Microsoft Office lâu nay hỗ trợ kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Gần đây, Microsoft mở rộng bộ công cụ với tùy chọn phong cách viết mới để giúp bạn phát triển giọng văn bản.
Nhiều tính năng này tắt mặc định. Chúng tùy chỉnh riêng lẻ nên bạn dùng một số thành phần phong cách viết mà bỏ qua phần khác. Khả năng áp dụng khi soạn thảo tài liệu Word và email Outlook.
Để bắt đầu, chạy Word hoặc Outlook. Cần dùng Office 2019 hoặc đăng ký Office 365 hoạt động. Nhấp tab "File" vào Backstage view. Nhấp "Options" dưới menu điều hướng trái.
Trong cửa sổ Options, nhấp trang Proofing. Chúng ta quan tâm cài đặt dưới tiêu đề "When correcting spelling and grammar in Word". Các checkbox cho phép bật/tắt cảnh báo chính tả, ngữ pháp và từ dễ nhầm lẫn.
Checkbox thứ năm, thường tắt, bật tính năng "Readability Statistics" (thống kê dễ đọc). Nhấn F7 mở popup cung cấp thông tin như số từ trung bình mỗi câu, câu mỗi đoạn. Cũng có thống kê chuyên biệt: điểm Flesch Reading Ease, phần trăm câu bị động. Các chỉ số này hữu ích khi soạn thảo để tối đa dễ đọc.
Quay lại cửa sổ Proofing options, chú ý menu dropdown "Writing Style". Điều này kiểm soát gợi ý phong cách viết nào được bật. Bạn chọn giữa "Grammar" và "Grammar & Refinements". Cái sau bật thêm kiểm tra mặc định cho sự rõ ràng và súc tích.
Cả hai preset đều tùy chỉnh bằng nút "Settings". Tại đây, bạn thấy danh sách tất cả tùy chọn kiểm tra trong Office. Mỗi mục bật/tắt riêng lẻ.
Quá nhiều kiểm tra để trình chi tiết. Tốt nhất bắt đầu với chọn mặc định. Sau đó xem danh sách bật thêm kiểm tra giúp bạn cải thiện. Hoặc tắt kiểm tra mặc định bạn thấy phiền toái hay không chính xác.
Khả năng từ lỗi ngữ pháp cơ bản (thiếu chữ hoa) đến điều chỉnh phong cách viết nâng cao – và chủ quan. Bao gồm kiểm tra lạm dụng từ chuyên ngành phức tạp và "wordiness" (văn từ dư thừa). Ở đầu kia, Office cũng gắn cờ ngôn ngữ không trang trọng và từ lóng có thể hạ thấp giọng văn.
Office đi kèm hầu hết khả năng phát hiện lỗi ngữ pháp bật sẵn. Các kiểm tra phong cách viết chủ quan hơn tắt mặc định để tránh làm phiền người dùng và tạo quá nhiều cảnh báo.
Đối với người được hưởng lợi từ bộ công cụ, đây là lựa chọn thay thế đa năng cho ứng dụng phổ biến như Grammarly. Bạn nhận hướng dẫn phong cách viết toàn diện mà không rời Word, giúp tập trung vào viết.