Định dạng bảng tính Excel của bạn là một bước quan trọng để làm cho công việc của bạn có thể trình bày được. Microsoft Excel cung cấp cho bạn một số cách để sao chép định dạng của ô. Ví dụ:Format Painter là cách sao chép trực tiếp định dạng của một ô và áp dụng nó cho ô khác. Nhưng có nhiều cách khác để sao chép định dạng và bài viết này sẽ giúp bạn tìm ra cách phù hợp với bạn và loại công việc của bạn.
1. Sao chép định dạng trong Excel bằng Paste Special
Khi bạn muốn sao chép các ô trong Microsoft Excel, bạn nhận thấy có một số tùy chọn dán theo ý của bạn. Dán định dạng cho phép bạn chỉ sao chép định dạng của ô chứ không sao chép nội dung của ô.
Hãy xem nó hoạt động như thế nào trong một ví dụ. Bạn muốn sao chép định dạng của ô A2 có nền đỏ và màu chữ trắng sang ô B2 có giá trị khác mà không có bất kỳ định dạng nào:
- Chọn và nhấp chuột phải vào một ô mà bạn muốn sao chép định dạng. Trong ví dụ của chúng tôi đó là ô A2.
- Chọn Sao chép từ menu hoặc nhấn Ctrl + C trên bàn phím để sao chép.
- Chọn ô mà bạn muốn sao chép định dạng này vào. Trong trường hợp của chúng tôi, đó là ô B2. Nhấp chuột phải vào ô đã chọn và nhấp vào mũi tên bên cạnh tùy chọn Dán Đặc biệt trong menu.
- Chọn biểu tượng để định dạng. Đó là biểu tượng có bút vẽ trên tông đơ.
Một cách khác để làm điều đó là:
- Chọn và sao chép ô mà bạn muốn dán định dạng. Sau đó, chọn ô (hoặc một phạm vi ô) mà bạn muốn áp dụng định dạng này.
- Trong tab Trang chủ, chọn Dán tính năng rồi chọn Dán Đặc biệt từ trình đơn thả xuống.
- Hộp thoại Dán Đặc biệt sẽ mở ra. Chọn Định dạng rồi nhấp vào nút OK để áp dụng định dạng cho ô đã chọn.
Phương pháp này cũng sẽ hiệu quả nếu bạn muốn dán định dạng vào nhiều ô trong cùng một trang tính hoặc trong các trang tính khác trong sổ làm việc. Trong trường hợp đó, bạn sẽ phải chọn phạm vi ô mà bạn muốn áp dụng định dạng đã sao chép.
2. Sao chép định dạng trong Excel bằng Format Painter
Format Painter là công cụ hữu ích nhất trong Microsoft Excel nếu bạn muốn sao chép định dạng ô. Nó có thể giúp bạn tái tạo tất cả các cài đặt định dạng như Định dạng số, Cỡ chữ, khuôn mặt và màu sắc, màu nền ô, căn chỉnh văn bản, v.v. Đây là cách bạn có thể sử dụng công cụ này để sao chép định dạng ô sang các ô khác trong trang tính của mình:
- Chọn ô mà bạn muốn sao chép định dạng.
- Đi tới tab Trang chủ và tìm công cụ Format Painter trong nhóm Clipboard. Sau khi bạn chọn nó, con trỏ của bạn sẽ thay đổi thành biểu tượng cọ vẽ.
- Nhấp vào ô mà bạn muốn áp dụng định dạng.
Bạn cũng có thể sử dụng công cụ Format Painter để áp dụng định dạng ô đã sao chép cho một phạm vi ô. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn ô mẫu, sau đó chọn công cụ Format Painter và kéo con trỏ qua phạm vi ô bạn muốn áp dụng định dạng.
Nếu bạn bấm đúp vào nút công cụ Format Painter trong tab Trang chủ, thao tác này sẽ khóa nó vào con trỏ của bạn. Bạn có thể sử dụng tính năng này để chọn và áp dụng định dạng cho nhiều ô không liền kề.
Nếu muốn sao chép định dạng của cột này sang cột khác. Bạn sẽ chọn tiêu đề của cột mẫu, chọn công cụ Format Painter, sau đó nhấp vào tiêu đề của cột mục tiêu. Thao tác này sẽ dán định dạng theo từng hàng.
