Nếu bạn đã gắn thẻ, sắp xếp, và tổ chức nội dung Finder, thì dễ dàng tìm đúng dữ liệu vào đúng lúc. Nhưng ngay cả khi bạn không tổ chức tốt, cũng không sao. Bạn chỉ cần biết những thủ thuật tìm kiếm và vị trí tốt nhất để thu hẹp thứ bạn cần.
Về điều đó, đây là năm cách tiện lợi để định vị nội dung Finder cụ thể bạn đã truy cập gần đây. Chúng hoàn hảo cho những lúc bạn không nhớ tên tệp, nhưng nhớ thuộc tính như dung lượng tệp gần đúng hoặc ngày sửa đổi.
1. Kiểm Tra Danh Sách Recent Items Và Thư Mục Recents
Hai nơi đầu tiên bạn nên đến để tìm tệp hoặc thư mục vừa dùng nên là:
- Danh sách Recent Items: Bạn tìm thấy nó dưới menu Apple, nằm sau logo Apple ở góc trái xa nhất của thanh menu. Danh sách hiển thị 10 mục của ba loại: ứng dụng, tài liệu, và server.
- Danh sách Recent Folders: Đối với thư mục mới dùng nhất, xem dưới Go > Recent Folders. Cũng có giới hạn 10 mục cho menu này.
Nếu may mắn, tìm kiếm của bạn sẽ kết thúc ở một trong hai nơi này.
Không thấy tùy chọn menu Recent Items? Hoặc mục menu Recent Folders xuất hiện mờ? Bạn có thể đã vô hiệu hóa cả hai trong quá khứ.
Để bật lại, vào System Preferences > General và chọn bất kỳ tùy chọn nào trừ None từ menu thả xuống Recent items. Như bạn thấy từ các tùy chọn menu, đây là nơi bạn cấu hình danh sách Recent Items để hiển thị nhiều hoặc ít hơn 10 mục.
Sau điều chỉnh này, mở vài tệp và thư mục, rồi truy cập danh sách Recent Items và Recent Folders. Bạn sẽ thấy cả hai đều hoạt động lại và được điền đầy.
2. Kiểm Tra Danh Sách Recents Trong Ứng Dụng
Thường thì trình xem tài liệu, trình phát nhạc, ứng dụng văn phòng, ứng dụng ghi chú, và loại tương tự có danh sách recents riêng. Vì vậy khi bạn tìm tệp vừa truy cập loại cụ thể, có thể dễ dàng hơn định vị nó qua ứng dụng liên quan.
Ví dụ, để tìm PDF, mở ứng dụng Preview và xem dưới File > Open Recent. (Submenu này là vị trí tiêu chuẩn cho danh sách recents trong nhiều ứng dụng.)
Trong Safari, bạn có thể lấy danh sách tìm kiếm gần đây nhất trong thanh địa chỉ bằng cách nhấn Space. Cũng có tùy chọn Clear Recent Searches ở cuối danh sách.
3. Quét Chế Độ Recents View
Nếu bạn không tìm thấy thứ bạn cần ở các vị trí trên, hãy thử tính năng Recents của Finder tiếp theo. Đây là bộ sưu tập mặc định xuất hiện khi bạn mở cửa sổ Finder mới, và sắp xếp mục theo chế độ Icon.
Trong chế độ này, dễ dàng nhận ra ảnh và tệp/thư mục có trang bìa hoặc biểu tượng đặc trưng, nhờ hiển thị thumbnail.
Đối với các loại dữ liệu khác, chế độ Icon có thể không lý tưởng. Thay vào đó, bạn có thể chuyển sang một trong các chế độ sau:
- Chế độ List: Để quét chi tiết như loại dữ liệu, kích thước, và ngày sửa đổi.
- Chế độ Gallery: Để lướt qua phiên bản phóng to của mỗi mục và xem metadata của nó.
Trong chế độ List, bạn có thể sắp xếp thêm các mục, như theo thứ tự bảng chữ cái hoặc thời gian. Tất cả bạn cần làm là nhấp vào tên thuộc tính liên quan ở đầu danh sách. Ví dụ, để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tăng dần, nhấn Name. Để đảo ngược thứ tự, nhấn lại vào thuộc tính đó.
Đọc tóm tắt của chúng tôi về tùy chọn chế độ xem Finder để chọn chế độ xem phù hợp cho mỗi lần tìm kiếm.
