Nếu bạn đang làm việc với số liệu trong Word nhưng muốn chuyển sang Excel, bạn có thể làm được điều đó. Có một số phương pháp dễ dàng bạn có thể thử để chuyển từ Word sang Excel, dù là sao chép dữ liệu thủ công hay chuyển đổi loại tệp.
Nếu bạn muốn biết cách chuyển đổi tệp Word sang Excel, hãy thử các bước được nêu dưới đây.
Sao chép và dán
Cách đơn giản nhất để chuyển đổi tài liệu Word sang Excel là sao chép và dán dữ liệu thủ công. Cách này hiệu quả nhất khi dữ liệu của bạn ở định dạng bảng, vì hàng và cột dễ dàng khớp với bố cục Excel.
- Để làm điều này, hãy mở tài liệu Word chứa bảng bạn muốn chuyển đổi sang Excel.
- Chọn toàn bộ bảng bằng cách nhấp và kéo qua nó. Ngoài ra, nhấn biểu tượng Select (Chọn) ở góc trên bên trái của bảng.
- Nhấn Ctrl + C để sao chép bảng vào clipboard (hoặc Cmd + C trên Mac).
- Tiếp theo, mở sổ làm việc Excel mới hoặc hiện có nơi bạn muốn dán bảng.
- Chọn ô nơi bạn muốn dán bảng hoặc nhấp vào bất kỳ đâu trên bảng tính để tạo bảng mới.
- Nhấn Ctrl + V (hoặc Cmd + V trên Mac) để dán bảng từ clipboard, hoặc nhấp chuột phải và chọn Paste (Dán).
Excel tự động điều chỉnh độ rộng cột và định dạng để khớp với bảng Word.
Sau đó, bạn có thể thực hiện thêm các thay đổi cho dữ liệu để phù hợp với bảng tính (như thay đổi phông chữ, màu sắc hoặc cỡ chữ).
Lưu dưới dạng tệp văn bản và nhập vào Excel
Một cách khác để chuyển đổi tài liệu Word sang Excel là lưu tệp dưới dạng tệp văn bản thuần túy (plain text) rồi nhập nó vào Excel. Cách này hiệu quả nhất khi dữ liệu của bạn ở định dạng danh sách, với mỗi mục được phân tách bằng ký tự phân cách như dấu phẩy, tab hoặc khoảng trắng.
Excel sẽ chuyển đổi từng phần dữ liệu giữa các ký tự phân cách thành một ô, với mỗi dòng thành một hàng riêng biệt.
- Để làm điều này, hãy mở tài liệu Word chứa danh sách bạn muốn chuyển đổi sang Excel.
- Nhấp File > Save As (Lưu dưới dạng) và chọn vị trí bạn muốn lưu tệp văn bản.
- Trong danh sách thả xuống Save as type (Lưu dưới dạng), chọn Plain Text (*.txt).
- Nhấn Save (Lưu) để lưu tệp.
- Hộp thoại File Conversion (Chuyển đổi tệp) sẽ xuất hiện — giữ cài đặt mặc định và nhấp OK.
- Lúc này, đóng tài liệu Word (hoặc thu nhỏ nó) và mở Excel.
- Trong Excel, nhấn Data > From Text/CSV (hoặc Data > Get Data > From Text (Legacy)) và duyệt đến vị trí bạn lưu tệp văn bản.
- Chọn tệp văn bản của bạn và chọn Import hoặc Get Data (tùy thuộc vào phiên bản Excel). Excel sẽ mở Text Import Wizard (Trình hướng dẫn nhập văn bản) để giúp chỉ định cách dữ liệu của bạn được phân cách và định dạng.
- Trong bước 1/3 của Text Import Wizard, chọn Delimited (Có phân cách) nếu dữ liệu của bạn được phân tách bằng các ký tự như dấu phẩy hoặc tab, hoặc Fixed width (Độ rộng cố định) nếu dữ liệu được căn chỉnh theo cột với khoảng trắng giữa chúng.
- Nhấp Next (Tiếp theo) để tiếp tục.
