Giao tiếp và tương tác có ý nghĩa là yếu tố then chốt giúp tổ chức vận hành hiệu quả. Nếu thiếu sự tương tác giữa các thành viên, nơi làm việc khó có thể tạo ra kết quả kinh doanh tích cực. Tuy nhiên, việc trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu giữa nhân viên cần một phương tiện phù hợp – vừa đảm bảo giao tiếp tức thì hiệu quả, vừa bảo vệ các tệp tin quan trọng và cập nhật nội bộ.
Nhiều tổ chức sử dụng các ứng dụng nhắn tin phổ biến như WhatsApp, Skype Chat để nhân viên giao tiếp nhóm hoặc cá nhân. Tuy nhiên, không phải ai cũng nhận ra rủi ro mà các ứng dụng nhắn tin lưu trữ trên máy chủ bên thứ ba (third-party) tiềm ẩn cho dữ liệu tổ chức và thông tin nhạy cảm được chia sẻ trên đó.
Để giải quyết vấn đề này, tổ chức cần tìm giải pháp bảo vệ cả dữ liệu doanh nghiệp, thông tin nhân viên lẫn các tệp tin nhạy cảm được chia sẻ qua ứng dụng nhắn tin. Hãy xem ứng dụng nhắn tin nội bộ (in-house IM) tự triển khai có thể là giải pháp an toàn, hiệu quả hơn cho giao tiếp tức thì trong môi trường văn phòng.
Khác Biệt Giữa Ứng Dụng Nhắn Tin Nội Bộ Và Ứng Dụng Bên Thứ Ba
Các ứng dụng nhắn tin bên thứ ba như Hangouts, WhatsApp, Skype cung cấp kênh truyền dẫn giữa người gửi và người nhận. Kênh truyền dẫn đó chính là trung tâm dữ liệu (data center) của nhà cung cấp ứng dụng – nơi lưu trữ toàn bộ tin nhắn, tệp tin, chiến lược nội bộ, thông tin nhạy cảm bạn chia sẻ. Tất cả dữ liệu đều được chuyển đến máy chủ của họ và lưu dưới dạng cơ sở dữ liệu.
Điều này khiến thông tin dễ bị đánh cắp, xâm phạm. Một lo ngại khác là dữ liệu phải đi qua mạng công cộng (internet), nơi không ai cam kết được rằng tin nhắn sẽ không bị hacker hoặc chính quyền can thiệp, nghe lén và sử dụng sai mục đích.
Ngược lại, ứng dụng nhắn tin nội bộ chỉ hoạt động trong không gian văn phòng của bạn. Khác với máy chủ bên thứ ba, máy chủ nhắn tin nội bộ chỉ kết nối với mạng nội bộ (LAN/Intranet) của tổ chức. Dữ liệu truyền giữa người gửi và người nhận đi qua máy chủ được cài đặt ngay tại cơ quan – giữ dữ liệu bên trong tổ chức trên máy chủ tin cậy, không kết nối ra mạng công cộng.
Cơ Chế Hoạt Động Của Ứng Dụng Nhắn Tin Nội Bộ
Quy trình tương tự ứng dụng bên thứ ba, nhưng có khác biệt cốt lõi: máy chủ IM nằm ngay tại văn phòng thay vì tại tập đoàn cung cấp ứng dụng. Điều này khiến bạn (hoặc người quản trị CNTT được ủy quyền) trở thành người kiểm soát – quản trị viên hoàn toàn của hệ thống nhắn tin nội bộ.
Để sử dụng, mỗi nhân viên được cấp tên đăng nhập và mật khẩu riêng (có thể đổi sau). Sau khi đăng nhập, máy chủ nội bộ tải danh sách toàn bộ nhân viên trong tổ chức – tạo thành "danh sách bạn bè" nội bộ cá nhân hóa. Tiếp theo, người gửi soạn tin nhắn → truyền đến máy chủ nội bộ → chuyển đến người nhận. Toàn bộ quá trình diễn ra trong giây lát, đảm bảo phản hồi tức thì.
Ứng dụng nhắn tin nội bộ chạy trên máy chủ riêng, kết nối mạng nội bộ giúp giữ dữ liệu trong "bức tường" tổ chức. Nhưng lợi ích không chỉ dừng lại ở đó.
Lợi Ích Của Ứng Dụng Nhắn Tin Nội Bộ So Với Ứng Dụng Bên Thứ Ba
Tại sao tổ chức nên triển khai ứng dụng nhắn tin nội bộ thay vì dùng các ứng dụng miễn phí, dễ cài đặt bên ngoài? Dưới đây là những lý do thuyết phục:
1. Chia Sẻ Thông Tin An Toàn Hơn
Các gói tin (hình ảnh, tài liệu) chia sẻ trên ứng dụng nội bộ chỉ truyền qua mạng nội bộ và lưu trữ trên máy chủ tại chỗ trước khi đến người nhận. Vì dữ liệu luôn nằm trong mạng và máy chủ do tổ chức sở hữu, không liên quan đến tập đoàn bên thứ ba – bạn hoàn toàn yên tâm về truy cập trái phép hoặc lạm dụng thông tin.
