Microsoft Office từ lâu đã bao gồm hỗ trợ kiểm tra chính tả và hỗ trợ ngữ pháp. Trong những năm gần đây, Microsoft đã mở rộng bộ công cụ với các tùy chọn phong cách viết mới để giúp bạn phát triển giọng viết của mình.
Nhiều tính năng trong số này bị tắt theo mặc định. Chúng có thể tùy chỉnh riêng nên bạn có thể sử dụng một số thành phần kiểu viết trong khi bỏ qua những thành phần khác. Các khả năng áp dụng khi tạo tài liệu Word và email Outlook.
Để bắt đầu, hãy khởi chạy Word hoặc Outlook. Bạn cần phải sử dụng Office 2019 hoặc có đăng ký Office 365 đang hoạt động. Nhấp vào tab "Tệp" để vào dạng xem Backstage. Nhấp vào "Tùy chọn" ở cuối trình đơn điều hướng bên trái.
Trong cửa sổ bật lên Tùy chọn, bấm vào trang Kiểm lỗi. Chúng tôi quan tâm đến các cài đặt trong tiêu đề "Khi sửa lỗi chính tả và ngữ pháp trong Word". Các hộp kiểm cho phép bạn chuyển đổi các cảnh báo kiểm tra chính tả, ngữ pháp và các từ thường bị nhầm lẫn.
Hộp kiểm thứ năm, thường bị tắt, bật tính năng "Thống kê khả năng đọc" tùy chọn. Nhấn F7 để mở cửa sổ bật lên này, cửa sổ này cung cấp thông tin như số từ trung bình trên mỗi câu và số câu trên mỗi đoạn văn. Cũng có thống kê chuyên môn, chẳng hạn như điểm Flesch Reading Ease và tỷ lệ câu bị động. Những chỉ số này có thể hữu ích khi soạn thảo văn bản để có khả năng đọc tối đa.
Quay lại cửa sổ tùy chọn Soát lỗi, bây giờ chúng ta sẽ chuyển sự chú ý đến menu thả xuống "Kiểu viết". Điều này kiểm soát các đề xuất kiểu viết của Word nên được bật. Bạn có thể chọn giữa "Grammar" và "Grammar &Refinements." Cái sau cho phép kiểm tra soát lỗi mặc định bổ sung để rõ ràng và ngắn gọn.
Có thể tùy chỉnh một trong các cài đặt trước này bằng cách nhấp vào nút "Cài đặt". Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các tùy chọn soát lỗi có sẵn trong Office. Mỗi người có thể được bật hoặc tắt riêng lẻ.
Có quá nhiều kiểm tra để trình bày chi tiết từng cái ở đây. Tốt nhất là bắt đầu với lựa chọn mặc định. Sau đó, bạn có thể xem lại danh sách để bật các kiểm tra bổ sung giúp bạn cải thiện. Ngoài ra, bạn có thể tắt các kiểm tra mặc định mà bạn thấy khó chịu hoặc không chính xác.
Các khả năng bao gồm từ các lỗi ngữ pháp cơ bản, chẳng hạn như viết hoa thiếu, đến các điều chỉnh nâng cao - và chủ quan - phong cách viết. Chúng bao gồm việc kiểm tra việc lạm dụng biệt ngữ phức tạp và "tính từ ngữ" công khai. Ở đầu kia của phổ văn bản, Office cũng có thể gắn cờ ngôn ngữ không chính thức và các từ lóng có thể làm giảm giọng điệu trong bài viết của bạn.
Office xuất xưởng với hầu hết các khả năng phát hiện lỗi ngữ pháp được kích hoạt. Theo mặc định, tính năng kiểm tra kiểu viết chủ quan hơn được tắt để tránh làm người dùng bực bội và tạo ra một lượng lớn cảnh báo.
Đối với những người dùng được hưởng lợi từ bộ công cụ, đây là một giải pháp thay thế linh hoạt cho các ứng dụng phổ biến như Grammarly. Bạn có thể nhận được hướng dẫn toàn diện về cách viết mà không cần rời khỏi Word, điều này sẽ giúp bạn tập trung vào bài viết của mình.