Với việc nhiều người làm việc từ xa ngày nay, các dịch vụ như Google Meet và Zoom ngày càng phổ biến. Bạn có thể tổ chức cuộc họp video trực tuyến, nhìn thấy mặt mọi người, trò chuyện và giải quyết công việc.
Giống như họp trực tiếp, ghi chú với các mục hành động và tóm tắt cho cuộc họp trực tuyến cũng quan trọng như nhau. Thật không may, điều này không lúc nào cũng xảy ra. Để có tài liệu chính thức cho cuộc họp hoặc chia sẻ với những người không thể tham dự, hãy cân nhắc quay lại Google Meet.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách quay Google Meet, xem lại nội dung được quay, chỉ ra nơi tìm tệp ghi lại, và giải thích các tùy chọn chia sẻ và lưu trữ cho người tham dự.
Ai có thể Quay Google Meet
Hiện tại, Google không cung cấp tính năng quay Google Meet cho mọi người. Điều này có nghĩa là nếu bạn có tài khoản Google cá nhân miễn phí, bạn sẽ không thấy tùy chọn quay.
Để quay Google Meet, bạn phải là người tổ chức cuộc họp hoặc thuộc cùng tổ chức với người tổ chức.
Ngoài ra, nhóm của bạn cần có một trong các gói Google Workspace sau:
- Người đăng ký Premium Cá nhân
- Essentials
- Business Standard hoặc Plus
- Enterprise Essentials, Standard, hoặc Plus
- Education Standard, Fundamentals, hoặc Plus
- Nâng cấp Teaching and Learning
Những gì Được và Không được Quay
Trước khi quay Google Meet, hãy xem lại các mục sau để chắc chắn bạn sẽ quay được những gì cần thiết.
Được Quay
- Người đang nói (active speaker)
- Các tệp được trình chiếu
- Màn hình được chia sẻ
- Cuộc trò chuyện (chats)
Không được Quay
- Phụ đề trực tiếp (Live captions)
- Các cửa sổ mở khác
- Thông báo
Hạn chế của Tính năng Quay
Tính năng quay Google Meet chỉ khả dụng trên trình duyệt máy tính. Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp trên thiết bị di động, bạn có thể dùng tùy chọn quay trên Android hoặc quay trên iPhone.
Bạn chỉ có thể quay cuộc họp tối đa 8 giờ. Nếu phiên họp kéo dài quá 8 giờ, bản ghi sẽ tự động dừng lại.
Nếu bạn ghim (pin) một người tham dự trong cuộc họp, điều này không ảnh hưởng đến người hiển thị trong bản ghi.
Cách Quay Google Meet
Bây giờ bạn đã biết ai có thể quay, gì được và không được quay, và các hạn chế, hãy học cách quay Google Meet.
- Truy cập Google Meet và đăng nhập để tham gia hoặc bắt đầu cuộc họp.
- Chọn biểu tượng Hoạt động (Activities) ở góc dưới bên phải và chọn Quay lại (Recording) khi bạn sẵn sàng bắt đầu quay.
- Sau đó chọn Bắt đầu quay (Start Recording).
- Bạn sẽ thấy nhắc nhở thông báo cho người tham dự rằng bạn đang quay cuộc họp. Chọn Bắt đầu (Start).
- Có thể mất một chút thời gian để bắt đầu; bạn có thể thấy thông báo ngắn giải thích điều này. Khi quay bắt đầu, bạn sẽ thấy biểu tượng Record màu đỏ ở góc trên bên trái màn hình.
- Tiếp tục cuộc họp, lưu ý các mục sẽ và sẽ không được quay.
- Chọn biểu tượng Hoạt động và chọn Quay lại một lần nữa khi muốn dừng quay.
- Chọn Dừng quay (Stop Recording) và xác nhận bằng cách chọn Dừng quay lần nữa.
Cuộc quay kết thúc ngay lập tức, và bạn sẽ thấy thông báo ngắn rằng bản ghi sẽ được lưu vào Google Drive.
Truy cập Tệp Ghi lại Google Meet
Các bản ghi Google Meet tự động lưu vào Google Drive của người tổ chức cuộc họp. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được liên kết trực tiếp đến tệp qua email và trong Google Calendar nếu cuộc họp được lên lịch.
Truy cập Tệp trong Google Drive
- Truy cập Google Drive và đăng nhập nếu cần.
- Điều hướng đến My Drive (Đĩa của tôi) ở bên trái và tìm thư mục Meet Recordings ở bên phải.
- Có thể mất vài phút để bản ghi xuất hiện. Nếu bạn chưa có thư mục Meet Recordings, Google Drive sẽ tự tạo một thư mục.
- Bạn sẽ thấy bản ghi được đặt tên với mã định danh cuộc họp cùng ngày và giờ. Nếu có cuộc trò chuyện trong lúc họp, bạn sẽ thấy nó dưới dạng tệp văn bản riêng biệt.
Truy cập Tệp qua Email
Ngoài việc truy cập bản ghi trong Google Drive, người tổ chức cuộc họp nhận được email có liên kết trực tiếp đến bản ghi và liên kết khác cho bản ghi cuộc trò chuyện nếu có.
Truy cập Tệp qua Google Calendar
Nếu Google Meet được lên lịch trước bằng Google Calendar, liên kết đến bản ghi sẽ được đính kèm vào sự kiện lịch cho tất cả người tham dự truy cập.
Chỉ cần mở Google Calendar và chọn sự kiện. Bạn sẽ thấy liên kết trực tiếp đến bản ghi trong cả cửa sổ pop-up của sự kiện và trang chi tiết đầy đủ.
Xem, Chia sẻ hoặc Lưu Bản ghi
Để xem trước bản ghi hoặc bản ghi cuộc trò chuyện, chỉ cần nhấp đúp vào tệp trong thư mục Meet Recordings trên Google Drive.
Bạn có thể tải xuống, chia sẻ, hoặc lấy liên kết đến tệp bản ghi (hoặc cuộc trò chuyện) từ thư mục Meet Recordings hoặc Xem trước Tệp.
Trong thư mục, nhấp chuột phải vào tệp và chọn hành động từ menu. Lưu ý bạn có thể thực hiện các hành động bổ sung như Đổi tên, Tạo bản sao, và Mở bằng.
Trên màn hình Xem trước, sử dụng các biểu tượng ở trên hoặc mở menu Hành động khác (More Actions) bằng cách chọn ba chấm dọc (three vertical dots) ở góc trên bên phải. Bạn sẽ thấy các tùy chọn tương tự như trên màn hình thư mục.
Để tránh việc bạn hoặc người tham dự quên ghi chú trong cuộc họp, hoặc để dễ dàng chia sẻ cuộc họp với người không thể tham dự, chỉ cần quay Google Meet.
Nếu bạn sử dụng các dịch vụ hội nghị video khác ngoài Google Meet, bạn cũng có thể quay cuộc họp Zoom hoặc quay cuộc gọi Skype trên tất cả thiết bị của mình.