Định dạng có điều kiện trong bảng tính là một tính năng tuyệt vời giúp dữ liệu của bạn nổi bật. Bạn chỉ cần đặt các điều kiện xung quanh các giá trị trong một ô hoặc một nhóm ô. Khi các điều kiện đó được đáp ứng, bạn có thể tự động đánh dấu ô, định dạng văn bản hoặc cả hai. Điều này làm cho dữ liệu cụ thể bật lên.
Nếu bạn muốn thiết lập định dạng có điều kiện trong Numbers trên Mac, chúng tôi sẵn sàng trợ giúp. Khi bạn làm theo hướng dẫn này, hãy lưu ý rằng trong Numbers, tính năng này được gọi là đánh dấu có điều kiện , thay vì định dạng có điều kiện.
Loại dữ liệu để đánh dấu có điều kiện
Trước khi thêm quy tắc để đánh dấu có điều kiện, đây là danh sách các loại dữ liệu bạn có thể sử dụng và các điều kiện tương ứng.
- Số :Bằng, không bằng, lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng, giữa và không giữa
- Văn bản :Là, không, bắt đầu bằng, kết thúc bằng, chứa và không chứa
- Ngày :Hôm qua, hôm nay, ngày mai, trong này, tiếp theo, cuối cùng, chính xác, trước, sau, giữa, ngày, trước ngày, sau ngày và trong phạm vi
- Thời lượng :Các tùy chọn tương tự như Numbers
- Trống :Để trống hoặc không trống
Để biết thêm các cách khác để xem dữ liệu của bạn, bạn cũng có thể xem qua việc sử dụng các biểu đồ và đồ thị tương tác trong Numbers.
Thiết lập quy tắc đánh dấu có điều kiện cho số
Số là loại dữ liệu phổ biến nhất mà bạn sẽ sử dụng trong bảng tính. Cho dù là một số đơn giản, tiền hay tỷ lệ phần trăm, các con số đều có ở khắp mọi nơi trong bảng tính.
Để thiết lập các số xung quanh làm nổi bật có điều kiện, chúng ta sẽ sử dụng bảng sản phẩm làm ví dụ. Dữ liệu này bao gồm các con số về giá, chi phí và khoảng không quảng cáo, nhưng chúng tôi sẽ tập trung vào khoảng không quảng cáo.
Giả sử bạn muốn xem nhanh thời điểm tồn kho của một sản phẩm giảm xuống dưới một số lượng nhất định. Ví dụ:50. Chúng ta sẽ có Numbers đánh dấu các ô đó bằng màu đỏ. Đây là cách thiết lập điều này.
- Chọn các ô trong bảng tính của bạn. Bạn có thể chọn một nhóm bằng cách nhấp vào nhóm đầu tiên và kéo qua phần còn lại hoặc chọn toàn bộ cột hoặc hàng.
- Nhấp vào Định dạng ở trên cùng bên phải để mở thanh bên nếu thanh này bị đóng.
- Chọn Ô từ đầu thanh bên.
- Nhấp vào Đánh dấu có điều kiện
- Nhấp vào Thêm quy tắc .
- Chọn Số rồi đến Ít hơn .
Giờ đây, bạn có thể tùy chỉnh quy tắc của mình trong thanh bên để áp dụng định dạng. Nhập số (50) vào hộp theo điều kiện của bạn (nhỏ hơn), sau đó chọn định dạng của bạn từ hộp thả xuống (Tô màu đỏ). Bạn sẽ thấy các thay đổi ngay lập tức nếu bạn có các giá trị đáp ứng điều kiện. Nhấp vào Hoàn tất .
Thiết lập quy tắc đánh dấu có điều kiện cho văn bản
Văn bản là một kiểu dữ liệu được sử dụng rộng rãi khác trong bảng tính. Và đối với các giáo viên hoặc giáo sư sử dụng Numbers để theo dõi điểm của học sinh, đánh dấu có điều kiện sẽ rất tiện dụng.
Vì vậy, đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng một bảng điểm. Giả sử rằng bất cứ khi nào một học sinh nhận được điểm F trong một bài kiểm tra, chúng tôi muốn đánh dấu điểm đó bằng màu vàng để chúng tôi có thể cung cấp thêm tín chỉ cho họ. Đây là cách thiết lập điều này.
- Chọn các ô trong bảng tính của bạn.
- Nhấp vào Định dạng ở trên cùng bên phải để mở thanh bên nếu thanh này bị đóng.
- Chọn Ô từ đầu thanh bên.
- Nhấp vào Đánh dấu có điều kiện
- Nhấp vào Thêm quy tắc .
- Chọn Văn bản và sau đó Là .
Tiếp theo, tùy chỉnh quy tắc của bạn trong thanh bên. Nhập văn bản (F) vào hộp theo điều kiện của bạn (văn bản là) và sau đó chọn định dạng của bạn trong hộp thả xuống (Tô màu vàng). Một lần nữa, bạn sẽ thấy các thay đổi ngay lập tức cho các giá trị đáp ứng điều kiện. Nhấp vào Hoàn tất .
Thiết lập quy tắc đánh dấu có điều kiện cho ngày
Sử dụng ngày tháng trong bảng tính là lý tưởng cho rất nhiều tình huống kinh doanh và cá nhân. Từ hồ sơ nhân viên đến ngân sách hộ gia đình cho đến quản lý dự án, bạn có thể đã có ngày tháng trong bảng tính.
Một trong những cách tốt nhất để sử dụng định dạng có điều kiện cho ngày là làm nổi bật các ngày đến hạn trong quá khứ của các hóa đơn. Vì vậy, đây là ví dụ tiếp theo của chúng tôi. Chúng tôi sẽ thiết lập quy tắc cho tất cả các Ngày thanh toán đã qua Ngày đến hạn để hiển thị bằng văn bản màu đỏ.
