Được xuất bản vào ngày 12 tháng 11 năm 2025, 2 giờ chiều EST
Sau khi loại bỏ được tấm bằng MBA và sự nghiệp tiếp thị kéo dài 10 năm, Saikat bắt tay vào phát triển web, kết nối mạng và SAP. Anh ấy là biên tập viên của một số phần MakeUseOf từ năm 2008 đến năm 2024, có mối quan tâm đặc biệt đến AI, phương pháp năng suất và iOS. Trước đây anh đã đóng góp cho các ấn phẩm web hàng đầu như Lifehacker, OnlineTechTips, GuidingTech và GoSkills.
Bạn sẽ tìm thấy danh mục đầu tư đầy đủ của anh ấy trên Author.
Giống như hầu hết chúng ta, tôi đã phụ thuộc vào các công cụ năng suất của Google trong nhiều năm. Google Keep đã trở thành người hùng bị đánh giá thấp trong tất cả những điều đó. Gần đây, vị trí của nó bên cạnh Gmail trong thanh bên hẹp đã khiến nó trở thành một trình kết nối thầm lặng giữa Gmail, Google Docs và Gemini. Tôi đã hết mất ý tưởng nhờ tiện ích của Keep, một cú huých chuột.
Số phút tiết kiệm được sẽ tăng lên vì tôi không sử dụng quá nhiều công cụ. Bây giờ mọi thứ đã liền mạch hơn một chút. Tôi đã tìm thấy một số cách khác nhau để sử dụng kết hợp Gmail + Keep, bắt đầu với những cách tiết kiệm thời gian nhỏ và kết thúc bằng những cách thay đổi cuộc chơi về năng suất thực sự.
7 Lấy văn bản từ hình ảnh trong tệp đính kèm của Gmail
Đôi khi mọi người gửi cho tôi ảnh chụp màn hình hoặc bản PDF được quét thay vì văn bản có thể chỉnh sửa. Thay vì gõ lại chúng, tôi lưu hình ảnh vào Google Keep (tiện ích mở rộng Google Keep dành cho Chrome khá gọn gàng). Từ đó, tôi nhấp vào menu ba chấm> Lấy văn bản hình ảnh và OCR (Nhận dạng ký tự quang học) của Keep sẽ trích xuất văn bản ngay lập tức.
Nó hoạt động tốt một cách đáng ngạc nhiên, ngay cả đối với các ghi chú viết tay. Tôi có thể sao chép văn bản vào Google Docs, gắn nhãn để tham khảo hoặc giữ nó dưới dạng ghi chú có thể tìm kiếm được. Đó là một thủ thuật nhỏ nhưng giúp tôi tiết kiệm được vài phút mỗi khi cần lấy thông tin chi tiết từ các email dựa trên hình ảnh.
Tôi thấy rằng đôi khi bạn cần mở hình ảnh trong một tab riêng để tách biệt và gửi vào Keep.
6 Đặt lời nhắc trong Keep that sync with Google Calendar
Không bao giờ bỏ lỡ phần theo dõi nữa
Bạn có thể trực tiếp thêm lời nhắc từ email vào Google Task. Nhưng tôi mặc định là Giữ khi tôi cần theo dõi email vào cuối tuần, thêm ghi chú của riêng mình. Keep có tính năng nhắc nhở riêng. Thật không may, Google đang xóa lời nhắc và chuyển chúng sang Google Tasks và Lịch Google. Bạn vẫn có thể sử dụng Keep giống như một ghi chú Post-It đơn giản hơn để làm lời nhắc. Sau đó, sử dụng Công việc hoặc Lịch Google để thiết lập lời nhắc. Đó là một cách nhẹ nhàng để biến ghi chú thành những cú hích đáng tin cậy mà không cần mở ứng dụng khác.
5 Sử dụng danh sách kiểm tra để thực hiện hành động đối với thư Gmail
Biến hộp thư đến của bạn thành một kế hoạch rõ ràng, có tổ chức
Thay vì để email trở thành danh sách việc cần làm, tôi chuyển các nhiệm vụ chính vào danh sách kiểm tra Keep. Ví dụ:
- Trả lời tin nhắn
- Theo dõi thanh toán đăng ký
- Ghi chú từ bản tin này
Tôi mã hóa màu sắc cho toàn bộ ghi chú theo mức độ khẩn cấp - màu đỏ cho hôm nay, màu vàng cho tuần này, màu xanh lam cho ngày sau. Hoặc sử dụng biểu tượng cảm xúc làm cờ cho mức độ ưu tiên. Mặc dù bạn không thể tô màu hoặc định dạng ghi chú từ thanh bên. Bạn cũng có thể sử dụng hệ thống này để lập danh sách cộng tác với đồng đội. Vì Keep cập nhật theo thời gian thực nên mọi người có thể theo dõi tiến trình mà không cần gửi “Xong!” tin nhắn. Chỉ một thói quen nhỏ đã biến Gmail + Keep thành một công cụ quản lý dự án thô sơ.
