Nơi làm việc ngày nay đang trải qua sự chuyển dịch mẫu mốc. Đại dịch Covid-19 đã đảo lộn thế giới, buộc nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu phải vận hành từ xa. Ran h giới giữa công việc và nhà cửa dần tan biến, và nếu "làm việc từ xa" trước đây là đặc quyền, thì đại dịch đã biến nó thành nhu cầu thiết yếu.
Các tổ chức trên toàn球 đang lên kế hoạch dài hạn để vận hành hiệu quả trong môi trường từ xa. Ví dụ: tập đoàn CNTT Ấn Độ Tata Consultancy Services thông báo gần 75% nhân sự được phép làm việc từ xa vĩnh viễn, ngay sau khi đại dịch kết thúc. Các công ty lớn như Facebook, Twitter... dự kiến sẽ làm theo.
Tuy nhiên, "làm việc từ xa" đi kèm những lo ngại, và lo ngại lớn nhất liên quan đến an ninh dữ liệu. Khi nhân viên làm việc tại văn phòng, họ hoạt động trong vòng kiểm soát bảo mật của công ty. Các biện pháp kiểm soát này đảm bảo nhân viên tuân thủ chính sách công ty, chủ yếu liên quan đến truy cập dữ liệu công ty. Trong môi trường từ xa, không có biện pháp kiểm soát an ninh, và bất kỳ sơ hở nào cũng có thể dẫn đến vi phạm dữ liệu nghiêm trọng.
Hãy khám phá một số hướng dẫn chính sách giúp bạn bảo vệ dữ liệu khi làm việc từ xa.
có thể gây ra sự cố hệ thống hoặc làm chậm hiệu suất.
Tránh dùng Wi-Fi công cộng
Nhiều người có quyền truy cập Wi-Fi công cộng, và nếu không có tường lửa, tin tặc có thể khai thác dữ liệu dễ dàng từ xa. Tin tặc cũng dễ dàng theo dõi lưu lượng Internet của bạn qua mạng Wi-Fi công cộng. Đó là lý do khuyến khích tránh Wi-Fi công cộng vì chúng gây rủi ro bảo mật đáng kể.
Giải pháp: dùng hotspot cá nhân thay thế. Hotspot cá nhân ngăn chặn rủi ro lộ dữ liệu cho tin tặc. Lựa chọn khác: dùng VPN (Mạng riêng ảo). VPN bảo vệ lưu lượng không bị theo dõi, là vật bất ly thân nếu bạn lo ngại lộ hoạt động trực tuyến.
Mã hóa dữ liệu nhạy cảm
Mã hóa dữ liệu như email hoặc file nhạy cảm ngăn chặn người không có quyền truy cập thông tin. Xét kịch bản: bạn gửi email không mã hóa qua mạng không an toàn (phổ biến trong môi trường làm việc từ xa), bên thứ ba có thể chặn dữ liệu. Tuy nhiên, bạn loại bỏ khả năng này khi mã hóa email. Mã hóa cũng bảo vệ dữ liệu nếu thiết bị bị mất cắp.
Sao lưu dữ liệu (Backup)
Sao lưu dữ liệu định kỳ khi làm việc từ xa luôn là ý tưởng tốt. Điều này bảo vệ dữ liệu nếu xảy ra thảm họa: tấn công virus, xóa nhầm, hỏng thiết bị, sập phần cứng/phần mềm, mất cắp thiết bị, v.v.
Có nhiều cách sao lưu dữ liệu. Cách dễ nhất: dùng ổ USB ngoài để chuyển dữ liệu máy tính định kỳ. Cách khác: tải dữ liệu lên đám mây (cloud). Nếu dùng Windows, có OneDrive; người dùng Mac có iCloud. Cả hai đều cung cấp dung lượng miễn phí hạn chế. Ví dụ: OneDrive cho 5GB miễn phí. Cần mua gói nếu muốn thêm dung lượng.
Bạn cũng có thể chọn sao lưu trên dịch vụ đám mây thứ 3 như Dropbox, Zoho... Tuy nhiên, hãy kiểm tra với công ty trước khi dùng nhà cung cấp đám mây để tải dữ liệu nhạy cảm của công ty vì có thể dẫn đến lo ngại riêng tư. Lợi ích lớn nhất của backup trên đám mây: truy cập dữ liệu bất cứ lúc nào, trên bất kỳ thiết bị nào. Và đừng lo bảo mật dữ liệu vì nhà cung cấp đám mây lo phần đó.
Phần mềm khôi phục dữ liệu (Data Recovery Software)
Phần mềm khôi phục dữ liệu bảo vệ bạn trong tình huống đáng tiếc: mất dữ liệu quý khi làm việc từ xa. Nó đảm bảo bạn không mất dữ liệu ngay cả khi không có bản sao lưu. Giả sử bạn đang làm dự án quan trọng, máy tính bỗng tắt. Bạn chưa backup, thiết bị không khởi động được. Ví dụ khác: làm việc từ xa, bạn xóa nhầm file quan trọng cần chia sẻ với cấp trên. Trong các tình huống này, phần mềm khôi phục dữ liệu "cứu rỗi".
Phần mềm khôi phục dữ liệu hoạt động bằng cách quét hệ thống tìm dữ liệu mất và khôi phục nó. Nó cũng hoạt động trên thiết bị bị sập (hệ thống không khởi động). Trong trường hợp này, phần mềm phải nạp qua media có thể boot. Do đó, phần mềm khôi phục dữ liệu là công cụ không thể thiếu cho nhân viên từ xa.
Một trong những phần mềm khôi phục dữ liệu tốt nhất là Stellar Data Recovery, cung cấp nhiều chức năng khôi phục dữ liệu cho cả Windows và Mac. Stellar Data Recovery dùng kỹ thuật khôi phục nâng cao để định vị và khôi phục dữ liệu, hữu ích trong mọi tình huống mất dữ liệu. Khám phá họ sản phẩm Stellar Data Recovery từ hai liên kết dưới:
- Stellar Data Recovery for PC
- Stellar Data Recovery for Mac
Kết luận
Đại dịch đã xóa mờ ranh giới giữa công việc và nhà cửa, và chúng ta cần biện pháp phòng ngừa thêm để bảo vệ dữ liệu công việc. Tuy nhiên, tại nhà, chúng ta không thể tuân thủ các giao thức an ninh như tại văn phòng. Việc này trở thành trách nhiệm cá nhân để chăm sóc dữ liệu trên thiết bị công việc. Bài viết trên minh họa các hướng dẫn quan trọng để đạt được điều đó. Các hướng dẫn này có thể đảm bảo tính liên tục của kinh doanh trong khi người dùng bảo vệ dữ liệu tốt hơn.