Định dạng có điều kiện trong bảng tính là tính năng tuyệt vời làm cho dữ liệu của bạn nổi bật. Bạn chỉ cần đặt điều kiện xung quanh giá trị trong một ô hoặc nhóm ô. Khi các điều kiện đó được đáp ứng, bạn có thể tự động làm nổi bật ô, định dạng văn bản, hoặc cả hai. Điều này làm cho dữ liệu cụ thể nổi bật.
Nếu bạn muốn thiết lập định dạng có điều kiện trong Numbers trên Mac, chúng tôi ở đây để giúp. Khi bạn làm theo hướng dẫn này, hãy lưu ý rằng trong Numbers, tính năng này được gọi là conditional highlighting (làm nổi bật có điều kiện), thay vì conditional formatting.
Loại dữ liệu cho làm nổi bật có điều kiện
Trước khi thêm quy tắc làm nổi bật có điều kiện, đây là danh sách loại dữ liệu bạn có thể dùng và điều kiện tương ứng.
- Số (Numbers): Bằng, không bằng, lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng, giữa, và không giữa
- Văn bản (Text): Là, không phải, bắt đầu bằng, kết thúc bằng, chứa, và không chứa
- Ngày (Dates): Hôm qua, hôm nay, ngày mai, trong này, trong tiếp theo, trong trước, chính xác, trước, sau, giữa, ngày đó, trước ngày đó, sau ngày đó, và trong phạm vi
- Thời lượng (Durations): Tùy chọn giống như Số
- Trống (Blank): Là trống hoặc không trống
Để có thêm cách xem dữ liệu, bạn cũng có thể xem việc dùng biểu đồ và đồ thị tương tác trong Numbers.
Thiết lập quy tắc làm nổi bật có điều kiện cho Số
Số là loại dữ liệu phổ biến nhất bạn sẽ dùng trong bảng tính. Dù số đơn giản, tiền tệ, hoặc phần trăm, số có khắp nơi trong bảng tính.
Để thiết lập làm nổi bật có điều kiện quanh số, chúng ta sẽ dùng trang tính sản phẩm làm ví dụ. Dữ liệu này bao gồm số cho giá, chi phí, và tồn kho, nhưng chúng ta sẽ tập trung vào tồn kho.
Giả sử bạn muốn nhanh chóng thấy khi tồn kho cho sản phẩm giảm dưới một mức nhất định. Ví dụ, 50. Chúng ta sẽ làm Numbers làm nổi bật những ô đó bằng màu đỏ. Cách thiết lập như sau.
- Chọn các ô trong bảng tính. Bạn có thể chọn nhóm bằng cách nhấp vào ô đầu và kéo qua các ô còn lại hoặc chọn toàn bộ cột hoặc hàng.
- Nhấp nút Format (Định dạng) ở góc trên bên phải để mở thanh bên nếu nó đang đóng.
- Chọn Cell (Ô) từ đầu thanh bên.
- Nhấp Conditional Highlighting (Làm nổi bật có điều kiện).
- Nhấp Add a Rule (Thêm quy tắc).
- Chọn Numbers (Số) và sau đó Less than (Nhỏ hơn).
Bây giờ bạn có thể tùy chỉnh quy tắc trong thanh bên để áp dụng định dạng. Nhập số (50) vào ô dưới điều kiện (nhỏ hơn) và chọn định dạng từ hộp thả xuống (Red Fill - Nền đỏ). Bạn nên thấy thay đổi ngay lập tức nếu có giá trị đáp ứng điều kiện. Nhấp Done (Xong).
Thiết lập quy tắc làm nổi bật có điều kiện cho Văn bản
Văn bản là kiểu dữ liệu phổ biến khác trong bảng tính. Và đối với giáo viên dùng Numbers theo dõi điểm học sinh, làm nổi bật có điều kiện cực kỳ tiện lợi.
Vì vậy, cho ví dụ này, chúng ta sẽ dùng trang tính điểm. Giả sử khi nào học sinh nhận điểm F cho bài kiểm tra, chúng ta muốn làm nổi bật điểm đó bằng màu vàng để có thể cho họ điểm thêm. Cách thiết lập như sau.
- Chọn các ô trong bảng tính.
- Nhấp nút Format ở góc trên bên phải để mở thanh bên nếu nó đóng.
- Chọn Cell từ đầu thanh bên.
- Nhấp Conditional Highlighting.
- Nhấp Add a Rule.
- Chọn Text (Văn bản) và sau đó Is (Là).
Tiếp theo, tùy chỉnh quy tắc trong thanh bên. Nhập văn bản (F) vào ô dưới điều kiện (văn bản là) và chọn định dạng trong hộp thả xuống (Yellow Fill - Nền vàng). Một lần nữa, bạn sẽ thấy thay đổi ngay cho giá trị đáp ứng điều kiện. Nhấp Done.
Thiết lập quy tắc làm nổi bật có điều kiện cho Ngày
Dùng ngày trong bảng tính lý tưởng cho rất nhiều tình huống kinh doanh và cá nhân. Từ hồ sơ nhân viên đến ngân sách gia đình đến quản lý dự án, bạn chắc chắn đã có ngày trong bảng tính.
