Nếu bạn nhận được thông báo "Microsoft Excel cannot access the file" (Microsoft Excel không thể truy cập file), điều đó có nghĩa là có sự cố với đường dẫn file. Đây là một lỗi令人沮丧, và nó có thể ngăn bạn mở các tài liệu quan trọng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách khắc phục lỗi "Microsoft Excel cannot access the file" và lấy lại quyền truy cập vào sổ làm việc của bạn.
Nguyên nhân gây ra lỗi
Có ba lý do chính khiến bạn nhận được lỗi Excel này:
- Tên file hoặc đường dẫn không tồn tại.
- File đang được sử dụng bởi chương trình khác.
- Sổ làm việc bạn đang cố gắng lưu có cùng tên với một sổ làm việc đang mở."
Dưới đây, chúng tôi sẽ bắt đầu với các cách khắc phục có khả năng giải quyết lỗi này nhất. Vì vậy, hãy bắt đầu từ Cách 1 và thực hiện tuần tự cho đến khi vấn đề biến mất.
Cách 1: Đảm bảo các liên kết bên ngoài hợp lệ
Vì lỗi này thường xảy ra khi cố gắng nhấp vào liên kết đến sổ làm việc hoặc trang tính bên ngoài, bước đầu tiên là đảm bảo các liên kết này chính xác. Đối với từng liên kết trong bảng tính Excel:
- Đảm bảo các sổ làm việc được liên kết không bị di chuyển hoặc đổi tên. Điều này sẽ ảnh hưởng đến đường dẫn file và Excel sẽ không thể tìm thấy mục được liên kết.
- Xóa các mục được liên kết nếu bạn không còn tìm thấy chúng.
Để tìm tất cả các liên kết bên ngoài:
- Mở ứng dụng Excel.
- Nhấn Ctrl + F để tìm kiếm trong sổ làm việc.
- Chọn Options (Tùy chọn).
- Nhập ".xlsx" và nhấn Find What (Tìm nội dung).
- Trong "Within", chọn Workbook (Sổ làm việc) và trong "Look in", chọn Formulas (Công thức).
- Chọn Find All (Tìm tất cả).
Cách 2: Cập nhật Microsoft Excel
Các bản cập nhật phần mềm thường khắc phục các sự cố tạm thời. Để đảm bảo lỗi này không do phiên bản Excel cũ gây ra, bạn nên cập nhật lên phiên bản mới nhất. Để làm như vậy:
- Mở Excel.
- Chọn File > Account.
- Chọn Update Options > Update Now.
Cách 3: Tắt các Add-in của Excel
Đôi khi, các add-in có thể gây ra vấn đề với bảng tính Excel. Để đảm bảo chúng không gây ra lỗi "cannot access the file", hãy tắt tất cả add-in và bật lại từng cái một. Để làm như vậy:
- Mở sổ làm việc Excel của bạn.
- Chọn File > Options.
- Chọn Add-ins.
- Bỏ chọn tất cả các ô và nhấp OK.
- Bật từng add-in một cho đến khi lỗi xuất hiện lại.
Cách 4: Rút ngắn độ dài đường dẫn file
Lỗi này có thể do đường dẫn file quá dài. Để đảm bảo không phải trường hợp này, hãy di chuyển file Excel vào thư mục cha (thay vì chuỗi thư mục con) và đổi tên thành thứ gì đó ngắn gọn. Sau khi đường dẫn file đã được rút ngắn, hãy cập nhật liên kết trong sổ làm việc Excel và thử mở file.
Cách 5: Di chuyển file Excel ra Desktop
Một số người dùng lưu ý rằng lỗi này biến mất nếu file Excel nằm trong thư mục Desktop thay vì nơi khác trong hệ thống file của máy tính. Mặc dù đây không phải là cách khắc phục triệt để, nhưng nó có thể tạm thời loại bỏ lỗi để khôi phục chức năng bình thường của bảng tính Excel.
Lưu ý: Lỗi này cũng xảy ra khi file được lưu trong ổ đĩa mạng thay vì ổ đĩa cục bộ. Hãy đảm bảo file được lưu tại C:\Users\username\Desktop.
Cách 6: Xóa bộ nhớ đệm tài liệu Office
Xóa bộ nhớ đệm tài liệu Office cũng có thể khắc phục lỗi này. Để làm như vậy:
- Mở Windows Explorer và đi đến Office File Cache. Đối với Office 2016, đường dẫn là
%localappdata%\Microsoft\Office\16.0\OfficeFileCache. Đối với Office 2013, có thể tìm thấy tại%localappdata%\Microsoft\Office\15.0\OfficeFileCache. - Chọn tất cả các file bắt đầu bằng 'FS' và xóa chúng.
- Khởi động lại tài liệu Excel và xem lỗi có còn tồn tại không.
Cách 7: Đóng tất cả các chương trình khác
Một trong những nguyên nhân gây ra lỗi Microsoft Office Excel này là chương trình khác đang sử dụng file Excel, nên không thể mở được. Để khắc phục, hãy đảm bảo file .xls không mở trong bất kỳ sổ làm việc, ứng dụng, hay add-in nào khác, sau đó thử lại.
Cách 8: Kiểm tra quyền của bạn
MS Excel có thể gặp khó khăn khi mở các file được thiết lập là "Read-only" (Chỉ đọc). Để khắc phục, hãy đảm bảo các file được liên kết có quyền ghi đúng. Nhấp chuột phải vào file và chọn Properties. Bên cạnh "Attributes" (Thuộc tính), hãy đảm bảo Read-only không được chọn.
Quay lại với dữ liệu
Các ứng dụng MS Office có thể hay bị lỗi, và không có gì tồi tệ hơn một lỗi Excel làm chậm công việc của bạn. Hy vọng hướng dẫn khắc phục sự cố này đã giúp bạn sửa chữa sổ làm việc Microsoft Excel và tất cả các liên kết bên ngoài hoạt động như chúng nên. Hãy nhớ, nếu Excel ngừng hoạt động, bạn luôn có thể chuyển sang Google Sheets hoặc Smartsheet!