Xác thực đa yếu tố (MFA) với app authenticator là cách tốt nhất bảo mật tài khoản online, nhưng có nhược điểm: bị khóa ngoài tài khoản nếu mất truy cập mã xác thực do mất/đổi điện thoại. Vấn đề này không chỉ có Microsoft Authenticator, Google Authenticator cũng gần như không thể khôi phục mã.
Cần một chút "dọn dẹp" trước khi khôi phục mã từ Microsoft Authenticator. Quy trình có 3 phần chính: Bật sao lưu đám mây (Cloud backup), Xóa phiên Microsoft Authenticator hiện có, và Khôi phục tài khoản (Account recovery).
Bước 1: Thiết lập Sao lưu đám mây cho Microsoft Authenticator
Làm ngay khi bắt đầu dùng Microsoft Authenticator, vì khôi phục từ bản sao lưu. Nếu bạn đọc bài này mà đã mất điện thoại cũ trước khi bật Cloud backup, thì tiếc thay, bạn phải khôi phục thủ công từng tài khoản và thiết lập lại 2FA.
Sẽ dễ hơn nếu bạn giữ mã khôi phục (recovery codes) thường được cung cấp khi thiết lập MFA. Nếu không có mã khôi phục, vẫn có thể khôi phục tài khoản theo quy trình của từng nhà cung cấp dịch vụ (mỗi dịch vụ khác nhau).
Nếu may mắn còn điện thoại cũ với mã, đây là cách bật Cloud backup:
Dành cho Android:
Điều kiện tiên quyết
- Android 6.6.0 trở lên.
- Tài khoản Microsoft cá nhân (dùng lưu backup trên đám mây).
- Mở menu app (góc trên phải) > Cài đặt (Settings).
- Vào mục Sao lưu (Backup), bật Sao lưu đám mây (Cloud backup) bằng cách chuyển toggle.
- Xác nhận tài khoản khôi phục hiển thị (địa chỉ email).
- Sau khi bật, bản sao lưu luôn được lưu vào tài khoản.
Dành cho iPhone:
Điều kiện tiên quyết
- iOS 5.7.0 trở lên.
- Tài khoản iCloud (thay vì tài khoản Microsoft) dùng để lưu trữ.
- Mở menu app (góc trên phải) > Cài đặt (Settings).
- Vào mục Sao lưu (Backup), bật Sao lưu đám mây bằng toggle.
- Tài khoản iCloud sẽ là Tài khoản khôi phục (Recovery account).
Lưu ý quan trọng:
Mã sao lưu từ iPhone KHÔNG THỂ khôi phục trên Android và ngược lại. Trường hợp này phải khôi phục thủ công từ từng nhà cung cấp tài khoản.
Bước 2: Xóa phiên Microsoft Authenticator hiện có
Khôi phục mã yêu cầu KHÔNG CÓ điện thoại nào khác đang hoạt động với tài khoản của bạn. Không thể có 2 điện thoại chạy cùng tài khoản Microsoft Authenticator (khác với một số authenticator khác).
Nếu không xóa tài khoản khỏi điện thoại cũ, bản sao lưu sẽ bị ghi đè bởi dữ liệu điện thoại mới -> mất tất cả tài khoản trên điện thoại cũ.
Dành cho Android:
Yêu cầu đăng xuất tài khoản Microsoft từ điện thoại cũ có app.
Nếu tài khoản Microsoft bật 2FA, đăng nhập sẽ yêu cầu app Authenticator. Làm theo dưới để đăng nhập KHÔNG CẦN APP (vì bạn không có app):
- Nhập thông tin đăng nhập (email, mật khẩu) tại trang đăng nhập.
- Trang yêu cầu xác thực qua Microsoft Authenticator, nhấn Đăng nhập cách khác (Sign in Another way).
- Hiện các phương án thay thế: dùng số điện thoại hoặc email liên kết tài khoản.
- Tùy chọn phương án, mã xác thực gửi về email/số điện thoại, dùng mã đó đăng nhập.
- Sau khi đăng nhập, vào trang tài khoản Microsoft, mục Thiết bị (Devices) quản lý thiết bị kết nối.
- Xác định điện thoại cũ từ trang Thiết bị, nhấn menu thiết bị > Hủy liên kết điện thoại này (Unlink this phone).
- Vào trang Bảo mật tài khoản (Account security) > Tùy chọn bảo mật thêm (More security Options) > Tắt xác thực hai yếu tố (Two-factor authentication).
Dành cho iPhone:
Vì backup Microsoft Authenticator trên iPhone lưu ở iCloud, cách duy nhất xóa app khỏi iPhone cũ là xóa thiết bị khỏi tài khoản iCloud.
- Truy cập iCloud.com.
- Mở app Tìm iPhone (Find iPhone).
- Nhấn Tất cả thiết bị (All Devices) thanh trên, chọn iPhone cũ có Microsoft Authenticator. Nếu iPhone không có trong danh sách -> đã xóa khỏi tài khoản, bỏ qua phần này sang bước khôi phục.
- Nhấn Xóa iPhone (Erase iPhone), làm theo trình xóa, sau đó nhấn Xóa khỏi tài khoản (Remove from Account).
Bước 3: Khôi phục mã trong Microsoft Authenticator
Vì không còn xung đột backup cũ/mới (điện thoại cũ đã xóa), tài khoản sẵn sàng khôi phục.
- Tải Microsoft Authenticator từ CH Play hoặc App Store.
- Màn hình chào mừng yêu cầu đăng nhập tài khoản Microsoft, nhấn Bỏ qua (Skip).
- Bỏ qua các màn hình tiếp theo cho đến màn hình bắt đầu khôi phục (như hình dưới).
- Nhấn Bắt đầu khôi phục (Begin recovery), nhập thông tin tài khoản (Microsoft cho Android, iCloud cho iPhone).
- Làm theo trình khôi phục, xong sẽ thấy tất cả tài khoản hiện có liệt kê trong app.
Khôi phục mã cho tài khoản Công việc/Trường học
Tài khoản tổ chức có thể yêu cầu xác thực thêm vì điện thoại cũ gắn với tài khoản tổ chức.
Tài khoản cần sửa sẽ hiển thị lỗi "Action Required" (Yêu cầu hành động).
- Nhấn vào tài khoản đó, hiện thông báo cần quét mã QR do nhà cung cấp tài khoản cấp.
- Liên hệ người phụ trách tổ chức để lấy mã QR, quét để hoàn tất thiết lập tài khoản tổ chức.
Dù khôi phục mã xác thực được, việc lưu bản sao mã khôi phục do nhà cung cấp cấp khi thiết lập MFA là cực kỳ quan trọng. Chúng cứu cánh khi bạn không truy cập được backup đám mây (ví dụ: xóa nhầm backup, mất điện thoại trước khi kịp bật Cloud backup).