Bạn có thấy mình thực hiện cùng tác vụ đơn điệu lặp lại? Hướng dẫn này chỉ cách dùng Automator tự động hóa 5 tác vụ khó chịu, lặp lại chiếm quá nhiều thời gian trên macOS.
1. Chuyển PDF sang văn bản thuần (plain text)
PDF về cơ bản là ảnh của văn bản, nhưng nếu cần tách văn bản khỏi ảnh? Đừng lãng phí thời gian copy/paste thủ công từng đoạn vào tài liệu văn bản riêng! Tạo ứng dụng tự động trích xuất mọi dòng văn bản từ PDF, lưu thành file văn bản riêng.
- Khởi chạy Automator: mở Finder Mac, vào "Applications" (Ứng dụng), chọn app Automator.
- Tạo ứng dụng, chọn "Application -> Choose" (Ứng dụng -> Chọn).
- Giờ thấy trình soạn thảo Automator chính, nơi xây dựng ứng dụng. Đảm bảo tab "Actions" (Hành động) được chọn.
- Cột "Library" (Thư viện), chọn "PDFs".
- Tìm "Extract PDF text" (Trích xuất văn bản PDF), kéo thả vào trình soạn thảo. Hành động "Extract..." thêm vào trình soạn thảo, sẵn sàng tùy chỉnh.
- Chỉ định Automator lưu văn bản trích xuất thành tài liệu rich text hay plain text.
- Mở menu thả xuống "Save output to" (Lưu đầu ra tại), chọn nơi lưu file văn bản kết quả.
- Chỉ định file kết quả có cùng tên PDF gốc, hoặc đặt tên duy nhất qua "Output file name: Custom Name" (Tên file đầu ra: Tên tùy chỉnh).
- Thanh công cụ Automator, chọn "File -> Save..." (Tệp -> Lưu...), đặt tên ứng dụng.
Xong! Giờ trích xuất toàn bộ văn bản từ PDF, chỉ cần thả PDF lên ứng dụng vừa tạo.
2. Tạo công tắc "Quit All" (Thoát tất cả)
Nếu thói quen để nhiều ứng dụng chạy nền, ảnh hưởng hiệu năng Mac.
Thay vì đóng thủ công từng app, tại sao không tạo ứng dụng "quit all" chuyên dụng?
- Khởi chạy Automator, hoặc "File -> New" từ thanh công cụ Automator.
- Chọn "Application -> Choose".
- Cột "Library", chọn "Utilities" (Tiện ích).
- Tìm mục "Quit All Applications" (Thoát tất cả ứng dụng), kéo thả vào trình soạn thảo.
- Có ứng dụng muốn loại trừ khỏi "quit all"? Để app miễn dịch, nhấn "Add" (Thêm), chọn app từ danh sách.
- Sẵn sàng tạo ứng dụng "quit all", chọn "File -> Save...", đặt tên.
Lần sau muốn "quit all", chỉ cần chạy ứng dụng này — nó đóng tất cả ứng dụng đang chạy!
3. Đổi tên hàng trăm file
Nhiều tình huống cần đổi tên nhiều file, nhưng tôi ghét nhất: đổi tên đống ảnh vừa tải về Mac sau sự kiện lớn: nghỉ lễ, đám cưới, sinh nhật.
Tình huống này muốn tên tương tự cho mọi file.
- Thanh công cụ Automator, chọn "File -> New".
- Chọn "Application -> Choose".
- Cột "Library", chọn "Files & Folders" (Tệp & Thư mục).
- Khi chạy, ứng dụng hỏi file nào muốn đổi tên, tìm "Ask for Finder items" (Yêu cầu mục Finder), thả vào phần trình soạn thảo.
- Vì muốn đổi tên hàng loạt, tích "Add Multiple Selection" (Thêm chọn nhiều).
- Menu trái, tìm "Rename Finder Items" (Đổi tên mục Finder), thả vào trình soạn thảo.
- Lúc này popup cảnh báo hành động có thể thay đổi file gốc, có tùy chọn áp dụng thay đổi cho bản sao. Vì chỉ đổi tên file, tôi không tạo bản sao.
- Tiếp theo, chọn checkbox "New Name" (Tên mới), cho Automator biết cách đổi tên file. Dùng cấu trúc tên tùy thích, nhưng tôi muốn thêm số thứ tự cho mỗi file, chọn "Make sequential" (Tạo tuần tự) theo sau "Add number to: existing item name" (Thêm số vào: tên mục hiện tại).
- Hài lòng thông tin, nhấn "File -> Save..."
Giờ khi chạy ứng dụng, nó mở cửa sổ Finder mới chỉ định tất cả file muốn đổi tên.
4. Xoay ảnh từ Landscape sang Portrait (ngang sang dọc)
Nếu có nhiều ảnh, screenshot, PDF hoặc file khác muốn xoay, dùng Automator xoay file mà không cần mở từng file, xoay thủ công, thoát file.
- Khởi chạy Automator, hoặc "File -> New" từ thanh công cụ.
- Chọn "Application -> Choose".
- Cột "Library", chọn "Photos" (Ảnh).
- Tìm "Rotate Images" (Xoay ảnh), thả vào khu vực trình soạn thảo.
- Popup cảnh báo hành động có thể thay đổi file gốc. Vì chỉ đổi góc, áp dụng thay đổi cho file gốc.
- Cho Automator biết xoay file ra sao: trái, phải, hoặc 180 độ.
- Tạo ứng dụng: "File -> Save..."
Giờ muốn xoay file, chỉ cần kéo thả file lên ứng dụng. Lưu ý: trừ khi chỉ định khác, file ở vị trí gốc.
5. Chuyển văn bản thành âm thanh (Text-to-audio)
Đôi khi nghe dễ hơn đọc. Dùng Automator tạo service (dịch vụ) chuyển văn bản thành âm thanh. Để linh hoạt chuyển bất kỳ văn bản nào thành âm thanh, triển khai workflow (luồng làm việc) dạng service truy cập từ menu ngữ cảnh (context menu) macOS.
- Thanh công cụ Automator, chọn "File -> New".
- Chọn "Service -> Choose" (Dịch vụ -> Chọn).
- Cột "Library", chọn "Text" (Văn bản).
- Chọn "Text to audio file" (Văn bản thành file âm thanh), kéo thả vào trình soạn thảo.
- Mở menu thả xuống "System Voice" (Giọng hệ thống), chọn người kể. Xem trước giọng: chọn từ danh sách, nhấn "Play" (Phát).
- Ô "Save As" (Lưu thành), nhập tên file âm thanh tạo ra.
- Thanh công cụ Automator, chọn "File -> Save...", đặt tên service, tên này đại diện service trong menu ngữ cảnh macOS.
Giờ dùng service chuyển bất kỳ đoạn văn bản nào thành file âm thanh:
- Kéo chọn (drag highlight) văn bản cần chuyển.
- Control-click (chuột phải) văn bản đã chọn, chọn "Services..." (Dịch vụ...) theo sau tên service vừa tạo.
Automator tạo file âm thanh từ văn bản này.
Phát file: click vào, macOS phát âm thanh trong trình phát mặc định.
Ngoài Automator, cũng có thể thêm tùy chọn tùy chỉnh vào menu Services. Cũng có thể xem cách làm cửa sổ ứng dụng "luôn trên cùng" (always on top) trong macOS.