Biết Excel là một kỹ năng có giá trị. Nhưng công cụ không phải lúc nào cũng dễ sử dụng và có thể令人沮丧 nếu bạn không hiểu hoàn toàn các tính năng. Điều đó thường xảy ra với Excel worksheets (bảng tính) vs. workbooks (sổ làm việc) vì đây là những thuật ngữ bạn có thể dễ dàng nhầm lẫn. Thực tế, sự nhầm lẫn này dẫn đến việc một số người gọi worksheets là spreadsheets (bảng tính). Workbooks và worksheets được tạo và quản lý khác nhau, vì vậy việc biết sự khác biệt giữa chúng là thiết yếu.
Trong hướng dẫn Excel này, bạn sẽ học được sự khác biệt giữa worksheet và workbook. Bạn cũng sẽ học cách thao tác worksheets và di chuyển chúng từ workbook này sang workbook khác. Ngoài ra, nếu bạn muốn trở thành người dùng chuyên nghiệp, hãy chắc chắn xem 40 phím tắt và macro Excel tốt nhất để tăng tốc quy trình làm việc.
Hãy tưởng tượng một workbook như một cuốn sách giấy thông thường; đó là một tập hợp các trang. Một Excel worksheet chỉ là một trang đơn lẻ, hoặc một tờ giấy trong nhiều trang trong cuốn sách. Điều đó có nghĩa là Excel workbook là một tập hợp các worksheets nhưng nó cũng có thể chứa một worksheet đơn lẻ. Bạn có thể đặt bao nhiêu worksheets trong một workbook? Microsoft nói rằng nó phụ thuộc vào phần cứng máy tính của bạn. Bạn có thể có bất kỳ số lượng worksheets nào trong một workbook, miễn là thiết bị của bạn cho phép.
Khi bạn lần đầu mở Excel, phần mềm sẽ trình bày cho bạn một workbook với ba Excel sheets trống. Bạn có thể thấy chúng ở góc dưới bên trái màn hình dưới dạng các tab riêng biệt được đặt tên Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Bạn có thể chỉ cần sử dụng một trong ba cái này, nhưng bạn không cần xóa những cái bạn không sử dụng.
Excel worksheets được tạo thành từ hàng, cột và ô mà trong đó bạn có thể nhập dữ liệu như ngày tháng, văn bản, số và công thức/hàm Excel. Dữ liệu bạn nhập trong ô, hàng và cột của worksheet cũng có thể được hiển thị trong đồ thị và biểu đồ.
Bạn có thể lưu Excel workbooks trên thiết bị với phần mở rộng tệp xlsx. Tuy nhiên, phiên bản cũ hơn của phần mềm sử dụng phần mở rộng xls nên đừng ngạc nhiên nếu bạn thấy cái này thay vì xlsx. Đừng lo lắng, bất kỳ phiên bản mới nào của Excel đều có thể mở cả hai loại phần mở rộng tệp.
Nhóm worksheets trong một workbook rất tiện lợi. Bạn sẽ muốn giữ các worksheets chứa dữ liệu liên quan chặt chẽ ở một nơi. Workbooks tiện lợi nếu bạn đang liên kết dữ liệu từ worksheet này sang worksheet khác. Workbooks giống như thư mục giữ các tệp khác nhau nhưng liên quan lại với nhau. Tuy nhiên, nhảy từ worksheet này sang worksheet khác có thể rất gây nhầm lẫn, và đó là lý do bạn nên học cách quản lý chúng đúng cách.
Cách Xem, Đổi Tên, Chèn Và Xóa Worksheet
Các tên mặc định Excel đưa cho worksheets không mô tả lắm. Không có nhiều thông tin trong Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Vì vậy, bạn nên trước tiên học cơ bản về worksheets.
Xem Worksheets
Tất cả những gì bạn phải làm để xem một spreadsheet đơn lẻ là nhấp vào tab của nó. Nhưng nếu bạn đang làm việc với nhiều sheet có tên dài, Excel sẽ không thể hiển thị tất cả các tab sheet. Trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng các mũi tên bên trái các tab. Các mũi tên này sẽ giúp bạn điều hướng trái hoặc phải. Bạn cũng có thể chuột phải vào các mũi tên đó và danh sách tất cả các tab sẽ được hiển thị. Sau đó, bạn chỉ cần nhấp vào worksheet mong muốn.
Đổi Tên Worksheet
Đổi tên worksheet rất dễ dàng. Chỉ cần chuột phải vào tab và menu ngữ cảnh sẽ mở ra. Chọn Rename (Đổi tên) và gõ tên mới. Bạn cũng có thể double-click vào tab bạn muốn đổi tên và gõ tên mới.
- Một cửa sổ bật lên mới sẽ mở ra. Chọn worksheet và nhấp OK.
Xóa Worksheet
Xóa worksheets rất đơn giản. Chuột phải vào tab của worksheet. Menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện và chỉ cần nhấp Delete (Xóa).
Cách Di Chuyển Worksheets
Làm việc với Excel có thể phức tạp và bạn sẽ cần di chuyển các worksheets khác nhau giữa các workbooks hoặc đặt worksheets của bạn theo thứ tự khác. Đây là cách bạn có thể làm.
Di Chuyển Worksheet Trong Cùng Workbook
Để di chuyển worksheet từ vị trí này sang vị trí khác, chuột phải vào tab của nó để mở menu ngữ cảnh, và chọn Move or Copy (Di chuyển hoặc Sao chép). Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện và bạn cần nhấp vào tên spreadsheet sẽ đi sau worksheet đã chọn, và nhấp OK.
