Khi bạn nhập dữ liệu vào bảng tính, bạn có thể tìm thấy các chữ cái hoặc từ hỗn hợp có chứa tất cả chữ hoa hoặc chữ thường. Nếu bạn muốn giữ cho dữ liệu văn bản của mình nhất quán, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách để thay đổi kiểu chữ trong Excel.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn ba chức năng bạn có thể sử dụng, tính năng Flash Fill, phần bổ trợ Office hữu ích và cách sao chép và dán giữa Microsoft Excel và Word. Hãy sử dụng bất kỳ phương pháp nào dễ nhất hoặc phù hợp nhất với bạn.
Sử dụng công thức để đổi chữ hoa chữ thường
Cho dù bạn đã sử dụng công thức Excel hay chưa thì vẫn có ba hàm tiện dụng để thay đổi kiểu chữ viết hoa. Với UPPER, LOWER và PROPER, bạn có thể điều chỉnh văn bản của mình bằng một công thức đơn giản.
Để sử dụng các hàm Excel, bạn cần thêm công thức vào các ô không phải là các ô chứa dữ liệu, chẳng hạn như trong cột mới ở bên phải.
Hàm UPPER
Khi bạn muốn thay đổi văn bản của mình thành tất cả các chữ in hoa, hãy sử dụng hàm UPPER. Cú pháp là UPPER(text) nơi bạn có thể nhập văn bản thực tế hoặc tham chiếu ô cho đối số.
Ở đây, chúng ta sẽ thay đổi văn bản từ kết hợp chữ hoa và chữ thường thành chữ hoa toàn bộ bằng công thức sau:
=UPPER(“joe smith”)
Lưu ý rằng nếu bạn sử dụng văn bản làm đối số, bạn nên đặt nó trong dấu ngoặc kép và có thể sử dụng bất kỳ chữ cái nào.
Một ví dụ khác, chúng tôi sẽ thay đổi nội dung trong ô A2 thành tất cả văn bản viết hoa bằng công thức sau:
=UPPER(A2)
Chức năng LOWER
Ngược lại với hàm UPPER là LOWER. Với nó, bạn có thể thay đổi thành tất cả văn bản viết thường. Cú pháp là LOWER(text) trong đó một lần nữa, bạn có thể nhập tham chiếu ô hoặc văn bản.
Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ thay đổi văn bản trong ô A3 thành tất cả các chữ cái viết thường bằng công thức sau:
=THẤP(A3)
Để sử dụng văn bản làm đối số, hãy nhớ đặt nó trong dấu ngoặc kép. Ở đây, chúng ta sẽ thay đổi văn bản trong dấu ngoặc kép thành tất cả chữ thường:
=LOWER(“john jones”)
Chức năng PROPER
Cuối cùng là hàm PROPER cho phép bạn viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ, thường được gọi là chữ hoa tiêu đề. Đây là một tùy chọn hữu ích cho họ và tên, chức danh hoặc dòng tiêu đề. Cú pháp về cơ bản giống như các hàm trên, PROPER(text).
Dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng công thức sau để thay đổi văn bản thành kiểu chữ tiêu đề bằng cách đặt nó trong dấu ngoặc kép:
=PROPER(“jerry trắng”)
Trong ví dụ cuối cùng, chúng ta sẽ thay đổi văn bản trong ô A4 bằng công thức sau:
=PROPER(A4)
Sao chép công thức
Nếu có nhiều ô trong một cột mà bạn muốn áp dụng công thức, bạn chỉ cần sao chép và dán nó xuống.
Chọn ô chứa công thức và kéo núm điều khiển điền (dấu cộng) ở góc dưới cùng bên phải xuống qua các ô còn lại rồi thả ra.
Bạn sẽ thấy công thức điều chỉnh để bao gồm các tham chiếu ô chính xác và điền vào kết quả.
Lưu ý:Nếu bạn sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối thay vì tham chiếu ô tương đối thì công thức sẽ không tự động cập nhật tham chiếu.
Tận dụng tính năng Flash Fill
Tính năng Flash Fill trong Excel là một công cụ tiện lợi khác mà bạn có thể sử dụng để thay đổi kiểu chữ viết hoa. Bạn chỉ cần tạo một mục nhập theo cách bạn muốn văn bản của mình rồi điền phần còn lại bằng Flash Fill.
