Bạn có thể làm nhiều hơn với ứng dụng Lịch của Apple trên Mac hơn là chỉ tạo lịch và sự kiện. Vì vậy, nếu bạn mới chỉ lướt qua bề mặt của lịch macOS gốc cho đến nay, hãy đi sâu hơn với các mẹo nâng cao về Lịch dưới đây.
Để nắm lại kiến thức cơ bản về ứng dụng, hãy xem trước mẹo Lịch Mac cho người mới bắt đầu.
1. Thêm sự kiện nhiều ngày
Bạn có biết bạn có thể thêm sự kiện nhiều ngày vào lịch bằng một thao tác nhấp và kéo đơn giản? Để bắt đầu, ở chế độ xem Month (Tháng), nhấp vào ngày đầu tiên của sự kiện sắp tới, kéo con trỏ đến ngày cuối cùng của sự kiện, rồi thả con trỏ. Lịch sau đó lên lịch sự kiện làm các phiên cả ngày kéo dài nhiều ngày.
Để lên lịch sự kiện nhiều ngày ở chế độ xem Week (Tuần), kéo qua các ngày liên tiếp liên quan trong phần all-day (cả ngày) ở trên cùng. Nếu bạn nhấp và kéo qua các ngày ở các phần dưới, sự kiện sẽ được lên lịch giữa khung giờ đầu và cuối bạn đã nhấp.
2. Thêm sự kiện từ Mail và Notes
Có tiện lợi không nếu bạn có thể thêm lời mời qua email cho tiệc, họp, và sự kiện khác vào lịch mà không rời ứng dụng Mail?
Điều đó hoàn toàn có thể, nhưng chỉ sau khi bạn bật ô kiểm tra dưới Mail > Preferences > General: Add invitations to Calendar automatically (Thêm lời mời vào Lịch tự động).
Sau khi điều chỉnh cài đặt này, khi bạn di chuột qua đoạn ngày/giờ trong bất kỳ email nào, bạn sẽ thấy một vùng chọn nổi bật xuất hiện trên nó. Khi bạn nhấp vào nút mũi tên xuống nhỏ bên cạnh vùng chọn, Mail cho phép bạn thêm sự kiện đó vào ứng dụng Lịch từ một cửa sổ bật lên. (Xem ảnh chụp màn hình trên để xem mẫu cửa sổ bật lên Add to Calendar trong Mail.)
Vì bạn chỉ có thể lên lịch sự kiện sắp tới, vùng chọn nổi bật không xuất hiện cho ngày trong quá khứ.
Ứng dụng Notes cũng cho phép bạn biến ngày và giờ trong ghi chú thành sự kiện. Quy trình tương tự như trong Mail, nhưng có thêm một bước. Ở đây, khi bạn nhấp vào nút bên cạnh vùng chọn nổi bật, bạn sẽ thấy một menu bật lên nhỏ. Bạn phải nhấp vào tùy chọn Quick Look Event (Xem nhanh sự kiện) trong menu này để hiện cửa sổ bật lên Add to Calendar.
3. Đặt nhắc nhở cho sinh nhật, họp, và hơn thế nữa
Nếu bạn muốn, ví dụ, nhận cảnh báo về sinh nhật ai đó hoặc nhắc nhở về chuyến bay sắp tới, bạn có thể lập trình Lịch để gửi chúng.
Ứng dụng cho phép bạn thiết lập cảnh báo khi thêm sự kiện vào lịch. Nếu bạn bỏ qua thêm cảnh báo, bạn vẫn có thể quay lại thêm sau. Để thêm cảnh báo cho sự kiện hiện có, trước tiên nhấp đúp vào sự kiện trong lịch để mở cửa sổ bật lên Edit Event (Chỉnh sửa sự kiện).
Tiếp theo, nhấp vào phần ngày và giờ trong cửa sổ bật lên để hiện phần ẩn. Ở đó, từ menu thả xuống alert (cảnh báo), chọn khi nào bạn muốn Lịch gửi cảnh báo về sự kiện. Sau khi chọn tùy chọn, bạn sẽ thấy nút plus (cộng) xuất hiện bên cạnh cảnh báo mới. Nút đó, như bạn đoán, cho phép bạn tạo nhiều cảnh báo.
Đối với sự kiện cần nhắc nhở định kỳ, cũng chọn tùy chọn phù hợp từ menu thả xuống repeat (lặp lại).
Thiết lập kết hợp của menu thả xuống alerts (cảnh báo) và repeat (lặp lại) rất tiện lợi cho lịch sinh nhật. Với thiết lập này, Lịch tự động tạo mục mới cho sự kiện lặp lại và cũng gửi cảnh báo sinh nhật đúng lúc.
Nếu bạn cần hệ thống nhắc nhở mạnh mẽ hơn, hãy xem các ứng dụng nhắc nhở tuyệt vời cho macOS.
4. Mở tệp và ứng dụng theo lịch trình
Giả sử bạn làm việc trên một mẫu hóa đơn PDF nhất định vào ngày đầu tiên mỗi tháng trước khi gửi cho khách hàng. Hoặc có thể bạn cần có sẵn các tệp nhất định trước mỗi cuộc họp. Đối với các nhiệm vụ lặp lại như vậy, tại sao không lập trình Lịch để tự động mở các tệp liên quan theo lịch trình? Việc đó dễ dàng.
