:
=WORKDAY(start_date, days, [holidays])
- ngày_bắt đầu: Ngày cơ sở
- ngày: Số ngày làm việc cần cộng (dương) hoặc trừ (âm)
- [ngày lễ] – tùy chọn: Một loạt các ngày nghỉ lễ
Trường hợp sử dụng nhân sự: Đặt điểm kiểm tra khi bắt đầu hoặc thử việc
Giả sử bộ phận nhân sự muốn tính ngày rơi vào 60 ngày làm việc sau ngày nhân viên gia nhập để tính mốc thử việc.
- Chọn một ô và nhập công thức sau
=WORKDAY(K2,60,$N$2:$N$6)
Điều này đưa ra ngày sau 60 ngày làm việc, bỏ qua các ngày cuối tuần và ngày lễ. Công thức trả về mốc ngày làm việc thay vì chỉ cộng thêm 60 ngày theo lịch.
Cách sử dụng khác:
Nhóm tuyển dụng có thể sử dụng nó để đặt mục tiêu như:
“Ứng viên sẽ nhận được thư mời trong vòng 10 ngày làm việc kể từ cuộc phỏng vấn cuối cùng.”
Công thức:
=WORKDAY(K2,10,$N$2:$N$6)
Ở đây, K2 chứa ngày phỏng vấn. Điều này trả về thời hạn gửi thư mời.
4. WORKDAY.INTL:Tìm ngày làm việc với các ngày cuối tuần tùy chỉnh
WORKDAY.INTL hoạt động giống như WORKDAY, nhưng nó cho phép bạn xác định cấu trúc cuối tuần khác. Nó đặc biệt hữu ích cho các hoạt động nhân sự quốc tế, điều phối tuyển dụng xuyên quốc gia và lịch trình hội nhập địa phương.
Cú pháp:
=WORKDAY.INTL(start_date, days, weekend, [holidays])
Trường hợp sử dụng nhân sự: Thời hạn tuyển dụng ở các địa điểm
Giả sử một văn phòng nhân sự khu vực theo lịch làm việc cuối tuần từ thứ Sáu đến thứ Bảy và muốn lên lịch đưa ra lời đề nghị vào năm ngày làm việc sau cuộc phỏng vấn.
Công thức:
=WORKDAY.INTL(K3,5,7,$N$2:$N$6)
Điều này trả về thời hạn ưu đãi dựa trên lịch làm việc thực tế của văn phòng. Ứng viên được phỏng vấn vào ngày 11 tháng 2 năm 2026 có thể có thời hạn 5 ngày làm việc khác nhau tùy thuộc vào mô hình cuối tuần được sử dụng.
Thông tin chuyên sâu về nhân sự: Chức năng này tránh được lỗi thường gặp khi áp dụng quy định lịch của trụ sở chính cho mọi văn phòng chi nhánh.
5. DATEDIF:Đo thời gian làm việc hoặc thời gian làm việc của nhân viên
DATEDIF tính toán sự khác biệt giữa hai ngày theo năm, tháng hoặc ngày. Đây là một trong những chức năng hữu ích nhất cho báo cáo nhân sự và đặc biệt hữu ích cho các giải thưởng dịch vụ, khả năng đủ điều kiện thăng tiến, tiền thưởng và khả năng đủ điều kiện nhận phúc lợi.
Cú pháp:
=DATEDIF(start_date, end_date, unit)
Đơn vị chung:
- “Y” =năm đầy đủ
- “M” =số tháng đầy đủ
- “D” =số ngày trọn vẹn
- “YM” =tháng không bao gồm năm
- “MD” =ngày không bao gồm tháng và năm
Trường hợp sử dụng nhân sự: Tính thời gian làm việc của nhân viên
Tính thời gian làm việc của nhân viên theo năm kể từ ngày thuê 15/05/2020 đến hôm nay bằng cách sử dụng TODAY() làm ngày hiện tại.
Công thức:
Công thức này tính toán tổng thời gian sử dụng kể từ ngày tham gia.
Để hiển thị thời hạn sử dụng theo năm và tháng:
=DATEDIF(C2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF(C2,TODAY(),"YM")&" months"
Điều này mang lại kết quả về quyền sở hữu rõ ràng và thực tế hơn so với việc trừ ngày theo cách thủ công.
Lưu ý quan trọng: DATEDIF được hỗ trợ trong Excel nhưng nó có thể không xuất hiện trong đề xuất công thức khi bạn nhập. Nó vẫn hoạt động.
6. EDATE:Theo dõi các mốc quan trọng về nhân sự theo tháng
EDATE trả về ngày chính xác là số tháng được chỉ định trước hoặc sau một ngày nhất định. Không giống như việc thêm 30 ngày, có thể trôi theo thời gian, EDATE diễn ra vào cùng một ngày trong tháng, lý tưởng cho các sự kiện nhân sự định kỳ.
