Google Drive được xây dựng để lưu trữ mọi thứ, bao gồm ảnh, video, âm thanh và tệp chứ không chỉ tài liệu. Tính linh hoạt đó có những ưu điểm nhưng việc quản lý tài liệu không thực sự là điểm mạnh của nó. Mặc dù thuận tiện nhưng việc tìm kiếm mọi thứ chưa bao giờ là dễ dàng, đặc biệt khi bạn chỉ muốn tìm thứ gì đó một cách nhanh chóng. Gần đây tôi đã phát hiện ra một công cụ quản lý tài liệu chuyên dụng có tên là Papra giải quyết chính xác điều này.
Mục lục
Tại sao Papra là ứng dụng quản lý tài liệu tốt nhất
Papra là một ứng dụng mã nguồn mở, tự lưu trữ được xây dựng dựa trên việc thu thập, sắp xếp và truy xuất tài liệu với công việc thủ công tối thiểu. Bạn có thể tải tài liệu lên trực tiếp, nhập tự động từ thư mục đã xem hoặc nhập chúng bằng cách chuyển tiếp email đến địa chỉ đã tạo. Sau khi thêm, Papra sẽ trích xuất văn bản từ tệp PDF, hình ảnh và tệp được quét, giúp mọi tài liệu đều có thể tìm kiếm được.
Việc tổ chức được xử lý thông qua các thẻ thay vì hệ thống phân cấp thư mục cứng nhắc. Bạn có thể áp dụng thẻ theo cách thủ công hoặc tự động bằng cách sử dụng quy tắc gắn thẻ để phân loại tài liệu dựa trên các điều kiện được xác định trước. Tôi nhận thấy tính năng này khá hữu ích khi tổ chức các bộ sưu tập lớn.
Papra hỗ trợ nhiều người dùng và tổ chức, nghĩa là tài liệu có thể được chia sẻ và quản lý giữa các gia đình, nhóm hoặc doanh nghiệp nhỏ. Tài khoản người dùng và xác thực được tích hợp sẵn, đồng thời giao diện hoạt động trên máy tính để bàn và thiết bị di động, với chế độ tối tùy chọn.
Để tự động hóa và tích hợp, Papra cung cấp API, SDK, webhook và giao diện dòng lệnh. Bạn có thể sử dụng những công cụ này để xây dựng quy trình công việc tùy chỉnh, tích hợp Papra vào hệ thống hiện có hoặc quản lý tài liệu mà không cần sử dụng giao diện web. Ngoài ra còn có hỗ trợ quốc tế hóa cho phép sử dụng giao diện bằng nhiều ngôn ngữ.
Thiết lập Papra
Nếu bạn đang sử dụng Docker Desktop, việc thiết lập Papra rất đơn giản và hoàn toàn không yêu cầu thiết bị đầu cuối. Mở ứng dụng Docker Desktop và chọn Docker Hub từ bảng điều khiển bên cạnh.
Trong thanh tìm kiếm, hãy tìm Papra và chọn corentinth/papra từ các kết quả. Mở hình ảnh, nhấp vào Chạy , đặt tên cho vùng chứa và khởi động nó. Docker Desktop tự động chọn cổng cần thiết nên không cần phải cấu hình gì khác.
Khi vùng chứa đang chạy, hãy mở trình duyệt của bạn và truy cập http://localhost:1221 để truy cập giao diện Papra và tạo tài khoản của bạn.
Đây là cách dễ nhất để giúp Papra chạy và hoạt động tốt cho cả mục đích sử dụng cục bộ và thiết lập lâu dài mà không cần bất kỳ cấu hình bổ sung nào.
Dành cho những ai thích Docker CLI
Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn cách Papra chạy và cảm thấy thoải mái khi sử dụng thiết bị đầu cuối, bạn có thể cài đặt nó bằng Docker Compose. Trước tiên, hãy đảm bảo Docker được cài đặt trên hệ thống của bạn.
Bắt đầu bằng cách tạo cấu trúc thư mục cần thiết bằng lệnh bên dưới:
mkdir -p papra/app-data/{db,documents} && cd papraThao tác này sẽ tạo thư mục chính “papra”, “papra/app-data/db” cho các tệp cơ sở dữ liệu và “papra/app-data/documents” cho các tài liệu được tải lên. Nó cũng chuyển bạn vào thư mục papra.