- Trong bước 2/3, tích các hộp bên cạnh các ký tự phân cách áp dụng cho dữ liệu của bạn, chẳng hạn như Tab, Comma, Space, v.v. Bạn cũng có thể chỉ định các ký tự khác trong hộp Other. Cuối cùng, trong cửa sổ Data preview (Xem trước dữ liệu), bạn có thể xem trước cách Excel sẽ chia dữ liệu của bạn thành các cột.
- Nhấp Next để tiếp tục.
- Trong bước 3/3, bạn có thể chọn cách định dạng từng cột dữ liệu, chẳng hạn như General, Text, Date, v.v. Bạn cũng có thể bỏ qua nhập bất kỳ cột nào bằng cách chọn tùy chọn Do not import column (skip) (Không nhập cột - bỏ qua).
- Nhấp Finish (Hoàn tất) để kết thúc quy trình.
- Chọn nơi đặt dữ liệu nhập (bên trong trang tính hiện có hoặc mới) và sau đó nhấn Import.
Dữ liệu của bạn sẽ được nhập vào sổ làm việc Excel. Hãy kiểm tra kỹ xem dữ liệu đã được nhập chính xác chưa trước khi lưu. Nếu chưa, bạn có thể cần xóa dữ liệu, lặp lại quy trình và điều chỉnh cài đặt.
Sử dụng công cụ chuyển đổi Word sang Excel trực tuyến
Cách thứ ba để chuyển đổi tài liệu Word sang Excel là sử dụng công cụ chuyển đổi trực tuyến có thể xử lý nhiều định dạng tệp khác nhau. Cách này hiệu quả nhất khi bạn không thể truy cập Microsoft Office hoặc muốn giải pháp nhanh chóng, dễ dàng cho vấn đề của mình.
Có một số công cụ như vậy trực tuyến — tìm kiếm nhanh trên Google sẽ liệt kê các lựa chọn tiềm năng. Chúng tôi sẽ giải thích cách làm bằng công cụ chuyển đổi Word sang Excel của Convertio bên dưới, nhưng nhiều công cụ này nên hoạt động tương tự.
- Mở công cụ Convertio Word to Excel trong trình duyệt web của bạn (hoặc mở công cụ thay thế ưa thích của bạn).
- Nhấn Choose Files (Chọn tệp) để chọn tệp Word cần chuyển đổi từ máy tính PC hoặc Mac. Ngoài ra, kéo thả tệp lên trang để tải lên.
- Tiếp theo, chọn XLS hoặc XLSX làm định dạng đầu ra cho tệp Excel của bạn.
- Nhấn nút Convert (Chuyển đổi) để bắt đầu quy trình chuyển đổi.
- Sau khi quy trình hoàn tất, nhấn nút Download Now (Tải xuống ngay) để tải tệp XLS hoặc XLSX đã chuyển đổi về máy tính PC hoặc Mac.
Mở tệp để kiểm tra kỹ xem nội dung đã được chuyển đổi chính xác chưa. Nếu chưa, bạn có thể cần thay đổi định dạng tài liệu trước (như sử dụng bảng được định dạng đúng) trước khi thử lại quy trình.
Chuyển sang công cụ thay thế cũng có thể cho kết quả tốt hơn.
Chuyển đổi tài liệu Microsoft Office
Như chúng tôi đã chỉ ra ở trên, có một vài cách khác nhau để chuyển đổi hoặc nhập thông tin từ tài liệu Word sang bảng tính Excel, tùy thuộc vào cách dữ liệu của bạn được cấu trúc và những gì bạn muốn đạt được với nó.
Nếu dữ liệu của bạn ở các định dạng tệp khác, bạn cũng có thể chuyển đổi giữa chúng. Ví dụ, bạn có thể chuyển đổi PDF sang tài liệu Word bằng nhiều công cụ (bao gồm cả chính Word). Bạn cũng có thể lưu trang web dưới dạng tài liệu Word.
Nếu bạn đang chuyển sang Office từ LibreOffice hoặc OpenOffice, bạn có thể chuyển đổi tệp ODT sang tệp Word nhanh chóng và dễ dàng.