Đăng ngày 12 tháng 11, 2025, 2:00 PM EST
Sau khi bỏ qua rắc rối MBA và 10 năm sự nghiệp marketing, Saikat thử phát triển web, mạng, SAP. Biên tập viên vài chuyên mục MakeUseOf 2008-2024, sở thích đặc biệt AI, phương pháp năng suất, iOS. Từng đóng góp Lifehacker, OnlineTechTips, GuidingTech, GoSkills.
Portfolio đầy đủ trên Authory.
Như hầu hết chúng ta, tôi phụ thuộc công cụ năng suất Google nhiều năm. Google Keep là anh hùng được đánh giá thấp xuyên suốt. Gần đây, vị trí bên Gmail trong sidebar hẹp làm nó thành cầu nối lặng lẽ giữa Gmail, Google Docs, Gemini. Tôi ngừng mất ý tưởng nhờ tiện ích Keep, chỉ một cú nudge chuột.
Phút tiết kiệm cộng dồn vì không tạt quá nhiều công cụ. Mọi thứ mượt mà hơn. Tôi tìm thấy vài cách dùng combo Gmail + Keep, từ tiết kiệm thời gian nhỏ đến game-changer thực sự.
7. Lấy text từ hình ảnh trong đính kèm Gmail
Đôi khi người gửi screenshot hoặc PDF scan thay vì text chỉnh sửa. Thay vì gõ lại, tôi lưu hình ảnh vào Google Keep (extension Chrome Keep khá neat). Từ đó, click menu 3 chấm > Lấy text hình ảnh (Grab image text), và OCR (Nhận dạng ký tự quang học) Keep trích xuất text ngay.
Hoạt động ngạc nhiên tốt, kể cả ghi chú viết tay. Tôi copy text vào Google Docs, gán nhãn tham khảo, hoặc giữ làm note có thể tìm kiếm. Mẹo nhỏ, nhưng tiết kiệm phút mỗi khi cần kéo chi tiết từ email dựa trên hình ảnh.
Tôi thấy đôi khi cần mở hình ảnh tab riêng để tách và gửi đến Keep.
6. Đặt nhắc nhở trong Keep đồng bộ với Google Calendar
Không bao giờ bỏ lỡ follow-up
Bạn có thể thêm nhắc nhở trực tiếp từ email vào Google Tasks. Nhưng tôi mặc định Keep khi cần follow-up email sau trong tuần, thêm ghi chú riêng. Keep có tính năng nhắc nhở riêng. Đáng tiếc Google đang xóa nhắc nhở chuyển sang Tasks và Calendar. Vẫn dùng Keep như Post-It nhắc nhở vanilla. Sau đó, dùng Tasks hoặc Calendar đặt nhắc nhở. Cách nhẹ nhàng biến note thành nhắc nhở đáng tin cậy không bao giờ mở app khác.
5. Dùng checklist hành động trên tin nhắn Gmail
Biến hộp thư thành kế hoạch rõ ràng, tổ chức
Thay vì để email làm to-do list, tôi chuyển nhiệm vụ then chốt vào checklist Keep. Ví dụ:
- Trả lời tin nhắn
- Theo dõi thanh toán đăng ký
- Ghi chú từ newsletter này
Tôi mã màu cả note theo khẩn cấp — đỏ hôm nay, vàng tuần này, xanh sau. Hoặc dùng emoji làm cờ ưu tiên. Dù không thể màu/định dạng note từ sidebar. Cũng dùng hệ thống này tạo danh sách cộng tác với đồng nghiệp. Vì Keep cập nhật real-time, mọi người theo dõi tiến độ không gửi tin "Xong!". Thói quen nhỏ biến Gmail + Keep thành công cụ quản lý dự án thô.
Giữ chuẩn bị và ghi chú cuộc họp cùng một nơi
Khi hội thoại email dẫn đến cuộc họp, tôi tạo sự kiện Google Calendar trực tiếp từ Gmail (qua menu 3 chấm > Tạo sự kiện). Sau đó tạo note Keep liên kết với议程 hoặc điểm thảo luận.
Dán link note vào mô tả sự kiện để mọi thứ — agenda, ghi chú thảo luận, kết quả — ở cùng ngữ cảnh. Sau họp, dùng cùng note ghi bước tiếp theo.
Note đơn lẻ thành bản ghi hoàn chỉnh cuộc họp không nhảy qua đẫy. Calendar có hộp chi tiết, nhưng note Keep là dự phòng, và tôi thấy ghi chú dễ hơn ở đây.
3. Tạo note tóm tắt cho newsletter dài hoặc chuỗi email
Nắm bắt bản chất hội thoại không cần đọc lại
Dễ mất chi tiết thảo luận khi chuỗi email hoặc newsletter dài nhiều trang. Thay vì đọc lại mỗi lần, tôi dùng tính năng Tóm tắt email này của Gemini trong Gmail tạo tóm tắt ngắn. Dán tóm tắt vào note Keep tiêu đề như "Chuỗi Phê Duyệt Ý Tưởng".
Tích hợp Gemini trong Gmail là tính năng Google AI Pro. Hữu ích vì tôi thêm note riêng hoặc hành động dưới. Nhưng phải quyết định xem tất cả tính năng cộng lại có đáng tiền đăng ký AI không.
Tiết kiệm thời gian bằng cách tái sử dụng phản hồi tốt nhất
Bao nhiêu lần gõ lại cùng tin nhắn? Tạo bộ sưu tập mẫu trả lời offbeat trong Keep — cảm ơn, chúc mừng sinh nhật, cập nhật cuộc sống, v.v., với tag "Quick Replies". Thực tế, bạn nhờ Gemini tạo chúng trực tiếp trong Keep.
Giờ, copy một vào Gmail và chỉnh cho ngữ cảnh. Khi lười, mở Gemini trong Gmail nhờ "Viết lại note Keep này chuyên nghiệp". Gemini lo tone và rõ ràng, tôi tập trung nội dung. Cũng dùng template Gmail, nhưng dùng Keep cho loại ghi chú này không tồi.
1. Ghim email cần hành động vào Keep để follow-up
Biến tin quan trọng thành nhắc nhở không thể bỏ lỡ
Đây là tính năng thay đổi workflow hoàn toàn. Khi nhận email cần chú ý sau, mở Keep ở sidebar Gmail và tạo note liên kết trực tiếp tin đó với extension Keep.
Ghi nhanh cần làm — "Trả lời chi tiết", "Cân nhắc cái này", "Bước follow-up", v.v. Keep tự động thêm link email gốc, mở lại 1 click.
Sau đó ghim note đó lên đỉnh bảng Keep để hiển thị cho đến khi xong. Thay đổi nhỏ, nhưng ngăn tôi mất theo dõi nửa chừng task email.
Keep có thể hơn danh sách mua sắm
Bề mặt, Google Keep khá vanilla. Việc dùng làm cầu nối trong hệ sinh thái Google làm nó đặc biệt. Tôi kéo note vào Google Docs, dùng Gemini tóm tắt/mở rộng ý tưởng, ghi chú on-the-go từ thiết bị bất kỳ. Nó nhẹ và lặng lẽ giữ mọi thứ đồng bộ. Bổ sung với mẹo Keep để ghi chú tốt hơn và đưa nó vượt qua note nhanh hoặc danh sách mua sắm.