Gmail được xây dựng để giúp mọi người sắp xếp thư mà họ nhận được. Bạn có thể thiết lập bộ lọc tự động thực hiện hành động khi có email. Bạn cũng có thể đánh dấu các thư quan trọng là có gắn dấu sao hoặc tạo nhãn theo chủ đề cho chúng.
Tuy nhiên, có một tính năng khác mà bạn có thể chưa biết: Nhiều hộp thư đến của Gmail .
Khi sử dụng nó, bạn có thể xem một số hộp thư đến dưới dạng ngăn trên màn hình của mình trong chế độ xem mặc định của Gmail. Cách tiếp cận đó có thể giúp bạn tiết kiệm một vài cú nhấp chuột để xem bạn cần gì.
Cách thiết lập nhiều hộp thư đến trong Gmail
Đầu tiên, mở Gmail, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải và chọn Định cấu hình hộp thư đến . Bạn cần tắt hệ thống hộp thư đến theo thẻ tự động của Google.
Sau đó, bỏ chọn các hộp cho Xã hội, Quảng cáo, Cập nhật và Diễn đàn. Sau khi bạn làm điều đó, hãy lưu các thay đổi của bạn.
Đi tới Cài đặt từ trình đơn bánh răng cưa và tìm Labs liên kết trên đầu màn hình. Mọi thứ xuất hiện trong Labs chính thức là một tính năng thử nghiệm.
Khi bạn ở trong Labs, hãy cuộn xuống Nhiều hộp thư đến và nhấp vào nút radio để Bật .
Cuối cùng, quay lại đầu trang Labs và nhấp vào Lưu thay đổi .
Lần tiếp theo khi bạn tải trang Cài đặt, bạn sẽ thấy có một Nhiều hộp thư đến màu xanh lam mới liên kết dọc theo đầu. Nhấp vào nó để điều chỉnh những điều về Nhiều Hộp thư đến để làm cho chúng hoạt động tốt nhất cho bạn. Hệ thống cho phép tối đa năm hộp thư đến.
Cung cấp cho mỗi ngăn một nhãn và chỉ định loại nội dung xuất hiện trong đó. Ví dụ:bạn có thể muốn một cái hiển thị Thư nháp và một cái khác cho Thư đã Gửi. Mọi thư được gắn nhãn cũng có thể hiển thị trong một trong các ngăn Nhiều Hộp thư đến.
Trong cài đặt cho Nhiều Hộp thư đến, cũng thay đổi vị trí ngăn liên quan đến hộp thư đến chính của bạn. Cuối cùng, bạn có thể chọn số lượng thư được hiển thị trên mỗi trang của ngăn.
Bây giờ bạn đã biết tính năng Nhiều hộp thư đến hoạt động gì và cách thiết lập tính năng này. Tiếp theo, hãy khám phá một số cách hiệu quả để sử dụng nó.
1. Chỉ định một Nhãn cho Mỗi Bước Kanban
Kanban là một hệ thống dựa trên hình ảnh hiển thị từng nhiệm vụ và cách nó phù hợp với quy trình làm việc tổng thể. Mọi người sử dụng bảng Kanban để hiển thị các nhiệm vụ cần làm, cộng với vị trí của những trách nhiệm đó trong quy trình. Mỗi nhiệm vụ là một thẻ chuyển sang một bảng khác khi trạng thái của nó thay đổi.
Cân nhắc tạo nhãn Gmail cho từng giai đoạn của quy trình làm việc Kanban. Bạn có thể có một cái cho biết Dự án Mới và một cái khác có tên là Đang chờ phê duyệt. Nếu nhóm của bạn gửi thông báo về công việc đã hoàn thành thông qua Kanban, mỗi thành viên trong nhóm có thể sử dụng các từ khóa hoặc cụm từ nhất định. Hãy chú ý đến những điều đó để tìm hiểu cách làm cho mỗi nhãn có thể áp dụng và chính xác.
Sau đó, thay vì xem qua hộp thư đến chính của bạn để tìm tất cả các thư liên quan đến Kanban, bạn có thể xem quy trình trong ngăn Nhiều Hộp thư đến. Phương pháp này có thể tiết kiệm thời gian bằng cách giúp bạn tìm thấy những thứ bạn cần dễ dàng hơn. Hơn nữa, bạn ít có khả năng bị mất dấu vết của các thông báo được liên kết với các quy trình.
