Bài viết được tài trợ bởi Hygger. Nội dung và quan điểm là của tác giả, duy trì độc lập biên tập dù có tài trợ.
Hygger là bộ quản lý dự án thế hệ mới chạy trên dịch vụ web luôn bật, truy cập qua trình duyệt hoặc app iOS/Android. Bao gồm mọi công cụ sắp xếp, quản lý dự án: ưu tiên và quản lý nhiệm vụ tự động, theo dõi công việc, chat, phân công nhóm... Mời cả team dùng phần mềm, bạn giám sát sát sao tiến độ dự án và công việc hàng ngày của thành viên. Với dự án phức tạp, nhanh chóng hiện nay, phần mềm này là bắt buộc. Hygger.io đảm nhận vai trò xuất sắc.
Quy Trình Hygger Điển Hình
Quản lý nhiệm vụ Hygger dựa trên các hệ thống todo lớn. Kết hợp phương pháp Getting Things Done (GTD) và Ma trận quyết định Eisenhower. Khi chạy dự án với Hygger, bạn sẽ theo quy trình:
- Ghi lại TẤT CẢ nhiệm vụ: Giống GTT, lấy mọi kế hoạch trong đầu hoặc giấy dán dưới màn hình -> đổ vào Hygger. Đổ HẾT. Khi thêm nhiệm vụ, chấm điểm để ưu tiên sau.
- Đo lường tham số nhiệm vụ: Hygger dùng điểm ưu tiên để tự động sắp xếp. App xếp việc thành hàng đợi cho biết nhanh nhiệm vụ quan trọng nhất dựa trên điểm.
- Thực hiện (và theo dõi) công việc: Danh sách nhiệm vụ sắp xếp gọn gàng, tổ chức cao. Dùng Kanban Boards và Sprints theo dõi tiến độ.
Hygger trả lời câu hỏi "Làm gì trước?" thay bạn. Chương trình cung cấp danh sách nhiệm vụ tự động sắp xếp dựa trên số ưu tiên. Bạn làm theo danh sách mà không lo việc hiện tại có quan trọng không. Chỉ làm theo Hygger, tự động hoàn thành việc quan trọng nhất trước. Theo dõi công việc và thời gian trong app. Mọi thứ gói gọn dưới một "chiếc ô" thân thiện.
Phương Pháp Ưu Tiên
Có nhiều cách sắp xếp nhiệm vụ trong Hygger. Vài phương pháp chấm điểm trọng số khác nhau. Phương pháp bạn chọn quyết định thông tin ưu tiên cần nhập khi thêm nhiệm vụ.
Hygger nhận ra xác định nhiệm vụ quan trọng nhất khó khăn: người thường ưu tiên việc thú vị, làm việc muốn làm thay vì CẦN làm. Với phương pháp ưu tiên Hygger, nhiệm vụ được quản lý cho bạn. Bạn chấm điểm thuộc tính nhiệm vụ, Hygger áp dụng công thức xếp hạng theo quan trọng và khẩn cấp.
Giá Trị vs. Nỗ Lực (Value vs. Effort)
Phương pháp đơn giản nhất. Nhiệm vụ nhận điểm Giá Trị (kết quả có giá trị bao nhiêu) và Nỗ Lực (khó khăn bao nhiêu). Công thức trừ Nỗ Lực từ Giá Trị. Nhiệm vụ điểm cao nhất lên đầu. Bắt đầu bằng việc giá trị cao, nỗ lực thấp, dần chuyển sang việc giá trị thấp hơn. Tương tự cách Eisenhower quản lý việc với ma trận quyết định.
Ma trận Eisenhower phân biệt quan trọng và khẩn cấp – hai thuộc tính thường giống nhau nhưng KHÔNG GIỐNG NHAU. Việc có thể quan trọng nhưng không khẩn, hoặc ngược lại. Dùng ma trận, việc chia 4象限 dựa trên quan trọng/khẩn cấp.
