Cảnh báo thư của Microsoft Outlook có thể là con dao hai lưỡi. Chúng giúp bạn nắm bắt email nhưng cũng có thể làm gián đoạn tập trung và năng suất. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách bật hoặc tắt thông báo Outlook và giúp bạn đạt được sự cân bằng giữa việc cập nhật thông tin và tránh sự phân tâm.
Cách bật hoặc tắt thông báo Outlook trong Windows
Nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook làm ứng dụng email trên máy tính Windows 10/11, bạn có thể định cấu hình chương trình để gửi thông báo máy tính để bàn bất cứ khi nào tài khoản email của bạn nhận được thư mới. Bạn phải truy cập hộp thoại Outlook Options để quản lý cài đặt thông báo thư. Cách làm như sau:
- Chọn tab File trong Outlook.
- Chọn Options (Tùy chọn) trên thanh bên.
- Bật hộp kiểm bên cạnh Display a Desktop Alert (Hiển thị cảnh báo máy tính để bàn) trong phần Message arrival (Thư đến). Tùy chọn này nhắc Outlook thông báo cho bạn về thư đến dưới dạng thông báo toast phía trên Action Center.
Bạn cũng có thể kiểm tra tùy chọn con có nhãn Enable preview for Rights Protected messages (May impact performance) (Bật xem trước cho thư được bảo vệ quyền - Có thể ảnh hưởng hiệu suất) để nhận bản xem trước thông báo cho các thư được bảo vệ.
Tiếp theo, hãy tích các hộp bên cạnh các tùy chọn sau nếu bạn cần tín hiệu bổ sung cho thư đến.
- Play a sound (Phát âm thanh): Yêu cầu Outlook phát âm thanh cho tin nhắn mới.
- Briefly change the mouse pointer (Thay đổi con trỏ chuột 잠시): Thay đổi con trỏ chuột để chỉ ra thư mới.
- Show an envelope icon in the taskbar (Hiển thị biểu tượng phong bì trên thanh tác vụ): Hiển thị biểu tượng Phong bì trên khu vực khay hệ thống để biểu thị thư chưa đọc.
Nếu thông báo thư mới của Outlook làm bạn mất tập trung, hãy mở lại hộp thoại Outlook Options, chọn Mail (Thư) và tắt Display a Desktop Alert và bất kỳ loại cảnh báo nào bạn muốn. Nếu bạn chỉ muốn tạm dừng thông báo trong một thời gian ngắn, một giải pháp tốt hơn là kích hoạt Do Not Disturb (Không làm phiền) hoặc Focus Assist (Trợ năng tập trung) trong Windows.
Cách bật hoặc tắt thông báo Outlook trong macOS
Giống như trên Windows, Microsoft Outlook cho Mac có thể gửi thông báo khi nhận thư mới. Truy cập ngăn Outlook Preferences (Tùy chọn Outlook) để bật cảnh báo email và quản lý cách chúng hoạt động.
- Mở ứng dụng Microsoft Outlook và chọn Outlook > Settings (Cài đặt) trên thanh menu.
- Chọn danh mục Notifications & Sounds (Thông báo & Âm thanh).
- Bật hộp kiểm bên cạnh Display an alert on my desktop (Hiển thị cảnh báo trên máy tính để bàn) để nhận thông báo máy tính để bàn của Outlook. Ngoài ra, chọn giữa các tùy chọn con Show message subject only (Chỉ hiển thị chủ đề thư) và Show message subject and preview (Hiển thị chủ đề và xem trước thư) tùy thuộc vào việc cảnh báo có nên hiển thị bản xem trước thư hay không.
Các tùy chọn khác liên quan đến thư đến mà bạn có thể bật bao gồm:
- Bounce Outlook icon in Desktop (Làm biểu tượng Outlook nảy trên Dock): Làm biểu tượng Outlook nảy trên Dock khi có thư mới.
- New Message (Thư mới): Yêu cầu Mac phát âm chuông cho tin nhắn mới.
- Badge count (Số lượng huy hiệu): Hiển thị huy hiệu đếm trên biểu tượng Outlook cho thư chưa đọc trong Focused Inbox hoặc tất cả hộp thư.
Để tắt thông báo Outlook, hãy truy cập lại màn hình Notifications and Sounds trong Outlook Preferences và bỏ chọn Display an alert on my desktop và các loại cảnh báo khác. Bạn cũng có thể loại bỏ sự phân tâm bằng cách đặt Mac ở chế độ Do Not Disturb/Focus.
Cách bật hoặc tắt thông báo máy tính để bàn trong Outlook.com
Nếu bạn sử dụng phiên bản web của Outlook trên máy tính Windows hoặc Mac, bạn có thể bật thông báo máy tính để bàn cho các trường hợp bạn không mở ứng dụng web trong thẻ. Để làm điều đó:
- Truy cập Outlook.com, đăng nhập bằng tài khoản Microsoft Account và chọn biểu tượng Gear (Cài đặt) ở góc trên cùng bên phải.