2. Tạo Nhãn cho Phòng ban hoặc Mọi người
Có lẽ bạn là thành viên của một công ty lớn và thường xuyên giao tiếp với nhiều bộ phận hoặc nhiều người khác nhau. Trong trường hợp đó, hãy tạo các nhãn dựa trên địa chỉ email cho từng người trong số họ. Ví dụ, bạn có thể đặt những cái có nội dung là Phòng Kế toán, Nhân sự và Sếp của tôi.
Làm cho email từ những người đó xuất hiện trong các ngăn dành riêng giúp giảm khả năng bạn bỏ qua một tin nhắn. Bạn cũng sẽ nhận thức rõ hơn về thời điểm có email. Sau đó, bạn có nhiều quyền tự do hơn để quyết định cách xử lý chúng và hành động phù hợp.
3. Xem tất cả hộp thư đến của bạn trên một màn hình
Giống như nhiều người, bạn có thể sắp xếp hộp thư đến Gmail cho một số mục đích. Có thể bạn có tài khoản công việc và tài khoản cá nhân. Tuy nhiên, người ta thường thiết lập các địa chỉ chuyên khoa vì nhiều lý do khác nhau. Nếu công ty của bạn đang tổ chức hội thảo và bạn đang xử lý đăng ký sự kiện, thì địa chỉ có thể là [tên công ty] SeminarRegistration@gmail.com.
Bạn có thể tạo nhãn "Từ:" cho mỗi tài khoản Gmail. Làm điều đó làm cho Nhiều Hộp thư đến hiển thị cho bạn các thư tương ứng. Thông thường, bạn phải chuyển đổi tài khoản bằng cách nhấp vào biểu tượng tài khoản của mình ở góc bên phải của Gmail. Sau đó, chọn một tài khoản từ trình đơn thả xuống.
Sử dụng Nhiều Hộp thư đến để hiển thị một hộp thư đến từ một địa chỉ email khác trên mỗi ngăn giúp tiết kiệm thời gian. Nó cũng giúp bạn không bị phân tâm và tự hỏi liệu mình đã kiểm tra tài khoản chưa.
4. Tạo nhãn dựa trên hành động
Internet có đầy đủ các đề xuất để giúp mọi người tiếp cận với Inbox Zero. Một trong số đó là tạo nhãn bắt đầu bằng ký hiệu @ và một hành động hoặc trạng thái. Bạn có thể có một cái cho biết @Awaiting reply, @Complete hoặc @Action.
Đối với thư mục @Action, chỉ thêm những thứ mất hơn hai phút để hoàn thành và thực hiện các tác vụ ngắn hơn ngay lập tức. Nếu không, bạn có nguy cơ làm tắc nghẽn thư mục @Action của mình với những thứ không cần thiết.
Sử dụng ký hiệu @ làm cho các nhãn đó xuất hiện ở đầu danh sách nhãn. Chúng sẽ nằm ngay dưới nhãn tiêu chuẩn của Gmail ở bên trái màn hình của bạn. Tuy nhiên, sử dụng Nhiều Hộp thư đến có nghĩa là không cần phải lo lắng về thứ tự của các nhãn. Bạn có thể dành một ngăn cho mỗi hành động phổ biến nhất của mình. Phương pháp này là tuyệt vời nếu bằng chứng trực quan về công việc đã hoàn thành thúc đẩy bạn.
Sau khi hoàn thành công việc, hãy chuyển các thư trong hộp thư đến đó sang các nhãn dành riêng cho hành động thích hợp nhân đôi thành Nhiều hộp thư đến. Sau đó, vào cuối một ngày, hãy xem tất cả các email trong mỗi email. Sử dụng kết quả làm thước đo tổng thể về năng suất của bạn và nghĩ về các cách để cải thiện.
5. Cung cấp cho nhãn Email thông báo quan trọng
Nhiều công cụ quản lý dự án hàng đầu hiện nay thông báo cho người dùng qua email và trong giao diện của chương trình. Hệ thống đó làm tăng cơ hội hiển thị, đặc biệt là khi mọi người không tương tác với một chương trình. Nó cho phép họ biết ngay cả khi họ chỉ sử dụng email.
