Nếu bạn có email không còn cần thiết nhưng không nhất thiết muốn xóa, bạn có thể lưu trữ (archive) chúng. Trong Microsoft Outlook, bạn có vài cách để lưu trữ email thủ công hoặc tự động để gọn gàng hộp thư đến.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách lưu trữ email trong Outlook trên máy để bàn, web và thiết bị di động. Dù bạn dùng Outlook ở đâu nhiều nhất, bạn có thể chừa chỗ cho tin nhắn mới.
Giới thiệu về lưu trữ email trong Outlook
Đối với Microsoft 365, tài khoản exchange và Outlook trên web, bạn có thư mục Archive (Lưu trữ) mặc định. Với tài khoản exchange server, chính sách lưu giữ có thể áp dụng. Đối với tài khoản POP và IMAP, bạn có thể tạo thư mục Archive.
Bằng cách sử dụng thư mục Archive, bạn có thể truy xuất bất kỳ email nào đã di chuyển đến đó sau này nếu cần.
Khi bạn di chuyển mục đến thư mục Archive bằng nút như mô tả dưới đây, điều này không giảm kích thước hộp thư đến. Nếu bạn quan tâm về dung lượng, bạn có thể tạo tệp dữ liệu Outlook riêng (.pst) khi dùng Windows, chúng tôi sẽ giải thích dưới đây.
Lưu trữ email Outlook trên Windows
Bạn có thể thủ công lưu trữ email trong Outlook trên Windows hoặc dùng một trong các tính năng AutoArchive có sẵn. Các tính năng lưu trữ tự động này có thể khác nhau tùy phiên bản Outlook.
Thủ công lưu trữ email trên Windows
Bạn có thể thủ công lưu trữ một hoặc nhiều email theo vài cách khác nhau trên Windows.
Bắt đầu bằng cách chọn email theo một trong các cách sau:
- Đối với một email đơn lẻ, chỉ cần chọn nó.
- Đối với nhóm email liền kề, chọn email đầu tiên, giữ Shift và chọn email cuối cùng trong phạm vi.
- Đối với nhóm email không liền kề, chọn một, giữ Ctrl và chọn từng email thêm.
Sau khi đã chọn email muốn lưu trữ, hãy làm một trong các việc sau:
- Kéo email vào thư mục Archive.
- Chọn Archive trong dải ribbon trên tab Home hoặc Message.
- Nhấp chuột phải và chọn Archive.
- Dùng phím Backspace.
Tự động lưu trữ email trên Windows
Trên Windows, bạn có thể tự động lưu trữ email cũ hơn bằng cách dọn dẹp hộp thư hoặc thiết lập AutoArchive chạy định kỳ.
Thực hiện dọn dẹp hộp thư đến
Bạn có thể di chuyển email đến tệp dữ liệu Outlook để tiết kiệm dung lượng và dọn dẹp hộp thư một lần.
- Chọn File > Info. Sau đó, mở menu Tools và chọn Clean Up Old Items (Dọn dẹp mục cũ).
- Chọn hộp thư, thư mục và thư mục con của tài khoản email bạn muốn bảo trì và chọn ngày trong hộp thả xuống bên dưới. Tùy chọn, tích hộp để bao gồm email "Do not AutoArchive" (Không tự động lưu trữ).
- Bạn có thể thấy đường dẫn tệp vị trí tệp lưu trữ để dễ dàng truy cập sau nếu cần. Tham khảo các cách truy cập tệp PST nếu gặp sự cố.
- Chọn OK để thực hiện dọn dẹp.
Thiết lập AutoArchive
Để tự động lưu trữ mục theo lịch trình, bạn có thể thiết lập tùy chọn AutoArchive.
- Chọn File > Options. Chọn Advanced (Nâng cao) bên trái và AutoArchive Settings (Cài đặt AutoArchive) bên phải.
- Tích hộp ở trên cho tần suất chạy AutoArchive và nhập thời gian vào hộp. Tùy chọn, bạn có thể tích hộp để được nhắc trước khi chạy.
- Trong phần During AutoArchive (Trong AutoArchive), tích hộp Archive or delete old items (Lưu trữ hoặc xóa mục cũ) và chọn độ tuổi email.
- Sau đó, bạn có thể chọn di chuyển mục đến tệp dữ liệu Outlook hoặc xóa vĩnh viễn mục.
- Tùy chọn, chọn nút để áp dụng cài đặt cho tất cả thư mục và OK để hoàn tất thiết lập. Chọn OK trong cửa sổ Outlook Options để lưu thay đổi.
Bạn có thể thủ công và tự động lưu trữ email trong Outlook trên Mac, tuy nhiên hơi khác so với Windows.
Thủ công lưu trữ email trên Mac
Bạn có thể thủ công lưu trữ một hoặc nhiều email theo vài cách khác nhau trên Mac.
Bắt đầu bằng cách chọn email theo một trong các cách sau:
- Đối với một email đơn lẻ, chỉ cần chọn nó.
- Đối với nhóm email liền kề, chọn email đầu tiên, giữ Shift và chọn email cuối cùng trong phạm vi.
- Đối với nhóm email không liền kề, chọn một, giữ Command và chọn từng email thêm.
