Ngoài các tính năng công thức mạnh mẽ trong Microsoft Excel, khả năng tái sử dụng công thức mà không cần gõ lại giúp tiết kiệm thời gian lớn. Sẵn sàng tiết kiệm thời gian cho bảng tính? Đây là cách sao chép công thức trong Excel bằng nhiều phương pháp.
Tham chiếu tuyệt đối so với tương đối khi sao chép công thức
Trước khi bắt đầu, quan trọng là phải nắm rõ kiểu tham chiếu ô bạn dùng khi sao chép và dán công thức trong Excel.
Nếu dùng tham chiếu tuyệt đối (absolute references) trong công thức sao chép, chúng không thay đổi khi dán. Điều này nghĩa là bạn phải điều chỉnh thủ công tham chiếu trong công thức dán cho phù hợp ô mới. Tham chiếu tuyệt đối có dấu $ trước cột, hàng hoặc cả hai. Ví dụ: $A$1 dùng cột và hàng tuyệt đối.
Nếu dùng tham chiếu tương đối (relative references), chúng tự động điều chỉnh cho tham chiếu ô mới khi dán. Tham chiếu tương đối không có ký hiệu trước cột, hàng. Ví dụ: A1 dùng cột và hàng tương đối.
Xem ví dụ minh họa.
Ở đây, ô C1 có công thức cộng giá trị ô A1 và B1. Chúng ta muốn sao chép công thức này sang ô C2 để cộng A2 và B2.
Nếu dùng tham chiếu tuyệt đối như hình, các tham chiếu không tự thay đổi sang giá trị ô mới. Bạn phải sửa thủ công tham chiếu trong công thức để ra kết quả đúng.
Dùng tham chiếu tương đối cho cùng ví dụ, tham chiếu tự động cập nhật dùng đúng giá trị ô mới.
Lưu ý: Dù Excel đủ thông minh để thay đổi tham chiếu tương đối, điều này có thể không hoạt động như mong đợi nếu sao chép công thức sang ô không liền kề hoặc qua các sheet khác nhau.
Cũng nhớ rằng, bất kể kiểu tham chiếu nào, bạn nên xác nhận công thức sao chép cho kết quả mong đợi sau khi dán vào ô đích. Nếu không đúng, xem cách khắc phục lỗi công thức trong Excel.
Sao chép công thức bằng phím tắt bàn phím
Nếu bạn thích dùng phím tắt Excel để thao tác nhanh, đây là phương pháp lý tưởng khi muốn sao chép và dán công thức cũng như định dạng.
- Chọn ô chứa công thức, dùng Ctrl+C (Windows) hoặc Command+C (Mac) để sao chép.
- Đến ô/các ô cần dán công thức, dùng Ctrl+V (Windows) hoặc Command+V (Mac) để dán.
Mẹo: Bạn có thể dán cùng công thức vào nhiều ô bằng cách chọn tất cả chúng trước khi dùng phím tắt dán.
Sao chép công thức bằng Ribbon và Paste Special
Phím tắt không phải cách duy nhất. Bạn có thể dùng công cụ tích hợp trên Ribbon, bao gồm tùy chọn Paste Special nếu muốn bao gồm định dạng.
- Chọn ô chứa công thức, chuyển tab Home.
- Chọn Copy trong nhóm Clipboard trên Ribbon.
- Đến ô/các ô cần công thức sao chép.
- Trên tab Home, dùng nút Paste để dán công thức và định dạng liên quan.
- Hoặc chọn mũi tên gắn liền nút Paste để làm một trong sau:
- Chỉ dán công thức không định dạng: chọn Formulas (Công thức).
- Dán công thức và định dạng số: chọn Formulas & Number Formatting.
- Dán công thức, định dạng số, font, viền, nền: chọn Keep Source Formatting (Giữ định dạng gốc).
Sao chép công thức bằng menu chuột phải (Shortcut Menu)
Để có phương pháp sao chép/dán ở giữa phím tắt và nút Ribbon, bạn dùng menu chuột phải (shortcut menu).
- Chọn ô chứa công thức, click chuột phải.
- Chọn Copy gần đầu menu.
- Đến ô/các ô đích, click chuột phải, di chuyển đến mục Paste Options.
- Chọn Paste để dán công thức và định dạng.
- Hoặc chọn Paste Special, chọn Formulas, Formulas & Number Formatting, hoặc Keep Source Formatting như phần trên.
Sao chép công thức bằng Autofill (Tự động điền)
Một cách tiện lợi sao chép công thức sang ô liền kề trong Excel là dùng tính năng Autofill. Bạn có thể đã dùng công cụ này tạo chuỗi ngày/số, nhưng nó cũng hoạt động y như vậy cho công thức trong ô liền kề.
- Chọn ô chứa công thức, nắm fill handle (vuông nhỏ góc dưới phải ô). Con trỏ biến thành dấu cộng.
- Kéo xuống hoặc ngang tùy vị trí muốn dán công thức.
- Thả chuột, công thức sẽ sao chép dán vào vị trí mới.
Sao chép, Dán, Hoàn tất
Điều hay về nhiều cách sao chép dán công thức Excel là bạn dùng cách thoải mái nhất lúc đó. Thậm chí có thể kết hợp: sao chép bằng phím tắt, dán bằng chuột phải. Hãy cho chúng tôi biết bạn thấy cách nào dễ nhất.
Bây giờ bạn đã biết sao chép công thức trong Excel, xem thêm hướng dẫn sao chép worksheet hoặc workbook.