3. Sao chép định dạng ô bằng menu kéo và thả
Menu Kéo và Thả là một tính năng gọn gàng cho phép bạn nhanh chóng di chuyển định dạng từ ô này sang ô khác. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
- Chọn ô mẫu mà bạn muốn sao chép định dạng.
- Di chuyển con trỏ đến viền bên phải của ô đã chọn. Con trỏ của bạn sẽ thay đổi thành bốn mũi tên trỏ theo các hướng khác nhau.
- Nhấp chuột phải và giữ nút đó. Di chuyển chuột đến ô đích nơi bạn muốn dán định dạng và nhả nút chuột.
- Sau khi menu mở ra, hãy chọn tùy chọn Sao chép ở đây dưới dạng Chỉ định dạng.
4. Sao chép định dạng bằng Fill Handle
Ô điều khiển điền là một tính năng hữu ích của Excel mà người dùng có thể sử dụng để tự động điền vào ô hoặc sao chép công thức. Nhưng nó cũng có thể được sử dụng để sao chép các định dạng Excel. Đây là cách thực hiện:
- Chọn ô mà bạn muốn sao chép định dạng.
- Di chuột qua núm điều khiển điền ở góc dưới bên phải của vùng chọn. Khi bạn thực hiện việc này, con trỏ của bạn sẽ thay đổi thành hình chữ thập màu đen.
- Giữ tay cầm và kéo nó qua các ô mà bạn muốn áp dụng định dạng đã sao chép.
- Thả tay cầm điền và chọn menu thả xuống Tùy chọn điền tự động.
- Chọn Chỉ điền định dạng.
Lưu ý:Nếu bạn không thấy mũi tên thả xuống tự động điền, bạn sẽ phải bật nó lên. Đây là cách thực hiện:
- Chuyển đến tab Tệp và chọn Tùy chọn Excel từ menu bảng điều khiển bên trái.
- Chọn Nâng cao ở bảng điều khiển bên trái, sau đó chọn hộp bên cạnh Bật Tay cầm điền trong phần Tùy chọn chỉnh sửa.
Có khả năng bạn vẫn không thể thấy menu thả xuống Fill Handle. Nếu đúng như vậy:
- Chuyển đến tab Tệp và chọn Tùy chọn ở cuối bảng điều khiển bên trái.
- Chọn Nâng cao rồi đánh dấu vào ô bên cạnh Hiển thị nút tùy chọn dán khi dán nội dung, trong phần Cắt, Sao chép và Dán.
- Nhấp vào nút OK ở góc dưới bên trái của cửa sổ Tùy chọn Excel để xác nhận.
5. Phím tắt Excel để sao chép định dạng và áp dụng
Thật không may, không có phím tắt Excel nào mà bạn có thể sử dụng để sao chép các định dạng ô. Ctrl + C và Ctrl + V điển hình là các lệnh để sao chép và dán nội dung.
Bạn có thể sử dụng một chuỗi phím tắt để giúp việc sao chép định dạng của bạn nhanh hơn. Dưới đây là danh sách các phím tắt sao chép định dạng ô hữu ích:
1. Để truy cập Paste Special bằng phím tắt, nhấn Shift + F10 rồi R trong khi vẫn giữ nút Shift. Sau đó nhấn nút Enter.
Shift + F10 hiển thị menu ngữ cảnh.
Shift + R chọn tùy chọn định dạng Chỉ dán.
2. Để truy cập nhanh vào nút Format Painter của Excel, hãy nhấn lần lượt các nút bàn phím sau:Alt, H, F, P.
Alt cho phép bạn truy cập vào các phím tắt cho lệnh ribbon.
H chọn tab Trang chủ trên ribbon.
F và P chọn công cụ Format Painter.
Nắm vững nghệ thuật sao chép định dạng ô trong Microsoft Excel là một kỹ năng quý giá có thể hợp lý hóa đáng kể quy trình làm việc của bạn. Cho dù bạn đang làm việc trên các bảng tính phức tạp hay các bảng dữ liệu đơn giản, những kỹ thuật này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo giao diện nhất quán và tinh tế trên các tài liệu Excel của bạn.