Gmail được xây dựng để giúp mọi người tổ chức thư họ nhận được. Bạn có thể thiết lập bộ lọc tự động thực hiện hành động khi email đến. Cũng có thể đánh dấu tin nhắn quan trọng bằng sao hoặc tạo nhãn chủ đề cho chúng.
Tuy nhiên, có một tính năng khác bạn có thể chưa biết: Multiple Inboxes (Nhiều hộp thư đến) của Gmail.
Khi sử dụng nó, bạn có thể xem một số hộp thư đến như các khung trên màn hình trong xem mặc định của Gmail. Cách tiếp cận đó có thể giúp bạn tiết kiệm một vài nhấp chuột để xem những gì bạn cần.
Cách thiết lập Multiple Inboxes trong Gmail
Trước tiên, mở Gmail, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải và chọn Cấu hình hộp thư đến. Bạn cần tắt hệ thống hộp thư đến theo tab tự động của Google.
Sau đó, bỏ chọn các hộp cho Social, Promotions, Updates và Forums. Sau khi làm xong, lưu thay đổi.
Đi đến Cài đặt từ menu bánh răng và tìm liên kết Labs ở đầu màn hình. Bất cứ thứ gì xuất hiện trong Labs đều chính thức là tính năng thử nghiệm.
Khi bạn đã vào Labs, cuộn xuống Multiple Inboxes và nhấp nút radio cho Bật.
Cuối cùng, quay lại đầu trang Labs và nhấp Lưu thay đổi.
Lần sau bạn tải trang Cài đặt, bạn nên nhận thấy có một liên kết Multiple Inboxes màu xanh mới dọc theo phía trên. Nhấp vào nó để điều chỉnh các thứ về Multiple Inboxes để chúng hoạt động tốt nhất cho bạn. Hệ thống cho phép tối đa năm hộp thư đến.
Đặt nhãn cho từng khung, và chỉ định loại nội dung nào xuất hiện trong đó. Ví dụ, bạn có thể muốn một khung hiển thị Nháp và một khung khác cho Thư đã gửi. Các tin nhắn được gắn nhãn cũng có thể xuất hiện trong một trong các khung Multiple Inboxes.
Trong cài đặt Multiple Inboxes, thay đổi vị trí các khung liên quan đến hộp thư đến chính của bạn. Cuối cùng, bạn có thể chọn số lượng tin nhắn hiển thị trên mỗi trang của một khung.
Bây giờ bạn biết tính năng Multiple Inboxes làm gì và cách thiết lập nó. Tiếp theo, hãy khám phá một số cách hiệu quả để sử dụng nó.
1. Đặt nhãn cho từng bước của Kanban
Kanban là một hệ thống dựa trên hình ảnh hiển thị từng nhiệm vụ và cách nó phù hợp với quy trình làm việc tổng thể. Mọi người dùng bảng Kanban để hiển thị nhiệm vụ cần làm, cộng với vị trí của những trách nhiệm đó trong quy trình. Mỗi nhiệm vụ là một thẻ di chuyển sang một bảng khác khi trạng thái thay đổi.
Xem xét việc tạo nhãn Gmail cho từng giai đoạn của quy trình Kanban. Bạn có thể có một nhãn nói "Dự án mới" và một cái khác gọi là "Chờ phê duyệt". Nếu nhóm của bạn gửi thông báo hoàn thành công việc qua Kanban, mỗi thành viên nhóm có thể sử dụng từ khóa hoặc cụm từ nhất định. Chú ý đến những điều đó để học cách làm cho mỗi nhãn phù hợp và chính xác.
Sau đó, thay vì tìm kiếm qua hộp thư đến chính cho tất cả tin nhắn liên quan đến Kanban, bạn có thể thấy quy trình trong các khung Multiple Inboxes. Phương pháp này có thể tiết kiệm thời gian bằng cách làm cho việc tìm thứ bạn cần dễ dàng hơn. Hơn nữa, bạn ít có khả năng mất dấu các tin nhắn liên quan đến quy trình.
2. Tạo nhãn cho các phòng ban hoặc người
Có thể bạn là một phần của một công ty lớn và thường xuyên giao tiếp với nhiều phòng ban hoặc người. Trong trường hợp đó, hãy tạo nhãn dựa trên địa chỉ email cho từng phòng ban/người. Bạn có thể tạo nhãn như "Phòng kế toán", "Nhân sự" và "Sếp của tôi", ví dụ.
Làm cho email từ những người đó xuất hiện trong các khung chuyên biệt giảm thiểu cơ hội bạn bỏ lỡ tin nhắn. Bạn cũng sẽ nhận thức rõ hơn khi email đến. Sau đó, bạn có nhiều tự do hơn để quyết định cách xử lý và hành động tương ứng.
3. Xem tất cả hộp thư đến của bạn trên một màn hình
Giống như nhiều người, bạn có thể sắp xếp hộp thư Gmail cho nhiều mục đích. Có thể bạn có tài khoản công việc và tài khoản cá nhân. Tuy nhiên, thường thấy việc thiết lập địa chỉ chuyên dụng cho nhiều lý do. Nếu công ty bạn đang tổ chức hội thảo và bạn xử lý đăng ký sự kiện, địa chỉ có thể là [tên công ty]SeminarRegistration@gmail.com.
Bạn có thể tạo nhãn "From:" cho mỗi tài khoản Gmail. Việc đó khiến Multiple Inboxes hiển thị các tin nhắn tương ứng. Thông thường, bạn phải chuyển tài khoản bằng cách nhấp vào biểu tượng tài khoản ở góc phải của Gmail. Sau đó chọn tài khoản từ menu thả xuống.
