Excel là một trong công cụ phổ biến nhất đội ngũ nhân sự (HR). Chuyên gia HR quản lý ngày, hạn chót, hồ sơ nhân viên, theo dõi nghỉ phép, quy trình tuyển dụng mỗi ngày. Các hàm tích hợp Excel có thể hợp lý hóa tác vụ này bằng tự động hóa tính toán và giảm lỗi. Khi biết đúng hàm, bạn tự động hóa công việc lặp và tiết kiệm giờ.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu bảy hàm Excel cho quản trị nhân sự hiệu quả. Chúng tôi tập trung vào NETWORKDAYS, NETWORKDAYS.INTL, WORKDAY, WORKDAY.INTL, DATEDIF, EDATE, và YEARFRAC. Các hàm này đặc biệt hữu ích xử lý ngày tháng loại trừ cuối tuần và ngày lễ.
Hãy xem tập dữ liệu HR mẫu để khám phá bảy hàm Excel cho quản trị nhân sự hiệu quả.
1. NETWORKDAYS: Đếm Ngày Làm Việc Giữa Hai Ngày
NETWORKDAYS trả về số ngày làm việc giữa ngày bắt đầu và kết thúc, loại trừ Thứ 7, Chủ Nhật và ngày lễ tùy chọn. Lý tưởng theo dõi số ngày nghỉ hoặc đo thời gian trong pipeline tuyển dụng.
Cú Pháp:
=NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])
- start_date: Ngày bắt đầu
- end_date: Ngày kết thúc
- [holidays] – tùy chọn: Phạm vi ngày lễ
Trường hợp HR: Tính ngày nghỉ dùng từ 10/02/2026 đến 14/02/2026, loại ngày lễ.
- Chọn ô và nhập công thức sau
=NETWORKDAYS(E2,F2,$N$2:$N$6)
Công thức này tính số ngày làm việc nhân viên vắng, loại cuối tuần và ngày lễ chính thức.
Mẹo: NETWORKDAYS giả định cuối tuần là Thứ 7, Chủ Nhật. Nếu tổ chức dùng mẫu cuối tuần khác, dùng NETWORKDAYS.INTL.
2. NETWORKDAYS.INTL: Đếm Ngày Làm Việc Với Cài Đặt Cuối Tuần Tùy Chỉnh
Hàm này tương tự NETWORKDAYS, nhưng cho phép định nghĩa cuối tuần tùy chỉnh, như Thứ 6-Thứ 7 ở một số khu vực. Một số tổ chức không theo cuối tuần Thứ 7-Chủ Nhật chuẩn. NETWORKDAYS.INTL cho bạn định nghĩa cuối tuần tùy chỉnh, hữu ích cho team HR toàn cầu quản lý tuần làm việc khác nhau.
Cú Pháp:
=NETWORKDAYS.INTL(start_date, end_date, weekend, [holidays])
- start_date và end_date: Giống trên
- weekend: Số hoặc chuỗi định nghĩa ngày không làm (ví dụ: 1 = T7-CN, 7 = T6-T7)
- [holidays] – tùy chọn: Phạm vi ngày lễ
Tham số weekend có thể là mã, như:
- 1 = Thứ 7, Chủ Nhật
- 7 = Thứ 6, Thứ 7
- Hoặc mẫu 7 ký tự như "0000110"
Trường hợp HR: Theo dõi nghỉ phép văn phòng khu vực
Giả sử nhân viên theo lịch cuối tuần Thứ 6-Thứ 7. Tính tổng ngày nghỉ.
- Chọn ô và nhập công thức sau
=NETWORKDAYS.INTL(E3,F3,7,$N$2:$N$6)
Đếm ngày làm việc nghỉ phép tuân theo mẫu cuối tuần khác.
Giá Trị Thực Tế HR: Nếu không hàm này, cân bằng nghỉ phép có thể tính sai cho nhân viên làm theo lịch không chuẩn.
3. WORKDAY: Tìm Ngày Kinh Doanh Tương Lai/Quá Khứ
WORKDAY trả về ngày là số ngày làm việc cho trước trước/sau ngày bắt đầu, loại cuối tuần và ngày lễ. Hữu ích dự báo ngày kết thúc tuyển dụng hoặc thời gian thử việc.
