Đây là một bài báo được tài trợ và được thực hiện bởi Hygger. Nội dung và ý kiến thực tế là quan điểm duy nhất của tác giả, người duy trì tính độc lập về biên tập, ngay cả khi bài đăng được tài trợ.
Hygger là bộ quản lý dự án thế hệ tiếp theo được cung cấp bởi dịch vụ web luôn bật mà bạn có thể truy cập thông qua bất kỳ trình duyệt nào hoặc ứng dụng iOS và Android. Nó bao gồm tất cả các công cụ bạn cần để sắp xếp và quản lý các dự án. Bạn sẽ tìm thấy tính năng ưu tiên và quản lý công việc tự động, theo dõi công việc, trò chuyện, phân công nhóm và hơn thế nữa. Mời cả nhóm của bạn sử dụng phần mềm và bạn có thể theo dõi chặt chẽ tiến độ các dự án và công việc hàng ngày của các thành viên trong nhóm. Đối với các dự án phức tạp, di chuyển nhanh ngày nay, loại phần mềm này là bắt buộc để chạy một dự án thành công. Hygger.io hoàn thành vai trò đó một cách xuất sắc.
Quy trình làm việc Hygger điển hình
Hygger Quản lý nhiệm vụ của dựa trên các hệ thống việc làm lớn hiện có. Nó kết hợp các phần của phương pháp Hoàn thành Mọi việc và Ma trận Quyết định Eisenhower. Khi bạn chạy một dự án với Hygger, bạn có thể sẽ tuân theo quy trình làm việc sau:
- Viết tất cả các công việc của bạn ra giấy :Giống như cách bạn làm với phương pháp Hoàn thành công việc, đưa tất cả kế hoạch được lưu trữ trong bộ não của bạn hoặc sau khi nó bị mắc kẹt vào cuối màn hình của bạn và chuyển ngay vào Hygger. Đổ hoàn toàn mọi thứ vào Hygger. Khi bạn thêm các nhiệm vụ, hãy nhớ ghi chúng để có mức độ ưu tiên sau này.
- Đo lường các thông số nhiệm vụ :Hygger sẽ sử dụng các số ưu tiên của bạn để tự động sắp xếp các công việc của bạn. Ứng dụng sắp xếp công việc của bạn vào một hàng đợi để nhanh chóng cho bạn biết nhiệm vụ nào là quan trọng nhất dựa trên điểm số của bạn.
- Thực hiện (và theo dõi) công việc :Bây giờ là phần thú vị! Chúng tôi có một danh sách các nhiệm vụ sắp tới được sắp xếp gọn gàng, có tổ chức cao. Sử dụng Bảng Kanban và Nước rút để theo dõi công việc của bạn khi bạn di chuyển.
Hygger trả lời câu hỏi "Cái gì đầu tiên?" vì vậy bạn không cần phải làm như vậy. Chương trình cung cấp danh sách nhiệm vụ được sắp xếp tự động dựa trên các số ưu tiên của bạn. Bạn có thể làm việc theo cách của mình trong danh sách mà không cần lo lắng về mức độ quan trọng của công việc hiện tại của bạn. Chỉ cần làm theo danh sách nhiệm vụ của Hygger và bạn sẽ tự động hoàn thành công việc quan trọng nhất trước tiên. Khi bạn đi, hãy theo dõi công việc và thời gian của bạn trong ứng dụng. Với Hygger, mọi thứ đều tồn tại dưới một chiếc ô thân thiện.
Phương pháp ưu tiên
Có nhiều cách để sắp xếp công việc của bạn trong Hygger. Có một số phương pháp trọng số điểm khác nhau. Phương pháp bạn đã chọn sẽ xác định thông tin ưu tiên nào bạn cần đưa vào khi thêm nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm của mình.
Hygger nhận ra rằng việc xác định nhiệm vụ nào là quan trọng nhất có thể khó khăn:mọi người thường sẽ ưu tiên những nhiệm vụ mà họ cảm thấy thú vị, về cơ bản là làm những gì họ muốn làm thay vì những gì họ cần làm. Với các phương pháp ưu tiên công việc của Hygger, các công việc được quản lý cho bạn. Bạn cho điểm các thuộc tính của nhiệm vụ và sau đó Hygger áp dụng công thức để xếp hạng các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.
