Các cửa hàng ứng dụng trên cả máy tính và điện thoại di động tràn ngập hàng trăm ứng dụng khách hoặc Ứng dụng Nhắn tin Tức thì (IM), một số ứng dụng đã thay đổi cách chúng ta giao tiếp. Tin nhắn trực tiếp, trò chuyện nhóm, gọi video, chia sẻ tài liệu và tệp. Việc sử dụng biểu tượng cảm xúc và nhãn dán giúp giao tiếp của bạn tương tác hơn. Tuy nhiên, những ứng dụng này đáng tin cậy đến mức nào?
Tìm hiểu Tin nhắn tức thời là gì?
Nhắn tin tức thời hoặc IM đề cập đến việc tham gia vào giao tiếp thông qua gửi và nhận tin nhắn thời gian thực dưới dạng văn bản. Điều này được thực hiện thông qua một ứng dụng độc lập, có thể được sở hữu, quản lý và quản lý bởi một công ty bên thứ ba, được gọi là ứng dụng khách IM. Các ứng dụng IM có một số tính năng cốt lõi duy nhất giúp chúng tách biệt với các phương tiện liên lạc khác như phòng trò chuyện và email. Điều này bao gồm "sự hiện diện", cho phép người dùng biết liệu người dùng ở đầu nhận có trực tuyến hay không. Ngoài ra, các ứng dụng IM hỗ trợ chia sẻ tệp trực tiếp trong phiên văn bản trực tiếp, cho phép người dùng xem lại tài liệu, hình ảnh và các tệp khác trong thời gian thực và thảo luận về nó.
Những ứng dụng này khác với email như thế nào?
Email không đảm bảo liên lạc tức thời theo thời gian thực giữa hai bên. Nó không cung cấp phản hồi ngay lập tức từ người dùng nhận mặc dù có kết nối internet. Hơn nữa, email dành cho các cuộc trò chuyện mô tả ở dạng văn bản dài, trong khi đó, IM thường có độ dài ngắn hơn. Ngoài ra, IM nhằm mục đích hiển thị giao tiếp trực tiếp và không có xu hướng hình thành một chuỗi giao tiếp dựa trên chuỗi chồng chéo giữa nhiều người dùng. Tuy nhiên, các ứng dụng IM hiện đại đang hỗ trợ hội thoại theo nhóm thông qua các cuộc trò chuyện nhóm.
IM hoạt động như thế nào?
Ứng dụng IM độc lập của bên thứ ba có máy chủ mạng riêng. Hoạt động của tất cả ứng dụng khách IM là như nhau bất kể nền tảng của chúng là gì. Các ứng dụng IM thiết lập kết nối giữa máy chủ của chúng và thiết bị của người dùng bằng kết nối internet của họ. Người dùng bắt đầu ứng dụng khách IM bằng cách đăng ký UserID và Mật khẩu được lưu với máy chủ của ứng dụng khách. Giờ đây, với tư cách là người dùng, bạn cho phép ứng dụng khách IM truy cập vào danh sách liên hệ của bạn, danh sách này sẽ kiểm tra danh sách người dùng của nó, được gọi là danh sách bạn bè. Sau đó, khách hàng sẽ gửi cho bạn thông tin về địa chỉ liên hệ nào của bạn nằm trong danh sách bạn bè của họ và sẵn sàng kết nối.
Khi danh sách bạn bè được cá nhân hóa của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể chọn người dùng mà bạn muốn liên lạc và phần còn lại của quy trình rất dễ dàng. Trong khi bạn trò chuyện, máy khách-máy chủ sẽ hoạt động như một phương tiện truyền giữa thiết bị của bạn và thiết bị của người nhận.
Tại sao các tổ chức có thể thua lỗ do những khách hàng IM này?
Các ứng dụng IM rất dễ sử dụng, có quy trình đăng ký đơn giản và có vô số tính năng để mang đến cho bạn trải nghiệm giao tiếp trực tiếp. Ngoài ra, nó cho phép bạn chia sẻ tệp và hình ảnh, và một số trong số chúng cũng thường cho phép chia sẻ vị trí. Vì vậy, tại sao các tổ chức không thể sử dụng các tính năng này để thực hiện liên lạc và chia sẻ tệp chuyên nghiệp hàng ngày của họ? Chà, có những nhược điểm có thể gây rủi ro cho các doanh nghiệp này:
- Chia sẻ tệp trên máy chủ của bên thứ ba có thể khiến bạn mất quyền riêng tư về dữ liệu
Mọi thông tin hoặc tệp được chia sẻ trên ứng dụng khách IM có liên quan đều được truyền từ người gửi đến người nhận, sử dụng các gói dữ liệu, thông qua máy chủ của ứng dụng khách. Các gói đó chứa thông tin được truyền của bạn, thông tin này được lưu trữ mãi mãi với máy khách. Vì các ứng dụng khách IM này không nội bộ nên bạn không có quyền kiểm soát việc bảo vệ quyền riêng tư của các tệp và không có quyền kiểm soát khả năng truy cập của chúng. Bạn sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào người điều hành IM để đảm bảo rằng dữ liệu được bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép. Mặc dù nhiều ứng dụng khách IM nói rằng thông tin luôn được mã hóa; tuy nhiên, ai có thể nói nó là thật?
