Công nghệ đã phát triển rất nhiều trong vài năm qua. Một cảnh hiếm và lạ nếu bất kỳ ai trong chúng ta không mang thiết bị công nghệ. Có lẽ, sự phụ thuộc vào gadget và phần mềm đã tăng một chút quá mức, cụ thể khi chúng ta đang làm việc.
Khi các công cụ số như ứng dụng di động khác nhau và mạng xã hội làm phân tâm chúng ta tại nơi làm việc, có nhiều công cụ số đã tăng năng suất và đóng góp vào tiến bộ tổng thể của cả quản lý và nhân viên. Vậy, có hay không; công nghệ và năng suất có thể đồng tồn tại ở nơi làm việc? Hãy tìm hiểu.
Công Cụ Số: Đang Được Theo Dõi Chặt Chẽ?
Công cụ số hỗ trợ người dùng, đặc biệt là người trì hoãn để làm việc suôn sẻ. Nhưng không có nghĩa là ứng dụng số làm vô hiệu hóa công việc. Thực tế, chúng buộc nhân viên hoàn thành công việc được giao với bất kỳ chi phí nào, mà người trì hoãn có thể không thích.
Nhiều công ty đã áp dụng công cụ số thông minh tại trạm làm việc để theo dõi hoạt động và sự tham gia của nhân viên. Bạn có thể thấy thực tiễn này cụ thể ở nơi nhân viên được trả lương theo giờ.
Ứng dụng Desktop cho phép chủ lao động đo lường giờ làm việc hiệu quả của nhân viên trên một dự án và ghi nhận hoạt động khác của nhân viên. Một số công cụ số thậm chí giúp chủ lao động liên tục theo dõi nhân viên bằng cách chụp màn hình ngẫu nhiên và gửi cho chủ lao động. Ngay cả Google Docs, một công cụ chung, được thiết kế để theo dõi tiến độ của tác giả tài liệu. Tài liệu được chia sẻ với quản lý giúp họ xem công việc. Nó cũng cho chủ lao động biết khi nào nhân viên truy cập tài liệu. Phần mềm này được tạo ra để khuếch đại năng suất với bất kỳ chi phí nào vì mọi chủ lao động muốn nhân viên đặt công việc lên đầu và giữ năng suất trong giờ được trả lương.
Khi các công cụ số như vậy được dùng tại nơi làm việc, nhân viên không thể trì hoãn. Thay vào đó, họ bị buộc phải tránh xa mọi sự phân tâm và giữ năng suất. Dưới sự giám sát liên tục, con người xu hướng làm việc chăm chỉ hơn!
Công Cụ Số: Quản Lý Dễ Dàng Hơn
Sau khi công nghệ bắt đầu, chúng ta ngừng dùng giấy để viết và lưu nhật ký, danh bạ. Trước đây, mất giờ để nhân lực sắp xếp tất cả tệp và thông tin đôi khi bị mất hoặc đặt sai chỗ. Tuy nhiên, với sự kết hợp của công nghệ và năng suất, đã dễ dàng tổ chức thông tin tại một nơi.
Ví dụ, lịch trực tuyến giúp bạn lên lịch cuộc hẹn và ghi chú, danh bạ tại một nơi. Nhân viên có thể chia sẻ lịch với đồng nghiệp và nhân viên khác, giúp công ty làm việc như một khối thống nhất.
Bạn cũng có thể lấy ví dụ công cụ như Microsoft OneDrive, và Google Drive nơi nhân viên lưu trữ tệp và truy cập từ bất cứ đâu. Các công cụ này thường miễn phí và tiết kiệm nhiều không gian lưu trữ hệ thống. Chúng chống trộm cắp, do đó mang lại sự an tâm. Chúng dễ dùng và tìm tệp trong nháy mắt. Do đó, công cụ số giúp bạn năng suất hơn bằng cách tiết kiệm thời gian quản lý tệp. Nó giúp bạn tập trung vào công việc thực.
Công Cụ Số: Giao Tiếp Với Bất Kỳ Ai
Giao tiếp nội bộ là khía cạnh quan trọng cho kinh doanh vì nhân viên cần tương tác với nhau về công việc. Thêm vào đó, cũng cần thiết kết nối với khách hàng và các kết nối quan trọng khác. Do đó, có nhiều phần mềm dùng trong văn phòng có thể nhắn tin, gọi hoặc video call nhờ Internet.
Vì nhiều công ty mở rộng ranh giới quốc tế, rất quan trọng đối với kinh doanh giữ nhân viên kết nối với nhau, bất kể vị trí.
Ngoài rào cản như múi giờ khác nhau và thời gian phản hồi, nhân viên có thể giao tiếp nhanh chóng và thuận tiện. Với nhắn tin tức thì, họ không cần chờ phản hồi email vì có thể giao tiếp nhanh với bất kỳ nhân viên hay chủ lao động nào ngồi ở nơi khác trên thế giới. Do đó, ranh giới địa lý không còn là lý do trì hoãn công việc với công cụ số. Tuy nhiên, nhắn tin tức thì cũng có thể làm giảm năng suất vì nhân viên có thể kết nối với bất kỳ ai, kể cả người không liên quan đến nhiệm vụ.
Trước đây, cuộc gọi cá nhân khó được chấp nhận tại nơi làm việc vì ảnh hưởng mức năng suất. Giờ nhân viên có thể dành thời gian vô hạn nhắn tin người khác qua ứng dụng nhắn tin hoặc mạng xã hội. Do đó, công nghệ đang làm giảm năng suất.
Năng Suất Bị "Cướp Giật" Bởi Internet Và Thiết Bị Kích Hoạt?
Mặc dù công cụ số rất hữu ích, chúng hoàn toàn phụ thuộc vào thiết bị và Internet. Tổ chức quá dễ bị tổn thương bởi việc dùng công cụ số để điều tiết năng suất chịu thiệt hại lớn khi downtime.
Năng suất có thể giảm mạnh nếu Internet ngừng hoạt động hoặc thiết bị hỏng.
Công Cụ Số Gây Phân Tâm
Nhân viên làm việc trên máy tính/xách tay và với Internet, dễ bị phân tâm. Thực tế buồn là nhân viên lãng phí số giờ người lớn lướt lững lờ mạng xã hội thay vì làm việc.
Hơn nữa, có nhiều công cụ số kiếm tiền từ quảng cáo. Khi làm việc, ngay cả quảng cáo nhỏ nhất cũng có thể phân tâm nhân viên. Vì ngày nay quảng cáo dựa trên mục trước đó nhân viên tìm kiếm, quảng cáo liên tục bật lên chắc chắn sẽ phân tâm anh ta. Do đó, sẽ làm giảm năng suất của anh ta.
Kết Luận
Công cụ số có thể gây phân tâm nếu không xử lý khôn ngoan. Nó có thể cám dỗ chúng ta trì hoãn hơn là tăng năng suất. Tuy nhiên, lợi ích của công cụ số lấn át tác dụng phụ. Chúng ta cần hiểu có tác động đáng kể của công nghệ lên năng suất. Nếu dùng đúng cách, công cụ số có thể giúp đưa năng suất nơi làm việc lên tầm cao mới. Nó có thể giữ bạn tập trung và giúp bạn chiến thắng trì hoãn như một nhà vô địch.