Để bắt đầu, tạo sự kiện cho nhiệm vụ rồi nhấp đúp vào nó trong lịch để mở cửa sổ bật lên Edit Event.
Trong cửa sổ bật lên, nhấp vào ngày để hiện các tùy chọn ẩn, sau đó chọn tùy chọn Custom (Tùy chỉnh) từ menu thả xuống alerts (cảnh báo). Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên nhỏ khác hiện ra. Trong cửa sổ bật lên thứ hai này, nhấp vào menu thả xuống Message with sound (Thông báo có âm thanh) để hiện tùy chọn Open file (Mở tệp).
Khi bạn nhấp vào Open file, một menu thả xuống mới xuất hiện, từ đó bạn có thể chọn tệp (hoặc ứng dụng) mà bạn muốn Lịch khởi chạy tự động. Điều chỉnh các menu thả xuống khác để chỉ định chính xác khi nào bạn muốn mở tệp và nhấp nút OK để hoàn tất.
Chú ý nút plus (cộng) xuất hiện bên cạnh cảnh báo đầu tiên. Dùng nó để tạo cảnh báo khởi chạy nhiều tệp/ứng dụng, mỗi cảnh báo một lần.
Nếu một tệp nào đó không mở đúng giờ, hãy kiểm tra xem Do Not Disturb (Không làm phiền) có đang bật trên Mac lúc đó không. Nếu tệp theo lịch trình không mở lúc nào, xem xem bạn có ẩn thông báo/cảnh báo qua Calendar > Preferences > Alerts hoặc dưới System Preferences > Notifications > Calendar không.
5. Xem sự kiện dưới dạng danh sách
Thật tuyệt khi bạn có thể thấy sự kiện trình bày cho cả tuần hoặc tháng trong Lịch. Nhưng sao khi bạn muốn xem chúng dưới dạng danh sách hoặc議程? Lịch không có tùy chọn xem một nhấp cho điều đó.
Nhưng bạn có thể dùng giải pháp thay thế ẩn này cho chế độ xem danh sách tạm thời: gõ dấu ngoặc kép (") vào hộp tìm kiếm ở góc trên bên phải của ứng dụng và nhấn Enter. Điều này hiện ra danh sách cuộn của tất cả sự kiện — quá khứ, hiện tại, và tương lai — trên tất cả lịch. Đó rất tiện, phải không?
6. Ẩn sự kiện cả ngày
Khi bạn xem tất cả sự kiện đã lên lịch một눈 trong chế độ xem Month (Tháng), sự kiện cả ngày như sinh nhật và nhiệm vụ có thể gây phân tâm. Nhưng bạn có thể ẩn chúng tạm thời với tùy chọn menu View > Hide All-Day Events (Ẩn sự kiện cả ngày).
Để hiện lại, nhấp vào View > Show All-Day Events (Hiện sự kiện cả ngày).
7. Cho người khác quản lý lịch trình của bạn
Lịch macOS cho phép bạn ủy quyền quản lý lịch cho người khác, như đồng nghiệp.
Để mời người khác xem và chỉnh sửa lịch của bạn, truy cập Calendar > Preferences > Accounts (Lịch > Tùy chọn > Tài khoản). Ở đó, chọn một tài khoản ở thanh bên và nhấp vào tab Delegation (Ủy quyền) ở khung bên phải. Nút Edit (Chỉnh sửa) dưới khung này cho phép bạn cấp quyền truy cập lịch cho tài khoản đó.
Nhấp vào nó để bắt đầu thêm tên người bạn muốn mời quản lý lịch của bạn. Hãy chắc chắn chọn ô Allow Write (Cho phép ghi) nếu bạn muốn cấp quyền chỉnh sửa cho người được ủy quyền.
Ủy quyền khác với chia sẻ trong Lịch như thế nào? Khi bạn chia sẻ lịch, bạn chỉ cấp quyền truy cập lịch được chọn. Nhưng khi bạn ủy quyền, bạn chia sẻ tất cả lịch liên quan đến một tài khoản cụ thể.
Lưu ý rằng một số tài khoản lịch không hỗ trợ ủy quyền. Bạn có thể dựa vào tab Delegation cho các tài khoản đó để biết.
Apple Calendar: Ứng dụng lịch thông minh miễn phí cho Mac
Lịch trông như một ứng dụng cơ bản khi bạn mở lần đầu. Nhưng khi bạn hiểu nó hơn, bạn sẽ trân trọng nó có nhiều tính năng hữu ích gói gọn ở khắp nơi.
Thật tiếc Lịch không cho bạn cách nhanh thêm nhắc nhở từ thanh menu macOS. Nhưng như thường, "có ứng dụng cho việc đó." Chúng tôi nói về Itsycal, một trong những ứng dụng Mac nhỏ gọn tiết kiệm thời gian bạn sẽ yêu thích. Itsycal đồng bộ với Apple Calendar và cho bạn thêm mục Lịch từ thanh menu!