Sau khi đã chọn email muốn lưu trữ, hãy làm một trong các việc sau:
- Chọn Message > Archive trong thanh menu.
- Chọn Archive trong dải ribbon trên tab Home.
- Nhấp chuột phải và chọn Archive.
- Chọn nút Archive (hộp) bên phải trong hộp thư đến.
- Dùng phím tắt Control + E.
Tự động lưu trữ email trên Mac
Mặc dù không có tùy chọn lưu trữ tự động trong Outlook trên Mac, có một cách giải quyết có thể phù hợp. Bạn có thể thiết lập quy tắc để lưu trữ email cụ thể dựa trên ngày.
- Mở Outlook và chọn Outlook > Settings từ thanh menu.
- Chọn Rules (Quy tắc) trong cửa sổ xuất hiện.
- Bên trái màn hình tiếp theo, chọn tài khoản nếu bạn có nhiều hơn một.
- Bên phải, chọn nút dấu cộng ở dưới để thêm quy tắc mới.
- Nhập Rule name (Tên quy tắc) ở trên.
- Đối với điều kiện, dùng hộp thả xuống bên trái để chọn loại điều kiện. Bạn có thể chọn Date Received (Ngày nhận) để dựa quy tắc trên ngày. Bên phải, nhập khoảng ngày hoặc đơn giản dùng trường Before date (Trước ngày) để nhập ngày trong quá khứ.
Lưu ý: Hãy nhớ rằng theo thời gian, bạn có thể muốn cập nhật quy tắc này để bao gồm ngày mới.
- Đối với hành động, chọn Move to Folder (Di chuyển đến thư mục) trong hộp thả xuống đầu tiên và chọn Archive trong danh sách bên phải.
- Tùy chọn, dùng dấu cộng bên cạnh Except if (Trừ khi) cho email quy tắc nên tránh hoặc tích hộp bên dưới để bỏ qua các quy tắc khác đáp ứng cùng điều kiện.
- Xác nhận hộp Enabled (Bật) được tích và chọn OK để lưu quy tắc.
Lưu trữ email Outlook trên Web
Lưu trữ email trong Outlook trên web tương tự như phiên bản máy để bàn.
Thủ công lưu trữ email trên Web
- Đối với một email đơn lẻ, chọn nó hoặc tích hộp bên trái.
- Đối với nhóm email liền kề, chọn email đầu tiên, giữ Shift và chọn email cuối cùng trong phạm vi.
- Đối với nhóm email không liền kề, chọn một, giữ Ctrl (Windows) hoặc Command (Mac), và chọn từng email thêm.
Sau khi đã chọn email muốn lưu trữ, hãy làm một trong các việc sau:
- Chọn Archive trong thanh công cụ trên tab Home.
- Nhấp chuột phải và chọn Archive.
- Chọn nút Archive (hộp) bên phải trong hộp thư đến.
Tự động lưu trữ email trên Web
Giống như trên Mac, hiện không có tính năng AutoArchive trong Outlook trên web. Thay vào đó, bạn có thể thiết lập quy tắc dựa trên ngày.
- Chọn biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải và chọn View all Outlook settings trong thanh bên xuất hiện.
- Bên trái xa, chọn Mail và bên phải, chọn Rules. Sau đó, chọn Add new rule (Thêm quy tắc mới).
- Đặt tên quy tắc ở trên.
- Dưới Add a condition (Thêm điều kiện), dùng danh sách thả xuống để chọn Before (Trước). Sau đó, thêm ngày bên phải.
Lưu ý: Giống như trên Mac, bạn có thể muốn cập nhật quy tắc sau để bao gồm ngày mới.
- Dưới Add an action (Thêm hành động), dùng danh sách thả xuống để chọn Move to (Di chuyển đến). Sau đó, chọn Archive bên phải.
- Tùy chọn, chọn Add an exception (Thêm ngoại lệ) cho email quy tắc nên tránh và tích hộp để dừng xử lý thêm quy tắc.
- Để chạy quy tắc ngay lập tức trong hộp thư đến, tích hộp Run rule now (Chạy quy tắc ngay). Sau đó, chọn Save (Lưu).
Lưu trữ email Outlook trên Android và iPhone
Nếu bạn dùng Outlook trên thiết bị Android hoặc iPhone, bạn cũng có thể lưu trữ email đó. Lúc này, không có tính năng AutoArchive, nhưng bạn có vài cách để lưu trữ email thủ công.
Để lưu trữ một email đơn lẻ, bạn có thể dùng hành vuốt. Vuốt email từ trái sang phải hoặc ngược lại tùy thiết lập và chọn biểu tượng Archive. Hoặc mở email và nhấn biểu tượng Archive ở trên cùng.
Để lưu trữ nhiều email trong hộp thư đến, nhấn giữ một email và bạn sẽ thấy màn hình chọn. Chọn các email còn lại và nhấn biểu tượng Archive ở trên cùng (Android) hoặc dưới cùng (iPhone).
Xử lý những email cũ không cần thiết dễ dàng trong Outlook trên Windows, Mac, web và thiết bị di động. Bây giờ bạn đã biết cách lưu trữ email trong Outlook, hãy xem các cách khắc phục Outlook không mở.