Cuối cùng, sau khi chờ đợi gần 14 năm, Google đã cải tiến Gmail. Nhưng lần này không chỉ là thay đổi giao diện. Nó đã thêm các tính năng bảo mật và kinh doanh mới. Người dùng đã mong đợi những tính năng này rất lâu.
Sử dụng các tính năng này, người dùng có thể truy cập thư mà không cần kết nối Internet và gửi email ở chế độ Confidential (Mật).
Trước đây, cần một ứng dụng hoặc tiện ích mở rộng Chrome riêng để truy cập email ngoại tuyến. Tuy nhiên, với tính năng mới này, không cần ứng dụng thêm nữa.
Một số người dùng có thể chưa dùng được tính năng này vì dịch vụ vẫn đang trong quá trình triển khai. Nếu bạn là một trong những người chưa nhận được cập nhật, bạn có thể truy cập tính năng qua trình duyệt Chrome desktop (phiên bản 61). Người dùng hiện có thể tạo, xem và xóa email ngoại tuyến. Ngoài ra cũng có thể tìm kiếm email từ hộp thư đến. Tất cả hoạt động ngoại tuyến sẽ tự động đồng bộ khi bạn online trở lại.
Để bật và sử dụng tính năng Offline trên Gmail, hãy làm theo các bước dưới đây:
Bước 1: Đảm bảo bạn đang chạy phiên bản Gmail mới nhất
Bạn cần kiểm tra xem có đang dùng phiên bản Gmail mới nhất không. Nhiều người dùng đã nhận thông báo chuyển sang phiên bản mới. Tuy nhiên, nếu bạn chưa nhận được, hãy kiểm tra xem có sẵn cho bạn không. Cách làm: mở Gmail > nhấp vào biểu tượng Bánh răng > ở đây bạn sẽ thấy tùy chọn "Thử Gmail mới". Nhấp vào nó để bắt đầu sử dụng phiên bản mới nhất.
Tuy nhiên, nếu bạn không thấy tùy chọn này, bạn có thể dùng trình duyệt Chrome desktop phiên bản 61.
Bước 2: Xóa dữ liệu ngoại tuyến
Tiếp theo, bạn cần xóa dữ liệu ngoại tuyến trước khi bật chế độ ngoại tuyến. Cách làm:
- Nhấp vào ba chấm ở góc trên bên phải trình duyệt để mở Cài đặt.
- Kéo xuống và nhấp vào "Nâng cao" (Advanced) ở dưới cùng Settings.
- Tiếp theo, nhấp vào "Cài đặt nội dung" (Content settings) > Cookie.
- Trong cửa sổ mới mở ra, nhấp vào "Xem tất cả cookie và dữ liệu trang web".
- Trong cửa sổ tiếp theo, nhấp vào nút "Xóa tất cả" (Remove all).
Bằng cách này bạn sẽ xóa được toàn bộ dữ liệu ngoại tuyến.
Bước 3: Bật tính năng Offline
Sau khi xóa dữ liệu ngoại tuyến, vào phần Offline trong Cài đặt Gmail, chọn tùy chọn "Bật thư ngoại tuyến (enable offline mail)." Nếu phiên bản Gmail mới chưa chạy, bạn sẽ thấy tùy chọn là Cài đặt Gmail Offline.
Bật tùy chọn thư ngoại tuyến để bắt đầu truy cập thư khi ngoại tuyến.
Ở đây bạn sẽ thấy vài phần: lưu trữ (storage), cài đặt đồng bộ (sync settings) và bảo mật (security).
Phần lưu trữ hiển thị dung lượng đã dùng cho thư ngoại tuyến trên hệ thống. Kích thước sẽ thay đổi tùy theo dung lượng ổ cứng.
Phần cài đặt đồng bộ cung cấp tùy chọn xem thư từ 7, 30 hoặc 90 ngày kèm tệp đính kèm.
Phần bảo mật xin phép bạn: muốn lưu dữ liệu ngoại tuyến trên máy hay muốn xóa nó.
