Là chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nhân bận rộn, bạn chắc hẳn đã sử dụng Microsoft Excel để hỗ trợ kế toán, theo dõi doanh thu hoặc nhập liệu và lưu trữ dữ liệu. Excel là công cụ mạnh nhờ các hàm và tính năng tích hợp, nhưng bạn có thể nâng cao khả năng của nó bằng cách sử dụng các Tiện ích mở rộng (Add-ins).
Lưu ý rằng các Add-in cần được cài đặt trước. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét 5 tiện ích mở rộng Excel miễn phí hàng đầu cho doanh nghiệp nhỏ và cách chúng hỗ trợ công việc hàng ngày của bạn.
1. Tiện ích Mini Calendar and Date Picker (Lịch nhỏ và Bộ chọn ngày)
Khi cần tạo bảng chấm công nhân viên hoặc thực hiện tính toán liên quan đến ngày tháng, nhập ngày thủ công vào ô có thể gây khó khăn và nếu vô tình thay đổi định dạng, các ngày có thể hiển thị dưới dạng số thứ tự. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng tiện ích Mini Calendar and Date Picker để chọn ngày từ lịch và chèn trực tiếp vào bảng tính. Tiện ích này có sẵn trong Cửa hàng tích hợp (Integrated Store) của Office.
Cách nhập ngày bằng Mini Calendar and Date Picker
- Để nhập ngày 2/2/2022 vào ô C2, trước tiên hãy chọn ô đó.
- Chọn ngày 2/2/2022 trên lịch để chèn ngày này vào ô C2.
Việc nhập ngày giờ trở nên đơn giản và loại bỏ hoàn toàn rắc rối định dạng sai.
2. Tiện ích QR4Office
Nhiều doanh nghiệp nhỏ đã sử dụng mã QR trong chiến lược marketing. Nếu bạn chưa làm vậy, hãy cân nhắc ngay vì mã QR giúp 촉진 việc chốt đơn nhanh hơn và tăng nhận diện thương hiệu.
Tiện ích QR4Office (có trong Cửa hàng tích hợp) cho phép tạo mã QR để sử dụng trong Excel hoặc lưu dưới dạng hình ảnh.
Cách tạo mã QR với QR4Office
- Thay đổi giao thức thành https:// bằng menu thả xuống.
- Nhập địa chỉ website (ví dụ: www.onmsft.com) hoặc liên kết của bạn.
- Điều chỉnh kích thước (ví dụ: 150x150px) và xem trước.
- Nhấn Chèn (Insert) để đưa mã QR vào trang tính, hoặc chuột phải để lưu thành hình ảnh.
3. Tiện ích Visio Data Visualizer
Nếu cần tạo sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp, bạn có thể dùng SmartArt hoặc Shapes trong Excel, nhưng cách này tốn thời gian và phức tạp. Visio Data Visualizer mang một phần sức mạnh của Visio vào Excel, cho phép tự động hóa việc tạo sơ đồ tổ chức và dễ dàng cập nhật khi nhân sự thay đổi. Tiện ích này có trong Cửa hàng tích hợp.
Tạo sơ đồ tổ chức với Visio Data Visualizer
- Chọn Sơ đồ tổ chức (Organization Chart), sau đó chọn tùy chọn Dọc (Vertical) và nhấn Tạo (Create).
- Sẽ xuất hiện sơ đồ và bảng dữ liệu tự động. Chỉnh sửa bảng để thay đổi sơ đồ.
- Sửa hàng 2: Tên thành "Bradley Johnson", Chức danh thành "Chủ sở hữu (Owner)".
- Hàng 3: Tên "Deborah Rogers", Chức danh "Giám đốc chung (General Manager)".
- Hàng 4: Tên "Kevin Williams", Chức danh "Nhân viên bán hàng (Shop Assistant)", Loại vai trò "Trợ lý (Assistant)".
- Hàng 5: Tên "Nicole Woods", Chức danh "Nhân viên bán hàng", Loại vai trò "Trợ lý".
- Xóa các hàng không cần thiết (hàng 6-8).
- Nhấn Làm mới (Refresh) trên sơ đồ để xem kết quả.
Tiện ích này đơn giản hóa đáng kể việc tạo và cập nhật sơ đồ tổ chức.
4. Tiện ích Duplicate Remover (Xóa trùng lặp)
Là chủ doanh nghiệp, bạn thường tạo bảng tính lưu thông tin khách hàng hoặc nhà cung cấp, và dữ liệu thường bị trùng lặp. Xóa trùng lặp trong Excel đôi khi phiền toái. Duplicate Remover giải quyết vấn đề này một cách đơn giản. Tiện ích có trong Cửa hàng tích hợp.
Cách xóa trùng lặp danh sách Nhà cung cấp
- Danh sách nhà cung cấp ở cột A.
- Vào tab Chèn (Insert), nhóm Tiện ích mở rộng (Add-ins), chọn Tiện ích của tôi (My Add-ins).
- Chọn Duplicate Remover và nhấn Thêm (Add).
- Tiện ích xuất hiện trên giao diện Excel, tự động phát hiện cột dữ liệu.
- Nhấn Tiếp theo (Next).
- Phần Chọn nội dung cần tìm, chọn Trùng lặp (Duplicates).
- Nhấn Tiếp theo.
- Phần Chọn hành động, chọn Xóa hàng (Delete Rows) rồi nhấn Hoàn tất (Finish).
- Kết quả: các bản trùng lặp đã bị xóa.
- Đóng cửa sổ tiện ích.
Cách này đơn giản và thân thiện hơn nhiều so với phương pháp truyền thống.
5. Tiện ích Flexfind
Flexfind cần tải xuống và cài đặt thủ công (xem hướng dẫn tại đây). Được phát triển bởi MVP Excel Jan Karel Pieterse.
Flexfind giúp tìm kiếm và thay thế chuỗi văn bản dễ dàng hơn, cung cấp danh sách chi tiết tất cả các lần xuất hiện. Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể phát hiện tên công ty bị sai chính tả ở nhiều nơi trong trang tính. Flexfind cho phép thay thế nâng cao, ví dụ: sửa tên công ty trong tất cả biểu đồ trong sổ làm việc, hoặc trong tiêu đề trang tính.
Sửa tên công ty trong tiêu đề tất cả biểu đồ
Tên công ty sai: "Company AEE" → Đúng: "Company ADE".
- Tab Trang chủ (Home), nhóm Flexfind, nhấn biểu tượng FlexFind.
- Cửa sổ Flexible find & replace utility hiện ra.
- Văn bản cần tìm: Company AEE. Thay thế bằng: Company ADE. Tìm trong (Look In): đổi từ "Sổ làm việc (Book)" thành Trang tính này (This Sheet). Tích vào ô Đối tượng (Objects).
- Nhấn Tìm (Find) để xem tất cả vị trí xuất hiện.
- Nhấn Thay thế (Replace), cửa sổ xác nhận hiện ra, chọn Có cho tất cả (Yes to All).
- Tất cả biểu đồ giờ đã có tên công ty chính xác.
Một công cụ tuyệt vời thực sự.
Kết luận
Các tiện ích mở rộng Excel có thể tăng năng suất đáng kể và giảm thời gian cho các tác vụ phức tạp. Hãy chia sẻ trong bình luận về tiện ích bạn yêu thích!
Tìm hiểu thêm về tính năng mới của Excel tại đây.