Là chủ sở hữu hoặc người quản lý của bất kỳ tổ chức nào, chắc chắn bạn không muốn bất kỳ thông tin nào liên quan đến doanh nghiệp của mình được chia sẻ trên máy chủ của bên thứ ba. Mặc dù các công ty IM đã tuyên bố rằng dữ liệu luôn được bảo vệ, nhưng các sự cố gần đây về vi phạm dữ liệu và giám sát tình báo trái phép đối với người dùng ứng dụng khách IM lại nói khác.
- Thiếu bảo mật dữ liệu
Mặc dù bạn có thể bảo vệ thiết bị của mình khỏi phần mềm gián điệp và phần mềm độc hại bằng cách sử dụng dịch vụ tường lửa, nhưng bạn không thể chỉ bảo vệ đường truyền giữa thiết bị của mình và máy chủ ứng dụng khách IM chỉ bằng cách sử dụng tường lửa.
Internet rất rộng và chứa đầy những mối nguy hiểm độc hại có thể gây hại cho các hoạt động trên web của bạn, thậm chí cản trở các cuộc hội thoại của bạn. Các ứng dụng khách IM yêu cầu kết nối với các mạng công cộng và do đó, các máy chủ của chúng lưu trữ và xử lý các gói thông tin từ nhiều mạng trên toàn cầu. Máy chủ này rất dễ bị phần mềm độc hại tấn công và việc có thể truy cập được trên bất kỳ mạng công cộng nào khiến việc dựa vào chúng để bảo mật thậm chí còn rủi ro hơn. Trong bất kỳ nỗ lực tấn công thành công nào, dữ liệu của bạn sẽ bị xâm phạm và sau đó, dữ liệu có thể bị sử dụng sai mục đích và thực hiện các hoạt động bất hợp pháp.
- Đối với Khách hàng IM, Tổ chức của bạn sẽ là một Sản phẩm
Các ứng dụng khách IM được điều hành bởi các tập đoàn kinh doanh và giống như các tổ chức của bạn, chúng cũng có một mô hình kinh doanh. Các tập đoàn này sử dụng thông tin người dùng của bạn cho các chiến dịch tiếp thị khác nhau và kiếm tiền để đổi lấy việc chia sẻ thông tin đó với các nhà quảng cáo có liên quan. Là chủ doanh nghiệp, ai cũng sẽ không bao giờ muốn thông tin tổ chức của mình bị công khai cho một nguồn không xác định hoặc không xác định.
- Các vấn đề về sao lưu và các giới hạn truyền dữ liệu
Ở cấp doanh nghiệp, mọi doanh nghiệp đều muốn duy trì hồ sơ tài liệu chứa dữ liệu quan trọng của tổ chức. Dữ liệu này được sử dụng làm tài liệu tham khảo trong các chiến lược kinh doanh trong tương lai. Nhưng không có ứng dụng nhắn tin nào có thể cung cấp cho bạn không gian sao lưu lớn. Ngoài ra, mọi ứng dụng khách IM đều có các hạn chế về giới hạn ký tự đối với văn bản, cũng như về kích thước tệp được truyền. Đối với mục đích tổ chức, những hạn chế này có thể là rào cản liên lạc và chia sẻ dữ liệu.
Trong hầu hết các trường hợp, một tổ chức kinh doanh sẽ chọn một dịch vụ sao lưu đám mây riêng bên cạnh ứng dụng khách IM. Điều này một lần nữa sẽ gây rủi ro khi sử dụng máy chủ của bên thứ ba. Do đó, dữ liệu đã lưu của bạn luôn nằm trên máy chủ đám mây bên ngoài và bạn phụ thuộc vào chủ sở hữu của máy chủ để bảo mật dữ liệu đó. Vì vậy, bất kể bạn làm gì, nếu ứng dụng khách IM mà bạn đang sử dụng không phải là ứng dụng nội bộ, nghĩa là được xây dựng để đáp ứng các lợi ích chỉ dành cho văn phòng, thì tổ chức của bạn sẽ tiếp tục đối mặt với những vấn đề này.
- Hỗ trợ người tiêu dùng?