Nếu bạn không thích thấy chế độ Recents khi mở Finder - nó trông lộn xộn - hãy chuyển sang chế độ mặc định khác. Để làm vậy, truy cập Finder > Preferences > General và chọn thư mục mới từ menu thả xuống New Finder windows show.
Bạn vẫn có thể giữ chế độ Recents tiện lợi ở thanh bên miễn là bạn bật hộp kiểm của nó trong tab Sidebar của cài đặt Finder. Bạn cũng có thể có chế độ này trong Dock để truy cập nhanh bằng cách kéo mục Recents thanh bên sang bên trái Thùng rác.
Tìm kiếm Spotlight cho Recents.app là cách nhanh khác để đưa ra chế độ Recents view.
4. Nhóm Mục Theo Thuộc Tính Cụ Thể
Đôi khi, không có tùy chọn chế độ xem nào giúp ích. Đó là lúc bạn có thể dựa vào nhóm Finder để sắp xếp hiệu quả hơn.
Vì trọng tâm ở đây là tìm nội dung vừa truy cập, chúng ta sẽ giới hạn nhóm cho chế độ Recents. Nhưng bạn có thể dùng cùng phương pháp để sắp xếp dữ liệu ở các vị trí Finder khác.
Để sắp xếp dữ liệu thành nhóm, trước tiên mở phần Recents. Tiếp theo, Control-click bất kỳ đâu trong khung chính của Finder và chọn tùy chọn menu ngữ cảnh Use Groups. Bạn sẽ thấy mục menu Sort By biến thành Group By.
Dưới mục menu mới này, chọn Size. Nội dung Finder sau đó sắp xếp lại để hiển thị dữ liệu trong nhóm 100 bytes đến 1KB, 100KB đến 1MB, và cứ thế. (Bạn sẽ thấy dấu phân cách giữa mỗi nhóm.) Nếu bạn biết dung lượng gần đúng của tệp bạn tìm, nhóm này sẽ giúp tìm tệp dễ dàng hơn.
Tương tự, bạn có thể nhóm mục theo thuộc tính gợi nhớ khác như Date Created hoặc Date Last Opened.
5. Tạo Thư Mục "Recents" Thông Minh (Smart Folder)
Bạn có thấy mình thường tìm kiếm loại tệp cụ thể mà bạn vừa truy cập hoặc chỉnh sửa? Đã đến lúc bạn tăng tốc tìm kiếm với thư mục thông minh.
Thư mục thông minh (smart folder) là chế độ xem đặc biệt tổng hợp dữ liệu dựa trên điều kiện bạn đặt. Nhóm thông minh không giới hạn ở Finder; chúng cũng hoạt động trong các ứng dụng macOS gốc khác như Photos và Mail.
Để tạo thư mục thông minh cho một tập hợp hoặc loại mục Finder vừa dùng cụ thể, trước tiên nhấn File > New Smart Folder. Tiếp theo, nhấn vào nút Plus nhỏ ở phía xa bên phải phần tìm kiếm. Đây là nơi bạn bắt đầu chỉ định thuộc tính để lọc tệp gần đây.
Thuộc tính đầu tiên, ví dụ, có thể là JPEG làm loại tệp. Tiếp theo bạn có thể chỉ định nó bắt đầu bằng từ khóa nhất định, như screenshot. Theo sau bằng điều kiện bạn đã mở tệp trong bảy ngày qua. Cuối cùng, nhấn nút Save để lưu tìm kiếm làm thư mục thông minh với tên và vị trí bạn chọn.
Thư mục thông minh sau đó xuất hiện ở thanh bên mặc định. Nhấp vào nó hiển thị tất cả tệp JPEG với tiền tố screenshot mà bạn mở trong bảy ngày qua.
Các Tệp Gần Nhất Của Bạn Chỉ Cách Vài Cú Nhấp Chuột
Khi bạn sử dụng Mac, bạn để lại dấu vết tệp, thư mục, liên kết, và nội dung khác đằng sau. Khai quật qua đó để tìm thứ cụ thể không nên quá khó nếu bạn biết một vài thủ thuật tìm kiếm. Tất nhiên, có giúp nếu bạn dùng tính năng tags của Finder để tổ chức và tìm dữ liệu nhanh hơn. Cũng là ý tưởng tốt dùng FileVault trên macOS để bảo vệ dữ liệu bằng mã hóa.
Đang cố gắng tìm thứ gì đó trên Mac thực sự biến mất? Đây là cách khôi phục một số mục phổ biến.