Giao tiếp và tương tác có ý nghĩa là những gì làm cho một tổ chức hiệu quả hơn. Nếu không có sự tương tác của các thành viên, nơi làm việc có liên quan khó có thể mang lại kết quả kinh doanh thuận lợi. Tuy nhiên, liên lạc và chia sẻ thông tin giữa các nhân viên yêu cầu một phương tiện có thể đáp ứng mục đích liên lạc hiệu quả của tổ chức, cũng như chia sẻ dữ liệu quan trọng và cập nhật hữu ích. Một số tổ chức sử dụng ứng dụng khách IM như WhatsApp và Skype Chat để giúp các thành viên của họ giao tiếp cá nhân theo nhóm. Tuy nhiên, nhiều người trong số họ không nhận ra những mối nguy hiểm mà ứng dụng khách IM được lưu trữ trên internet gây ra cho một tổ chức và thông tin liên quan được chia sẻ trên các ứng dụng ứng dụng khách IM của bên thứ ba này được lưu trữ trên máy chủ bên ngoài.
Để giải quyết những vấn đề này, điều quan trọng là các tổ chức phải tìm ra cách bảo vệ cả dữ liệu tổ chức và thông tin nhân viên cũng như các tệp và thông tin nhạy cảm khác mà họ chia sẻ trên ứng dụng khách IM ưa thích của mình. Hãy xem làm thế nào ứng dụng khách IM nội bộ có thể trở thành một giải pháp tốt hơn và an toàn hơn để hỗ trợ liên lạc tức thì giữa các thành viên trong không gian văn phòng.
Ứng dụng nhắn tin tức thời nội bộ khác với ứng dụng IM của bên thứ ba như thế nào?
Ứng dụng khách IM của bên thứ ba như Hangouts, WhatsApp và Skype cho phép bạn giao tiếp và chia sẻ thông tin bằng cách cung cấp cho bạn phương tiện truyền tải giữa người gửi và người nhận. Phương tiện đó là trung tâm dữ liệu của ứng dụng khách IM có liên quan, nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu và các cuộc trò chuyện mà bạn chia sẻ trên ứng dụng. Về cơ bản, tất cả các tệp bạn chia sẻ, các chiến lược tổ chức mà bạn thảo luận và tất cả thông tin bạn chuyển qua sử dụng ứng dụng khách IM đó đều được chuyển đến máy chủ ứng dụng khách IM và nó được lưu trữ ở đó dưới dạng cơ sở dữ liệu.
Điều đó khiến thông tin đó có nguy cơ bị đánh cắp và chiếm quyền điều khiển. Một mối lo ngại khác được nhiều người đánh giá đưa ra là dữ liệu sẽ phải đi qua các mạng công cộng và trên Internet, không ai có thể tự tin nói rằng dữ liệu này sẽ không bị chặn bởi tin tặc và các chính phủ tò mò, những người có thể sử dụng sai mục đích.
Mặt khác, các ứng dụng khách IM nội bộ chỉ hoạt động cho không gian văn phòng của bạn. Không giống như các máy chủ ứng dụng khách IM của bên thứ ba, các trình nhắn tin tức thời nội bộ chỉ được kết nối với mạng văn phòng của bạn. Điều này có nghĩa là dữ liệu được chia sẻ giữa người gửi và người nhận trên các ứng dụng khách IM đó được truyền qua máy chủ được cài đặt bên trong địa điểm làm việc của bạn. Điều này cho phép bạn giữ dữ liệu được chia sẻ trong tổ chức của mình trên một máy chủ đáng tin cậy, không được kết nối với mạng công cộng.
Ứng dụng khách IM nội bộ hoạt động như thế nào?
Quá trình này gần giống với quy trình của các máy chủ ứng dụng khách IM của bên thứ ba, mặc dù có một số khác biệt nhỏ. Đầu tiên, máy chủ IM ở đây nằm trong không gian văn phòng của chính bạn thay vì công ty chủ sở hữu của một số ứng dụng IM bên thứ ba khác. Điều này làm cho bạn hoặc bất kỳ người được chỉ định nào trong ban quản trị CNTT của tổ chức bạn trở thành người quản trị-điều khiển ứng dụng khách IM nội bộ của bạn. Giờ đây, để sử dụng ứng dụng khách IM, người dùng có liên quan sẽ được cung cấp tên người dùng và mật khẩu được tạo cụ thể (có thể thay đổi sau này).
Sau khi nhập mật khẩu, máy chủ nội bộ sẽ tải trực tiếp vào tài khoản của người dùng danh sách các thành viên làm việc trong tổ chức, danh sách này sẽ tạo thành danh sách bạn bè tại văn phòng được cá nhân hóa của bạn. Phần còn lại của quá trình là hoàn toàn giống nhau. Người gửi nhập một tin nhắn, tin nhắn này được truyền đến máy chủ nội bộ và sau đó được chuyển đến người nhận. Và tất cả những điều đó được thực hiện trong vài giây, vì vậy bạn không bao giờ nắm được toàn bộ quá trình truyền, do đó cho phép bạn gửi và nhận phản hồi ngay lập tức.
——————–>
Ứng dụng máy khách IM nội bộ hoạt động trên một máy chủ nội bộ được kết nối với mạng riêng cho phép bạn lưu giữ dữ liệu của mình trong các bức tường của vị trí làm việc của bạn. Nhưng đó không phải là tất cả những gì ứng dụng nhắn tin tức thời nội bộ cung cấp cho bạn.
