Khi bạn sử dụng Microsoft Excel cho các việc như ngân sách gia đình, tài chính kinh doanh hoặc hàng tồn kho sản phẩm, bạn có thể kết thúc với các số âm sometimes. Để làm cho các con số nhỏ hơn không nổi bật, đây là cách làm cho chúng thành màu đỏ.
Chúng tôi sẽ giải thích ba phương pháp để hiển thị số âm bằng màu đỏ trong Excel. Sử dụng phương pháp nào bạn thoải mái nhất hoặc phù hợp nhất với bảng tính của bạn.
Định Dạng Ô Cho Số Âm Màu Đỏ
Để có cách dễ dàng nhất định dạng số âm thành màu đỏ, mở sổ làm việc đến bảng tính và làm theo các bước sau.
- Chọn các ô bạn muốn định dạng.
- Đối với toàn bộ trang tính, sử dụng nút Select All (hình tam giác) ở góc trên bên trái của trang tính giữa cột A và hàng 1. Bạn nên thấy toàn bộ trang tính được tô đậm.
- Đối với các ô cụ thể, kéo con trỏ qua chúng hoặc giữ Ctrl khi chọn từng ô.
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô đã chọn nào và chọn Format Cells (Định dạng ô) để mở hộp thoại Format Cells.
- Trên tab Number, chọn loại định dạng trong danh sách Category bên trái. Bạn có thể định dạng Numbers (Số) và Currency (Tiền tệ) âm bằng màu font đỏ.
- Ở bên phải, chọn một trong hai tùy chọn đỏ trong hộp Negative numbers (Số âm). Bạn có thể chỉ dùng màu đỏ cho số hoặc đặt số trong ngoặc đơn và làm cho nó đỏ.
- Chọn OK ở dưới cùng để áp dụng thay đổi.
Sau đó, bạn sẽ thấy bất kỳ số âm nào trong các ô đã chọn chuyển sang màu đỏ trong khi số dương giữ nguyên.
Tạo Định Dàng Tùy Chỉnh Cho Số Âm Màu Đỏ
Mặc dù cách trên là đơn giản nhất để biến giá trị âm thành màu đỏ, bạn có thể không thích hai lựa chọn bạn có. Có lẽ bạn muốn giữ dấu trừ (-) trước số. Để làm điều này, bạn có thể tạo định dạng số tùy chỉnh.
- Chọn các ô hoặc trang tính nơi bạn muốn áp dụng định dạng như được mô tả ở Bước 1 trên.
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô đã chọn nào và chọn Format Cells.
- Trên tab Number, chọn Custom (Tùy chỉnh) trong danh sách Category bên trái.
- Trong hộp Type bên phải nhập: General;[Red]-General.
- Chọn OK để áp dụng định dạng.
Bây giờ bạn sẽ thấy bảng tính cập nhật và biến số âm thành màu đỏ trong khi giữ dấu trừ trước các số.
Sử Dụng Định Dạng Có Điều Kiện Cho Số Âm Màu Đỏ
Một tùy chọn khác để làm cho số âm thành màu đỏ trong Excel là với quy tắc định dạng có điều kiện. Lợi thế của phương pháp này là bạn có thể chọn sắc độ đỏ bạn muốn hoặc áp dụng định dạng bổ sung như thay đổi màu ô hoặc làm cho font in đậm hoặc gạch dưới.
- Chọn tập dữ liệu nơi bạn muốn áp dụng định dạng hoặc toàn bộ trang tính như được mô tả ở trên.
- Đi đến tab Home và chọn menu thả xuống Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) trong phần Styles của ribbon.
- Di chuyển con trỏ đến Highlight Cell Rules (Quy tắc nổi bật ô) và chọn Less Than (Nhỏ hơn) trong menu bật ra.
- Trong hộp nhỏ xuất hiện, nhập số không (0) vào hộp Format cells that are LESS THAN (Định dạng ô nhỏ hơn).
- Trong danh sách thả xuống bên phải, chọn Red Text (Văn bản đỏ).
- Thay vào đó, bạn có thể chọn định dạng nhanh khác từ danh sách hoặc chọn Custom Format (Định dạng tùy chỉnh) để sử dụng của riêng bạn. Nếu bạn chọn cái sau, đi đến tab Font và sử dụng hộp thả xuống Color để chọn sắc độ đỏ bạn muốn. Bạn có thể dùng More Colors (Nhiều màu hơn) để xem thêm tùy chọn. Áp dụng bất kỳ định dạng nào khác bạn muốn cho các ô có số âm.
- Chọn nút OK và OK lại nếu bạn chọn tùy chọn tùy chỉnh.
Sau đó, bạn sẽ thấy các ô đã chọn cập nhật để hiển thị số âm bằng màu font đỏ và bất kỳ định dạng nào bạn đã chọn.
Với các cách tích hợp sẵn để hiển thị số âm màu đỏ trong Excel, bạn có thể đảm bảo những con số đó nổi bật từ phần còn lại trong trang tính của bạn.
Để biết thêm hướng dẫn Excel, hãy xem các cách chuyển đổi văn bản thành số trong bảng tính của bạn.