Trước tiên, hãy nghĩ về tất cả các chương trình bạn sử dụng cung cấp các email thông báo đó. Sau đó, xác định xem thông báo có đủ quan trọng để xem hay không. Ví dụ:một số chương trình chỉ cung cấp số liệu hàng tuần về việc sử dụng của bạn, mà bạn có thể không cho là cần thiết. Tuy nhiên, trong các trường hợp khác, các ứng dụng sẽ cảnh báo cho bạn về mọi thứ xảy ra trong một chương trình áp dụng cho bạn.
Với điều kiện không có quá năm chương trình liên quan gửi email thông báo, hãy cung cấp cho mỗi chương trình một ngăn Nhiều Hộp thư đến. Xin lưu ý rằng bạn có thể thiết lập bộ lọc Gmail chỉ gửi các email cụ thể đến một nhãn.
Với thông báo từ công ty phát hành thẻ tín dụng, bạn có thể muốn cập nhật về các khoản thanh toán đã đăng hoặc thay đổi điểm tín dụng. Tuy nhiên, bạn có thể không quan tâm đến các tin nhắn thông báo liên quan đến phí lãi suất. Bộ lọc cho phép bạn chỉ định email nào được gửi đến các nhãn bạn tạo và email nào bị xóa hoặc chuyển đi nơi khác.
Sẽ rất hữu ích khi nghiên cứu xem một dịch vụ bạn sử dụng có bao gồm các từ khóa trong các dòng chủ đề của nó hay không. Bắt đầu bằng cách tìm kiếm tất cả các email nhận được từ công ty đó trong Gmail. Khi bạn nhận thấy các kiểu sử dụng từ, hãy thay đổi bộ lọc của bạn để bộ lọc nhận ra những từ đó. Sau đó, bạn có thể làm cho bộ lọc hoạt động theo cách bạn muốn. Ở đây, điều đó có nghĩa là các email có các cụm từ quan trọng nhất đối với bạn sẽ được chuyển đến nhãn tương ứng với Nhiều Hộp thư đến.
6. Thiết lập Hộp thư đến Mức ưu tiên
Thường rất khó để tìm ra những việc cần làm và khi nào khi xem hộp thư đến. Do đó, bạn có thể dành nhiều thời gian để cố gắng quyết định hơn là thực hiện các hành động đáng giá. Tạo Nhiều Hộp thư đến dựa trên mức độ khẩn cấp có thể giúp bạn hiểu rõ nghĩa vụ của mình.
Bạn có thể tạo một hộp thư đến có Mức độ ưu tiên cao, tiếp theo là các hộp thư có Mức độ ưu tiên trung bình và mức độ ưu tiên thấp như một điểm khởi đầu.
Ngoài ra, nếu một số thông báo dựa trên mức độ ưu tiên liên quan đến các dự án, bạn có thể nêu điều đó trong nhãn.
Bạn sắp xếp Hộp thư đến Gmail của mình như thế nào?
Sau khi đọc những gợi ý này, có lẽ bạn nghĩ Nhiều Hộp thư đến là một tính năng đáng sử dụng. Nó cho phép bạn ngừng thực hiện các nhấp chuột không cần thiết và hiển thị cho bạn các thông báo cần thiết dựa trên các quy ước ghi nhãn. Bạn có sử dụng nhiều hơn một máy tính tại nơi làm việc không? Nếu vậy, bạn sẽ đặc biệt đánh giá cao cách khả năng này của Gmail cho phép bạn xem thư từ nhiều nguồn.
Sau khi thiết lập, bạn sẽ thích lượng thông tin mà một màn hình được phân tách có chiến lược cung cấp. Nếu bạn cảm thấy khó điều chỉnh, việc tắt tính năng này chỉ cần một cú nhấp chuột và bạn có thể bật lại dễ dàng.
Bạn có thích các mẹo sắp xếp hộp thư đến Gmail này không? Tìm hiểu cách bạn có thể sắp xếp email của mình trên iPhone bằng các ứng dụng email thông minh!