Biết Excel là một kỹ năng có giá trị. Tuy nhiên, công cụ này không phải lúc nào cũng dễ sử dụng và có thể gây khó chịu nếu bạn không hiểu hết các tính năng. Điều đó thường xảy ra với bảng tính Excel và sổ làm việc vì chúng là những thuật ngữ mà bạn có thể dễ nhầm lẫn. Trên thực tế, sự nhầm lẫn này dẫn đến việc một số người coi bảng tính là bảng tính. Sổ làm việc và trang tính được tạo và quản lý khác nhau nên điều cần thiết là phải biết sự khác biệt giữa chúng.
Trong hướng dẫn Excel này, bạn sẽ tìm hiểu sự khác biệt giữa trang tính và sổ làm việc. Bạn cũng sẽ học cách thao tác với các bảng tính và di chuyển chúng từ sổ làm việc này sang sổ làm việc khác. Ngoài ra, nếu bạn muốn trở thành người sử dụng thành thạo, hãy nhớ xem 40 phím tắt và macro Excel tốt nhất của chúng tôi để tăng tốc quy trình làm việc của bạn.
Hãy tưởng tượng một cuốn sổ làm việc như một cuốn sách giấy thông thường; đó là một tập hợp các trang. Trang tính Excel chỉ là một trang hoặc một trang trong nhiều trang có trong sách. Điều đó có nghĩa là sổ làm việc Excel là một tập hợp các trang tính nhưng nó cũng có thể chứa một trang tính duy nhất. Bạn có thể đặt bao nhiêu bảng tính trong một sổ làm việc? Microsoft nói rằng điều đó phụ thuộc vào phần cứng máy tính của bạn. Bạn có thể có số lượng trang tính bất kỳ trong sổ làm việc, miễn là thiết bị của bạn cho phép điều đó.
Khi bạn mở Excel lần đầu tiên, phần mềm sẽ hiển thị cho bạn một sổ làm việc có ba trang Excel trống. Bạn có thể thấy chúng ở góc dưới bên trái của màn hình dưới dạng các tab riêng biệt có tên Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Bạn có thể chỉ cần sử dụng một trong ba thứ này nhưng bạn không cần phải xóa những thứ bạn không sử dụng.
Trang tính Excel được tạo thành từ các hàng, cột và ô trong đó bạn có thể nhập dữ liệu như ngày, văn bản, số cũng như các công thức và hàm Excel. Dữ liệu bạn nhập vào các ô, hàng và cột của trang tính cũng có thể được hiển thị dưới dạng biểu đồ và biểu đồ.
Bạn có thể lưu sổ làm việc Excel trên thiết bị của mình bằng phần mở rộng tệp xlsx. Tuy nhiên, phiên bản cũ hơn của phần mềm sử dụng phần mở rộng xls nên đừng ngạc nhiên nếu bạn thấy phần mở rộng này thay vì xlsx. Đừng lo lắng, mọi phiên bản Excel mới đều có thể mở cả hai loại đuôi tệp.
Việc nhóm các bảng tính trong một sổ làm việc rất tiện lợi. Bạn muốn giữ các bảng tính chứa dữ liệu liên quan chặt chẽ ở một nơi. Sổ làm việc rất thuận tiện nếu bạn đang liên kết dữ liệu từ trang tính này sang trang tính khác. Sổ làm việc giống như các thư mục chứa các tệp khác nhau nhưng có liên quan với nhau. Tuy nhiên, việc chuyển từ trang tính này sang trang tính khác có thể rất khó hiểu và đây là lý do tại sao bạn nên học cách quản lý chúng đúng cách.
Cách xem, đổi tên, chèn và xóa bảng tính
Tên mặc định mà Excel đặt cho các trang tính không mang tính mô tả nhiều. Không có nhiều thông tin trong Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Vì vậy trước tiên bạn nên tìm hiểu những kiến thức cơ bản về bảng tính.
