Công cụ cộng tác trực tuyến (Online collaboration tools) là các ứng dụng cho phép thành viên đội nhóm giao tiếp và làm việc cùng nhau để đạt mục tiêu mà không cần ở cùng nơi, cùng lúc. Những công cụ đó có thể bao gồm phần mềm lưu trữ đám mây như Dropbox, phần mềm hội nghị video như Zoom, phần mềm quản lý dự án như Asana, phần mềm soạn thảo văn bản cho phép người dùng làm việc cùng trên một tài liệu như Google Docs, v.v. Một số chương trình chỉ cung cấp một chức năng, trong khi những chương trình khác (như Google Workspace hoặc Microsoft 365) cung cấp toàn bộ bộ công cụ trực tuyến cho giao tiếp và cộng tác.
Cộng tác trực tuyến cung cấp cho tổ chức cơ hội đạt được giao tiếp tối ưu giữa thành viên đội nhóm dù họ không ở cùng vị trí. Thành viên đội nhóm có thể giao tiếp qua chat tức thì hoặc video call, chia sẻ màn hình, chia sẻ tài liệu và làm việc trên đó cùng lúc theo thời gian thực, v.v.
Phần mềm cộng tác trực tuyến có thể chia thành một số loại:
- Phần mềm lưu trữ đám mây (Cloud storage software) cho phép dữ liệu được lưu trữ từ xa, và thành viên đội nhóm không phải ở văn phòng mới có thể truy cập.
- Phần mềm đồng bộ tài liệu (Document synchronization software) cho phép người dùng làm việc trên cùng tài liệu, đồng thời hoặc không, khi truy cập tài liệu từ thiết bị khác nhau.
- Phần nhắn tin tức thì (Instant messaging software) cho phép người dùng giao tiếp, thảo luận dự án và chia sẻ ý tưởng tức thì qua văn bản.
- Phần mềm hội nghị video (Video-conferencing software) cho phép thành viên đội nhóm nói chuyện "mặt đối mặt" và tổ chức cuộc họp đội nhóm trực tuyến.
- Phần mềm bảng trắng (Whiteboard software) đóng vai trò thay thế số cho "bảng trắng thật" và cho phép mọi người giao tiếp bằng cách chia sẻ văn bản, đồ họa và bản vẽ.
- Phần mềm quản lý dự án (Project management software) cho phép quản lý đặt mục tiêu cho đội nhóm, giao nhiệm vụ, lên lịch họp, v.v.