Khám phá sức mạnh tiềm ẩn của bản xem trước để quản lý tệp PDF tốt hơn [Mac]

PDF đã nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn thực tế để chia sẻ tài liệu. Một lợi ích là chúng không thể chỉnh sửa dễ dàng, có nghĩa là người nhận của bạn nhìn thấy cùng một nội dung bạn đã gửi. Một nhược điểm là chúng không thể chỉnh sửa dễ dàng, việc điều chỉnh ngay cả những điều chỉnh đơn giản cũng có vẻ phức tạp không cần thiết.

Bạn có thể nghĩ rằng mình cần phần mềm Adobe để thao tác với các tệp PDF, nhưng trình xem hình ảnh và PDF đi kèm của MacOS, Xem trước, mạnh hơn nhiều so với cái nhìn đầu tiên và có một số tính năng ẩn có thể tiết kiệm chuyến đi của bạn vào Acrobat.

1. Ký tài liệu

Quên in tài liệu ra để ký - nếu bạn lưu chữ ký của mình trong Xem trước một lần, bạn sẽ có thể thêm nó vào tài liệu mãi mãi.

1. Ký tên của bạn trên một mảnh giấy trắng trơn bằng bút. Đảm bảo rằng bạn để lại một khoảng trắng hợp lý xung quanh chữ ký của mình.

2. Hiển thị thanh công cụ Đánh dấu trong trình đơn Xem.

3. Nhấp vào biểu tượng chữ ký trong thanh công cụ.

4. Nhấp vào tab máy ảnh trong trình đơn thả xuống xuất hiện.

5. Giữ giấy đã ký của bạn trước máy ảnh của máy tính. Cố gắng căn chỉnh bản xem trước chữ ký với đường màu xanh lam trên màn hình, nhưng đừng nhắm đến sự hoàn hảo. Có lẽ bạn sẽ cần phải nghẹo cổ để nhìn xung quanh tờ giấy của mình.

6. Khi có vẻ tốt, hãy nhấp vào “Hoàn tất” để lưu chữ ký.

7. Điều hướng đến trang bạn cần ký và nhấp lại vào biểu tượng chữ ký. Bạn sẽ thấy chữ ký được tạo gần đây của mình ở đây. Nhấp vào nó để chèn nó.

8. Thay đổi kích thước và đặt chữ ký của bạn trên trang bằng tay cầm màu xanh lam. Theo mặc định, nó sẽ chèn ở kích thước tối đa và ở giữa trang, vì vậy bạn cũng cần giảm kích thước và di chuyển nó một chút.

9. Lưu hoặc Xuất PDF trong menu Tệp. Nếu bạn lưu tệp PDF, bạn sẽ ghi đè lên bản gốc. Nếu bạn xuất, bạn sẽ nhận được một tệp mới.

2. Kết hợp các tệp PDF

Nếu bạn cần gắn hai tệp PDF lại với nhau, Xem trước sẽ giúp bạn.

1. Mở cả hai tệp PDF của bạn ở chế độ Xem trước.

2. Bật thanh bên Hình thu nhỏ từ biểu tượng thanh bên.

3. Kéo và thả các hình thu nhỏ của một tệp PDF vào các hình thu nhỏ của tệp thứ hai. Bạn có thể kéo một số hoặc tất cả các trang và đặt chúng ở bất kỳ đâu sau trang đầu tiên hoặc trước trang cuối cùng. Nếu bạn đang thêm vào tệp PDF một trang, hãy nhớ thả các trang mới trực tiếp lên đầu hình thu nhỏ.

4. Lưu hoặc xuất PDF trong menu Tệp.

3. Thay đổi Thứ tự Trang trong PDF

Thủ thuật này cũng sử dụng thanh bên của hình thu nhỏ.

1. Khi PDF của bạn đang mở, hãy bật thanh bên Hình thu nhỏ.

2. Kéo và thả các trang trong thanh bên cho đến khi chúng theo đúng thứ tự. Bạn có thể chọn nhiều trang bằng cách giữ phím “Command” khi bạn nhấp vào.

3. Lưu hoặc xuất PDF.

4. Chú thích tệp PDF và hình ảnh

Thủ thuật này cũng hoạt động với hình ảnh và dựa vào thanh công cụ Đánh dấu, thanh công cụ này không hiển thị theo mặc định.

1. Khi hình ảnh hoặc tệp PDF của bạn đang mở, hãy nhấp vào biểu tượng Thanh công cụ đánh dấu (hoặc nhấn “Command + Shift + A”).

2. Chèn các hình dạng bằng cách nhấp vào menu thả xuống các hình dạng và chọn hình dạng bạn muốn chèn.

3. Điều chỉnh đường viền và tô màu trong thanh công cụ Đánh dấu. Nếu bạn muốn khoanh tròn thứ gì đó màu đỏ, hãy đặt màu đường viền thành màu đỏ và màu tô thành trống (được biểu thị bằng một hình vuông có đường chéo màu đỏ xuyên qua nó).

4. Thêm văn bản bằng cách nhấp vào biểu tượng Văn bản. Thao tác này sẽ tự động đặt một hộp văn bản ở giữa trang.

5. Nhập văn bản của bạn vào hộp văn bản kết quả.

6. Sử dụng thanh công cụ Đánh dấu để thay đổi màu sắc và kích thước văn bản.

5. Đánh dấu văn bản

Nếu bạn đang nghiên cứu từ một tệp PDF, việc đánh dấu văn bản có thể là vô giá. Lưu ý rằng điều này sẽ chỉ hoạt động trong một tệp PDF có văn bản trực tiếp.

1. Khi tệp PDF của bạn đang mở ở chế độ Xem trước, hãy nhấp vào biểu tượng Thanh công cụ đánh dấu (hoặc nhấn “Command + Shift + A”).

2. Đảm bảo rằng bạn đã kích hoạt Lựa chọn Văn bản trong Thanh công cụ Đánh dấu.

3. Chọn văn bản bạn muốn đánh dấu bằng con trỏ.

4. Nhấp vào biểu tượng bút đánh dấu trên thanh công cụ chính. Nếu bạn muốn chọn màu, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh biểu tượng.

5. Lưu tệp PDF khi bạn hoàn tất, nếu không phần tô sáng của bạn sẽ bị xóa.

Phần thưởng:Điền vào Biểu mẫu PDF

Ngay cả khi biểu mẫu PDF bạn cần điền chưa được lưu dưới dạng biểu mẫu, bạn vẫn có thể điền vào bản Xem trước.

1. Sau khi bạn mở tệp PDF của mình, hãy di con trỏ qua một trong các trường của biểu mẫu và nhấp vào.

2. Một hộp văn bản trống sẽ xuất hiện. Bắt đầu nhập và văn bản sẽ tự động dính vào dòng biểu mẫu.

3. Để thay đổi kích thước của văn bản, trước tiên hãy chọn nó. Sau đó, hiển thị thanh công cụ Đánh dấu và sử dụng các tùy chọn điều chỉnh ở đó.

Kết luận

Mặc dù có vẻ ngoài cơ bản, Preview có nhiều chức năng tích hợp hơn so với vẻ ngoài. Lần tới khi bạn cần điền vào một biểu mẫu PDF, đừng bận tâm với Adobe - hãy kiểm tra những gì bạn đã có trên bảng.