Định dạng worksheet Excel là bước quan trọng làm cho công trình trình bày đẹp mắt. Microsoft Excel cung cấp nhiều cách sao chép định dạng ô. Ví dụ: Format Painter (Bộ sao chép định dạng) là cách trực tiếp sao chép định dạng ô này áp dụng cho ô khác. Nhưng còn nhiều cách khác, bài viết này giúp bạn tìm cách phù hợp với công việc.
1. Sao chép định dạng trong Excel bằng Paste Special
Khi sao chép ô trong Excel, bạn thấy nhiều tùy chọn dán. Paste Formatting (Dán định dạng) cho phép sao chép chỉ định dạng ô, không phải nội dung.
Xem ví dụ. Bạn muốn sao chép định dạng ô A2 (nền đỏ, chữ trắng) sang ô B2 (giá trị khác, không định dạng):
- Chọn và click chuột phải ô đơn cần copy định dạng. Ví dụ ô A2.
- Chọn Copy từ menu, hoặc nhấn Ctrl+C để sao chép.
- Chọn ô đích muốn áp dụng định dạng. Ví dụ ô B2. Click chuột phải ô đã chọn, click mũi tên bên cạnh Paste Special trong menu.
- Chọn biểu tượng định dạng. Là biểu tượng cọ vẽ trên kẹp giấy.
Cách khác:
- Chọn và copy ô nguồn định dạng. Sau đó chọn ô (hoặc phạm vi ô) đích áp dụng định dạng.
- Trong tab Home chọn Paste, sau đó chọn Paste Special từ menu thả xuống.
- Hộp thoại Paste Special hiện ra. Chọn Format (Định dạng), nhấn OK áp dụng định dạng cho ô đã chọn.
Phương pháp này cũng hoạt động nếu muốn dán định dạng cho nhiều ô trong cùng sheet hoặc sheet khác trong workbook. Lúc đó chọn phạm vi ô đích áp dụng định dạng đã copy.
2. Sao chép định dạng trong Excel bằng Format Painter
Format Painter là công cụ hữu ích nhất trong Excel nếu muốn sao chép định dạng ô. Nó giúp tái tạo mọi cài đặt định dạng: định dạng số, cỡ/font/màu chữ, màu nền ô, căn lề văn bản, v.v. Cách dùng công cụ này sao chép định dạng ô sang ô khác:
- Chọn ô nguồn định dạng.
- Vào tab Home, tìm Format Painter trong nhóm Clipboard. Khi chọn, con trỏ biến thành biểu tượng cọ vẽ.
- Click vào ô đích áp dụng định dạng.
Bạn cũng dùng Format Painter áp dụng định dạng đã copy cho phạm vi ô. Chỉ cần chọn ô mẫu, chọn Format Painter, kéo con trỏ qua phạm vi ô muốn áp dụng.
Nếu double-click nút Format Painter trên tab Home, nó khóa trên con trỏ. Dùng tính năng này chọn và áp dụng định dạng cho nhiều ô không liền kề.
Muốn copy định dạng một cột sang cột khác. Chọn tiêu đề cột mẫu, chọn Format Painter, click tiêu đề cột đích. Sẽ dán định dạng hàng theo hàng.
3. Sao chép định dạng ô bằng menu Kéo thả (Drag and Drop)
Menu Kéo thả là tính năng tiện lợi cho phép nhanh chóng di chuyển định dạng từ ô này sang ô khác. Cách làm:
- Chọn ô mẫu nguồn định dạng.
- Di chuyển con trỏ đến viền phải ô đã chọn. Con trỏ biến thành bốn mũi tên chỉ hướng khác nhau.
- Giữ chuột phải, kéo chuột đến ô đích muốn dán định dạng, thả chuột.
- Khi menu mở, chọn Copy Here as Formats Only (Chỉ sao chép định dạng đến đây).
4. Sao chép định dạng bằng Fill Handle (Cần điền)
Fill handle là tính năng Excel hữu ích dùng tự động điền ô hoặc sao chép công thức. Nhưng cũng dùng được để sao chép định dạng Excel. Cách làm:
- Chọn ô nguồn định dạng.
- Di chuyển con trỏ lên fill handle góc dưới phải vùng chọn. Con trỏ biến thành dấu chéo đen.
- Giữ cần điền, kéo qua các ô muốn áp dụng định dạng đã copy.
- Thả cần điền, chọn menu thả xuống Auto Fill Options (Tùy chọn tự động điền).
- Chọn Fill Formatting Only (Chỉ điền định dạng).
Lưu ý: Nếu không thấy mũi tên thả xuống auto-fill, phải bật nó. Cách làm:
- Vào tab File, chọn Excel Options từ menu bảng điều khiển trái.
- Chọn Advanced bên trái, tích ô Enable the Fill Handle (Bật cần điền) trong mục Editing Options.
Có thể vẫn không thấy menu thả xuống Fill Handle. Nếu vậy:
- Vào tab File, chọn Options cuối bảng điều khiển trái.
- Chọn Advanced, tích ô Show Paste Options Button when content pasted (Hiện nút tùy chọn dán khi dán nội dung) trong mục Cut, Copy, and Paste.
- Nhấn OK góc dưới trái cửa sổ Excel Options để xác nhận.
5. Phím tắt Excel sao chép và áp dụng định dạng
Rất tiếc, không có phím tắt Excel đơn lẻ sao chép định dạng ô. Ctrl+C và Ctrl+V là lệnh sao chép/dán nội dung.
Bạn dùng chuỗi phím tắt giúp sao chép định dạng nhanh hơn. Danh sách phím tắt hữu ích:
1. Truy cập Paste Special bằng phím tắt: Shift+F10 rồi R (vẫn giữ Shift). Sau đó Enter.
- Shift+F10 mở menu ngữ cảnh.
- Shift+R chọn tùy chọn Chỉ dán định dạng.
2. Truy cập nhanh nút Format Painter: Nhấn lần lượt Alt, H, F, P.
- Alt truy cập phím tắt cho lệnh Ribbon.
- H chọn tab Home trên Ribbon.
- F và P chọn công cụ Format Painter.
Làm chủ nghệ thuật sao chép định dạng ô trong Microsoft Excel là kỹ năng giá trị giúp quy trình làm việc hiệu quả hơn. Dù làm bảng tính phức tạp hay bảng dữ liệu đơn giản, các kỹ thuật này tiết kiệm thời gian và đảm bảo giao diện nhất quán, chuyên nghiệp cho tài liệu Excel.