Cú pháp:
=EDATE(start_date, months)
- Sử dụng số dương cho các ngày trong tương lai
- Sử dụng số âm cho các ngày trong quá khứ
Trường hợp sử dụng nhân sự: Ngày thử việc và xác nhận
Nếu C2 chứa ngày tham gia của nhân viên và thời gian thử việc kéo dài 3 tháng:
Điều này trả về ngày kết thúc thử việc của nhân viên.
Trường hợp sử dụng nhân sự: Đủ điều kiện nhận trợ cấp sau 6 tháng
Trường hợp sử dụng nhân sự: Gia hạn hợp đồng hàng năm
Kết hợp với TODAY() để theo dõi trực tiếp:
Để kiểm tra xem quá trình thử việc đã hoàn tất hay chưa:
=IF(TODAY()>=EDATE(C2,3),"Probation Complete","Probation Ongoing")
7. YEARFRAC:Tính thời gian phục vụ dưới dạng số năm thập phân
YEARFRAC trả về phần của năm giữa hai ngày. Điều này rất hữu ích trong lĩnh vực nhân sự khi bạn muốn có giá trị nhiệm kỳ chính xác hơn cả năm hoặc tháng.
Cú pháp:
=YEARFRAC(start_date, end_date, [basis])
- ngày_bắt đầu và ngày_kết thúc :Tương tự như trên
- [cơ sở] – tùy chọn: Phương pháp đếm ngày (0 =US 30/360, 1 =thực tế/thực tế, v.v.)
Trường hợp sử dụng nhân sự: Nhiệm kỳ của nhân viên chính xác
Công thức:
Công thức này trả về tổng quyền sử dụng dưới dạng số thập phân. Ví dụ:nó có thể cho thấy một nhân viên đã hoàn thành khoảng 5,14 năm phục vụ.
Mẹo:TODAY():Làm cho công cụ theo dõi nhân sự trở nên năng động
TODAY() trả về ngày hiện tại và tự động cập nhật bất cứ khi nào sổ làm việc tính toán lại. Thay vì cập nhật ngày báo cáo theo cách thủ công hàng ngày, TODAY() tự động cập nhật tệp.
Cú pháp:
Trường hợp sử dụng nhân sự: Tính toán trạng thái trực tiếp
Bạn có thể kết hợp TODAY() với các hàm khác để trình theo dõi tự cập nhật.
Quyền sử dụng được cập nhật tự động hàng ngày mà không cần thay đổi thủ công.
Mẹo sử dụng hiệu quả trong nhân sự
- Xây dựng bàn ngày lễ: Giữ tất cả các ngày nghỉ lễ chính thức trong một phạm vi và tham chiếu phạm vi đó trong công thức. Điều này làm cho sổ làm việc của bạn dễ bảo trì hơn. Hãy cập nhật nó một lần và tất cả các công thức sẽ tự động cập nhật.
- Sử dụng dãy được đặt tên: =NETWORKDAYS(HireDate, TODAY(), CompanyHolidays) dễ đọc hơn =NETWORKDAYS($C$4, TODAY(), $N$2:$N$45). Nó cũng giúp ngăn ngừa lỗi công thức khi các hàng dịch chuyển.
- Xác thực dữ liệu nhập ngày: Công thức dựa trên ngày tháng có thể bị lỗi một cách âm thầm khi các ô chứa văn bản trông giống ngày tháng nhưng không được lưu trữ dưới dạng ngày tháng. Sử dụng Dữ liệu → Xác thực dữ liệu → Ngày trên bất kỳ cột nào cung cấp dữ liệu cho các công thức này.
- Thực hiện điều chỉnh theo khu vực: Kiểm tra công thức bằng cách sử dụng định dạng ngày và định mức cuối tuần ở địa phương của bạn.
- Kết hợp các hàm: Sử dụng DATEDIF với IF để kiểm tra tính đủ điều kiện.
- Xử lý lỗi: Bao bọc các công thức trong IFERROR, ví dụ:=IFERROR(NETWORKDAYS(E2, F2), “Invalid Dates”).
- Sử dụng Ngày động: Ghép nối các công thức với TODAY() để cập nhật theo thời gian thực.
Kết luận
Nắm vững bảy hàm Excel này có thể giúp việc quản lý nguồn nhân lực hiệu quả và chính xác hơn. Một sổ làm việc nhân sự mạnh mẽ có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ lưu trữ dữ liệu nhân viên. Nó giúp trả lời các câu hỏi vận hành một cách nhanh chóng, nhất quán và chính xác. Thực hành với bảng tính mẫu và khám phá cách các hàm này có thể tự động hóa công việc hàng ngày của bạn. Cùng nhau, chúng giúp Excel hoạt động hiệu quả hơn nhiều đối với hoạt động nhân sự mà không yêu cầu các hệ thống phức tạp hoặc tự động hóa nâng cao.
Nhận MIỄN PHÍ Bài tập Excel nâng cao có Giải pháp!