Tiếp theo, tạo một bí mật an toàn. Khóa này được sử dụng để mã hóa mã thông báo xác thực và dữ liệu phiên. Không có nó, Papra sẽ không bắt đầu ở chế độ sản xuất.
openssl rand -base64 32Khi đã xong, hãy tạo tệp Docker Compose để cho Docker biết cách chạy vùng chứa Papra. Sử dụng lệnh bên dưới để mở trình soạn thảo văn bản nano và tạo một tệp mới có tên “docker-compose.yml” trong thư mục hiện tại:
nano docker-compose.yml
Dán nội dung sau vào tệp, thay thế YOUR_SECRET_HERE với bí mật bạn đã tạo trước đó:
services:
papra:
container_name: papra
image: ghcr.io/papra-hq/papra:latest
restart: unless-stopped
ports:
- "1221:1221"
volumes:
- ./app-data:/app/app-data
environment:
- AUTH_SECRET=YOUR_SECRET_HEREThế thôi. Chạy
docker-compose up -dđể khởi động container. Sau đó, bạn có thể mở http://localhost:1221 để truy cập GUI và tạo tài khoản mới.
Sử dụng Papra để quản lý tài liệu
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được chào đón bằng một giao diện gọn gàng và sạch sẽ. Màn hình chính hiển thị các tài liệu và tổ chức gần đây và bạn có thể tải tài liệu mới lên bằng cách kéo tệp vào trang hoặc nhấp vào nút Tải lên. Papra chấp nhận tệp PDF, hình ảnh và các định dạng tài liệu phổ biến nhất.
Khi mở một tài liệu, bạn có thể xem các chi tiết như tên của nó, thời điểm nó được thêm hoặc cập nhật cũng như các thẻ chứa tài liệu đó. Ở bên phải, bạn cũng có một trình xem cho phép bạn xem tài liệu và sao chép văn bản nếu muốn. Mỗi tài liệu được trích xuất văn bản tự động. Ngay cả các tệp PDF và hình ảnh được quét cũng đi qua OCR để làm cho nội dung có thể tìm kiếm được. Điều này xảy ra ở chế độ nền mà không cần xử lý thủ công và cực kỳ nhanh chóng.
Bạn có thể sử dụng thẻ để sắp xếp tài liệu thay vì thư mục và bạn có thể thêm nhiều thẻ vào mỗi tài liệu. Ví dụ:bạn có thể thêm thẻ sức khỏe và bảo hiểm vào hồ sơ y tế, trong khi thẻ tài chính và thuế có thể được sử dụng cho tài liệu thuế.
Hệ thống gắn thẻ cũng hỗ trợ các quy tắc tự động. Bạn có thể tạo quy tắc gắn thẻ bất kỳ tài liệu nào có chứa các từ khóa cụ thể. Ví dụ:bạn có thể thêm quy tắc để tự động thêm thẻ 'mua sắm' vào tất cả các hóa đơn có Amazon trong văn bản. Các quy tắc này áp dụng cho các video mới tải lên mà không cần gắn thẻ thủ công.
Papra bao gồm một tính năng sắp xếp cho phép bạn tách biệt các hồ sơ gia đình và công việc với nhau. Bạn có thể tạo một tổ chức gia đình cho các hồ sơ cá nhân và một tổ chức công việc riêng cho các tệp kinh doanh, trong đó mỗi tổ chức có các thành viên và quyền riêng, do đó, các tài liệu vẫn ẩn bên ngoài nhóm được chỉ định của họ.
Sau khi tài liệu được phân tách theo cách này, Papra cung cấp nhiều cách để đưa tệp vào hệ thống mà không cần dựa vào việc tải lên thủ công. Mỗi tổ chức được chỉ định một địa chỉ email duy nhất, cho phép các tài liệu được chuyển tiếp trực tiếp vào Papra nơi chúng được nhập tự động. Ví dụ:gửi bản PDF hóa đơn năng lượng qua email tới địa chỉ nhập khiến địa chỉ đó có vẻ như đã được lập chỉ mục và có thể tìm kiếm được, điều này khiến phương pháp này đặc biệt hữu ích cho việc số hóa thư giấy.
Ngoài email, Papra còn hỗ trợ nhập thư mục bằng cách xem thư mục chứa các tệp mới, chẳng hạn như thư mục tải xuống hoặc thư mục đầu ra của máy quét và nhập chúng ngay khi chúng xuất hiện. Quy tắc gắn thẻ tùy chọn có thể được áp dụng trong quá trình này, cho phép tài liệu được phân loại tự động sau khi quá trình thiết lập hoàn tất.
Trong khi Papra sắp xếp việc quản lý tài liệu cho bạn, có một số công cụ khác mà bạn có thể tự lưu trữ để tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Ví dụ:bạn có thể tự lưu trữ ảnh của mình và bỏ qua Google Photos hoặc khám phá Docmost hoặc Joplin làm lựa chọn thay thế cho Notion.