Đây là cách thiết lập đánh dấu có điều kiện cho các ngày đến sau các ngày khác.
- Chọn các ô trong bảng tính của bạn.
- Nhấp vào Định dạng ở trên cùng bên phải để mở thanh bên nếu thanh này bị đóng.
- Chọn Ô từ đầu thanh bên.
- Nhấp vào Đánh dấu có điều kiện
- Nhấp vào Thêm quy tắc .
- Chọn Ngày rồi đến Sau ngày .
Để thiết lập quy tắc này một cách dễ dàng, thay vì nhập một giá trị vào ô trong điều kiện, chẳng hạn như một số hoặc văn bản, chúng tôi sẽ chọn các ô.
Nhấp vào nút bên trong hộp nơi bạn sẽ nhập một giá trị điều kiện. Sau đó, chọn các ô chứa ngày tháng. Tiếp theo, nhấp vào dấu kiểm . Bây giờ bạn có thể thấy rằng tất cả các Ngày thanh toán sau Ngày đến hạn đều có văn bản màu đỏ. Nhấp vào Hoàn tất .
Thiết lập quy tắc đánh dấu có điều kiện cho khoảng thời gian
Thời lượng có thể không phải là loại mục nhập dữ liệu phổ biến nhất trong Numbers, nhưng nếu bạn quản lý dự án hoặc theo dõi nhiệm vụ, thời lượng sẽ rất hữu ích. Và việc làm nổi bật các khoảng thời gian nhất định thậm chí còn đơn giản hơn.
Đối với ví dụ này, chúng ta sẽ sử dụng một bảng nhiệm vụ quản lý dự án đơn giản. Tại đây, chúng tôi theo dõi thời gian chúng tôi dành cho các nhiệm vụ mỗi tuần. Bây giờ, chúng tôi muốn xem những ngày mà chúng tôi đã dành hai giờ trở lên cho một nhiệm vụ duy nhất được đánh dấu bằng màu xanh lục. Đây là cách thiết lập điều này.
- Chọn các ô trong bảng tính của bạn.
- Nhấp vào Định dạng ở trên cùng bên phải để mở thanh bên nếu thanh này bị đóng.
- Chọn Ô từ đầu thanh bên.
- Nhấp vào Đánh dấu có điều kiện
- Nhấp vào Thêm quy tắc .
- Chọn Thời lượng rồi đến Lớn hơn hoặc bằng .
Bây giờ, hãy tùy chỉnh quy tắc của bạn. Nhập thời lượng (2 giờ) vào hộp theo điều kiện của bạn (lớn hơn hoặc bằng) rồi chọn định dạng của bạn trong hộp thả xuống (Tô màu xanh lá cây). Nhấp vào Hoàn tất .
Thiết lập quy tắc tô sáng có điều kiện cho khoảng trống
Một quy tắc đánh dấu thuận tiện hơn để thiết lập trong Numbers dành cho các ô trống. Bạn có thể sử dụng điều này trong mỗi ví dụ của chúng tôi ở trên như thiếu số lượng hàng tồn kho, điểm học sinh và ngày cho các hóa đơn.
Để chỉ cho bạn cách thiết lập quy tắc này, chúng tôi sẽ sử dụng bảng tính quản lý dự án của mình và hiển thị tất cả các khoảng thời gian trống bằng màu xanh lam.
- Chọn các ô trong bảng tính của bạn.
- Nhấp vào Định dạng ở trên cùng bên phải để mở thanh bên nếu thanh này bị đóng.
- Chọn Ô từ đầu thanh bên.
- Nhấp vào Đánh dấu có điều kiện
- Nhấp vào Thêm quy tắc .
- Chọn Trống và sau đó Để trống .
Tiếp theo, chỉ cần chọn loại đánh dấu từ hộp thả xuống vì không có giá trị nào để thêm theo điều kiện. Nhấp vào Hoàn tất .
Tạo kiểu tùy chỉnh của riêng bạn để đánh dấu
Mặc dù các tùy chọn định dạng cơ bản là tốt, như văn bản in đậm hoặc ô màu, có thể bạn muốn một cái gì đó cụ thể hơn. Tin vui là bạn có thể tạo phong cách tùy chỉnh của riêng mình!
Để tạo phong cách của riêng bạn, hãy thiết lập quy tắc đánh dấu có điều kiện bằng cách sử dụng các bước ở trên. Khi bạn đến phần mà bạn chọn định dạng từ hộp thả xuống, hãy chuyển đến cuối hộp và nhấp vào Kiểu tùy chỉnh .
Sau đó, bạn có thể định dạng văn bản bằng chữ in đậm, in nghiêng, gạch chân hoặc gạch ngang. Và bạn có thể sử dụng màu cho văn bản ngoài màu cho ô. Vì vậy, điều này cho phép bạn kết hợp tất cả các loại định dạng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Trong ví dụ của chúng tôi bên dưới, đối với tất cả chi phí dự án từ 20 đô la trở lên, các ô của chúng tôi được định dạng với phần đánh dấu màu vàng và văn bản màu đỏ cũng được in đậm.
Tận dụng lợi thế của định dạng có điều kiện trong số trên máy Mac
Hy vọng rằng, hướng dẫn này sẽ giúp bạn có một khởi đầu tuyệt vời trong việc sử dụng tô sáng có điều kiện trong Numbers trên máy Mac của bạn. Học cách sử dụng các công thức và hàm trong Numbers cũng rất hữu ích cho việc phân tích dữ liệu.
Để được trợ giúp thêm về Numbers, hãy tìm hiểu cách tìm và xóa các giá trị trùng lặp.