Điều cần biết
- Chọn ô hiển thị kết quả, sau đó SUM (Σ) Enter để tự động cộng các cột hoặc hàng gần đó. Điều chỉnh phạm vi nếu cần.
- Hoặc chọn phím FX > Category > Mathematical. Dưới Function, chọn SUM > Next > chọn các ô cần cộng.
- Tùy chọn khác là nhập thủ công hàm SUM cho phạm vi dữ liệu cần tính, ví dụ: =SUM(A1:A6).
Bài viết này giải thích các cách dùng hàm SUM để cộng hàng hoặc cột số trong OpenOffice Calc phiên bản 4.1.6.
Hàm SUM trong OpenOffice Calc
Hai cách nhập hàm này bao gồm:
- Dùng nút tắt SUM — là chữ Sigma in hoa (Σ) nằm cạnh input line (tương tự thanh công thức trong Excel).
- Thêm hàm SUM vào bảng tính qua hộp thoại Function Wizard. Hộp thoại mở bằng cách chọn Function Wizard cạnh nút Sigma trên input line.
Cú pháp và đối số của hàm SUM
Cú pháp hàm là cách bố trí hàm, bao gồm tên hàm, dấu ngoặc và đối số.
Cú pháp cho hàm SUM là:
=SUM (số 1; số 2; ... số 30)
số 1; số 2; ... số 30 - dữ liệu cần được hàm cộng. Các đối số có thể chứa:
- danh sách các số cần cộng
- danh sách tham chiếu ô chỉ vị trí dữ liệu trong bảng tính
- phạm vi tham chiếu ô đến vị trí dữ liệu
Tối đa 30 số có thể được cộng bởi hàm.
Cộng dữ liệu với nút SUM
Dành cho những ai thích dùng chuột hơn bàn phím, nút SUM là cách nhanh và dễ để nhập hàm SUM.
Khi nhập theo cách này, hàm tự xác định phạm vi ô cần cộng dựa trên dữ liệu xung quanh và tự động nhập phạm vi khả thi nhất làm đối số số của hàm.
Hàm chỉ tìm dữ liệu số ở các cột phía trên hoặc hàng bên trái ô đang hoạt động và bỏ qua dữ liệu văn bản và ô trống.
Dưới đây là các bước nhập hàm SUM vào ô A7 như minh họa.
-
Chọn A7 để làm ô hoạt động (vị trí hiển thị kết quả hàm).
-
Nhấn nút SUM cạnh input line.
-
Hàm SUM sẽ được nhập vào ô hoạt động — hàm sẽ tự động nhập tham chiếu ô A6 làm đối số số.
-
Để thay đổi phạm vi tham chiếu ô cho đối số số, dùng con trỏ chuột tô sáng phạm vi A1 đến A6.
-
Nhấn Enter để hoàn tất hàm.
-
Kết quả 577 sẽ hiển thị ở ô A7. Khi chọn ô A7, hàm hoàn chỉnh = SUM (A1 : A6) xuất hiện trên input line phía trên bảng tính.
Nhập thủ công hàm SUM
Một tùy chọn khác để nhập hàm là gõ trực tiếp vào ô bảng tính. Nếu biết tham chiếu ô cho phạm vi dữ liệu cần cộng, hàm có thể dễ dàng nhập thủ công. Với ví dụ hình trên, nhập
=SUM(A1:A6)
vào ô A7 và nhấn Enter sẽ cho cùng kết quả như các bước dùng nút tắt SUM.
Ví dụ hàm SUM
Dưới đây là các bước nhập hàm SUM vào ô A7 như hình ở bước 15. Hướng dẫn dùng hộp thoại hàm SUM để nhập giá trị ở ô A1, A3, A6, B2 và B3 làm đối số số cho hàm.
-
Chọn ô A7 làm ô hoạt động — nơi hiển thị kết quả hàm.
-
Chọn Function Wizard cạnh input line (tương tự thanh công thức Excel) để mở hộp thoại Function Wizard.
-
Chọn danh sách thả xuống Category và chọn Mathematical để xem danh sách hàm toán học.
-
Dưới Function, chọn SUM từ danh sách hàm.
-
Chọn Next.
-
Chọn number 1 trong hộp thoại, nếu cần.
-
Chọn ô A1 trong bảng tính để nhập tham chiếu ô đó vào hộp thoại.
-
Chọn number 2 trong hộp thoại.
-
Chọn ô A3 trong bảng tính để nhập tham chiếu ô đó.
-
Chọn number 3 trong hộp thoại.
-
Chọn ô A6 trong bảng tính để nhập tham chiếu ô đó.
-
Chọn number 4 trong hộp thoại.
-
Tô sáng ô B2 và B3 trong bảng tính để nhập phạm vi này.
-
Chọn OK để đóng hộp thoại và quay lại bảng tính.
-
Số 695 sẽ xuất hiện ở ô A7 — đây là tổng các số ở ô A1 đến B3.
-
Khi chọn ô A7, hàm hoàn chỉnh =SUM(A1;A3;A6;B2:B3) xuất hiện trên input line phía trên bảng tính.
Những gì hàm SUM bỏ qua
Hàm bỏ qua ô trống và dữ liệu văn bản trong phạm vi chọn — kể cả số được định dạng thành văn bản.
Mặc định, dữ liệu văn bản trong Calc căn lề trái trong ô — như thấy số 160 ở ô A2 trong hình trên — dữ liệu số căn lề phải mặc định.
Nếu dữ liệu văn bản sau đó chuyển thành dữ liệu số hoặc thêm số vào ô trống trong phạm vi, tổng hàm SUM tự động cập nhật để bao gồm dữ liệu mới.
Thêm số bằng hộp thoại hàm SUM của Calc
Như đã đề cập, tùy chọn khác để nhập hàm SUM là dùng hộp thoại hàm, có thể mở bằng:
- Chọn Function Wizard trên input line phía trên bảng tính.
- Nhấn Ctrl + F2.
Ưu điểm của nút tắt và hộp thoại
Ưu điểm dùng nút Sigma để nhập hàm là nhanh và dễ dùng. Nếu dữ liệu cần cộng gom nhóm trong phạm vi liền kề, hàm thường tự chọn phạm vi cho bạn.
Ưu điểm dùng hộp thoại SUM là khi dữ liệu cần cộng rải rác ở nhiều ô không liền kề. Dùng hộp thoại trong trường hợp này giúp dễ dàng thêm từng ô vào hàm.
Ưu điểm của hộp thoại
Ưu điểm dùng hộp thoại bao gồm:
-
Hộp thoại lo cho cú pháp hàm — giúp dễ dàng nhập các đối số hàm lần lượt một mà không cần nhập dấu bằng, dấu ngoặc, hoặc dấu chấm phẩy phân cách giữa các đối số.
-
Khi dữ liệu cần cộng không nằm trong phạm vi liền kề, các tham chiếu ô như A1, A3, B2:B3 có thể dễ dàng nhập làm các đối số số riêng biệt vào hộp thoại bằng cách trỏ chuột — click vào các ô chọn thay vì gõ tay. Việc trỏ chuột không chỉ dễ hơn, còn giúp giảm lỗi công thức do tham chiếu ô sai.