Outlook web client cho phép bạn thu hồi email trong tối đa mười giây sau khi nhấn nút gửi. Trong ứng dụng Outlook desktop, bạn có thể "recall" (gọi lại) một email đã gửi và xóa nó khỏi hộp thư đến của người nhận. Rất tiếc, ứng dụng Outlook mobile (Android và iPhone) không có tính năng undo send (hoàn tác gửi).
Hướng dẫn này bao gồm mọi thứ bạn cần biết về việc thu hồi và gọi lại tin nhắn email Outlook trên máy tính của bạn.
Cách Thu Hồi Email Trong Outlook Web Client
Để thu hồi email trong Microsoft Outlook web client, trước tiên bạn phải bật tính năng "Undo send" (Hoàn tác gửi). Mở Outlook trong trình duyệt web, đăng nhập vào tài khoản email của bạn, và làm theo các bước dưới đây.
Bật Tính Năng Outlook Undo Send Trên Windows
- Chọn biểu tượng ba chấm bên cạnh ảnh hồ sơ của bạn và chọn Settings (Cài đặt).
- Chọn View all Outlook settings (Xem tất cả cài đặt Outlook) ở dưới cùng menu cài đặt nhanh.
- Chọn Email trên thanh bên, mở tab Compose and reply (Soạn thảo và trả lời), và cuộn đến phần "Undo send" (Hoàn tác gửi). Di chuyển thanh trượt để chọn số giây ưa thích (tối đa 10 giây) và chọn Save (Lưu).
Đóng menu cài đặt và gửi email thử để xác nhận xem tính năng thu hồi có hoạt động không. Khi bạn nhấn nút Send (Gửi) sau khi soạn email, một thông báo "Sending" (Đang gửi) bật lên ở góc dưới bên trái. Chọn Undo (Hoàn tác) để thu hồi email.
Hãy nhớ rằng bạn chỉ có mười giây để thu hồi email. Vì vậy, hãy chọn nút Undo nhanh chóng trước khi cửa sổ bật lên biến mất.
Bật Tính Năng Outlook Undo Send Trên Mac
Outlook cho macOS cho phép tối đa 20 giây để thu hồi email. Đây là cách cấu hình tính năng "Undo Send" của Outlook trên MacBook của bạn.
- Mở Outlook, chọn Outlook trên thanh menu, và chọn Preferences (Tùy chọn).
- Chọn Composing (Soạn thảo) trong phần "Email".
- Chọn biểu tượng plus (cộng) để đặt khoảng thời gian "Undo Send" theo ý thích của bạn.
Để thu hồi email, chọn Undo (Hoàn tác) trên cửa sổ bật lên "Sending…" (Đang gửi…) trong vòng 20 giây.
Nếu bạn bỏ lỡ cơ hội thu hồi tin nhắn, hãy sử dụng ứng dụng Outlook desktop để gọi lại email từ hộp thư đến của người nhận.
Cách Thu Hồi Hoặc Gọi Lại Email Trong Ứng Dụng Outlook Desktop
Outlook cho Windows có tính năng recall (gọi lại) cho phép bạn truy xuất và chỉnh sửa email trong tối đa 120 phút sau khi gửi. Khi bạn gọi lại email, Microsoft thu hồi thư và xóa nó khỏi hộp thư đến của người nhận.
Để gọi lại email thành công trong Outlook, bạn phải:
- Sử dụng tài khoản Microsoft 365 hoặc Outlook.com.
- Ở trên cùng máy chủ Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange với người nhận.
- Ở trong cùng tổ chức với người nhận.
- Mở yêu cầu gọi lại trên ứng dụng Outlook desktop của họ.
Ngoài ra, tài khoản email của người nhận không được có bất kỳ quy tắc nào chuyển tiếp, sửa đổi hoặc chuyển email sang địa chỉ khác. Rất tiếc, bạn không thể thu hồi hoặc gọi lại email được gửi đến địa chỉ trên các ứng dụng email của bên thứ ba như Gmail, Yahoo mail, v.v.
Một điều nữa: bạn không thể thu hồi email trong Outlook nếu tài khoản email của bạn sử dụng giao thức Post Office Protocol (POP) hoặc Messaging Application Programming Interface (MAPI).
Làm theo các bước dưới đây để gọi lại tin nhắn gửi nhầm người trong hộp thư đi của Outlook.
- Khởi chạy ứng dụng Outlook, mở thư mục Sent Items (Đã gửi), và double-click vào email bạn muốn gọi lại. Outlook sẽ mở email trong một cửa sổ mới.
- Chọn File trên thanh menu.
- Chọn Info (Thông tin) trên thanh bên, cuộn đến "Message Resend and Recall" (Gửi lại và gọi lại tin nhắn), và mở menu thả xuống Resend or Recall (Gửi lại hoặc gọi lại).
- Chọn Recall This Message (Gọi lại tin nhắn này).
Thay vào đó, mở email, chọn Actions (Hành động) trên thanh ribbon, và chọn Recall this Message (Gọi lại tin nhắn này).
- Chọn Delete unread copies of this message (Xóa bản sao chưa đọc của tin nhắn này) và chọn OK để gọi lại email. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn ô Tell me if recall succeeds or fails for each recipient (Thông báo cho tôi nếu gọi lại thành công hoặc thất bại cho mỗi người nhận) để bạn được thông báo nếu việc gọi lại thành công (hoặc không).
Nếu người nhận sử dụng Microsoft Exchange hoặc Microsoft 365 và bạn ở trong cùng tổ chức, Microsoft sẽ xóa email bạn đã gọi lại khỏi hộp thư đến của họ. Nếu người nhận sử dụng nhà cung cấp email của bên thứ ba, hoặc nếu email của họ nằm ngoài tổ chức của bạn, họ sẽ chỉ nhận được thông báo rằng bạn muốn gọi lại email bạn đã gửi trước đó.
Tùy chọn "Delete unread copies and replace with a new message" (Xóa bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới) cho phép bạn chỉnh sửa và gửi lại email. Microsoft sau đó thay thế email gốc bằng email đã chỉnh sửa trong hộp thư của người nhận. Tùy chọn này hoàn hảo để sửa lỗi chính tả và thông tin không chính xác trong email.