Giá trị so với nỗ lực
Đây là phương pháp ưu tiên đơn giản nhất. Nhiệm vụ nhận được điểm Giá trị (kết quả có giá trị như thế nào) và điểm Nỗ lực (mức độ khó hoàn thành nhiệm vụ). Công thức trừ Nỗ lực khỏi Giá trị. Các nhiệm vụ có điểm cao nhất sẽ lên đầu. Bằng cách này, sự kết hợp tốt nhất giữa giá trị và nỗ lực sẽ bắt đầu một ngày của bạn. Bạn sẽ bắt đầu với những nhiệm vụ có giá trị cao, tốn ít công sức và dần dần chuyển sang những nhiệm vụ ít giá trị hơn khi bạn đi xuống danh sách. Nó tương tự như cách Tổng thống Eisenhower quản lý khối lượng công việc của mình bằng ma trận quyết định.
Ma trận hoặc phương pháp Eisenhower là một công cụ có giá trị để phân biệt giữa mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Hai thuộc tính nhiệm vụ đó thường có vẻ giống nhau, nhưng điều quan trọng là nhận ra chúng không giống nhau. Một nhiệm vụ có thể quan trọng, nhưng không khẩn cấp, hoặc ngược lại. Sử dụng ma trận Eisenhower, các nhiệm vụ được sắp xếp thành bốn góc phần tư dựa trên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của chúng.
Ví dụ về một nhiệm vụ vừa quan trọng vừa khẩn cấp có thể là trả lời một email nhạy cảm về thời gian từ sếp của bạn về một dự án đang thực hiện. Những nhiệm vụ đó nên ở đầu danh sách nhiệm vụ của bạn. Những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp là những nhiệm vụ như kế hoạch và mục tiêu dài hạn mà bạn sẽ muốn lên lịch khi thời gian cho phép.
Các nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng là những việc cần thời gian nhưng không có giá trị, như kiểm tra email của bạn. Những nhiệm vụ này có thể gây mất tập trung, vì vậy, thật khôn ngoan nếu bạn có thể ủy quyền chúng. Nếu một nhiệm vụ không quan trọng hoặc khẩn cấp, nó có thể bị bỏ qua.
Tính điểm có trọng số
Hệ thống này cũng sử dụng điểm Giá trị và Nỗ lực, nhưng ưu tiên các nhiệm vụ với một công thức khác. Hygger giúp bạn tìm ra Điểm giá trị của nhiệm vụ, xác định giá trị bạn sẽ nhận được khi hoàn thành nhiệm vụ. Điều này làm cho các nhiệm vụ tính điểm dễ dàng hơn nhiều đối với người dùng lần đầu tiên. Nó cũng thừa nhận các tính năng nhiệm vụ quan trọng, có thể khác nhau dựa trên nhu cầu của từng dự án.
ICE (Tác động, Tự tin, Dễ dàng)
Mỗi nhiệm vụ nhận được một điểm ở Tác động, Sự tự tin và Sự dễ dàng. Điểm Tác động đo lường mức độ giá trị của nhiệm vụ đối với toàn bộ dự án, giống như Điểm giá trị. Dễ dàng đo lường mức độ công việc mà nhiệm vụ sẽ yêu cầu phải hoàn thành, giống như Nỗ lực. Sự tự tin là thuộc tính mới duy nhất. Điểm này có thể được sử dụng để tăng hoặc giảm mức độ ưu tiên của một nhiệm vụ dựa trên bất kỳ thuộc tính nào bạn muốn đo lường. Tất cả các thuộc tính này đều có trọng số bằng nhau, không giống như tính điểm có trọng số.
Tính điểm ICE giúp đạt được sự cân bằng giữa thời gian cần thiết để ghi điểm các nhiệm vụ so với giá trị thực tế của việc ghi điểm các nhiệm vụ, vì vậy đây là một lựa chọn phổ biến.