Ngoài ra, trong phần Bảo mật bạn sẽ thấy hai tùy chọn: "Giữ dữ liệu ngoại tuyến trên máy tính của tôi" và "Xóa dữ liệu ngoại tuyến khỏi máy tính của tôi". Chọn tùy theo ý muốn.
Nếu chọn "Giữ dữ liệu ngoại tuyến trên máy tính của tôi", dữ liệu trên thiết bị sẽ không bị xóa khi bạn đăng xuất Gmail hoặc đổi mật khẩu. Tuy nhiên, nếu muốn xóa dữ liệu tài khoản khỏi máy, bạn cần tắt tính năng thư ngoại tuyến.
Nếu chọn "Xóa dữ liệu ngoại tuyến khỏi máy tính của tôi", bạn sẽ cần đồng bộ lại dữ liệu mỗi lần đăng nhập.
Để giữ dữ liệu đồng bộ khi dùng chế độ ngoại tuyến, hãy giữ Gmail chạy trên máy với trình duyệt Chrome kết nối Internet. Điều này giúp gửi các thư trong Hộp thư đi (Outbox) khi bạn đang ngoại tuyến.
Sử dụng các bước trên, bạn sẽ có thể truy cập Gmail ngoại tuyến.
Bây giờ, hãy tìm hiểu về tính năng thay đổi trò chơi còn lại và nó mang lại gì. Tính năng này gọi là Chế độ Confidential (Mật). Đối với những người quan tâm đến quyền riêng tư, tính năng này làm kỳ diệu vì với Chế độ Confidential, bạn có thể soạn và gửi email có ngày hết hạn.
Điều này nghĩa là, nếu bạn không muốn tin nhắn ở lại hộp thư người nhận mãi mãi, bạn có thể đặt ngày hết hạn, sau đó tin nhắn sẽ tự hủy.
Lưu ý: Nếu bạn dùng tính năng này lần đầu, bạn cần dùng trình duyệt Chrome vì tính năng sẽ không hiển thị trên Firefox. Sau khi đã dùng Gmail trên Chrome, bạn sẽ thấy nó trên Firefox nữa.
Cách sử dụng Chế độ Confidential
- Mở Gmail và bắt đầu soạn thư.
- Ở dưới cùng cửa sổ soạn thư, bạn sẽ thấy một biểu tượng khóa nhỏ có hình đồng hồ.
- Nhấp vào nó để sử dụng Chế độ Confidential.
- Khi làm như vậy, một cửa sổ bật lên mới sẽ mở ra, ở đây bạn có thể đặt ngày hết hạn và các cài đặt khác cho tin nhắn.
Lưu ý: Tính năng này hoạt động trên cơ sở mỗi email, do đó bạn cần cấu hình cài đặt mỗi khi muốn gửi tin nhắn có thời hạn.
- Bây giờ, đặt ngày hết hạn.
- Sau khi xong, cấu hình mã truy cập. Bạn có thể chọn một trong hai tùy chọn:
- Mã truy cập SMS: Không có mã gửi qua tin nhắn, người nhận sẽ không thể xem email.
- Không mã truy cập SMS: Mã truy cập không bắt buộc để truy cập email.
Hoàn tất viết tin nhắn và Gửi. Nếu chọn tùy chọn Mã truy cập SMS, một cửa sổ bật lên sẽ hiện ra. Ở đây bạn cần cung cấp số điện thoại nơi mã sẽ được gửi đến.
Lưu ý: Mã truy cập SMS hết hạn sau năm phút.
Hình C
Thay vào đó, nếu bạn chọn tùy chọn Không mã truy cập SMS, bất kỳ ai có quyền truy cập email người nhận đều có thể xem.
Lưu ý: Nếu bạn muốn chỉ người liên quan mới đọc được thư của bạn, hãy chọn tùy chọn Mã truy cập SMS.
Và thế là xong, Chế độ Confidential của bạn đã được cấu hình, bạn có thể gửi email có ngày hết hạn.