PDF nhanh trở thành tiêu chuẩn事实上 chuẩn chia sẻ tài liệu. Lợi ích: không dễ chỉnh sửa, người nhận thấy đúng thứ bạn gửi. Nhược điểm: cũng không dễ chỉnh sửa, khiến điều chỉnh đơn giản trở nên phức tạp.
Bạn có thể nghĩ cần phần mềm Adobe để thao tác PDF, nhưng Preview – trình xem PDF và ảnh tích hợp sẵn của macOS – mạnh mẽ hơn vẻ bề ngoài, với nhiều tính năng ẩn có thể giúp bạn tránh cài Acrobat.
1. Ký tài liệu
Quên in tài liệu để ký – nếu lưu chữ ký trong Preview một lần, bạn sẽ thêm vào tài liệu mãi mãi.
- Ký tên trên giấy trắng bằng bút mực. Để khoảng trắng hợp lý quanh chữ ký.
- Hiện thanh công cụ Markup từ menu View.
- Nhấp biểu tượng chữ ký trên thanh công cụ.
- Chọn tab camera trong menu thả xuống.
- Đặt giấy ký trước camera máy tính. Căn chỉnh xem trước chữ ký với đường xanh trên màn hình, không cần hoàn hảo. Có thể phải cong cổ để nhìn qua giấy.
- Khi ổn, nhấp "Done" để lưu chữ ký.
- Đến trang cần ký, nhấp biểu tượng chữ ký lại. Chữ ký vừa tạo sẽ hiện. Nhấp để chèn.
- Thay đổi kích thước và vị trí chữ ký bằng các điểm xanh. Mặc định chèn to nhất và giữa trang, cần thu nhỏ và di chuyển.
- Lưu hoặc Export PDF từ menu File. Lưu sẽ ghi đè gốc, Export tạo tệp mới.
2. Gộp PDF
Cần gộp hai PDF? Preview làm được.
- Mở cả hai PDF trong Preview.
- Bật thanh bên Thumbnails từ biểu tượng thanh bên.
- Kéo thả thumbnail của PDF này vào thumbnail PDF kia. Có thể kéo một vài hoặc tất cả trang, đặt trước trang đầu hoặc sau trang cuối. Nếu gộp vào PDF một trang, thả thẳng lên thumbnail.
- Lưu hoặc Export PDF từ menu File.
3. Thay đổi thứ tự trang trong PDF
Cũng dùng thanh bên Thumbnails.
- Mở PDF, bật Thumbnails.
- Kéo thả trang trong thanh bên đến đúng thứ tự. Chọn nhiều trang bằng cách giữ Command khi nhấp.
- Lưu hoặc Export PDF.
4. Chú thích PDF và ảnh
Cũng dùng cho ảnh, dựa trên thanh công cụ Markup (mặc định ẩn).
- Mở ảnh/PDF, nhấp biểu tượng Markup Toolbar (hoặc Command + Shift + A).
- Chèn hình dạng: nhấp menu thả xuống hình dạng, chọn hình muốn chèn.
- Điều chỉnh màu viền và nền trong Markup toolbar. Muốn khoanh đỏ: viền đỏ, nền trống (vuông có chéo đỏ).
- Thêm văn bản: nhấp biểu tượng Text. Tự động đặt hộp văn bản giữa trang.
- Gõ văn bản vào hộp.
- Dùng Markup toolbar đổi màu và cỡ chữ.
5. Tô sáng văn bản
Nếu học từ PDF, tô sáng rất hữu ích. Chỉ hoạt động trên PDF có văn bản thực (live text).
- Mở PDF trong Preview, nhấp Markup Toolbar (hoặc Command + Shift + A).
- Đảm bảo Text Selection được bật trong Markup Toolbar.
- Chọn văn bản muốn tô sáng bằng con trỏ.
- Nhấp biểu tượng tô sáng trên thanh công cụ chính. Muốn chọn màu, nhấp mũi tên xuống bên cạnh biểu tượng.
- Lưu PDF khi xong, không thì tô sáng sẽ mất.
Thêm: Điền biểu mẫu PDF
Dù biểu mẫu PDF chưa lưu dưới dạng form, vẫn điền được bằng Preview.
- Mở PDF, di chuột qua trường biểu mẫu và nhấp.
- Hộp văn bản rỗng hiện ra. Gõ chữ, văn bản tự dính vào dòng biểu mẫu.
- Đổi cỡ chữ: chọn văn bản, hiện Markup toolbar, dùng tùy chọn điều chỉnh.
Kết luận
Dù vẻ ngoài cơ bản, Preview có chức năng tích hợp sẵn nhiều hơn vẻ bề ngoài. Lần sau cần điền form PDF, đừng loay hoay Adobe – xem xem đã có sẵn trên máy.