RICE (Tiếp cận, Tác động, Tự tin, Dễ dàng)
Mở rộng phương pháp ICE bằng cách thêm Phạm vi tiếp cận, đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đã hoàn thành. Ví dụ:một nhiệm vụ có thể có giá trị cao đối với một nhóm nhỏ người. Điểm Tác động của nhiệm vụ sẽ cao nhưng Khả năng tiếp cận của nó sẽ thấp. Hệ thống này ưu tiên các tác vụ theo Phạm vi tiếp cận và Tác động, vì vậy các tác vụ quan trọng nhất sẽ được thực hiện trước.
Sử dụng Hệ thống Ưu tiên của Bạn
Sau khi bạn chọn một hệ thống, đã đến lúc bắt đầu thêm và tính điểm các nhiệm vụ. Giá trị được đính kèm khi nhập nhiệm vụ vào hệ thống, nhưng điểm số cũng có thể được thêm sau đó. Mỗi hệ thống có các thuộc tính riêng, vì vậy quá trình tính điểm chính xác sẽ khác nhau. Cần phải đào tạo một chút để nắm vững khái niệm này. Với việc luyện tập, bạn có thể nhanh như bằng với phương pháp việc làm hiện tại của mình.
Sau khi ghi điểm, các nhiệm vụ có thể được sắp xếp thành một số loại. Thắng nhanh rất dễ dàng nhưng có giá trị. Cược Lớn thì ngược lại:giá trị cao và nỗ lực cao, làm cho họ khó khăn nhưng đáng giá. Cuối cùng, bạn có Time Sinks, mà chúng nghe giống như:lãng phí thời gian. Sử dụng hệ thống Eisenhower, đây sẽ là những nhiệm vụ không quan trọng và cũng không khẩn cấp.
Theo dõi Công việc với Bảng Kanban và Chạy nước rút
Khi bạn đã tạo một danh sách công việc hoàn chỉnh, bạn có thể bắt đầu công việc của mình. Công việc có thể được theo dõi và thực hiện từ bên trong hệ thống Hygger. Hệ thống hỗ trợ Bảng Kanban để quản lý dự án nhanh và bao gồm các công cụ nâng cao để tổ chức Sprint. Nếu làm việc với Kanban, bạn sẽ tìm thấy các thẻ và cột quen thuộc để sắp xếp công việc và theo dõi tiến độ. Thiết kế của giao diện nâng cao tính dễ sử dụng, giúp bạn sử dụng “tín hiệu hình ảnh” của hệ thống Kanban để đạt hiệu quả cao.
Nếu nhóm của bạn tổ chức các dự án bằng Scrum, bạn sẽ thích các công cụ Hygger’s Sprints 2.0. Bạn có thể thiết lập nhiều Sprint trong một ô thời gian, đáp ứng các điểm của câu chuyện, tạo báo cáo vận tốc và tốc độ hoàn thành, v.v. Các công cụ nâng cao này giúp Sprint của bạn hiệu quả hơn. Bằng cách này, nhóm của bạn có thể tạo ra công việc tốt hơn và bớt lo lắng về việc quản lý dự án.
Đang kết thúc
Còn rất nhiều điều nữa về Hygger, nhưng chúng tôi không thể trình bày hết ở một nơi. Chúng tôi nhận thấy rằng Hygger kết hợp một khung tổ chức nhiệm vụ chi tiết và mạnh mẽ để tạo ra các công cụ quản lý dự án trực quan và mạnh mẽ. Người quản lý có được cái nhìn sâu sắc về quy trình làm việc hàng ngày và nhân viên có được các công cụ quản lý tác vụ mạnh mẽ. Nhìn chung, nó là sự kết hợp vững chắc giữa sự phức tạp và dễ sử dụng, xếp hạng nó là một trong những công cụ quản lý dự án tốt nhất mà chúng tôi từng thấy.
Truy cập Hygger.io để đăng ký dùng thử miễn phí và sử dụng phần mềm. Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng nó.