Khi bạn sử dụng Microsoft Excel cho những việc như ngân sách gia đình, tài chính doanh nghiệp hoặc kiểm kê sản phẩm, đôi khi bạn có thể nhận được số âm. Để làm nổi bật những số nhỏ hơn 0 đó, đây là cách làm cho chúng có màu đỏ.
Chúng tôi sẽ giải thích ba phương pháp hiển thị số âm dưới dạng màu đỏ trong Excel. Hãy sử dụng bất cứ thứ gì bạn cảm thấy thoải mái nhất hoặc phù hợp nhất với trang tính của mình.
Định dạng ô cho số âm màu đỏ
Để có cách dễ dàng nhất để định dạng số âm màu đỏ, hãy mở sổ làm việc của bạn tới bảng tính và làm theo các bước sau.
- Chọn các ô bạn muốn định dạng.
- Đối với toàn bộ trang tính, hãy sử dụng nút Chọn tất cả (hình tam giác) ở trên cùng bên trái của trang tính giữa cột A và hàng 1. Bạn sẽ thấy toàn bộ trang tính của mình được tô bóng.
- Đối với các ô cụ thể, hãy kéo con trỏ qua chúng hoặc giữ Ctrl khi bạn chọn từng ô.
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào đã chọn và chọn Định dạng ô để mở hộp thoại Định dạng ô.
- Trên tab Số, chọn loại định dạng trong danh sách Danh mục ở bên trái. Bạn có thể định dạng Số âm và Tiền tệ bằng màu phông chữ đỏ.
- Ở bên phải, chọn một trong hai tùy chọn màu đỏ trong hộp Số âm. Bạn có thể chỉ sử dụng màu đỏ cho số hoặc đặt số trong dấu ngoặc đơn và làm cho nó có màu đỏ.
- Chọn OK ở phía dưới để áp dụng thay đổi.
Sau đó, bạn sẽ thấy mọi số âm trong các ô đã chọn chuyển sang màu đỏ trong khi các số dương vẫn giữ nguyên.
Tạo định dạng tùy chỉnh cho số âm màu đỏ
Mặc dù cách trên là cách đơn giản nhất để chuyển các giá trị âm thành màu đỏ nhưng bạn có thể không thích hai lựa chọn mà mình có. Có lẽ bạn muốn giữ dấu âm (-) trước số. Để làm được điều này, bạn có thể tạo định dạng số tùy chỉnh.
- Chọn các ô hoặc trang tính nơi bạn muốn áp dụng định dạng như mô tả ở Bước 1 ở trên.
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào đã chọn và chọn Định dạng ô.
- Trên tab Số, chọn Tùy chỉnh trong danh sách Danh mục ở bên trái.
- Trong hộp Loại bên phải, nhập:General;[Red]-General.
- Chọn OK để áp dụng định dạng.
Bây giờ, bạn sẽ thấy bảng tính được cập nhật và chuyển các số âm thành màu đỏ trong khi vẫn giữ lại dấu trừ ở phía trước các số.
Sử dụng định dạng có điều kiện cho số âm màu đỏ
Một tùy chọn khác để làm cho số âm có màu đỏ trong Excel là sử dụng quy tắc định dạng có điều kiện. Ưu điểm của phương pháp này là bạn có thể chọn màu đỏ mà bạn muốn hoặc áp dụng các định dạng bổ sung như thay đổi màu ô hoặc làm đậm hoặc gạch chân phông chữ.
- Chọn tập dữ liệu nơi bạn muốn áp dụng định dạng hoặc toàn bộ trang tính như mô tả ở trên.
- Chuyển đến tab Trang chủ và chọn trình đơn thả xuống Định dạng có điều kiện trong phần Kiểu của dải băng.
- Di chuyển con trỏ của bạn đến Đánh dấu quy tắc ô và chọn Ít hơn trong trình đơn bật ra.
- Trong hộp nhỏ xuất hiện, hãy nhập số 0 (0) vào hộp Định dạng ô LESS THAN.
- Trong danh sách thả xuống ở bên phải, chọn Văn bản màu đỏ.
- Ngoài ra, bạn có thể chọn một định dạng nhanh khác từ danh sách hoặc chọn Định dạng tùy chỉnh để sử dụng định dạng của riêng bạn. Nếu bạn chọn cái sau, hãy chuyển đến tab Phông chữ và sử dụng hộp thả xuống Màu để chọn sắc đỏ mà bạn muốn. Bạn có thể sử dụng More Colors để xem các tùy chọn bổ sung. Áp dụng bất kỳ định dạng nào khác mà bạn muốn cho các ô có số âm.
- Chọn nút OK và OK lần nữa nếu bạn chọn tùy chọn tùy chỉnh.
Sau đó, bạn sẽ thấy các ô đã chọn cập nhật để hiển thị số âm với màu phông chữ đỏ và bất kỳ định dạng nào khác mà bạn đã chọn.
Với các cách tích hợp sẵn để hiển thị số âm màu đỏ trong Excel, bạn có thể đảm bảo những số đó nổi bật so với phần còn lại trong trang tính của mình.
Để biết thêm hướng dẫn về Excel, hãy xem cách chuyển đổi văn bản thành số trong bảng tính của bạn.