Cú Pháp:
=WORKDAY(start_date, days, [holidays])
- start_date: Ngày cơ sở
- days: Số ngày làm việc thêm (dương) hoặc trừ (âm)
- [holidays] – tùy chọn: Phạm vi ngày lễ
Trường hợp HR: Đặt mốc onboarding hoặc kiểm tra thử việc
Giả sử HR muốn tính ngày rơi 60 ngày làm việc sau ngày nhập sự cho mốc thử việc.
- Chọn ô và nhập công thức sau
=WORKDAY(K2,60,$N$2:$N$6)
Đây cho ngày sau 60 ngày kinh doanh, bỏ cuối tuần và ngày lễ. Công thức trả mốc ngày kinh doanh thay vì cộng 60 ngày lịch.
Dùng Khác:
Team tuyển dụng có thể đặt mục tiêu như:
"Ứng viên nhận thư mời trong 10 ngày làm việc sau phỏng vấn cuối."
Công Thức:
=WORKDAY(K2,10,$N$2:$N$6)
Ở đây, K2 chứa ngày phỏng vấn. Trả hạn chót gửi thư mời.
4. WORKDAY.INTL: Tìm Ngày Kinh Doanh Với Cuối Tuần Tùy Chỉnh
WORKDAY.INTL hoạt động như WORKDAY, nhưng cho định nghĩa cấu trúc cuối tuần khác. Đặc biệt hữu ích vận hành HR quốc tế, phối hợp tuyển dụng xuyên quốc gia, lịch onboarding địa phương.
Cú Pháp:
=WORKDAY.INTL(start_date, days, weekend, [holidays])
Trường hợp HR: Hạn chót tuyển dụng xuyên địa điểm
Giả sử văn phòng HR khu vực theo cuối tuần Thứ 6-Thứ 7 và muốn lên lịch ngày mời 5 ngày làm việc sau phỏng vấn.
Công Thức:
=WORKDAY.INTL(K3,5,7,$N$2:$N$6)
Trả hạn chót mời dựa trên lịch làm việc thực tế văn phòng. Ứng viên phỏng vấn 11/02/2026 có hạn chót 5 ngày làm việc khác tùy mô hình cuối tuần.
Insight HR: Hàm này tránh sai lầm thường áp quy tắc lịch trụ sở cho mọi chi nhánh.
5. DATEDIF: Đo Thâm Niên Hoặc Độ Dài Dịch Vụ Nhân Viên
DATEDIF tính khoảng cách giữa hai ngày theo năm, tháng, ngày. Là một trong hàm hữu ích nhất báo cáo HR, đặc biệt hữu ích giải thưởng thâm niên, điều kiện thăng tiến, thưởng cống hiến, điều kiện phúc lợi.
Cú Pháp:
=DATEDIF(start_date, end_date, unit)
Đơn vị thường dùng:
- "Y" = năm tròn
- "M" = tháng tròn
- "D" = ngày tròn
- "YM" = tháng trừ năm
- "MD" = ngày trừ tháng và năm
Trường hợp HR: Tính thâm niên nhân viên
Tính thâm niên năm từ ngày tuyển 15/05/2020 đến hôm nay dùng TODAY() làm ngày hiện tại.
Công Thức:
Công thức này tính tổng thâm niên từ ngày gia nhập.
Để hiển thị thâm niên năm và tháng:
=DATEDIF(C2,TODAY(),"Y")&" năm, "&DATEDIF(C2,TODAY(),"YM")&" tháng"
Cho kết quả sạch và thực tế hơn trừ ngày thủ công.
Lưu Ý Quan Trọng: DATEDIF được hỗ trợ Excel, nhưng có thể không xuất hiện gợi ý công thức khi gõ. Nó vẫn hoạt động.
6. EDATE: Theo Dõi Mốc HR Theo Tháng
EDATE trả về ngày chính xác số tháng cho trước trước/sau ngày cho trước. Khác với cộng 30 ngày có thể trôi theo thời gian, EDATE đổ đúng ngày của tháng, lý tưởng sự kiện HR định kỳ.