Ở đây chúng tôi có một danh sách các tên có kiểu chữ hỗn hợp. Bạn nhập cách bạn muốn văn bản xuất hiện ở ô đầu tiên bên phải rồi nhấn Enter hoặc Return.
Sau đó, sử dụng phím tắt Ctrl + E hoặc chọn nút Flash Fill trong phần Công cụ dữ liệu của tab Dữ liệu.
Giống như phép thuật, bạn sẽ thấy các ô còn lại bên cạnh các mục nhập khác của bạn được điền để hiển thị giống như ô đầu tiên bạn cung cấp.
Theo tùy chọn, bạn có thể chọn nút Flash Fill có vẻ như chính thức chấp nhận các đề xuất, mặc dù điều này không bắt buộc.
Kiểm tra phần bổ trợ
Có thể bạn không thích công thức và muốn có một công cụ thay đổi văn bản tại chỗ. Bạn có thể sử dụng một trong các phần bổ trợ của Excel để thử nghiệm. Ở đây, chúng ta sẽ sử dụng tiện ích bổ sung Swap Case.
- Sử dụng nút Tải phần bổ trợ trên tab Chèn để mở Cửa hàng phần bổ trợ dành cho Office.
- Sau đó, nhập “Trường hợp” hoặc “Trường hợp hoán đổi” vào hộp tìm kiếm. Chọn Thêm rồi Tiếp tục cài đặt phần bổ trợ.
- Quay lại trang tính của bạn và chọn Trường hợp hoán đổi trên tab Trang chủ.
- Nếu bạn không thấy nó, hãy mở danh sách thả xuống Phần bổ trợ của tôi trên tab Chèn, chọn Xem tất cả, chọn phần bổ trợ và chọn Thêm.
- Khi thanh bên của phần bổ trợ mở ra ở bên phải, hãy chọn các ô bạn muốn thay đổi và chọn nút chữ hoa hoặc chữ thường.
Bạn sẽ thấy văn bản trong các ô đã chọn thay đổi theo kiểu chữ bạn chọn.
Lợi ích của bổ trợ này là bạn có thể thay đổi văn bản của mình trong các ô ban đầu. Rất tiếc, tiện ích bổ sung này không cung cấp tùy chọn viết chữ thích hợp.
Sao chép và dán từ Microsoft Word
Nếu bạn sử dụng Microsoft Word ngoài Excel và thực hiện nhiều thao tác sao chép và dán, điều này sẽ cung cấp cho bạn một tùy chọn khác. Vì Word cung cấp một cách dễ dàng để thay đổi kiểu chữ văn bản nên bạn có thể chỉnh sửa văn bản ở đó và đưa văn bản trở lại Excel.
- Trong Excel, sao chép các ô chứa văn bản bạn muốn thay đổi. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng Ctrl + C, nút Sao chép trên tab Trang chủ hoặc nhấp chuột phải và chọn Sao chép.
- Mở tài liệu Word và dán dữ liệu. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng Ctrl + V, nút Dán trên tab Trang chủ hoặc nhấp chuột phải và chọn Dán.
- Khi dữ liệu của bạn xuất hiện, hãy chọn văn bản và sử dụng nút Thay đổi trường hợp và danh sách thả xuống trên tab Trang chủ để chọn trường hợp bạn muốn.
- Tiếp theo, chọn dữ liệu trong Word và sao chép dữ liệu đó bằng một trong các hành động sao chép ở trên.
- Quay lại Excel và dán lại dữ liệu lên dữ liệu gốc bằng một trong các phương pháp dán ở trên.
Sau đó, bạn sẽ thấy văn bản đã chỉnh sửa của mình trong trường hợp bạn đã chọn.
Mặc dù phương pháp này đòi hỏi bạn phải thực hiện thêm một chút công sức nhưng đây vẫn là một cách hữu ích nếu bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng và không cần phải sử dụng thêm cột.
Bạn luôn có thể thay đổi kiểu chữ trong Excel theo cách thủ công, mỗi lần một ô. Tuy nhiên, các tùy chọn này cung cấp cho bạn những cách đi nhanh hơn, dễ dàng hơn và ít tẻ nhạt hơn. Bạn sẽ sử dụng cái nào?
Để biết thêm hướng dẫn, hãy xem cách xóa các hàng trùng lặp trong Excel.