Lưu trữ việc chuẩn bị cuộc họp và ghi chú ở cùng một nơi
Khi cuộc trò chuyện qua email dẫn đến cuộc họp, tôi tạo sự kiện trên Lịch Google trực tiếp từ Gmail (thông qua menu ba chấm> Tạo sự kiện ). Sau đó, tôi tạo một Ghi chú liên kết với chương trình cuộc họp hoặc các điểm thảo luận.
Tôi dán liên kết ghi chú đó vào phần mô tả sự kiện để mọi thứ, như chương trình nghị sự, ghi chú thảo luận và kết quả, đều nằm trong ngữ cảnh. Sau cuộc họp, tôi sử dụng ghi chú tương tự để ghi lại các bước tiếp theo.
Ghi chú duy nhất đó sẽ trở thành bản ghi toàn bộ cuộc họp mà không cần chuyển đổi giữa các vòng. Lịch có một hộp chi tiết chẵn, nhưng ghi chú Keep là thứ dư thừa và tôi thấy việc ghi chú ở đây dễ dàng hơn.
3 Tạo ghi chú tóm tắt cho các bản tin hoặc chủ đề dài
Nắm bắt được bản chất của cuộc trò chuyện mà không cần đọc lại
Thật dễ dàng để đánh mất sự thú vị của một cuộc thảo luận khi các chuỗi email hoặc bản tin đọc dài cứ tiếp tục diễn ra trên các trang. Thay vì đọc lại chúng mỗi lần, tôi sử dụng Tóm tắt email này của Gemini tính năng trong Gmail để tạo một bản tóm tắt ngắn. Tôi dán bản tóm tắt đó vào ghi chú Keep có tiêu đề như “Chủ đề phê duyệt ý tưởng”.
Tích hợp Gemini trong Gmail là một tính năng của Google AI Pro. Đây là một công cụ hữu ích vì sau đó tôi có thể thêm ghi chú hoặc mục hành động của riêng mình bên dưới. Nhưng bạn phải quyết định xem liệu tất cả các tính năng kết hợp với nhau có tạo nên một gói đăng ký AI xứng đáng với số tiền bỏ ra hay không.
Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng lại những câu trả lời hay nhất của bạn
Đã bao nhiêu lần chúng ta gõ đi gõ lại những tin nhắn giống nhau? Vì vậy, tôi đã tạo một bộ sưu tập các câu trả lời mẫu khác thường trong Keep - lời cảm ơn và lời chúc mừng sinh nhật, cập nhật về cuộc sống, v.v., với thẻ như “Trả lời nhanh”. Trên thực tế, bạn có thể yêu cầu Gemini trực tiếp tạo những thứ này trong Keep.
Bây giờ, tôi chỉ cần sao chép một cái vào Gmail và điều chỉnh nó cho phù hợp với ngữ cảnh. Và khi tôi cảm thấy lười biếng, tôi mở Gemini trong Gmail và yêu cầu nó “Viết lại ghi chú Keep này một cách chuyên nghiệp”. Song Tử xử lý giọng điệu và sự rõ ràng trong khi tôi tập trung vào nội dung. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu Gmail nhưng tôi nghĩ sử dụng Keep để ghi chú kiểu này không phải là một ý tưởng tồi.
1 Ghim các email hữu ích vào Keep để theo dõi
Biến những tin nhắn quan trọng thành lời nhắc bạn không thể bỏ lỡ
Đây là một tính năng đã thay đổi hoàn toàn quy trình làm việc của tôi. Khi tôi nhận được một email cần chú ý sau này, tôi mở Keep trong thanh bên của Gmail và tạo ghi chú được liên kết trực tiếp với thư đó bằng tiện ích Keep.
Tôi ghi lại những gì tôi cần làm — “Trả lời kèm theo thông tin chi tiết”, “Hãy suy nghĩ về điều này” hoặc “Theo dõi các bước”, v.v. Keep tự động thêm liên kết vào email gốc để tôi có thể mở lại email đó chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Sau đó tôi ghim ghi chú đó lên đầu bảng Keep của tôi để nó vẫn hiển thị cho đến khi tôi hoàn tất. Đó là một sự thay đổi nhỏ nhưng nó giúp tôi không bị mất dấu các tác vụ email đang hoàn thành một nửa.
Keep có thể không chỉ là một danh sách tạp hóa
Nhìn bề ngoài, Google Keep khá đơn giản. Việc sử dụng nó như một cầu nối trong hệ sinh thái Google khiến nó trở nên đặc biệt. Tôi có thể kéo ghi chú vào Google Tài liệu, sử dụng Gemini để tóm tắt hoặc mở rộng ý tưởng và ghi chú khi đang di chuyển từ bất kỳ thiết bị nào. Đó là ánh sáng và lặng lẽ giữ mọi thứ đồng bộ. Hãy bổ sung cho nó những thủ thuật Keep này để ghi chú tốt hơn và đưa nó vượt xa những ghi chú nhanh hoặc danh sách tạp hóa.