Thời gian thay đổi và Windows cũng vậy. Nếu bạn gần đây chuyển từ môi trường Windows Server 2012 và Windows 7 hoặc 8 sang Windows Server 2019 và Windows 10, mọi thứ hơi khác một chút.
Các cách cũ để kết nối máy in mạng vẫn còn đó. Chúng có thể trông hơi khác. Vì vậy chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách kết nối máy in mạng trong Windows 10 hoặc Server 2019. Cách chúng tôi thích nhất là phương pháp cuối cùng.
Sử dụng Add Printers & Scanners
Thế giới Windows Settings mới hoạt động giống như Control Panel, nhưng trông đủ khác để gây nhầm lẫn cho một số người. Lưu ý nếu ở công ty và bạn không phải admin, máy in phải đang trên mạng và driver đã cài sẵn. Nếu chưa cài, bạn sẽ được nhắc nhập tên tài khoản admin và mật khẩu.
- Trong menu Start, gõ add printers. Khi kết quả Add a printer or scanner hiện ra, chọn nó.
- Khi cửa sổ Printers & scanners mở ra, chọn Add a printer or scanner. Nó sẽ bắt đầu tìm kiếm máy in có sẵn.
- Có vẻ như nó vẫn đang tìm, dù tất cả máy in có sẵn đã hiển thị. Tìm máy in cần thiết, chọn nó, rồi nút Add device (Thêm thiết bị) sẽ hiện ra. Chọn nó.
- Máy in sẽ cài đặt. Sẽ có thanh tiến trình và khi xong, sẽ hiển thị Ready (Sẵn sàng).
Kết nối máy in mạng qua Network Share
Đây là cách cài máy in khác với những gì bạn có thể quen. Nó yêu cầu máy in được chia sẻ (shared) và trên mạng. Trừ khi bạn là admin, driver cần cài trên máy cục bộ hoặc server. Bạn cần biết đường dẫn đến share. Nó sẽ trông giống như \\Print-Server-Name, trong đó Print-Server-name là tên server.
- Mở File Explorer. Trong thanh địa chỉ, nhập đường dẫn share máy in rồi nhấn Enter. File Explorer sẽ tìm thấy share.
Tất cả máy in được chia sẻ sẽ hiện ra.
- Có hai tùy chọn:
- Cài một máy in đơn lẻ
- Cài nhiều máy in cùng lúc
Để cài một máy in đơn lẻ, nhấp đúp vào nó.
Khi cài đặt xong, bạn sẽ thấy cửa sổ hàng đợi in (print queue) của máy in mới cài.
- Để cài nhiều máy in cùng lúc, chọn máy in bằng cách click kéo hình chữ nhật quanh chúng, hoặc giữ phím Ctrl khi chọn từng máy in. Chuột phải chọn Open (Mở) hoặc đơn giản nhấn phím Enter.
Kết nối máy in mạng qua Control Panel
Control Panel cũ tốt vẫn còn đó. Nếu bạn đã dùng trước đây, bạn biết làm gì. Nếu không, nó gần như giống thêm máy in qua Settings.
- Mở menu Start và chọn Control Panel. Nếu không thấy, bắt đầu gõ control nó sẽ hiện ra.
- Chọn Add a device (Thêm thiết bị) trong danh mục Hardware.
- Chọn Add a printer (Thêm máy in).
- Sẽ hiển thị lựa chọn máy in. Chọn máy in cần thiết rồi chọn Next (Tiếp theo).
Máy in sẽ bắt đầu cài đặt. Có thể mất vài giây hoặc vài phút.
- Khi cửa sổ thành công mở ra, có tùy chọn Set as the default printer (Đặt làm máy in mặc định) và Print a test page (In trang thử). Đặt làm mặc định nếu cần. Luôn là ý hay in trang thử. Để thoát, chọn Finish (Hoàn tất).
Kết nối máy in mạng qua địa chỉ IP
Máy in bạn muốn cài có thể không dễ thấy, nhưng nếu bạn có địa chỉ IP cho nó, bạn có thể dùng để kết nối. Quyền admin có thể cần. Phần đầu giống thêm máy in qua Control Panel cho đến bước chọn máy in. Hãy tiếp tục từ đó.
- Tại cửa sổ Add a device, chọn The printer that I want isn't listed (Máy in tôi muốn không có trong danh sách).