Các ứng dụng khách IM nội bộ, được lưu trữ mang lại những lợi ích gì so với các ứng dụng khách IM của bên thứ ba
Tại sao một tổ chức nên sử dụng ứng dụng khách IM nội bộ thay vì trình nhắn tin tức thời của bên thứ ba dễ dàng và miễn phí? Dưới đây là danh sách tất cả các điểm cộng có thể giúp bạn hiểu tại sao các trình nhắn tin của bên thứ ba, mặc dù các tính năng họ cung cấp lại không phù hợp với các tổ chức:
1. Chia sẻ thông tin trở nên an toàn hơn
Thông tin gói bạn chia sẻ trên ứng dụng khách IM nội bộ dưới dạng hình ảnh hoặc tài liệu chỉ được truyền qua mạng văn phòng và được lưu trữ trên máy chủ ở đó trước khi được truyền tới người nhận. Vì dữ liệu được chia sẻ vẫn nằm trong mạng và máy chủ do bạn sở hữu chứ không phải với công ty bên thứ ba, nên bạn không cần phải lo lắng về khả năng bị truy cập trái phép hoặc lạm dụng thông tin.
2. Bạn, với tư cách là Chủ sở hữu, có quyền Kiểm soát và Giám sát Thông tin được Chia sẻ
Là chủ doanh nghiệp, chắc chắn bạn sẽ không muốn bất kỳ ai xử lý sai dữ liệu tổ chức hoặc chia sẻ tệp trái phép qua trò chuyện. Bạn không thể phỏng đoán bất cứ điều gì về vấn đề này trên ứng dụng khách IM của bên thứ ba; tuy nhiên, việc sử dụng trình nhắn tin tức thời nội bộ chạy trên máy chủ văn phòng sẽ cho phép bạn kiểm tra thường xuyên thông tin và dữ liệu liên tục được chia sẻ qua ứng dụng. Điều này sẽ giúp bạn tránh phát tán ngôn từ kích động thù địch và giao tiếp phi đạo đức trong tổ chức.
3. Quản lý cơ sở dữ liệu tự chọn
Thay vì để cơ sở dữ liệu máy chủ của bạn được thu thập từ tất cả các hoạt động trên máy khách IM cho một công ty bên thứ ba, một trình nhắn tin nội bộ sẽ cho phép bạn giữ cơ sở dữ liệu đó trong khuôn viên văn phòng. You can then have your IT guys organize the database as per your choice, which would also make data retrieval and storage more manageable. This organized data can be further used in retrospect to serve organizational interests for research purposes.
4. You Can Keep Your Data Secure With Any of Your Preferred Firewall Methods
With third-party IM applications, you need to depend on the client’s developers and corporate owners for the security of the servers. A single flaw on their part can lead to a breach and may leave your data unprotected and vulnerable out of your control. However, an in-house server can be protected by any firewall that you choose as the owner and can be kept safe on your own terms and conditions. Thus, you can decide on how secure you want to keep your servers from malware and spyware attacks.
5. Your Data Is Yours To Use
Third-party IM clients may use your data and sell pieces of information obtained from it to digital advertisers and marketers to help them procure consumers in exchange for commissions or direct payments. Though a lot of such activities are prohibited by law, IM clients indulge in such activities to an extent and that too with your permission (which you give by accepting on their said terms and conditions).
However, by having an in-house IM app, with complete admin control, you get to choose your own terms and conditions and remove all possibilities of unauthorized and irrelevant use of your data.
6. No Issue of Space, Until You Run Out of It At Your Base
Every IM client app has a limited cloud space dedicated to one specific account. Above that, you either have to opt for separate third-party cloud and web services or pay for extra space. But, when it comes to in-house IM clients, space is limited only if you decide to not expand it. The servers have dedicated hard drives installed inside them. To allow for more data to be stored on the server, you can always have more dedicated drives or drives with larger disk space installed in the server. This way, you can always have more and more chat logs stored on your IM server without troubles of paying for extra space.
7. Control Over Changes In IM App
Third-party corporations might consider the overall interest of consumers while making changes and upgrades to their IM clients. However, having an in-house IM client app allows you to have complete authority over its user policies, updates, and its limitations. You can set all that as per the requirements of your business and organizational purposes, and therefore, code the concerned messenger in accordance with the accomplishments of your business interests. This means no unnecessary upgrades, unwanted (per your business uses) features, and freedom from restricted user agreement terms and policies.
8. Dedicated to Organizational Use Only
An in-house IM client would be something that would work on office systems only. Since it’s going to be connected to office servers and networks, one cannot use it remotely for any personal communication. This would allow you to have a separate dedicated IM client app for your business and organizational communication, which would also be mandatorily installed in every computer in use. Being limited to office systems and the buddy list only comprising of organizational members, the concerned IM client app would be completely dedicated to your business communications and information-sharing only, and there would be no interference of personal contacts and personal communication on a business IM app.
9. Complete Participation
An in-house IM client app would establish a common communication medium between the members, which would be accessible from the allocated systems. Moreover, it would be separate from the remotely accessed third-party IM apps, and therefore, would be only open for office communications only. Thus, it would be used by all members mandatorily as that would remain the sole place to gather all organizational updates and get along with fellow colleagues.
With the fast-increasing speed of communication, Instant Messaging is an important way to get a connected office. It allows the task force to communicate with each other instantly, share data and files, get responses, and answers on an almost immediate basis. Having said that, it is important to remember that the race for speed does not mean that we compromise on the security and sanctity of the organizational data. There are multiple fallouts of using a third-party service, the most important of them being the fact that they are owned and controlled by a third-party!
Organizations will have to connect to public networks, to access third-party servers, for their internal communications. With increasing privacy and security concerns and the lax attitude of these 3rd party communication service providers, it is imperative that we choose the right medium for internal communication. Try a self-hosted Instant Messaging client today!