2. Kiểm Soát Và Giám Sát Toàn Diện
Chủ doanh nghiệp chắc chắn không muốn dữ liệu tổ chức bị xử lý sai hoặc chia sẻ tệp tin trái phép. Trên ứng dụng bên thứ ba bạn không thể kiểm soát được điều này; nhưng với ứng dụng nội bộ chạy trên máy chủ riêng, bạn có thể thường xuyên kiểm tra luồng thông tin, ngăn chặn ngôn ngữ thù ghét, giao tiếp không đạo đức lan truyền nội bộ.
3. Quản Lý Cơ Sở Dữ Liệu Tự Quyết
Thay vì để cơ sở dữ liệu sinh ra từ hoạt động nhắn tin nằm trong tay tập đoàn bên thứ ba, ứng dụng nội bộ cho phép bạn giữ dữ liệu tại chỗ. Bộ phận CNTT có thể tổ chức, tối ưu hóa cơ sở dữ liệu theo ý muốn – giúp lưu trữ, truy xuất dữ liệu dễ dàng hơn, phục vụ nghiên cứu, kiểm toán sau này.
4. Bảo Mật Theo Ý Muốn Với Tường Lửa Tự Chọn
Với ứng dụng bên thứ ba, bạn phụ thuộc vào nhà phát triển về bảo mật máy chủ. Một lỗ hổng nhỏ từ phía họ có thể khiến dữ liệu rò rỉ ra khỏi tầm kiểm soát. Máy chủ nội bộ có thể được bảo vệ bằng bất kỳ giải pháp tường lửa (firewall) nào bạn tin tưởng, an toàn theo tiêu chuẩn riêng của tổ chức – bạn quyết định mức độ bảo vệ trước mã độc, phần mềm gián điệp.
5. Dữ Liệu Thuộc Về Bạn, Bạn Quyết Định Cách Sử Dụng
Nhiều ứng dụng nhắn tin bên thứ ba thu thập dữ liệu người dùng bán cho nhà quảng cáo, marketing (dù luật cấm nhưng vẫn xảy ra qua "điều khoản sử dụng" bạn đồng ý). Với ứng dụng nội bộ, bạn nắm quyền quản trị hoàn toàn, tự định nghĩa điều khoản, loại bỏ hoàn toàn việc sử dụng dữ liệu trái phép, không liên quan.
6. Không Lo Dung Lượng – Chỉ Giới Hạn Bởi Phần Cứng Tại Chỗ
Ứng dụng đám mây thường giới hạn dung lượng lưu trữ mỗi tài khoản. Vượt quá phải mua thêm hoặc dùng dịch vụ đám mây thứ ba. Ứng dụng nội bộ: dung lượng chỉ phụ thuộc vào ổ cứng máy chủ. Bạn có thể thêm ổ cứng hoặc nâng cấp dung lượng bất cứ lúc nào – lưu trữ log hội thoại không giới hạn, không tốn chi phí định kỳ.
7. Kiểm Soát Hoàn Toàn Thay Đổi Ứng Dụng
Tập đoàn bên thứ ba cập nhật tính năng dựa trên lợi ích chung của đại đa số người dùng. Ứng dụng nội bộ cho phép bạn nắm quyền tuyệt đối over chính sách người dùng, bản cập nhật, giới hạn tính năng. Bạn tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh, loại bỏ các tính năng không cần thiết, không bị ràng buộc bởi điều khoản sử dụng chung.
8. Dành Riêng Cho Mục Đích Tổ Chức
Ứng dụng nội bộ chỉ cài đặt trên máy tính văn phòng, kết nối máy chủ nội bộ – không thể dùng từ xa cho mục đích cá nhân. Mọi nhân viên đều dùng chung một ứng dụng chuyên dụng cho giao tiếp công việc, danh sách liên hệ chỉ chứa thành viên tổ chức. Loại bỏ hoàn toàn sự nhiễu loạn từ liên hệ cá nhân, tin nhắn riêng tư trên kênh công việc.
9. Tham Gia Toàn Diện Của Toàn Thể Nhân Viên
Ứng dụng nội bộ tạo kênh giao tiếp chung, truy cập từ máy tính được phân công. Tách biệt hoàn toàn với ứng dụng bên thứ ba truy cập từ xa – nó trở thành duy nhất nơi tập trung cập nhật công việc, trao đổi với đồng nghiệp. Toàn thể nhân viên bắt buộc sử dụng, đảm bảo không ai bị bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Trong kỷ nguyên tốc độ giao tiếp ngày càng nhanh, nhắn tin tức thì là cầu nối thiết yếu cho văn phòng liên kết. Nó cho phép đội ngũ trao đổi tức thì, chia sẻ tệp tin, nhận phản hồi gần như ngay lập tức. Nhưng đừng vì ham tốc độ mà hy sinh an ninh và tính thần thánh của dữ liệu tổ chức. Rủi ro của dịch vụ bên thứ ba lớn nhất chính là: chúng được sở hữu và kiểm soát bởi bên thứ ba!
Tổ chức buộc phải kết nối mạng công cộng để truy cập máy chủ bên thứ ba cho giao tiếp nội bộ. Trước lo ngại bảo mật, quyền riêng tư ngày càng tăng và thái độ lơ là của các nhà cung cấp dịch vụ truyền thông bên thứ ba, việc chọn phương tiện phù hợp cho giao tiếp nội bộ là cấp thiết. Hãy thử triển khai ứng dụng nhắn tin tự lưu trữ (self-hosted IM) ngay hôm nay!