Ví dụ quan trọng VÀ khẩn: trả lời email nhạy cảm thời gian từ sếp về dự án đang chạy -> đầu danh sách. Quan trọng KHÔNG khẩn: kế hoạch dài hạn, mục tiêu -> lên lịch khi có thời gian. Khẩn KHÔNG quan trọng: kiểm tra email – dễ phân tâm, nên ủy thác nếu có thể. Không quan trọng KHÔNG khẩn -> bỏ qua.
Chấm Điểm Trọng Số (Weighted Scoring)
Cũng dùng điểm Giá Trị và Nỗ Lực, nhưng ưu tiên với công thức khác. Hygger giúp xác định điểm Giá Trị, đo lường giá trị khi hoàn thành nhiệm vụ. Dễ chấm điểm hơn cho người mới. Cũng thừa nhận đặc điểm quan trọng của nhiệm vụ, khác nhau tùy nhu cầu dự án.
ICE (Impact, Confidence, Ease)
Mỗi nhiệm vụ chấm điểm Impact (tác động), Confidence (niềm tin), Ease (dễ dàng). Impact đo giá trị cho toàn dự án (giống Value). Ease đo nỗ lực (giống Effort). Confidence là thuộc tính mới – dùng để nâng/giảm ưu tiên dựa trên thuộc tính bạn quan tâm. Tất cả thuộc tính trọng số ngang nhau (khác Weighted Scoring).
ICE cân bằng giữa thời gian chấm điểm và giá trị thực của việc chấm điểm, nên phổ biến.
RICE (Reach, Impact, Confidence, Ease)
Mở rộng ICE bằng Reach (phạm vi) – đo tác động hoàn thành nhiệm vụ ảnh hưởng bao nhiêu người. Ví dụ: nhiệm vụ giá trị cao cho nhóm nhỏ. Impact cao nhưng Reach thấp. Hệ thống ưu tiên theo Reach và Impact -> nhiệm vụ quan trọng nhất thực hiện trước.
Sử Dụng Hệ Thống Ưu Tiên Của Bạn
Chọn xong hệ thống, bắt đầu thêm và chấm điểm nhiệm vụ. Giá trị gán khi nhập, nhưng có thể thêm sau. Mỗi hệ thống có thuộc tính riêng, quy trình chấm điểm khác. Cần chút tập luyện. Với thực hành, bạn nhanh như phương pháp todo hiện tại.
Sau chấm điểm, nhiệm vụ phân loại: Quick Wins (dễ nhưng giá trị), Big Bets (giá trị cao nỗ lực cao - khó nhưng đáng), Time Sinks (lãng phí thời gian - không quan trọng, không khẩn theo Eisenhower).
Theo Dõi Công Việc Với Kanban Boards Và Sprints
Sau khi có danh sách nhiệm vụ hoàn chỉnh, bắt đầu làm việc. Theo dõi và thực hiện trong Hygger. Hỗ trợ Kanban Boards cho quản lý dự án nhanh (agile) và công cụ nâng cao tổ chức Sprints. Nếu dùng Kanban, thấy thẻ và cột quen thuộc sắp xếp, theo dõi tiến độ. Thiết kế giao diện tăng tính dễ dùng, tận dụng "tín hiệu trực quan" của Kanban.
Nếu team tổ chức dự án với Scrum, bạn sẽ thích Sprints 2.0 của Hygger. Đặt nhiều Sprints trong một time box, đáp ứng story points, tạo báo cáo velocity và burndown... Công cụ nâng cao làm Sprints hiệu quả hơn. Team tạo ra công việc tốt hơn, lo lắng ít hơn về quản lý dự án.
Kết Luận
Hygger còn nhiều hơn vậy, nhưng không bao quát được trong một bài. Hygger kết hợp khung tổ chức nhiệm vụ chi tiết, mạnh mẽ với công cụ quản lý dự án vững chắc, trực quan. Quản lý thấy rõ quy trình hàng ngày, nhân viên có công cụ quản lý nhiệm vụ mạnh. Tổng thể: sự kết hợp tốt giữa phức tạp và dễ dùng, xếp hạng một trong những công cụ quản lý dự án tốt nhất chúng tôi thấy.
Truy cập Hygger.io đăng ký dùng thử miễn phí. Chúng tôi khuyến nghị mạnh mẽ.