Xem bảng tính
Tất cả những gì bạn phải làm để xem một bảng tính là nhấp vào tab của nó. Nhưng nếu bạn đang làm việc với nhiều trang tính có tên dài hơn, Excel sẽ không thể hiển thị tất cả các tab trang tính. Trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng các mũi tên ở bên trái của các tab. Những mũi tên này sẽ giúp bạn điều hướng sang trái hoặc phải. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào mũi tên đã nói và danh sách tất cả các tab sẽ được hiển thị. Sau đó, bạn chỉ cần nhấp vào bảng tính mong muốn.
Đổi tên bảng tính
Đổi tên một bảng tính thật dễ dàng. Chỉ cần nhấp chuột phải vào tab và menu ngữ cảnh sẽ mở ra. Chọn Đổi tên và nhập tên mới. Bạn cũng có thể nhấp đúp vào tab bạn muốn đổi tên và nhập tên mới.
Chèn bảng tính mới
Bạn có để ý thấy một tab nhỏ có biểu tượng tệp bên cạnh các tab trang tính không? Nhấp vào nó và một bảng tính mới sẽ xuất hiện ở bên phải của bảng tính cuối cùng. Đây là cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để mở một trang tính mới.
Một cách khác để chèn bảng tính mới là chọn tab ở bên phải nơi bạn muốn chèn bảng tính mới, sau đó nhấp chuột phải và chọn Insert.
Một cửa sổ bật lên mới sẽ mở ra. Chọn bảng tính và nhấn OK.
Xóa bảng tính
Xóa bảng tính rất đơn giản. Nhấp chuột phải vào tab của bảng tính. Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện và bạn chỉ cần nhấp vào Xóa.
Cách di chuyển bảng tính
Làm việc với Excel có thể phức tạp và bạn sẽ cần phải di chuyển các trang tính khác nhau giữa các sổ làm việc hoặc đặt các trang tính của mình theo một thứ tự khác. Đây là cách bạn có thể làm điều đó.
Di chuyển một bảng tính trong cùng một bảng tính
Để di chuyển trang tính từ vị trí này sang vị trí khác, hãy nhấp chuột phải vào tab của nó để mở menu ngữ cảnh và chọn Di chuyển hoặc Sao chép. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện và bạn cần nhấp vào tên của bảng tính nằm sau bảng tính đã chọn và nhấp vào OK.
Cách dễ nhất để di chuyển trang tính đến một vị trí khác trong cùng một sổ làm việc là giữ chuột trái vào tab của nó, sau đó chỉ cần kéo nó đến vị trí bạn muốn. Sẽ có một mũi tên nhỏ màu đen chỉ ra nơi bạn có thể thả trang tính ra. Nhả nút chuột khi bạn ở vị trí mong muốn.
Di chuyển một bảng tính sang một bảng tính mới
Để di chuyển một trang tính sang một sổ làm việc hoàn toàn mới, hãy nhấp chuột phải vào tab của nó và chọn Di chuyển hoặc Sao chép. Khi một cửa sổ mới xuất hiện, hãy mở menu thả xuống bên dưới tiêu đề Đến Sách và chọn (Sách Mới).
Khi bạn di chuyển bảng tính sang sổ làm việc mới, Excel sẽ xóa bảng tính đó khỏi bảng tính hiện có và tự động mở sổ làm việc mới chứa trang tính đó.
Di chuyển một bảng tính sang một sổ làm việc khác
Mở sổ làm việc nguồn có chứa trang tính bạn muốn di chuyển. Bạn cũng sẽ phải mở sổ làm việc mà bạn sẽ di chuyển bảng tính mong muốn đến. Giữ chúng mở cùng một lúc. Nhấp chuột phải vào tab của bảng tính và chọn Di chuyển hoặc Sao chép. Trong menu thả xuống “Để đặt”, hãy tìm tên của sổ làm việc được nhắm mục tiêu và chọn nó. Nhấn OK để xác nhận.
Cách sao chép bảng tính
Đôi khi bạn sẽ cần tạo bản sao của một bảng tính đã có sẵn. Việc thực hiện các sửa đổi nhỏ theo cách đó sẽ dễ dàng hơn, đặc biệt nếu bạn sử dụng cùng định dạng hoặc công thức. Quá trình này rất giống với việc di chuyển một bảng tính.