Sử dụng Multiple Inboxes để hiển thị một hộp thư từ địa chỉ email khác trên mỗi khung tiết kiệm thời gian. Nó cũng ngăn bạn bị phân tâm và tự hỏi xem mình đã kiểm tra tài khoản đó chưa.
4. Tạo nhãn dựa trên hành động
Internet đầy rẫy các gợi ý giúp mọi người đạt Inbox Zero. Một trong số đó là tạo nhãn bắt đầu bằng ký hiệu @ và một hành động hoặc trạng thái. Bạn có thể có nhãn @Chờ phản hồi, @Hoàn thành, hoặc @Hành động.
Đối với thư mục @Hành động, chỉ thêm những việc mất hơn hai phút để hoàn thành và làm ngay các nhiệm vụ ngắn hơn. Nếu không, bạn rủi ro làm đầy thư mục @Hành động với thứ không cần thiết.
Sử dụng ký hiệu @ làm cho những nhãn đó xuất hiện ở đầu danh sách nhãn. Chúng sẽ ngay dưới các nhãn tiêu chuẩn của Gmail ở bên trái màn hình. Tuy nhiên, sử dụng Multiple Inboxes có nghĩa là không cần lo lắng về thứ tự nhãn. Bạn có thể dành một khung cho từng hành động phổ biến nhất của bạn. Phương pháp này tuyệt vời nếu bằng chứng trực quan về công việc đã hoàn thành kích thích bạn.
Sau khi hoàn thành việc, di chuyển các tin nhắn hộp thư đến đến nhãn hành động cụ thể phù hợp làm Multiple Inboxes. Sau đó, vào cuối ngày, nhìn vào tất cả email trong mỗi cái. Sử dụng kết quả làm thước đo tổng thể về năng suất của bạn, và suy nghĩ về cách cải thiện.
5. Đặt nhãn cho email thông báo quan trọng
Nhiều công cụ quản lý dự án hàng đầu ngày nay thông báo cho người dùng qua email và trong giao diện chương trình. Hệ thống đó tăng cơ hội hiển thị, đặc biệt khi mọi người không tương tác với chương trình. Nó cho phép họ ở trong vòng lặp ngay cả khi chỉ dùng email.
Trước tiên, hãy nghĩ về tất cả các chương trình bạn dùng gửi email thông báo. Sau đó xác định xem tin nhắn đó có quan trọng đủ để xem không. Ví dụ, một số chương trình chỉ cung cấp số liệu hàng tuần về việc sử dụng của bạn, điều bạn có thể không coi là thiết yếu. Trong các trường hợp khác, ứng dụng cảnh báo bạn về mọi thứ xảy ra trong chương trình áp dụng cho bạn.
Miễn là không có hơn năm chương trình liên quan gửi email thông báo, hãy cho mỗi chương trình một khung Multiple Inboxes. Hãy nhớ, bạn có thể thiết lập bộ lọc Gmail chỉ gửi email cụ thể đến nhãn.
Với thông báo từ công ty thẻ tín dụng, bạn có thể muốn cập nhật về thanh toán đã đăng hoặc thay đổi điểm tín dụng. Tuy nhiên, bạn có thể không quan tâm nhiều đến tin nhắn thông báo liên quan đến phí lợi息. Bộ lọc cho phép bạn chỉ định email nào được gửi đến nhãn bạn tạo, và email nào bị xóa hoặc đi nơi khác.
Hữu ích để nghiên cứu xem dịch vụ bạn dùng có bao gồm từ khóa trong dòng chủ đề không. Bắt đầu bằng cách tìm kiếm tất cả email nhận được từ công ty đó trong Gmail. Khi bạn nhận ra mẫu trong việc sử dụng từ, thay đổi bộ lọc để nó nhận ra những từ đó. Sau đó bạn có thể làm cho bộ lọc hoạt động theo ý muốn. Ở đây, nghĩa là email với cụm từ quan trọng nhất đi đến nhãn tương ứng với Multiple Inboxes.
6. Thiết lập hộp thư đến theo mức độ ưu tiên
Thường khó khăn để xác định phải làm gì và khi nào trong khi nhìn vào hộp thư đến. Kết quả là bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cố gắng quyết định hơn là thực hiện hành động đáng giá. Tạo Multiple Inboxes dựa trên mức độ khẩn cấp có thể giúp bạn hiểu rõ nghĩa vụ.
Bạn có thể tạo hộp thư đến Ưu tiên cao, theo sau là Ưu tiên trung bình và Ưu tiên thấp làm điểm xuất phát.
Cũng, nếu một số tin nhắn dựa trên ưu tiên liên quan đến dự án, bạn có thể nêu rõ điều đó trong nhãn.
Bạn tổ chức hộp thư Gmail như thế nào?
Sau khi đọc các gợi ý này, bạn có thể nghĩ Multiple Inboxes là một tính năng đáng sử dụng. Nó cho phép bạn ngừng nhấp chuột không cần thiết và hiển thị tin nhắn thiết yếu dựa trên quy ước gắn nhãn. Bạn có dùng nhiều hơn một máy tính ở nơi làm việc? Nếu vậy, bạn sẽ đặc biệt đánh giá khả năng Gmail này cho phép xem tin nhắn từ nhiều nguồn.
Sau khi thiết lập xong, bạn sẽ yêu thích lượng thông tin một màn hình được tách chiến lược cung cấp. Nếu bạn thấy khó điều chỉnh, vô hiệu hóa tính năng chỉ cần một nhấp chuột, và bạn có thể bật lại nó dễ dàng như vậy.
Bạn có thích các mẹo tổ chức hộp thư Gmail này không? Hãy xem cách sắp xếp email trên iPhone bằng các ứng dụng email thông minh!