Bạn không nên lưu file trên desktop. Nó có vẻ nhanh và đơn giản, nhưng desktop lộn xộn sẽ đánh vào năng suất. Bạn sớm sẽ không tìm thấy thứ cần thiết hoặc ngắm được hình nền desktop.
Có nhiều cách tốt hơn lưu trữ file máy tính và giữ desktop sạch. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn nơi lưu file trên Windows 10.
Nhược Điểm Của Việc Lưu Trên Desktop
Khao khát lưu file lên desktop dễ hiểu. Nó cung cấp truy cập tức thì một click, khiến ta dễ dàng biến desktop thành trụ sở lưu trữ thực tế.
Mặc dù dùng desktop tạm thời để lưu trữ ổn, nhưng nó dễ nhanh chóng mất kiểm soát và thành hỗn loạn.
Trừ khi bạn kỷ luật bảo trì, cuối cùng bạn sẽ rơi vào các vấn đề:
- Không backup file: Nhiều chương trình backup bỏ qua file desktop mặc định. Tất nhiên, phần mềm backup tốt cho phép thêm file desktop, nhưng nếu quên bạn rủi ro mất file quan trọng trên desktop.
- Giao diện lộn xộn: Không gian làm việc sạch và không phân tâm dẫn đến năng suất tốt hơn, điều này cũng đúng cho desktop máy tính. Nếu điều đầu tiên thấy khi đăng nhập là desktop bừa bộn chock full file, khó có cảm giác tích cực. Thêm vào đó, bạn không ngắm được hình nền desktop đã cài.
- Khó điều hướng: File thường lên desktop để truy cập dễ. Có lẽ tài liệu bạn làm việc vài ngày và muốn tìm ngay. Tuy nhiên, nhanh chóng tích lũy, bạn còn desktop tràn ngập file. Lúc này khó tìm thứ cần, chính vấn đề bạn muốn giải quyết từ đầu.
- Đăng nhập chậm: Vấn đề này chủ yếu ảnh hưởng tài khoản mạng, nhưng nhiều thứ trên desktop có nghĩa là đăng nhập tài khoản Windows mất thời gian hơn. Vì nó phải đồng bộ mọi thứ trên desktop trước khi chuyển sang việc khác.
1. Dùng Windows Libraries (Thư Viện Windows)
Windows 10 đi kèm thứ gọi là libraries (thư viện). Về cơ bản, các thư viện nhóm các thư mục lại để bạn thấy tất cả file ở một nơi.
Mặc định, máy tính bạn sẽ có thư viện cho Camera Roll, Documents (Tài liệu), Music (Nhạc), Pictures (Hình ảnh), Saved Pictures (Hình ảnh đã lưu), và Videos (Video).
Đây không giống thư mục mặc dù có cùng tên.
Để truy cập: mở File Explorer, gõ Libraries vào thanh điều hướng, nhấn Enter.
Vào bên trong thư viện click Properties. Tại đây bạn xác định thư viện đó kéo file từ thư mục nào.
Nhấn Add... chọn thư mục và dùng dropdown Optimize this library for (Tối ưu thư viện này cho) nếu thư viện chứa loại file cụ thể.
Thư viện tuyệt vời vì không yêu cầu công sức thêm. Thay vì lưu desktop, chỉ cần lưu file vào thư mục bạn chọn. Linh hoạt và có tổ chức hơn nhiều.
Bạn có thể tiến xa hơn dùng app tự động tổ chức file.
2. Dùng Windows Folders (Thư Mục Windows)
Giống Windows libraries, nhưng phổ biến hơn, là thư mục. Có nhiều lý do thư mục tồn tại và một trong đó là tổ chức.
Nói đơn giản, desktop chính là một thư mục. Bạn mở File Explorer vào Desktop thấy mọi thứ lưu đó. Bạn duyệt nó như thư mục khác - sắp xếp, tìm kiếm, tạo mới, v.v.
Tuy nhiên, có ý nghĩa gì? Nếu bạn làm vậy, không bằng dùng thư mục thực sự không làm rối desktop.
Windows có thư mục mặc định như Documents và Pictures hoàn hảo lưu dữ liệu. Bạn nhanh chóng tạo thư mục mới trong đó bằng cách click New folder từ menu trên cùng, hoặc chuột phải > New > Folder.
Bạn có thể tạo nhiều thư mục con, dù có giới hạn vì tổng đường dẫn không quá 260 ký tự. Tuy nhiên, đó là đủ dư cho người tổ chức sòng phẳng nhất.
3. Dùng Cloud Storage (Lưu Trữ Đám Mây)
Nếu lưu desktop để truy cập dễ, bạn nên cân nhắc dùng nhà cung cấp cloud storage.
Bất kỳ dịch vụ cloud tốt nào cũng xuất hiện như thư mục trên máy tính và tự động đồng bộ mọi thứ trong đó lên cloud. Nghĩa là file không chỉ truy cập từ nhiều thiết bị, bạn còn có nhiều bản sao.
Nhiều nhà cung cấp cũng cung cấp lịch sử phiên bản (revision history), theo dõi mọi thay đổi file. Nếu cần revert về phiên bản cũ, chỉ vài click. Điều đó không thể nếu lưu desktop.
Cần Truy Cập Nhanh File?
Tất nhiên, desktop có mục đích. Nó không giỏi lưu trữ hàng loạt thư mục/file, nhưng giỏi chứa shortcut.
Shortcut nghĩa là bạn không phải duyệt File Explorer tìm file. Thay vào đó, double-click shortcut đến ngay lập tức.
Chuột phải desktop click New > Shortcut kích hoạt wizard. Hoặc chuột trái kéo thả thư mục/file lên desktop biến thành shortcut.
Dù xóa shortcut, file thực tế vẫn an toàn.
Thay vì đặt shortcut trên desktop, bạn có thể tiến xa hơn. Chuột phải shortcut chọn Pin to taskbar (Ghim thanh tác vụ) hoặc Pin to Start (Ghim menu Start).
Tất nhiên, bạn không muốn quá tải thanh tác vụ hoặc menu Start, nhưng dùng để ghim file/chương trình quan trọng nhất cần truy cập thường xuyên.
Dọn Dẹp Desktop Của Bạn
Mặc dù Windows desktop có mục đích, nó không phải kho chứa cho tất cả file. Hy vọng chúng tôi đã chứng minh các lựa chọn tốt hơn.
Nếu desktop vẫn hơi lộn xộn và đầy rác/shortcut, xem hướng dẫn dọn dẹp desktop Windows của chúng tôi.