Sao chép một bảng tính trong cùng một sổ làm việc
Để sao chép một trang tính trong cùng một sổ làm việc, hãy nhấp chuột phải vào tab của nó và đi tới Di chuyển hoặc Sao chép. Khi một cửa sổ mới mở ra, hãy chọn hộp Tạo bản sao. Bạn sẽ phải chọn tên của bảng tính mà bạn muốn đặt bản sao ở phía trước. Sau đó nhấn OK để xác nhận.
Sao chép một bảng tính trong một sổ làm việc mới
Nếu bạn muốn sao chép một bảng tính trong một sổ làm việc mới, bạn sẽ lại phải vào Di chuyển hoặc Sao chép trong menu ngữ cảnh và chọn hộp Tạo bản sao. Trong “Để đặt sách”, hãy nhấp vào menu thả xuống và chọn (sách mới). Excel sẽ tạo một sổ làm việc mới chứa bảng tính đã sao chép.
Sao chép một bảng tính trong một sổ làm việc khác
Mở cả sổ làm việc nguồn và đích nếu bạn cần sao chép trang tính vào sổ làm việc khác. Nhấp chuột phải vào tab của bảng tính bạn muốn di chuyển và đi đến Di chuyển hoặc Sao chép. Khi hộp thoại mới mở ra, hãy chọn hộp Tạo bản sao. Mở menu thả xuống bên dưới To Book và chọn tên của sổ làm việc đích. Nhấn nút OK để xác nhận.
Cách mở tệp Excel trong Google Trang tính
Không phải ai cũng thích sử dụng Microsoft Excel. Google Trang tính là giải pháp thay thế phổ biến nhất. Nếu đồng nghiệp gửi cho bạn tệp Excel, bạn có thể mở tệp đó trong Google Trang tính mà không gặp vấn đề gì. Chỉ cần mở một Trang tính Google trống và chuyển đến tab Tệp rồi chọn Mở. Trong menu Mở tệp, tìm và nhấp vào tab Tải lên. Giữ chuột trái vào file excel rồi kéo vào chỗ trống.
Bạn cũng có thể nhấp vào Duyệt ở giữa màn hình và từ đó điều hướng đến bảng Excel mà bạn muốn nhập vào Google Trang tính. Chọn tệp bạn muốn và nhấp vào Mở.
Cách mở tệp CSV trong MS Excel
Tệp CSV là các tệp văn bản đơn giản chứa thông tin và dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy. Nó được sử dụng để truyền dữ liệu, chẳng hạn như nội dung bảng tính, giữa các ứng dụng khác nhau mà thường không thể giao tiếp trực tiếp. Các ứng dụng như vậy chẳng hạn như MS Excel và Google Sheets hoặc Microsoft Word. Nếu bạn nhận được tệp CSV, đây là cách bạn có thể sử dụng Excel để mở tệp đó.
1. Mở bảng tính Excel mà bạn muốn lưu dữ liệu có trong tệp CSV. Bấm vào tab Dữ liệu và tìm nhóm Lấy dữ liệu ngoài. Chọn Từ văn bản.
2. Chọn tệp CSV bạn muốn mở trong Excel và nhấp vào Nhập. Trong một cửa sổ mới mở ra, hãy nhấp vào Phân cách rồi nhấp vào Tiếp theo.
3. Trong cửa sổ mới, bên dưới Dấu phân cách, hãy chọn hộp Dấu phẩy rồi chọn Tiếp theo.
4. Một cửa sổ khác sẽ mở ra, chọn Chung trong định dạng dữ liệu Cột và nhấp vào Hoàn tất.
Sự khác biệt giữa sổ làm việc và trang tính
Biết được sự khác biệt giữa sổ làm việc và trang tính sẽ giúp bạn nhanh chóng điều hướng cả hai và quản lý chúng một cách dễ dàng. Trang tính là cốt lõi của MS Excel và bạn có thể có nhiều trang tính trong một sổ làm việc. Việc chỉnh sửa và thao tác dữ liệu chỉ có thể thực hiện được trong bảng tính chứ không phải trong sổ làm việc. Cũng thật thú vị khi biết rằng lượng dữ liệu trong một trang tính bị giới hạn bởi số lượng cột, hàng và ô. Lượng dữ liệu trong sổ làm việc không hề bị giới hạn.