Đây là bài viết tài trợ do Vocus.io hỗ trợ. Nội dung và ý kiến thực tế hoàn toàn là quan điểm của tác giả, người duy trì độc lập biên tập, ngay cả khi bài viết được tài trợ.
Dù được sử dụng rộng rãi, Gmail thiếu một số khả năng bạn mong đợi từ các nền tảng cạnh tranh như Outlook.com hay Zoho Mail. Ai từng dùng nó để hợp nhất email, điều phối cuộc họp hoặc quản lý danh bạ đều thấy trải nghiệm hơi không thoải mái. Và đó mới chỉ nói nhẹ; trích xuất toàn bộ tính năng Gmail hứa hẹn khá phức tạp. Nhiều chức năng năng suất hữu ích hoặc bị chôn sâu trong nhãn, hoặc chỉ có với ứng dụng GSuite.
Nếu thiếu hụt khả năng này trong Gmail ngăn cản bạn dùng nó cho kinh doanh và cộng tác, giải pháp có thể đang ở đây. Một tiện ích Chrome tên Vocus.io hứa hẹn "làm cho Gmail thành lợi thế cạnh tranh của bạn". Trong bài đánh giá này, chúng ta sẽ xem xét tuyên bố đó trên giá trị riêng và mang đến trải nghiệm Gmail từ góc độ hoàn toàn khác.
Về Sản Phẩm
Vocus.io là tiện ích năng suất Gmail đồng thời là công cụ hỗ trợ bán hàng nội bộ với tính năng theo dõi email, theo dõi tự động, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, hợp nhất thư, v.v. Mặc dù sản phẩm dường như hướng tới người dùng doanh nghiệp, dường như có điều gì đó trong đó cho mọi người.
Sau khi dùng thử, tôi thấy nó vượt xa kỳ vọng. Có rất nhiều thứ dưới "mũi xe" về tính năng nâng cao nhưng với một hạn chế duy nhất: bạn không thể dùng tiện ích này với gì ngoài trình duyệt web Chrome. Ý nghĩ khác là nên có app Android/iOS vì gần 50% người dùng Gmail dùng mobile. Nhưng nếu bạn dùng Gmail chủ yếu với Chrome, Vocus.io nhắm đến bạn.
Cài Đặt và Thiết Lập
Cài đặt tiện ích Chrome Vocus.io rất dễ dàng, chỉ cần đồng bộ với tài khoản Gmail. Nghĩa là bạn phải cấp quyền tiêu chuẩn bao gồm đọc/viết tin nhắn. Vì đây là app uy tín trên Chrome Web Store và tuân thủ hoàn toàn GDPR, tôi không lo lắng nhiều.
Sau cài đặt, mỗi khi đăng nhập Gmail, bạn sẽ thấy bảng điều khiển Vocus.io dễ dàng thu nhỏ. Tại đây bạn có thể thêm nhiều tài khoản email dưới cùng gói giá.
Tính Năng
Như đã nói, Vocus.io có nhiều tính năng "dưới mũi xe". Tiện ích nhẹ này gần như vô hình trên cửa sổ webmail nhưng nhanh chóng phát huy tác dụng khi bạn soạn email. Có nhiều thứ bạn có thể đạt được ngay trong cửa sổ soạn thư Gmail.
Theo Dõi Email
Tôi thấy rất thoải mái và dễ dàng theo dõi email ngay từ đầu. Vocus.io cung cấp cập nhật trạng thái trên bảng điều khiển, nên bạn dễ dàng biết ai đã mở email và có nhấp vào liên kết hay không. Hãy nhớ đây là tính năng chuyên nghiệp cho bất kỳ nhà cung cấp email nào. Outlook.com có "xác nhận đã đọc" (read receipts), nhưng Gmail không thể tự đi đến đâu được.
Lịch
Hiện tại, xử lý lịch Gmail riêng lẻ không dễ dàng. Vocus.io có tính năng "Điều phối viên" (Coordinator) giúp bạn thiết lập cuộc họp không rắc rối. Tính năng cho phép chia sẻ thời gian rảnh; tuy nhiên, tôi muốn khả năng "chỉnh sửa ghi chú" ngay trên lịch thay vì quay lại cửa sổ soạn thư.
Điều đó nói, công ty đảm bảo họ đang làm phiên bản "cải tiến hoàn toàn" cho tính năng này.
Hợp Nhất Thư (Mail Merge)
Đây là tính năng tốt nhất Vocus.io cung cấp, và tôi thực sự ấn tượng với sự chú ý chi tiết tinh tế. Tôi có thể so sánh trải nghiệm tổng thể với một số mẫu CRM tốt nhất như Salesforce hay HubSpot. Về cơ bản, bạn dùng tính năng này gửi hàng trăm email cá nhân hóa cho khách hàng tiềm năng và nhận báo cáo hoàn chỉnh dạng .csv.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ tìm giải pháp chiến dịch email tiết kiệm ngân sách có thể thấy mail merge của Vocus.io là người cứu tinh tài chính thực sự.
Tự Động Theo Dõi Khi Không Có Phản Hồi
Khách hàng tiềm năng không trả lời email? Vocus.io có tính năng theo dõi tự động khi không có phản hồi giúp bạn tạo chuỗi email cá nhân hóa, nhiều giai đoạn.
Tôi tin đây là tính năng rất hữu ích vì nếu phải nhanh chóng gửi nhắc nhở, tôi thường không biết nói gì. Thiết kế chuỗi theo dõi trước hiệu quả hơn nhiều.
Sau khi lưu mẫu, bạn dễ dàng chọn nó sau khi soạn email.
Khi chuỗi theo dõi được nhập, nó sẽ chạy ngay sau khi bạn gửi email.
Xác Thực Email
Muốn biết email ai đó cho bạn có thật không? Vocus.io cho bạn xác minh email tồn tại bằng cách gõ vào cửa sổ xác minh. Dù họ khẳng định kết quả chính xác cao chứ không hoàn hảo, tôi thử đào qua email cũ của mình và thấy kết quả chính xác.
Các Tính Năng Khác
Bạn cũng có thể thêm bao nhiêu đoạn mã tùy chỉnh (custom snippets) để mở rộng nhóm từ khóa thành toàn bộ khối văn bản. Nếu email tốn nhiều thời gian, tính năng này giải thoát bạn khỏi sự đơn điệu gửi cùng tin nhắn lặp lại.
Cũng có tính năng "Gửi sau" (Send later) và "Tạm hoãn" (snooze) để lên lịch email cho ngày/giờ sau.
Giá Cả
Gói Vocus.io rẻ nhất "Basic" có giá $5/tháng, bao gồm nhiều tính năng thảo luận trừ mail merge. Cho mail merge, cần gói "Starter" hoặc "Professional" giá $10 hoặc $20/tháng.
Kết Luận Cuối Cùng
Trước khi đánh giá Vocus.io, tôi không bao giờ nghĩ có thể dùng Gmail thường như bộ năng suất và cộng tác tích hợp. Tiện ích hoạt động với sự nhất quán tuyệt đối, cho bạn cách hoàn toàn mới dùng Gmail cho kinh doanh hoặc công việc. Nhược điểm duy nhất là không hoạt động với trình duyệt không phải Chrome.
Tuy nhiên, cân nhắc lợi ích theo dõi người nhận và nhiều phím tắt, Vocus.io chắc chắn làm cuộc sống bạn dễ dàng hơn với Gmail. Với chi phí hợp lý và tính năng tương đối nâng cao, tôi nghĩ nó đáng mua ngay cả cho dùng cá nhân. Hơn nữa, doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có công cụ bán hàng nâng cao trong tay.