Cách dễ nhất để di chuyển worksheet đến vị trí khác trong cùng workbook là giữ chuột trái trên tab của nó, và sau đó kéo thả nó đến vị trí bạn muốn. Sẽ có một mũi tên đen nhỏ chỉ ra vị trí bạn có thể thả worksheet. Thả chuột khi bạn ở vị trí mong muốn.
Di Chuyển Worksheet Sang Workbook Mới
Để di chuyển worksheet sang một workbook hoàn toàn mới, chuột phải vào tab của nó và chọn Move or Copy (Di chuyển hoặc Sao chép). Khi cửa sổ mới xuất hiện, mở menu thả xuống dưới tiêu đề To Book (Đến Sổ), và chọn (New Book).
Khi bạn di chuyển spreadsheet sang workbook mới, Excel sẽ xóa nó khỏi workbook hiện có và tự động mở một workbook mới sẽ chứa worksheet đó.
Di Chuyển Worksheet Sang Workbook Khác
Mở workbook nguồn chứa worksheet bạn muốn di chuyển. Bạn cũng sẽ phải mở workbook đích mà bạn sẽ di chuyển worksheet mong muốn. Giữ cả hai mở cùng lúc. Chuột phải vào tab của worksheet và chọn Move or Copy (Di chuyển hoặc Sao chép). Dưới menu thả xuống "To Book" tìm tên workbook đích và chọn nó. Nhấn OK để xác nhận.
Cách Sao Chép Worksheet
Đôi khi bạn sẽ cần tạo bản sao của một worksheet đã có. Việc này dễ dàng hơn để thực hiện các sửa đổi nhỏ, đặc biệt nếu bạn sẽ sử dụng cùng định dạng hoặc công thức. Quy trình rất giống với di chuyển worksheet.
Sao Chép Worksheet Trong Cùng Workbook
Để sao chép worksheet trong cùng workbook, chuột phải vào tab của nó và đi đến Move or Copy (Di chuyển hoặc Sao chép). Khi cửa sổ mới mở ra, tích vào hộp Create a copy (Tạo bản sao). Bạn sẽ phải chọn tên worksheet trước đó mà bạn muốn đặt bản sao. Sau đó nhấp OK để xác nhận.
Sao Chép Worksheet Sang Workbook Mới
Nếu bạn muốn sao chép worksheet sang workbook mới, bạn sẽ lại phải đi đến Move or Copy trong menu ngữ cảnh và tích vào hộp Create a copy (Tạo bản sao). Dưới "To Book" nhấp menu thả xuống và chọn (new book). Excel sẽ tạo workbook mới chứa worksheet đã sao chép.
Sao Chép Worksheet Sang Workbook Khác
Mở cả workbook nguồn và đích nếu bạn cần sao chép worksheet vào workbook khác. Chuột phải vào tab của worksheet bạn muốn di chuyển và đi đến Move or Copy (Di chuyển hoặc Sao chép). Khi hộp thoại mới mở ra, tích vào hộp Create a copy (Tạo bản sao). Mở menu thả xuống dưới To Book, và chọn tên workbook đích. Nhấn nút OK để xác nhận.
Cách Mở File Excel Trong Google Sheets
Không phải ai cũng thích dùng Microsoft Excel. Google Sheets là lựa chọn thay thế phổ biến nhất. Nếu đồng nghiệp gửi cho bạn file Excel, bạn có thể mở nó trong Google Sheets không gặp vấn đề. Chỉ cần mở Google Sheet trống và đi đến tab File và chọn Open (Mở). Trong menu Open File tìm và nhấp tab Upload (Tải lên). Giữ chuột trái trên file excel và kéo nó vào khoảng trống.
Bạn cũng có thể nhấp vào Browse (Duyệt) ở giữa màn hình, và từ đó điều hướng đến sheet Excel bạn muốn nhập vào Google Sheets. Chọn file bạn muốn và nhấp Open (Mở).
Cách Mở File CSV Trong MS Excel
File CSV là các file văn bản đơn giản chứa thông tin và dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy. Nó được dùng để chuyển dữ liệu, như nội dung spreadsheet, giữa các ứng dụng khác nhau thường không thể giao tiếp trực tiếp. Các ứng dụng như vậy ví dụ: MS Excel và Google Sheets, hoặc Microsoft Word. Nếu bạn nhận được file CSV, đây là cách bạn có thể dùng Excel để mở nó.
- Mở spreadsheet Excel mà bạn muốn lưu dữ liệu trong file CSV. Nhấp vào tab Data (Dữ liệu) và tìm nhóm Get External Data (Lấy dữ liệu bên ngoài). Chọn From Text (Từ văn bản).
- Chọn file CSV bạn muốn mở trong Excel và nhấp Import (Nhập). Trong cửa sổ mới bật ra nhấp Delimited (Có dấu phân tách) và sau đó Next (Tiếp).
- Trong cửa sổ mới, dưới Delimiters (Dấu phân tách), tích vào hộp Comma (Dấu phẩy) và sau đó Next (Tiếp).
- Cửa sổ khác sẽ mở, chọn General (Chung) dưới Column data format (Định dạng dữ liệu cột), và nhấp vào Finish (Hoàn tất).
Sự Khác Biệt Giữa Workbook Và Worksheet
Biết sự khác biệt giữa workbook và worksheet sẽ giúp bạn nhanh chóng điều hướng hai khái niệm này và quản lý chúng dễ dàng. Worksheets là lõi của MS Excel, và bạn có thể có nhiều worksheets trong một workbook. Chỉnh sửa và thao tác dữ liệu chỉ có thể thực hiện trong worksheets chứ không phải trong workbooks. Cũng thú vị để biết rằng lượng dữ liệu trong một worksheet bị giới hạn bởi số cột, hàng và ô. Lượng dữ liệu trong một workbook thì không bị giới hạn.