Bạn có thể gặp tình huống muốn trích xuất văn bản từ bài thuyết trình PowerPoint sang các ứng dụng khác như Microsoft Word hoặc Notepad. Các bài thuyết trình PowerPoint thường được lưu ở định dạng độc quyền với đuôi file PPT. Chia sẻ file PPT yêu cầu tất cả các bên liên quan phải có quyền truy cập Microsoft PowerPoint. Hơn nữa, dung lượng file lớn do sử dụng đồ họa (hình ảnh và phương tiện). Vì vậy, thay vì gửi toàn bộ file thuyết trình cho người cần xem xét, bạn chỉ cần gửi nội dung văn bản trong tài liệu Word, điều này tiện lợi hơn. Việc này cho phép thông tin liên quan được xem và truy cập trong nhiều ứng dụng. Hãy xem cách trích xuất văn bản từ PowerPoint sang Word.
Trích xuất văn bản từ PowerPoint sang Word
- Mở bài thuyết trình PowerPoint của bạn.
- Chọn tab FILE từ ribbon PowerPoint. Từ danh sách các tùy chọn bên trái, chọn Export (Xuất).
- Bài thuyết trình có thể bao gồm nhiều file phương tiện và hình ảnh nên kích thước có thể lên tới hàng trăm MB. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần chuyển đổi file PPT thành file văn bản đơn giản để giảm dung lượng.
- Bây giờ, đã đến lúc tạo tài liệu phát (handouts). Handouts đơn giản là các trang giấy với các điểm quan trọng hạn chế hình thành cơ sở thông tin bạn dùng cho bài thuyết trình. Handouts có thể được tạo bằng cách chọn tùy chọn Create Handouts (Tạo tài liệu phát) sau đó chọn Create (Tạo).
- Ngay lập tức, cửa sổ 'Send to Microsoft Word' (Gửi đến Microsoft Word) sẽ bật lên. Ở đây, chọn loại bố cục trang bạn muốn. Tôi chọn Notes next to Slides (Ghi chú bên cạnh slide), tuy nhiên bạn có thể chọn Blank lines next to slides (Dòng trống bên cạnh slide). Chọn tùy chọn này đơn giản tạo các dòng trống bên cạnh mỗi slide trong Word. Người bạn chia sẻ tài liệu có thể dùng không gian đó để ghi chú của họ.
- Hơn nữa, trong định dạng này, các tùy chọn chỉnh sửa thêm bài thuyết trình trong Word gần như không giới hạn. Khi bạn đã chọn bố cục mong muốn, nhấp OK để bắt đầu quá trình chuyển đổi. Khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ thấy tài liệu Word mới với tất cả slide và bố cục văn bản phù hợp.
Tôi hy vọng bạn thấy mẹo này hữu ích.