Là một chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nhân bận rộn, bạn có thể đã sử dụng Microsoft Excel để hỗ trợ bạn trong việc ghi sổ, theo dõi doanh số bán hàng hoặc để nhập và lưu trữ dữ liệu. Microsoft Excel được thừa nhận là một công cụ mạnh mẽ do các chức năng và tính năng tích hợp của nó, nhưng bạn có thể đưa Excel lên một tầm cao mới bằng cách sử dụng Phần bổ trợ.
Tuy nhiên, bạn nên lưu ý rằng Phần bổ trợ cần phải được cài đặt Đầu tiên. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ xem xét năm Phần bổ trợ Excel miễn phí hàng đầu, dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, chúng tôi sẽ đề cập đến cách các Phần bổ trợ này có thể hỗ trợ bạn trong các hoạt động hàng ngày của bạn.
Tiện ích bổ sung Lịch thu nhỏ và Bộ chọn ngày
Có thể có những lúc bạn cần tạo bảng chấm công cho nhân viên hoặc thực hiện các phép tính liên quan đến ngày tháng. Việc nhập ngày tháng theo cách thủ công vào các ô có thể hơi khó khăn và nếu bạn vô tình thay đổi định dạng, những ngày tháng này có thể được hiển thị dưới dạng số sê-ri. Vì vậy, thay vì nhập ngày tháng trong Excel theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng Tiện ích bổ sung Lịch thu nhỏ và Bộ chọn Ngày để chọn ngày từ lịch và chèn ngày trực tiếp vào bảng tính của mình. Tiện ích bổ sung Lịch Mini và Bộ chọn Ngày có sẵn từ Cửa hàng Tích hợp.
- Hãy xem cách nhập ngày bằng cách sử dụng Lịch thu nhỏ và Bộ chọn ngày.
1. Để nhập ngày 2 tháng 2 năm 2022 vào ô C2. Đầu tiên hãy chọn ô.
2. Bây giờ chọn ngày 2 tháng 2 năm 2022, trên lịch để chèn ngày này vào ô C2.
Và bạn đã có nó, nó thực sự đơn giản và không gặp rắc rối khi nhập ngày tháng một cách chính xác, trong Excel.
Phần bổ trợ QR4Office
Nhiều doanh nghiệp nhỏ đã và đang sử dụng mã QR như một phần của chiến lược tiếp thị của họ. Tuy nhiên, nếu bạn chưa sử dụng, hãy cân nhắc việc bắt đầu sử dụng mã QR. Vì chúng tạo điều kiện cho việc chốt doanh số nhanh hơn và hỗ trợ nâng cao nhận thức về thương hiệu.
Về vấn đề này, có một Tiện ích bổ sung tuyệt vời được gọi là QR4Office, có sẵn từ Cửa hàng tích hợp. Phần bổ trợ này sẽ tạo mã QR mà bạn có thể sử dụng trong Excel hoặc lưu dưới dạng hình ảnh.
- Hãy xem cách tạo mã QR bằng QR4Office.
1. Chúng tôi sẽ thay đổi giao thức thành https:// bằng cách sử dụng trình đơn thả xuống.
2. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ nhập www.onmsft.com, nhưng bạn có thể sử dụng trang web của riêng mình hoặc một liên kết khác.
3. Chúng tôi đã tăng kích thước lên 150px x 150px. Cuộn xuống để xem Bản xem trước.
4. Nhấp vào Chèn để chèn mã QR trực tiếp vào trang tính. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp chuột phải và lưu nó dưới dạng hình ảnh.
Đơn giản như vậy.
Phần bổ trợ Visio Data Visualizer
Nếu bạn cần tạo sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp nhỏ của mình, thì bạn có thể sử dụng SmartArt hoặc Shapes trong Excel. Tuy nhiên, những phương pháp này có thể phức tạp và tốn thời gian. Phần bổ trợ Visio Data Visualizer mang lại một số sức mạnh của Visio cho Microsoft Excel. Nó sẽ cho phép bạn tự động hóa quá trình tạo sơ đồ tổ chức. Ngoài ra, bạn sẽ có thể dễ dàng cập nhật sơ đồ tổ chức của mình với các nhân viên mới khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Phần bổ trợ Visio Data Visualizer có sẵn từ Cửa hàng Tích hợp.
