Công nghệ đã phát triển rất nhiều trong vài năm qua. Sẽ là một cảnh tượng hiếm gặp và kỳ lạ nếu bất kỳ ai trong chúng ta không mang theo một thiết bị công nghệ. Có lẽ, sự phụ thuộc của chúng ta vào các tiện ích và phần mềm đã tăng lên quá nhiều, đặc biệt là khi chúng ta đang làm việc.
Khi các công cụ kỹ thuật số như các ứng dụng di động khác nhau và phương tiện truyền thông xã hội khiến chúng ta mất tập trung tại nơi làm việc, thì có nhiều công cụ kỹ thuật số đã tăng năng suất của chúng ta và đóng góp vào tiến trình chung của người quản lý cũng như nhân viên. Vì vậy, tồn tại hay không tồn tại; công nghệ và năng suất có thể cùng tồn tại tại nơi làm việc không? Hãy để chúng tôi tìm hiểu.
Công cụ kỹ thuật số:Đang được theo dõi chặt chẽ?
Các công cụ kỹ thuật số hỗ trợ người dùng, đặc biệt là những người hay trì hoãn, làm việc trôi chảy. Nhưng điều đó không có nghĩa là các ứng dụng kỹ thuật số vô hiệu hóa công việc. Trên thực tế, họ buộc nhân viên phải hoàn thành công việc được giao bằng bất cứ giá nào, điều mà những người trì hoãn có thể không thích.
Nhiều công ty đã áp dụng các công cụ kỹ thuật số thông minh tại các máy trạm để theo dõi các hoạt động và sự tham gia của nhân viên. Bạn có thể xem cụ thể phương thức này tại những nơi mà nhân viên được trả lương theo giờ.
Các ứng dụng dành cho máy tính để bàn cho phép nhà tuyển dụng đo lường số giờ làm việc hiệu quả của nhân viên trong một dự án nhất định và lưu ý các hoạt động khác của nhân viên. Một số công cụ kỹ thuật số thậm chí còn giúp nhà tuyển dụng liên tục theo dõi nhân viên của họ bằng cách nhấp vào ảnh chụp màn hình một cách ngẫu nhiên và gửi cho nhà tuyển dụng. Ngay cả Google Docs, một công cụ chung, cũng được thiết kế để theo dõi tiến trình của tác giả tài liệu. Các tài liệu được chia sẻ với người quản lý giúp họ xem công việc. Nó cũng cho người sử dụng lao động biết khi nào nhân viên đã truy cập tài liệu. Những phần mềm này được tạo ra để nâng cao năng suất bằng bất cứ giá nào vì mọi nhà tuyển dụng đều muốn nhân viên của họ đặt công việc lên hàng đầu và duy trì năng suất trong giờ làm việc được trả lương.
Khi các công cụ kỹ thuật số như vậy được sử dụng tại nơi làm việc, nhân viên không thể trì hoãn. Thay vào đó, họ buộc phải tránh xa mọi phiền nhiễu và duy trì năng suất trong công việc. Dưới sự giám sát liên tục, con người có xu hướng làm việc chăm chỉ hơn!
Công cụ kỹ thuật số:Quản lý dễ dàng hơn
Sau khi bắt đầu công nghệ, chúng tôi ngừng sử dụng giấy để viết và lưu trữ nhật ký và danh bạ. Trước đó, lực lượng lao động phải mất hàng giờ để sắp xếp tất cả các tệp và thông tin đôi khi bị mất hoặc thất lạc trong quá trình này. Tuy nhiên, với sự kết hợp giữa công nghệ và năng suất, việc tổ chức thông tin tại một nơi đã trở nên dễ dàng.
Ví dụ:lịch trực tuyến giúp bạn lên lịch các cuộc hẹn, viết tất cả các ghi chú và liên hệ tại một nơi. Nhân viên có thể chia sẻ lịch của họ với đồng nghiệp và các nhân viên khác, điều này giúp công ty hoạt động như một chỉnh thể.
Bạn cũng có thể lấy ví dụ về các công cụ như Microsoft OneDrive và Google Drive nơi nhân viên có thể lưu trữ tệp của họ và truy cập tệp đó từ mọi nơi. Những công cụ như vậy thường miễn phí và tiết kiệm rất nhiều dung lượng lưu trữ hệ thống. Chúng có khả năng chống trộm, do đó mang lại sự an tâm cho người dùng. Chúng rất dễ sử dụng và quản lý để tìm tệp trong thời gian ngắn. Do đó, các công cụ kỹ thuật số giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách tiết kiệm thời gian quản lý tệp. Nó giúp bạn tập trung vào công việc thực sự.
