Ứng dụng khách web Outlook cho phép bạn hủy gửi email trong tối đa mười giây sau khi nhấn nút gửi. Trong ứng dụng Outlook dành cho máy tính để bàn, bạn có thể "thu hồi" một email đã gửi và xóa nó khỏi hộp thư đến của người nhận. Đáng tiếc là ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động (Android và iPhone) không có tính năng hoàn tác gửi.
Hướng dẫn này bao gồm mọi thứ bạn cần biết về việc hủy gửi và thu hồi thư email Outlook trên máy tính của bạn.
Cách hủy gửi email trong Outlook Web Client
Để hủy gửi email trong ứng dụng khách web Microsoft Outlook, trước tiên bạn phải bật tính năng “Hoàn tác gửi”. Mở Outlook trong trình duyệt web của bạn, đăng nhập vào tài khoản email của bạn và làm theo các bước bên dưới.
Bật tính năng Hoàn tác gửi Outlook trong Windows
- Chọn biểu tượng ba chấm bên cạnh ảnh hồ sơ của bạn và chọn Cài đặt.
- Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook ở cuối menu cài đặt nhanh.
- Chọn Email trên thanh bên, mở tab Soạn và trả lời rồi cuộn đến phần “Hoàn tác gửi”. Di chuyển thanh trượt để chọn số giây bạn muốn (tối đa 10 giây) và chọn Lưu.
Đóng menu cài đặt và gửi email kiểm tra để xác nhận xem tính năng hủy gửi có hoạt động hay không. Khi bạn nhấn nút Gửi sau khi soạn email, thông báo “Đang gửi” sẽ bật lên ở góc dưới bên trái. Chọn Hoàn tác để hủy gửi email.
Hãy nhớ rằng bạn có mười giây để hủy gửi email. Vì vậy, hãy nhanh chóng chọn nút Hoàn tác trước khi cửa sổ bật lên biến mất.
Bật tính năng Hoàn tác gửi Outlook trên máy Mac
Outlook dành cho macOS cho phép tối đa 20 giây để hủy gửi email. Dưới đây là cách định cấu hình tính năng “Hoàn tác gửi” của Outlook trên MacBook của bạn.
- Mở Outlook, chọn Outlook trên thanh menu và chọn Tùy chọn.
- Chọn Soạn trong phần “Email”.
- Chọn biểu tượng dấu cộng để đặt khoảng thời gian “Hoàn tác gửi” theo tùy chọn của bạn.
Để hủy gửi email, hãy chọn Hoàn tác trên cửa sổ bật lên “Đang gửi…” trong vòng 20 giây.
Nếu bạn bỏ lỡ cơ hội hủy gửi thư, hãy sử dụng ứng dụng Outlook dành cho máy tính để bàn để thu hồi email từ hộp thư đến của người nhận.
Cách hủy gửi hoặc thu hồi email trong ứng dụng Outlook Desktop
Outlook dành cho Windows có tính năng thu hồi cho phép bạn truy xuất và chỉnh sửa email trong tối đa 120 phút sau khi gửi. Khi bạn gọi lại một email, Microsoft sẽ hủy thư đó và xóa nó khỏi hộp thư đến của người nhận.
Để thu hồi thành công một email trong Outlook, bạn phải:
- Sử dụng tài khoản Microsoft 365 hoặc Outlook.com.
- Ở trên cùng một máy chủ Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange với tư cách là người nhận.
- Ở cùng tổ chức với người nhận.
- Mở yêu cầu thu hồi trên ứng dụng khách Outlook trên máy tính để bàn của họ.
Ngoài ra, tài khoản email của người nhận không được có bất kỳ quy tắc nào chuyển tiếp, sửa đổi hoặc chuyển email đến địa chỉ khác. Rất tiếc, bạn không thể hủy gửi hoặc thu hồi các email được gửi đến các địa chỉ trên ứng dụng email khách của bên thứ ba như Gmail, Yahoo mail, v.v.
Một điều nữa:bạn không thể hủy gửi email trong Outlook nếu tài khoản email của bạn sử dụng giao thức Giao thức Bưu điện (POP) hoặc Giao diện Lập trình Ứng dụng Nhắn tin (MAPI).
Hãy làm theo các bước bên dưới để thu hồi các thư được gửi nhầm người trong hộp thư đi Outlook của bạn.
- Khởi chạy ứng dụng Outlook, mở thư mục Mục đã gửi và nhấp đúp vào email bạn muốn thu hồi. Outlook sẽ mở email trong cửa sổ mới.
- Chọn Tệp trên thanh menu.
- Chọn Thông tin trên thanh bên, cuộn tới “Gửi lại và thu hồi tin nhắn” rồi mở menu thả xuống Gửi lại hoặc Thu hồi.
- Chọn Thu hồi tin nhắn này.
Ngoài ra, hãy mở email, chọn Hành động trên thanh ribbon và chọn Thu hồi thư này.
- Chọn Xóa bản sao chưa đọc của thư này và chọn OK để thu hồi email. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn hộp kiểm Cho tôi biết liệu việc thu hồi thành công hay thất bại đối với mỗi người nhận để bạn nhận được thông báo nếu việc thu hồi thành công (hoặc không).
Nếu người nhận sử dụng Microsoft Exchange hoặc Microsoft 365 và bạn thuộc cùng một tổ chức, Microsoft sẽ xóa email bạn đã gọi lại khỏi hộp thư đến của họ. Nếu người nhận sử dụng nhà cung cấp email bên thứ ba hoặc nếu email của họ nằm ngoài tổ chức của bạn, họ sẽ chỉ nhận được thông báo rằng bạn muốn thu hồi email bạn đã gửi trước đó.
Tùy chọn “Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới” cho phép bạn chỉnh sửa và gửi lại email. Sau đó, Microsoft sẽ thay thế email gốc bằng email đã chỉnh sửa trong hộp thư của người nhận. Tùy chọn này hoàn hảo để sửa lỗi chính tả và thông tin không chính xác trong email.