Cú Pháp:
=EDATE(start_date, months)
- Dùng số dương cho ngày tương lai
- Dùng số âm cho ngày quá khứ
Trường hợp HR: Ngày kết thúc thử việc và xác nhận
Nếu C2 chứa ngày gia nhập và thử việc 3 tháng:
Trả ngày kết thúc thử việc nhân viên.
Trường hợp HR: Điều kiện phúc lợi sau 6 tháng
Trường hợp HR: Gia hạn hợp đồng hàng năm
Kết Hợp Với TODAY() Cho Theo Dõi Trực Tiếp:
Kiểm tra thử việc hoàn tất:
=IF(TODAY()>=EDATE(C2,3),"Thử Việc Hoàn Tất","Đang Thử Việc")
7. YEARFRAC: Tính Thâm Niên Dưới Dạng Số Thập Phân Năm
YEARFRAC trả về phân số năm giữa hai ngày. Hữu ích HR khi muốn giá trị thâm niên chính xác hơn năm/tròn tháng.
Cú Pháp:
=YEARFRAC(start_date, end_date, [basis])
- start_date và end_date: Giống trên
- [basis] – tùy chọn: Phương pháp đếm ngày (0 = US 30/360, 1 = actual/actual, v.v.)
Trường hợp HR: Thâm niên chính xác
Công Thức:
Công thức trả tổng thâm niên dạng thập phân. Ví dụ, có thể cho thấy nhân viên hoàn thành khoảng 5.14 năm dịch vụ.
Mẹo: TODAY(): Làm Tracker HR Động
TODAY() trả ngày hiện tại và tự cập nhật mỗi khi workbook tính toán lại. Thay vì cập nhật ngày báo cáo thủ công mỗi ngày, TODAY() giữ file tự động cập nhật.
Cú Pháp:
Trường hợp HR: Tính toán trạng thái trực tiếp
Bạn có thể kết hợp TODAY() với hàm khác làm tracker tự cập nhật.
Thâm niên tự cập nhật mỗi ngày không thay đổi thủ công.
Mẹo Dùng Hiệu Quả Trong HR
- Xây Bảng Ngày Lễ: Giữ tất cả ngày lễ chính thức trong một phạm vi và tham chiếu phạm vi đó trong công thức. Làm workbook dễ bảo trì. Cập nhật một lần, tất cả công thức tự cập nhật.
- Dùng Named Range: =NETWORKDAYS(HireDate, TODAY(), CompanyHolidays) dễ đọc hơn =NETWORKDAYS($C$4, TODAY(), $N$2:$N$45). Cũng giúp ngăn lỗi công thức khi hàng dịch chuyển.
- Validate Đầu Vào Ngày: Công thức ngày có thể fail thầm khi ô chứa văn bản trông như ngày nhưng không lưu như ngày. Dùng Data → Data Validation → Date trên cột nào喂 hàm này.
- Điều Chỉnh Khu Vực: Test công thức dùng định dạng ngày và chuẩn cuối tuần locale.
- Kết Hợp Hàm: Dùng DATEDIF với IF cho kiểm tra điều kiện.
- Xử Lý Lỗi: Bọc công thức trong IFERROR, ví dụ =IFERROR(NETWORKDAYS(E2, F2), "Ngày Không Hợp Lệ").
- Dùng Ngày Động: Cặp công thức với TODAY() cho cập nhật thời gian thực.
Kết Luận
Làm chủ bảy hàm Excel này có thể làm quản trị nhân sự hiệu quả và chính xác hơn. Workbook HR mạnh không chỉ lưu dữ liệu nhân viên. Nó giúp trả lời câu hỏi vận hành nhanh, nhất quán, chính xác. Thực hành với spreadsheet mẫu và khám phá cách hàm này tự động hóa công việc hàng ngày. Cùng nhau, chúng làm Excel hiệu quả hơn cho vận hành HR mà không cần hệ thống phức tạp hoặc tự động hóa nâng cao.
Nhận Bài Tập Excel Nâng Cao Miễn Phí Kèm Giải Pháp!