Công cụ cộng tác trực tuyến là những ứng dụng cho phép các thành viên trong nhóm giao tiếp và làm việc cùng nhau để hoàn thành mục tiêu của họ mà không cần ở cùng một nơi cùng một lúc. Những công cụ đó có thể bao gồm phần mềm lưu trữ đám mây như Dropbox, phần mềm hội nghị truyền hình như Zoom, phần mềm quản lý dự án như Asana, phần mềm soạn thảo văn bản cho phép người dùng làm việc trên cùng một tài liệu như Goolge Docs, v.v. Một số chương trình chỉ cung cấp một chức năng, trong khi những chương trình khác (như Google Workspace hoặc Microsoft 365) cung cấp toàn bộ bộ công cụ trực tuyến để giao tiếp và cộng tác.
Cộng tác trực tuyến cung cấp cho các tổ chức cơ hội đạt được sự giao tiếp tối ưu giữa các thành viên trong nhóm mặc dù họ không ở cùng một vị trí. Các thành viên của nhóm có thể giao tiếp thông qua trò chuyện tức thì hoặc cuộc gọi điện video, chia sẻ màn hình, chia sẻ tài liệu và làm việc cùng nhau trong thời gian thực, v.v.
Phần mềm cộng tác trực tuyến có thể được chia thành nhiều loại:
- Phần mềm lưu trữ đám mây cho phép dữ liệu được lưu trữ từ xa và các thành viên trong nhóm không cần phải có mặt tại văn phòng của họ để có thể truy cập dữ liệu đó.
- Phần mềm đồng bộ hoá tài liệu cho phép người dùng làm việc trên cùng một tài liệu đồng thời hoặc không đồng thời trong khi truy cập tài liệu từ các thiết bị khác nhau.
- Phần mềm nhắn tin tức thì cho phép người dùng giao tiếp, thảo luận về các dự án của họ và chia sẻ ý tưởng ngay lập tức qua văn bản.
- Phần mềm hội nghị truyền hình cho phép các thành viên trong nhóm trò chuyện “mặt đối mặt” và thực hiện các cuộc họp nhóm trực tuyến.
- Phần mềm bảng trắng đóng vai trò như một sự thay thế kỹ thuật số của bảng trắng “thực” và cho phép mọi người giao tiếp bằng cách chia sẻ văn bản, đồ họa và bản vẽ.
- Phần mềm quản lý dự án cho phép người quản lý đặt mục tiêu cho nhóm của họ, giao nhiệm vụ, lên lịch họp, v.v.