- Cuộn xuống thanh bên Settings (Cài đặt) và bật công tắc bên cạnh Desktop notifications (Thông báo máy tính để bàn).
- Chọn Allow (Cho phép) trên cửa sổ bật lên quyền trang web của trình duyệt.
Tùy chọn, chọn View all Outlook settings (Xem tất cả cài đặt Outlook) (bên dưới tùy chọn Desktop notifications) và chọn General > Notifications. Sau đó, quyết định giữa nhận thông báo máy tính để bàn cho tất cả tin nhắn đến (Messages in Inbox) hoặc chỉ email từ liên hệ yêu thích (Messages from favorite people).
Để tắt thông báo máy tính để bàn của Outlook.com trên máy tính PC hoặc Mac, hãy mở lại thanh bên Settings của giao diện web và tắt công tắc bên cạnh Desktop notifications.
Cách bật hoặc tắt thông báo Outlook trên Android
Nếu bạn bỏ lỡ hoặc bỏ qua lời nhắc cho phép thông báo sau khi cài đặt Outlook trên Android, bạn có thể kích hoạt cảnh báo thông qua ngăn quản lý Thông báo tích hợp của ứng dụng. Tuy nhiên, trước khi làm điều đó, bạn phải kiểm tra xem Outlook có quyền hệ thống để gửi cảnh báo thư mới cho bạn hay không. Để làm điều đó:
- Đi đến Android Settings (Cài đặt Android) và nhấn Apps (Ứng dụng).
- Tìm và chọn Outlook trong danh sách ứng dụng trên điện thoại.
- Nhấn Notifications (Thông báo) và bật công tắc bên cạnh All Outlook notifications (Tất cả thông báo Outlook).
Với thông báo Outlook đang hoạt động trên thiết bị Android của bạn, bạn phải:
- Mở ứng dụng Outlook, nhấn biểu tượng tài khoản hoặc chữ cái đầu tiên của bạn và chọn Settings.
- Chọn Notifications.
- Bật công tắc bên cạnh Allow notifications (Cho phép thông báo) trong tab Mail (Thư). Sau đó, sử dụng các tùy chọn sau để tùy chỉnh cảnh báo email:
- Notifications from (Thông báo từ): Chọn loại tin nhắn đến bạn muốn nhận cảnh báo. Các tùy chọn có sẵn bao gồm All mail (Tất cả thư), Focused inbox only (Chỉ hộp thư ưu tiên), và Favorite people (Người yêu thích).
- New mail sound (Âm thanh thư mới): Cho phép điện thoại Android reo hoặc rung khi nhận thư mới.
Nếu bạn muốn tắt thông báo email trong Outlook trên Android, hãy truy cập lại màn hình Notifications của ứng dụng và đặt Notifications from thành None (Không). Hoặc đặt điện thoại Android ở chế độ Do Not Disturb.
Cách bật hoặc tắt thông báo Outlook trên iPhone
Trước khi thiết lập và tùy chỉnh cảnh báo Outlook trên iPhone hoặc iPad, bạn phải cấp quyền cho ứng dụng gửi thông báo. Cách làm như sau:
- Mở ứng dụng Settings, cuộn xuống và nhấn Outlook.
- Nhấn Notifications.
- Bật công tắc bên cạnh Allow Notifications (Cho phép thông báo).
Sau khi đã làm xong, hãy truy cập màn hình quản lý Notifications của Outlook để bật và quản lý cảnh báo thư mới.
- Mở ứng dụng Outlook trên thiết bị iOS hoặc iPadOS, chọn biểu tượng hồ sơ và nhấn Settings.
- Nhấn Notifications.
- Chọn giữa các loại thông báo sau cho từng tài khoản email bạn đã đăng nhập:
- Focused and Other Inboxes (Hộp thư ưu tiên và khác): Gửi cảnh báo cho tất cả tin nhắn email.
- Focused Inbox (Hộp thư ưu tiên): Gửi thông báo cho thư bạn nhận trên hộp thư ưu tiên.
- Favorite People (Người yêu thích): Gửi thông báo từ liên hệ yêu thích.
Ngoài ra, nhấn Sound for New Mail (Âm thanh cho thư mới) để thiết lập âm thanh cho thư đến.
Để tắt thông báo email trong Outlook trên iOS, truy cập cùng màn hình như trên và chọn None (Không) trong mỗi tài khoản email. Hoặc bật Do Not Disturb hoặc sử dụng Focus trên iPhone.
Bật cảnh báo email Outlook hoặc tắt chúng
Theo dõi thư đến quan trọng, nhưng duy trì tập trung cũng như vậy. Tất cả là tìm ra cách hoạt động tốt nhất cho bạn, vì vậy hãy bật, tùy chỉnh hoặc tắt cảnh báo email trong Outlook theo nhu cầu và sở thích của bạn.