Sẽ có một dấu hỏi lớn hơn sau đó. Là một người dùng cá nhân, việc đối mặt với các vấn đề như mất dữ liệu hoặc lỗi máy chủ không phải là vấn đề lớn. Nhưng ở trong một tổ chức, những vấn đề này có thể khiến bạn phải trả giá đắt. Một tổ chức chắc chắn không thể để mất dữ liệu hoặc xử lý các công việc hàng ngày của mình nếu khách hàng liên lạc của họ từ bỏ nó. Các máy chủ của bên thứ ba thường có thể gặp sự cố và đôi khi thậm chí bị các công ty quản lý của họ đóng cửa vì đủ loại lý do. Bây giờ, chúc may mắn với việc tung hứng giữa các chuyên gia dịch vụ khách hàng của họ, đồng thời gây nguy hiểm cho công việc và thời gian của bạn.
- Bên cạnh Zero Control:Các thay đổi và cập nhật thường xuyên
Các ứng dụng khách IM của bên thứ ba có nhiều người dùng. Do đó, có hàng trăm người tiêu dùng khác của các ứng dụng như vậy và tất cả đều có các yêu cầu khác nhau. Giờ đây, công ty chủ sở hữu của ứng dụng khách IM có liên quan sẽ thực hiện các thay đổi hoặc nâng cấp trong ứng dụng đó, theo nhu cầu của cơ sở người tiêu dùng đa số. Bạn, với tư cách là chủ doanh nghiệp, không thể chắc chắn liệu những nâng cấp hoặc thay đổi đó có đáp ứng được lợi ích của bạn hay không.
Ngoài ra, các điều khoản của thỏa thuận, chính sách quyền riêng tư và thỏa thuận người dùng thường được thay đổi mà bạn không biết. Điều hành một tổ chức không kiểm soát việc chia sẻ dữ liệu và giao tiếp trong tổ chức là một nhiệm vụ rủi ro. Có đáng để mạo hiểm không?
- Tỷ lệ thành viên tham gia có thể thấp
Tại sao bạn cần một ứng dụng khách IM cho không gian văn phòng của mình? Để giữ cho mọi thành viên tham gia được kết nối thông qua một công cụ chung và để đảm bảo rằng các quyết định và thông tin của tổ chức được tiếp cận với mọi người mà không có bất kỳ sự phân biệt đối xử nào. Bây giờ, có hàng trăm ứng dụng khách IM ngoài kia. Không thể có chuyện mọi thành viên của tổ chức sẽ sử dụng cùng một ứng dụng khách IM. Vì vậy, một số người trong số họ sẽ tải xuống ứng dụng nhắn tin tức thì mà họ không quan tâm. Vì họ sẽ không sẵn sàng hoạt động ở đó nên điều này sẽ ảnh hưởng đến sự tham gia của người dùng.
- Không chỉ dành cho công việc
Ứng dụng máy khách IM nào được sử dụng rộng rãi nhất; WhatsApp, Google Hangouts, Skype, v.v.?
Đúng không?
Không có ứng dụng nào trong số này phân chia giữa những người chính thức và các liên hệ cá nhân của bạn. Nếu các kết nối cá nhân của bạn có sẵn trên ứng dụng được tổ chức của bạn sử dụng, chúng sẽ được đưa vào danh sách bạn bè của bạn. Vì vậy, giờ đây, các cuộc hội thoại cá nhân và công việc của bạn được hợp nhất, làm cho giao diện và quản lý giao tiếp tổ chức của bạn trở thành một nhiệm vụ rắc rối.
Với tất cả những điều đã nói, rõ ràng là việc sử dụng máy chủ toàn cầu của bên thứ ba và Ứng dụng nhắn tin tức thời cho mục đích sử dụng tổ chức hoàn chỉnh không phải là một lựa chọn tốt. Vì các ứng dụng khách IM này được điều hành bởi các tập đoàn kinh doanh nên chúng không bao giờ có khả năng đáp ứng các lợi ích tổ chức của bạn một cách ưu tiên. Hơn nữa, chúng đi kèm với tất cả những bất lợi mà một máy chủ ngoài cơ sở sẽ gây ra. Nó khiến thông tin của bạn có nguy cơ bị đánh cắp và lạm dụng, khiến bạn mất kiểm soát, hạn chế các đặc quyền truyền dữ liệu của bạn và quan trọng nhất là nó chia sẻ dữ liệu của bạn với người bên ngoài vì lợi ích thương mại của họ.
Bạn có nghĩ rằng bằng cách này bạn có thể điều hành và mở rộng một doanh nghiệp an toàn trong tương lai không? Với quá nhiều sự giám sát đối với các hoạt động tổ chức của bạn, những ứng dụng khách IM này sẽ khó giúp bạn phát triển. Vì vậy, điều quan trọng là bạn, với tư cách là chủ doanh nghiệp, hãy tìm một giải pháp thay thế có thể giải quyết những rắc rối của bạn một lần và mãi mãi.
Các ứng dụng khách IM nội bộ có khả năng thay thế các ứng dụng nhắn tin của bên thứ ba. Vì chúng chạy trên các máy chủ riêng và không có bất kỳ sự can thiệp nào của bên thứ ba nên chúng có thể là giải pháp thay thế tốt nhất mà các tổ chức hiện đại có thể lựa chọn.