- Hãy xem cách tạo sơ đồ tổ chức cho một doanh nghiệp giả định nhỏ bằng cách sử dụng Phần bổ trợ Trình hiển thị dữ liệu. Doanh nghiệp giả định của chúng tôi bao gồm một chủ cửa hàng, một tổng giám đốc và hai trợ lý cửa hàng.
1. Chọn Sơ đồ tổ chức , sau đó trong Dọc , nhấp vào tùy chọn Tạo nút.
2. Bạn sẽ thấy như sau, đây là một bảng và sơ đồ tổ chức được tạo tự động. Chúng tôi cần chỉnh sửa bảng để thực hiện các thay đổi đối với biểu đồ .
3. Vì vậy, chúng tôi sẽ bắt đầu bằng cách chỉnh sửa hàng 2. Đổi tên thành Bradley Johnson và chức danh thành Chủ sở hữu.
4. Ở hàng 3, chúng tôi sẽ đổi tên thành Deborah Rogers và chức danh thành Tổng giám đốc.
5. Trong hàng 4, đổi tên thành Kevin Williams, chức danh thành Trợ lý cửa hàng và Loại vai trò thành Trợ lý.
6. In row 5, change the name to Nicole Woods, the title to Shop Assistant, and the Role Type to Assistant.
7. Delete the rows we don't need. This would be rows 6-8.
8. Click Refresh on the chart, to see the following.
So, the Add-in really simplifies the creation and updating of organizational diagrams. To learn more about the Data Visualizer Add-in, please visit this post.
The Duplicate Remover Add-in
As a small business owner, you will frequently create spreadsheets to store customer details or lists of suppliers. These spreadsheets will often contain duplicates. Removing duplicates in Excel can be a bit of a pain. The Duplicate Remover Add-in addresses the issue of duplicate removal in a simple way. The Duplicate Remover Add-in is available from the Integrated Store.
- Let's see how to remove duplicates from our list of Suppliers.
1. We have a list of suppliers shown in column A.
2. Now go to the Insert Tab and in the Add-ins Group , select My Add-ins .
3. Select the Duplicate Remover Add-in and click Add .
4. The Duplicate Remover Add-in should now be visible from the Excel Interface. It automatically detects the column of interest.
5. Click Next.
6. In the Choose what to find section, select Duplicates .
7. Click Next.
8. In the Choose what to do section , select Delete Rows and then click Finish .
9. You should now see the following.
10. You can now close the Add-in window.
The duplicates have been removed in a much simpler and more user-friendly way than some of the traditional methods.
The Flexfind Add-in
In order to use the Flexfind Add-in you have to download and install it manually. If you are unsure about how to do this, then please click here. The Flexfind Add-in was developed by Excel MVP Jan Karel Pieterse.
Flexfind makes searching for text strings and replacing them so much easier. When using Flexfind, you will get a detailed list of all instances of the string. As a small business owner, you may find that your company's name has been misspelt in various elements on your worksheet. You may have let another employee create the worksheet. With Flexfind you can do advanced replacements, such as replacing a company name in all the charts in your workbook. You can also replace your company's name in headers across sheets, if it has been entered incorrectly.
- Let's see how to replace a company name, that occurs in the titles of all the charts on a worksheet. The company's name has been spelt wrong, it should be Company ADE instead of company AEE.
1. Go to the Home Tab , and in the Flexfind Group , click on the FlexFind biểu tượng.
2. The Flexible find &replace utility Window should appear.
3. For Text to Find: enter Company AEE. For Text to replace with: enter Company ADE. Under Look In: , change from Book to This Sheet . Check the Objects Box .
4. Click the Find button to see all the instances of where the specified text string occurs.
5. Now click the Replace cái nút. You should see the following Window, click the Yes to All nút.
6. You should see all the charts now have the correct company name.
An absolute marvel.
Kết thúc
Excel Add-Ins can greatly increase your productivity and reduce the time spent on complicated tasks. Let us know in the comments, about your preferred Add-ins.
Find out more about what’s new in Excel here.