Một trong những cách tốt nhất dùng định dạng có điều kiện cho ngày là làm cho ngày đến hạn thanh toán trễ nổi bật. Vì vậy, đây là ví dụ tiếp theo. Chúng ta sẽ thiết lập quy tắc cho tất cả Ngày thanh toán (Paid Dates) sau Ngày đến hạn (Due Dates) hiển thị bằng chữ đỏ.
Cách thiết lập làm nổi bật có điều kiện cho ngày đến sau ngày khác:
- Chọn các ô trong bảng tính.
- Nhấp nút Format ở góc trên bên phải để mở thanh bên nếu nó đóng.
- Chọn Cell từ đầu thanh bên.
- Nhấp Conditional Highlighting.
- Nhấp Add a Rule.
- Chọn Dates (Ngày) và sau đó After the date (Sau ngày).
Để thiết lập quy tắc này dễ dàng, thay vì nhập giá trị vào ô dưới điều kiện, như số hoặc văn bản, chúng ta sẽ chọn các ô.
Nhấp nút (button) bên trong ô nơi bạn nhập giá trị điều kiện. Sau đó, chọn các ô chứa ngày. Tiếp theo, nhấp checkmark (dấu tích). Bây giờ bạn thấy tất cả Ngày thanh toán sau Ngày đến hạn có chữ đỏ. Nhấp Done.
Thiết lập quy tắc làm nổi bật có điều kiện cho Thời lượng
Thời lượng có thể không phải loại mục nhập dữ liệu phổ biến nhất trong Numbers, nhưng nếu bạn quản lý dự án hoặc theo dõi nhiệm vụ, thời lượng rất tiện. Và làm nổi bật thời lượng nhất định càng tiện hơn.
Cho ví dụ này, chúng ta dùng trang tính nhiệm vụ quản lý dự án đơn giản. Ở đây, chúng ta theo dõi thời gian dành cho nhiệm vụ mỗi tuần. Bây giờ, chúng ta muốn thấy những ngày dành hai giờ trở lên cho một nhiệm vụ đơn lẻ được làm nổi bật xanh lá. Cách thiết lập:
- Chọn các ô trong bảng tính.
- Nhấp nút Format ở góc trên bên phải để mở thanh bên nếu nó đóng.
- Chọn Cell từ đầu thanh bên.
- Nhấp Conditional Highlighting.
- Nhấp Add a Rule.
- Chọn Durations (Thời lượng) và sau đó Greater than or equal to (Lớn hơn hoặc bằng).
Bây giờ, tùy chỉnh quy tắc. Nhập thời lượng (2h) vào ô dưới điều kiện (lớn hơn hoặc bằng) và chọn định dạng trong hộp thả xuống (Green Fill - Nền xanh). Nhấp Done.
Thiết lập quy tắc làm nổi bật có điều kiện cho Ô trống
Một quy tắc làm nổi bật tiện lợi nữa để thiết lập trong Numbers là cho ô trống. Bạn có thể dùng này trong các ví dụ trên như số lượng tồn kho thiếu, điểm học sinh, và ngày hóa đơn.
Để chỉ cho bạn cách thiết lập quy tắc này, chúng ta sẽ dùng bảng tính quản lý dự án và làm cho tất cả thời lượng trống hiển thị bằng màu xanh dương.
- Chọn các ô trong bảng tính.
- Nhấp nút Format ở góc trên bên phải để mở thanh bên nếu nó đóng.
- Chọn Cell từ đầu thanh bên.
- Nhấp Conditional Highlighting.
- Nhấp Add a Rule.
- Chọn Blank (Trống) và sau đó Is blank (Là trống).
Tiếp theo, chỉ chọn kiểu làm nổi bật từ hộp thả xuống vì không có giá trị để thêm dưới điều kiện. Nhấp Done.
Tạo phong cách tùy chỉnh của riêng bạn cho làm nổi bật
Mặc dù các tùy chọn định dạng cơ bản ổn, như chữ đậm hoặc ô có màu, có thể bạn muốn cái gì đó cụ thể hơn. Tin tốt, bạn có thể tạo phong cách tùy chỉnh của mình!
Để tạo phong cách riêng, thiết lập quy tắc làm nổi bật có điều kiện dùng các bước trên. Khi bạn đến phần chọn định dạng từ hộp thả xuống, cuộn xuống dưới cùng hộp và nhấp Custom Style (Phong cách tùy chỉnh).
Bạn có thể định dạng văn bản với in đậm, in nghiêng, gạch chân, hoặc gạch ngang. Và bạn có thể dùng màu cho văn bản ngoài màu cho ô. Vì vậy, điều này cho phép bạn kết hợp mọi loại định dạng phù hợp nhu cầu nhất.
Trong ví dụ dưới, cho tất cả chi phí dự án $20 trở lên, ô được định dạng với nền vàng và chữ đỏ cũng in đậm.
Tận dụng Định dạng có điều kiện trong Numbers trên Mac
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn khởi đầu tốt trong dùng làm nổi bật có điều kiện trong Numbers trên Mac. Học cách dùng công thức và hàm trong Numbers cũng tiện lợi để phân tích dữ liệu.
Để được giúp thêm về Numbers, hãy tìm hiểu cách tìm và xóa giá trị trùng lặp.