Microsoft Word cung cấp nhiều tính năng, bao gồm công cụ làm cho định dạng và thiết lập trang dễ dàng hơn. Tài liệu Word dài có thể khó đọc nếu không được định dạng đúng. Một cách để định dạng và làm cho văn bản dễ đọc hơn là dùng section breaks (ngắt phần).
Trong bài viết này, bạn sẽ học cách dùng section breaks để sắp xếp lại trang Word và cải thiện khả năng đọc tài liệu. Chúng tôi cũng sẽ đi qua một số loại section breaks và chỉ cách xóa chúng.
Section Break Là Gì?
Như tên gợi ý, section breaks là các yếu tố định dạng chia tài liệu thành các phần (section).
Có nhiều loại section breaks; mỗi loại cho bạn kiểm soát tốt hơn tài liệu, làm cho nó dễ đọc và hấp dẫn hơn. Ví dụ, chúng giúp cấu trúc tài liệu, để lại khoảng trống, hoặc chia trang thành cột.
Khác Biệt Giữa Section Break Và Page Break
Khi bạn chèn page break (ngắt trang) vào tài liệu Word, văn bản tiếp theo sẽ luôn bắt đầu ở trang tiếp theo. Page Break là công cụ tuyệt vời để bắt đầu chương mới trong sách hoặc phần mới trong bài viết.
Section breaks khác với page breaks. Văn bản tiếp theo không nhất thiết bắt đầu ở trang mới. Thay vào đó, văn bản có thể tiếp tục trên cùng trang, làm cho nó trông gọn gàng và có tổ chức.
Các Loại Section Breaks
Có bốn loại section breaks trong Microsoft Word.
1. Next Page Section Break
Tất cả văn bản bên phải con trỏ (bạn đặt ở đâu tùy ý) sẽ bị buộc vào một section mới ở trang tiếp theo. Tất cả định dạng bạn thực hiện trên văn bản đã chuyển sẽ được mang sang section mới.
2. Continuous Section Break
Continuous Section Break sẽ tạo section mới trên cùng trang. Điều này nghĩa là bạn có thể có hai văn bản khác nhau, với định dạng khác, trên cùng trang.
3. Odd Page Section Break
Tương tự Next Page, Odd Page sẽ di chuyển văn bản bên phải con trỏ, nhưng lần này sang trang lẻ tiếp theo. Nghĩa là nếu bạn đang làm việc trên trang 5 và chèn Odd Page Section Break, văn bản sẽ chuyển đến đầu trang 7, để trang 6 trống. Điều này rất tiện để tạo chương sách mới, vì chúng thường bắt đầu ở trang lẻ.
4. Even Page Section Break
Even Page Section Break làm tương tự như section break trước, nhưng với trang chẵn. Nếu bạn đang làm việc trên trang 6, bạn có thể tự động tiếp tục tài liệu trên trang 8, để trang 7 trống.
Các Loại Page Breaks
Quan trọng để hiểu khác biệt giữa section và page breaks và khi nào dùng chúng. Chỉ có hai loại Page Break trong Microsoft Word, nhưng chúng cho kết quả định dạng rất khác.
1. Simple Page Break
Simple page break sẽ di chuyển tất cả văn bản bên phải con trỏ sang trang ngay lập tức. Không quan trọng nó là trang lẻ hay chẵn.
2. Column Break
Column break chia tài liệu thành cột. Word sẽ di chuyển tất cả văn bản bên phải con trỏ lên đầu cột tiếp theo. Bạn có thể có bất kỳ số cột nào, nhưng bạn có thể muốn tài liệu trông đẹp và có trật tự. Nhiều hơn ba cột có thể rất khó đọc.
Cách Chèn Section Breaks Vào Tài Liệu Word
Khi bạn biết loại section break cần, chèn nó vào tài liệu MS Word rất đơn giản. Đặt con trỏ chính xác nơi bạn muốn chia tài liệu, sau đó đi đến Layout, nhấp vào Breaks, và chọn loại section hoặc page break bạn muốn từ menu thả xuống.
Cũng có phím tắt bàn phím để chèn nhanh page break vào tài liệu. Khi con trỏ ở vị trí bạn muốn thêm page break, chỉ cần nhấn Ctrl + Enter.
Cách Xem Section Breaks Tồn Tại
Section và page breaks là vô hình trong tài liệu Word. Bạn thấy hiệu ứng của chúng, nhưng không thấy chúng theo mặc định dưới dạng ký hiệu. Điều này vì chế độ xem mặc định chỉ hiển thị những gì sẽ in.
Khi viết, chỉnh sửa, và định dạng tài liệu, bạn muốn thấy các yếu tố khác nhau như dấu đoạn, dấu khoảng trắng, section, và page breaks. Để thấy tất cả các yếu tố này, đi đến tab Home và nhấp vào nút Paragraph để hiển thị tất cả dấu đoạn.
Cách Xóa Section Và Page Breaks
Hiển thị tất cả section và page breaks là một bước tới việc xóa chúng. Tuy nhiên, để xóa, bạn cần thấy chúng.
Xóa section breaks đơn giản như chọn chúng và nhấn phím backspace hoặc delete trên bàn phím. Để chọn, nhấp trực tiếp vào page hoặc section break ba lần, hoặc đặt con trỏ ngay sau nó.
Lưu ý rằng khi bạn xóa section hoặc page break, văn bản của section đó cũng sẽ mất định dạng và áp dụng định dạng của section tiếp theo.