Việc sử dụng tệp PDF đã tăng đáng kể trong hầu hết các tổ chức vì đây là định dạng tệp ưu tiên để chia sẻ tài liệu. Lý do là tệp PDF bị khóa, không ai có thể chỉnh sửa hoặc thay đổi nội dung, tránh được thiệt hại vô tình hay không mong muốn – điều thường xảy ra với tài liệu Word.
PDF đã trở thành tiêu chuẩn cho báo cáo, báo cáo thường niên, nghiên cứu học thuật, hướng dẫn sử dụng, v.v.
Tìm kiếm văn bản bên trong nhiều tệp PDF
Phương pháp 1: Sử dụng Adobe Acrobat Reader
Adobe Reader là công cụ phổ biến nhất để mở PDF trên Windows. Để tìm kiếm chủ đề/văn bản từ nhiều tệp PDF, hãy dùng tính năng Tìm kiếm PDF nâng cao (Advanced PDF Search).
- Mở hộp Tìm kiếm nâng cao: vào mục Chỉnh sửa (Edit) → chọn Tìm kiếm nâng cao (Advanced Search) hoặc nhấn SHIFT+CTRL+F.
- Nhập từ khóa cần tìm. Chọn tùy chọn Tất cả tài liệu PDF trong (All PDF Documents in) dưới mục "Bạn muốn tìm kiếm ở đâu?".
- Duyệt đến thư mục chứa các tệp PDF, chọn vị trí đó và nhấn Tìm kiếm (Search).
- Lưu ý: Bạn có thể chọn thêm bộ lọc như Bao gồm bình luận, Phân biệt chữ hoa/thường... Nếu không thấy bộ lọc, hãy nhấp vào Hiện thêm tùy chọn (Show More Options).
- Xem kết quả hiển thị trên màn hình.
Phương pháp 2: Tìm kiếm bằng Foxit Reader
Foxit Reader cũng là trình đọc PDF phổ biến với nhiều tính năng nâng cao. Các bước thực hiện:
- Mở Foxit Reader.
- Nhấp vào biểu tượng Tìm kiếm thư mục (folder search) ở góc trên bên phải của hộp tìm kiếm.
- Cửa sổ bật lên bên phải: chọn Tất cả tài liệu PDF trong (All PDF Documents in) và chọn Thư mục (Directory) chứa các tệp PDF.
- Nhập Từ khóa (Keyword) và nhấn Tìm kiếm (Search).
- Kết quả sẽ hiển thị trên màn hình.
Phương pháp 3: Sử dụng UltraFinder
UltraFinder là công cụ tìm kiếm mạnh mẽ với tính năng tìm kiếm nâng cao. Bạn có thể tìm nội dung ngay cả khi quên tên tệp hoặc vị trí lưu.
- Tải và cài đặt UltraFinder.
- Mở ứng dụng UltraFinder.
- Chuyển đến tab Cài đặt tìm kiếm (Find settings) → chọn Tìm tệp (Find File).
- Chọn nút radio Nội dung tệp (File contents) để tìm trong nội dung PDF (hoặc Tên tệp và thư mục nếu tìm theo tên).
- Nhập truy vấn tìm kiếm vào ô Tìm gì (Find What).
- Nhấp biểu tượng Thêm thư mục (Add Folder) dưới thanh Tìm ở đâu (Find Where) để chọn ổ đĩa/thư mục chứa PDF.
- Trong menu thả xuống Trong tệp/loại (In files/types) chọn *.pdf.
- Nhấn nút Bắt đầu tìm kiếm (Start search).
Kết quả sẽ hiển thị dưới tab Phiên làm việc (Session) bên phải cửa sổ.
Phương pháp 4: Sử dụng SeekFast
SeekFast là ứng dụng khá tốt để tìm kiếm thuật ngữ cụ thể trong nhiều tệp PDF.
- Tải SeekFast và cài đặt.
- Mở ứng dụng, nhập truy vấn tìm kiếm vào hộp tìm kiếm ở trên cùng.
- Nhấp nút Duyệt (Browse) dưới hộp tìm kiếm, chọn thư mục chứa tệp PDF và nhấn OK.
- Nhấn nút Tìm kiếm (Search).
Phương pháp 5: Sử dụng Tìm kiếm Windows (Windows Search)
Mặc dù Windows File Explorer không lập chỉ mục PDF theo mặc định, nhưng bạn có thể bật tính năng này.
- Tìm Tùy chọn lập chỉ mục (Indexing Options) trong thanh tìm kiếm menu Start và mở.
- Nhấp nút Nâng cao (Advanced).
- Chuyển sang tab Loại tệp (File Types), cuộn xuống tìm PDF, tích chọn và chọn nút radio Chỉ mục thuộc tính và nội dung tệp (Index Properties and File Contents) → nhấn OK.
- Nhấp nút Sửa đổi (Modify), chọn thư mục chứa PDF, nhấn OK để thêm vào danh sách lập chỉ mục.
- Sau khi lập chỉ mục xong, bạn có thể tìm kiếm văn bản trong nhiều PDF cùng lúc qua Tìm kiếm File Explorer.
Lưu ý quan trọng: Đảm bảo nội dung cần tìm được lưu dưới dạng văn bản (text). Nếu nội dung ở định dạng hình ảnh (scanned PDF), không phương pháp nào có thể tìm kiếm được văn bản bên trong.
Các phương pháp trên giúp học giả, nhà nghiên cứu và người thường xuyên làm việc với nhiều PDF dễ dàng tìm thấy chủ đề/văn bản cần thiết mà không phải mở từng tệp một.