Khi nhập dữ liệu vào bảng tính, bạn có thể thấy chữ cái hỗn loạn hoặc từ toàn chữ hoa/thường. Nếu muốn giữ dữ liệu văn bản nhất quán, chúng tôi sẽ chỉ cách thay đổi chữ hoa/thường trong Excel.
Chúng tôi sẽ giới thiệu ba hàm, tính năng Flash Fill, add-in Office hữu ích và cách copy-paste giữa Excel và Word. Hãy dùng phương pháp dễ dàng và phù hợp nhất cho bạn.
Dùng công thức để đổi chữ hoa/thường
Dù bạn đã dùng công thức Excel hay chưa, có ba hàm tiện lợi để thay đổi chữ: UPPER, LOWER, PROPER. Với chúng, bạn điều chỉnh văn bản bằng công thức đơn giản.
Để dùng các hàm, bạn cần nhập công thức vào ô khác chứa dữ liệu gốc, ví dụ cột mới bên phải.
Hàm UPPER
Khi muốn chuyển văn bản thành toàn chữ HOA, dùng hàm UPPER. Cú pháp: UPPER(text) với text là văn bản trực tiếp hoặc tham chiếu ô.
Ví dụ, chuyển văn bản hỗn loạn thành toàn chữ hoa bằng công thức:
=UPPER("joe smith")
Lưu ý: Nếu dùng văn bản trực tiếp làm đối số, hãy đặt trong dấu ngoặc kép và có thể dùng bất kỳ chữ hoa/thường nào.
Ví dụ khác, chuyển nội dung ô A2 thành chữ hoa:
=UPPER(A2)
Hàm LOWER
Ngược lại UPPER là LOWER, chuyển thành toàn chữ thường. Cú pháp: LOWER(text), cũng chấp nhận tham chiếu ô hoặc văn bản.
Ví dụ chuyển ô A3 thành chữ thường:
=LOWER(A3)
Dùng văn bản trực tiếp, hãy bọc trong dấu ngoặc kép. Ví dụ chuyển "john jones" thành chữ thường:
=LOWER("john jones")
Hàm PROPER
Cuối cùng là hàm PROPER, viết hoa chữ cái đầu mỗi từ (thường gọi là Title Case). Rất tiện cho tên riêng, tiêu đề, headline. Cú pháp: PROPER(text).
Dưới đây chuyển văn bản thành Title Case bằng công thức với văn bản trong ngoặc kép:
=PROPER("jerry white")
Ví dụ cuối, chuyển ô A4:
=PROPER(A4)
Sao chép công thức
Nếu có nhiều ô trong cột cần áp dụng công thức, chỉ cần copy-paste xuống.
Chọn ô chứa công thức, kéo tay cầm điền (dấu cộng) ở góc dưới bên phải qua các ô còn lại và thả.
Công thức sẽ tự điều chỉnh tham chiếu ô và hiển thị kết quả.
Lưu ý: Nếu dùng tham chiếu tuyệt đối thay vì tương đối, công thức sẽ không tự cập nhật tham chiếu.
Tận dụng Flash Fill
Tính năng Flash Fill trong Excel là công cụ tiện lợi khác để đổi chữ hoa/thường. Bạn chỉ tạo một mục nhập theo ý muốn, sau đó điền phần còn lại bằng Flash Fill.
Ví dụ danh sách tên chữ hoa/thường hỗn loạn. Bạn nhập cách hiển thị mong muốn ở ô đầu tiên bên phải và nhấn Enter.
Sau đó, dùng phím tắt Ctrl + E hoặc chọn nút Flash Fill trong nhóm Công cụ dữ liệu (Data Tools) tab Dữ liệu (Data).
Như phép màu, các ô còn lại bên cạnh các mục nhập khác sẽ tự điền theo mẫu ô đầu tiên.
Tùy chọn: bạn có thể chọn nút Flash Fill xuất hiện để chính thức chấp nhận gợi ý, dù không bắt buộc.
Thử Add-in
Có thể bạn không thích công thức và muốn công cụ thay đổi văn bản ngay tại chỗ. Hãy thử add-in của Excel. Ở đây dùng add-in Swap Case.
- Dùng nút Lấy add-in (Get Add-ins) trên tab Chèn (Insert) để mở Cửa hàng Add-in Office.
- Tìm "Case" hoặc "Swap Case" trong hộp tìm kiếm. Chọn Thêm (Add) rồi Tiếp tục (Continue) để cài đặt.
- Quay lại bảng tính, chọn Swap Case trên tab Trang chủ (Home).
- Nếu không thấy, mở danh sách thả xuống Add-ins của tôi (My Add-ins) trên tab Chèn, chọn Xem tất cả (See All), chọn add-in và nhấp Thêm.
- Khi thanh bên add-in mở bên phải, chọn ô cần đổi và nhấn nút chữ HOA hoặc chữ thường.
Văn bản trong ô được chọn sẽ chuyển sang chữ hoa/thường bạn chọn.
Ưu điểm của add-in là đổi chữ ngay tại ô gốc. Nhược điểm: add-in không có tùy chọn Proper Case (Title Case).
Copy và Paste từ Microsoft Word
Nếu bạn dùng Word cùng Excel và thường copy-paste, đây là cách khác. Vì Word có cách dễ dàng đổi chữ hoa/thường, bạn chỉnh sửa ở Word rồi paste ngược lại Excel.
- Trong Excel, copy ô chứa văn bản cần đổi (Ctrl + C, nút Copy tab Home, hoặc chuột phải Copy).
- Mở tài liệu Word và paste dữ liệu (Ctrl + V, nút Paste tab Home, hoặc chuột phải Paste).
- Khi dữ liệu hiện ra, chọn văn bản và dùng nút Thay đổi chữ (Change Case) và menu thả xuống trên tab Home để chọn kiểu chữ mong muốn.
- Tiếp theo, chọn dữ liệu trong Word và copy (theo các cách copy trên).
- Quay lại Excel và paste dữ liệu đè lên dữ liệu gốc (cách paste tương tự).
Bạn sẽ thấy văn bản đã chỉnh theo kiểu chữ đã chọn.
Cách này hơi tốn công nhưng hữu ích nếu bạn quen dùng và không cần cột phụ.
Bạn luôn có thể đổi chữ hoa/thường thủ công từng ô. Tuy nhiên, các cách trên nhanh hơn, dễ hơn và ít tẻ nhạt hơn. Bạn sẽ dùng cách nào?
Để biết thêm hướng dẫn, xem cách xóa hàng trùng lặp trong Excel.