- Nếu cần quyền admin, chọn Add a local or network printer as an administrator.
Ngoài ra, cửa sổ dưới sẽ hiện. Chọn Add a printer using TCP/IP address or hostname (Thêm máy in dùng địa chỉ TCP/IP hoặc hostname) rồi chọn Next.
- Với Device type: (Loại thiết bị) có vài lựa chọn. Web Services Device và Web Services Secure Print Device dùng cho trường hợp đặc biệt. Nếu bạn không biết ý nghĩa, bạn có thể không cần chúng. Autodetect (Tự động phát hiện) cũng có thể chọn sai. Chọn TCP/IP Device.
Nhập địa chỉ IP vào trường Hostname or IP address:. Chú ý trường Port name: tự động điền theo cái bạn nhập. Tên cổng có thể để nguyên hoặc đổi. Trong hầu hết trường hợp, Query the printer and automatically select the driver to use (Truy vấn máy in và tự động chọn driver) vẫn được tích.
Đôi khi tổ chức dùng universal printer driver để đơn giản hóa và tiết kiệm dung lượng. Nó cũng giữ registry nhỏ và đăng nhập nhanh hơn. HP Universal Print Driver hoạt động tốt cho HP và nhiều máy in khác. Chọn Next.
Nó phát hiện cổng TCP/IP xem có tồn tại không.
Sau đó phát hiện model driver cần thiết.
- Bình thường, Windows sẽ tìm thấy driver đã cài, cho tùy chọn thay thế driver, hoặc yêu cầu cài driver. Nếu đã trên mạng, nó có thể đã cài driver. Chọn Use the driver that is currently installed (Dùng driver đang cài) và chọn Next.
- Nó sẽ tự chọn tên cho máy in. Có thể thay đổi nếu cần. Chọn Next.
Cài đặt thực sự bắt đầu.
- Nếu chia sẻ máy in, thêm vị trí (location) để người khác biết máy in ở đâu.
Cài đặt máy in thành công. Đặt làm mặc định hoặc không tùy ý. Như luôn, tốt nhất Print a test page. Chọn Finish đóng cửa sổ.
Kết nối máy in mạng qua PowerShell
Cuối cùng, cách cuối, và có thể là tốt nhất, để kết nối máy in mạng là dùng PowerShell. Tại sao cách này tốt nhất? Nếu bạn là System Administrator và có chục máy in để kết nối, hoặc nếu bạn cần đảm bảo máy in được kết nối mỗi khi server khởi động hoặc ai đó đăng nhập, script PowerShell là tốt nhất. Nhanh, làm một lần, dễ gọi nhiều lần.
Bạn sẽ cần biết:
- Địa chỉ IP máy in
- Tên driver máy in
- Đặt tên máy in gì
Dưới đây là script mẫu. Làm thành script lặp để cài nhiều máy in cùng lúc, hoặc làm function để gọi từ quy trình khác.
# check if a printer port exists
$portName = "TCPPort:192.168.8.101"
$portExist = Get-Printerport -Name $portName -ErrorAction SilentlyContinue
# if port doesn't exist, add it
if (-not $portExists) {
Add-PrinterPort -name $portName -PrinterHostAddress "192.168.8.101"
}
# check for print driver
$driverName = "Brother MFC-7440N"
$driverExists = Get-PrinterDriver -name $driverName -ErrorAction SilentlyContinue
# add printer if driver exists or else throw an error
if ($driverExists) {
Add-Printer -Name "My Brother Printer" -PortName $portName -DriverName $driverName
} else {
Write-Warning "Driver not installed" -ForegroundColor Red
}
Khi chạy script, nó mất có 3 giây. Sau đó bạn sẽ thấy máy in đã cài.
Có cách nào khác kết nối máy in mạng không?
Chúng tôi đã cho bạn vài cách kết nối máy in mạng hoặc nhiều máy in. Một trong đó sẽ là cách tốt nhất cho bạn. Có ít nhất một cách khác, đó là qua Command Prompt.
Nó hoạt động, nhưng tại sao phải rắc rối khi PowerShell đơn giản và nhanh hơn? Chúng ta có thể triển khai máy in dùng Group Policy Object. Đó là chủ đề khác, vượt ra khỏi bài này. Hãy cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn trong bình luận. Chúng tôi có giúp được bạn không?