Công cụ kỹ thuật số:Giao tiếp với bất kỳ ai
Giao tiếp nội bộ là một khía cạnh quan trọng đối với doanh nghiệp vì nhân viên cần tương tác với nhau liên quan đến công việc của họ. Ngoài ra, việc kết nối với khách hàng và các kết nối quan trọng khác cũng rất cần thiết. Do đó, có rất nhiều phần mềm được sử dụng trong văn phòng có thể nhắn tin, gọi điện hoặc gọi video với sự trợ giúp của Internet.
Vì nhiều công ty đang mở rộng ranh giới của họ ra quốc tế nên điều rất quan trọng đối với các doanh nghiệp là giữ cho nhân viên của họ kết nối với nhau, bất kể ở đâu.
Ngoài các rào cản như múi giờ và thời gian phản hồi khác nhau, nhân viên có thể giao tiếp nhanh chóng và thuận tiện. Với tin nhắn tức thời, họ không cần đợi trả lời email vì họ có thể liên lạc nhanh chóng với bất kỳ nhân viên hoặc chủ lao động nào đang ngồi ở một nơi khác trên thế giới. Do đó, ranh giới địa lý không thể là lý do bào chữa cho sự chậm trễ trong công việc với các công cụ kỹ thuật số. Tuy nhiên, tin nhắn tức thời cũng có thể cản trở năng suất vì nhân viên có thể kết nối với bất kỳ ai, ngay cả với những người không liên quan đến nhiệm vụ của họ.
Trước đó, các cuộc gọi cá nhân hầu như không được giải trí tại nơi làm việc vì chúng ảnh hưởng đến mức năng suất. Giờ đây, nhân viên có thể dành thời gian vô tận để nhắn tin cho người khác thông qua ứng dụng nhắn tin hoặc mạng xã hội. Do đó, công nghệ đang làm giảm năng suất.
Nguồn hình ảnh – Impactbnd.com
Năng suất bị đòi tiền chuộc bởi Internet và các thiết bị được kích hoạt?
Mặc dù các công cụ kỹ thuật số rất hữu ích nhưng chúng hoàn toàn phụ thuộc vào thiết bị và Internet. Các tổ chức quá thiên về việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số để điều chỉnh năng suất sẽ chịu tổn thất lớn trong thời gian ngừng hoạt động.
Năng suất có thể giảm đáng kể nếu Internet ngừng hoạt động hoặc thiết bị bị hỏng.
Công cụ kỹ thuật số gây mất tập trung
Nhân viên làm việc trên máy tính hoặc máy tính xách tay và với Internet, rất dễ bị phân tâm. Một thực tế đáng buồn là nhân viên lãng phí rất nhiều thời gian để lướt qua các trang mạng xã hội thay vì làm việc.
Hơn nữa, có nhiều công cụ kỹ thuật số kiếm tiền từ quảng cáo. Khi ở nơi làm việc, ngay cả những quảng cáo nhỏ nhất cũng có thể khiến nhân viên mất tập trung. Vì ngày nay các quảng cáo dựa trên các mục đã tìm kiếm trước đó của nhân viên, nên các quảng cáo liên tục xuất hiện chắc chắn sẽ khiến anh ta mất tập trung. Do đó, nó sẽ làm giảm năng suất của anh ta.
Kết luận
Các công cụ kỹ thuật số có thể gây mất tập trung nếu không được xử lý một cách khôn ngoan. Nó có thể cám dỗ chúng ta trì hoãn hơn là tăng năng suất của chúng ta. Tuy nhiên, lợi ích của các công cụ kỹ thuật số lớn hơn các tác dụng phụ của nó. Chúng ta cần hiểu rằng công nghệ có tác động đáng kể đến năng suất. Nếu được sử dụng một cách thích hợp, các công cụ kỹ thuật số có thể giúp nâng năng suất tại nơi làm việc của bạn lên một tầm cao mới. Nó có thể giúp bạn tập trung và giúp bạn chống lại sự trì hoãn như một nhà vô địch.