Viết kế hoạch khắc phục thảm họa cho doanh nghiệp nhỏ của bạn [mẫu miễn phí]

Thực hành chuẩn bị cho thời gian ngừng hoạt động và thực hiện các bước để đảm bảo sự trở lại bình thường nhanh chóng, được gọi là lập kế hoạch khôi phục thảm họa (DR). Thật không may, không phải lúc nào đi bộ trong công viên cũng có thể tạo ra một kế hoạch DR hiệu quả, đặc biệt khi bạn chỉ là một doanh nghiệp nhỏ. Để làm tốt công việc này đòi hỏi thời gian, kiến thức và chuyên môn và việc đo lường ROI có thể khó khăn.

May mắn thay, sự giúp đỡ có sẵn. Tìm kiếm nhanh trên Google sẽ cung cấp nhiều tài nguyên miễn phí cho các tổ chức để sử dụng trong quá trình lập kế hoạch DR, bao gồm các mẫu kế hoạch khôi phục thảm họa trải dài trên phạm vi rộng về độ dài và độ phức tạp. Chúng tôi thậm chí đã tạo một trong những cái tên của riêng mình: mẫu kế hoạch khôi phục thảm họa Ontrack.

Bảo vệ doanh nghiệp của bạn bằng kế hoạch khôi phục sau thảm họa

Bất kể doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, có lẽ công bằng khi nói rằng bạn dựa vào CNTT để hoạt động. Và tất cả CNTT, cho dù nó ở dạng thiết bị di động, máy chủ email hay ứng dụng dựa trên đám mây, đều dễ bị lỗi.

Đây là một vấn đề ngày càng lớn. Theo nghiên cứu được công bố bởi Statista, chi phí thời gian ngừng hoạt động của các công ty trên toàn thế giới, trung bình là 400.000 đô la một giờ. Hơn nữa, một nghiên cứu năm 2018 của Viện Ponemon cho thấy chi phí mất dữ liệu trung bình trên toàn cầu là 3,6 triệu đô la, hay xấp xỉ 141 đô la cho mỗi bản ghi dữ liệu. Trong thế giới phụ thuộc vào dữ liệu ngày nay, việc không thể phục hồi sau sự cố CNTT có thể đủ để giết chết doanh nghiệp của bạn.

Dù sao thì kế hoạch khôi phục sau thảm họa là gì?

Kế hoạch khôi phục sau thảm họa bao gồm các chính sách và thủ tục mà một thực thể nhất định - trong trường hợp của bạn là doanh nghiệp của bạn - sẽ tuân theo khi các dịch vụ CNTT bị gián đoạn. Điều này có thể xảy ra do thảm họa thiên nhiên, lỗi công nghệ hoặc các yếu tố con người như phá hoại hoặc khủng bố. Ý tưởng cơ bản là khôi phục các quy trình kinh doanh bị ảnh hưởng càng nhanh càng tốt, cho dù bằng cách đưa các dịch vụ bị gián đoạn trở lại trực tuyến hoặc bằng cách chuyển sang một hệ thống dự phòng.

Kế hoạch khắc phục thảm họa của bạn nên tính đến những điều sau:

Dịch vụ CNTT: Những quy trình nghiệp vụ nào được hỗ trợ bởi những hệ thống nào? Rủi ro là gì?
Mọi người: Các bên liên quan, cả về phía doanh nghiệp và CNTT, trong một quy trình DR nhất định là ai?
Nhà cung cấp: Bạn sẽ cần liên hệ với nhà cung cấp bên ngoài nào trong trường hợp CNTT ngừng hoạt động? Nhà cung cấp khôi phục dữ liệu của bạn chẳng hạn.
Vị trí: Bạn sẽ làm việc ở đâu nếu cơ sở tiêu chuẩn của bạn không thể tiếp cận được?
Kiểm tra: Bạn sẽ kiểm tra kế hoạch DR như thế nào?
Đào tạo: Bạn sẽ cung cấp tài liệu và đào tạo nào cho người dùng cuối?

Trung tâm của hầu hết các kế hoạch DR là hai KPI quan trọng, thường được áp dụng riêng lẻ cho các dịch vụ CNTT khác nhau:mục tiêu điểm khôi phục (RPO) và mục tiêu thời gian khôi phục (RTO). Đừng nhầm lẫn bởi biệt ngữ, vì chúng rất đơn giản:

RPO: Tuổi tối đa của một bản sao lưu trước khi nó không còn hữu ích. Nếu bạn có đủ khả năng để mất dữ liệu của một ngày trong một hệ thống nhất định, bạn đặt RPO là 24 giờ.
RTO: Khoảng thời gian tối đa được phép trôi qua trước khi sao lưu được triển khai và các dịch vụ bình thường được tiếp tục.

Cấu trúc kế hoạch khắc phục thảm họa hoàn hảo

Ngay cả một kế hoạch DR cho doanh nghiệp nhỏ cũng có thể là một tài liệu dài và phức tạp. Tuy nhiên, hầu hết đều tuân theo một cấu trúc tương tự, bao gồm các định nghĩa, nhiệm vụ, quy trình ứng phó từng bước và các hoạt động bảo trì. Trong mẫu của chúng tôi, chúng tôi đã sử dụng đường viền sau:

Giới thiệu: Bản tóm tắt về các mục tiêu và phạm vi của kế hoạch, bao gồm các dịch vụ và địa điểm CNTT được bao phủ, RPO và RTO cho các dịch vụ khác nhau cũng như các hoạt động kiểm tra và bảo trì. Cũng bao gồm lịch sử sửa đổi để theo dõi các thay đổi.
Vai trò và trách nhiệm: Danh sách các bên liên quan bên trong và bên ngoài tham gia vào mỗi quy trình DR được bao gồm, đầy đủ các chi tiết liên hệ và mô tả nhiệm vụ của họ.
Ứng phó sự cố: Khi nào kế hoạch DR nên được kích hoạt, nhân viên, ban quản lý, đối tác và khách hàng nên được thông báo như thế nào và khi nào?
Quy trình DR: Khi kế hoạch DR được kích hoạt, các bên liên quan có thể bắt đầu thực hiện quy trình DR cho từng dịch vụ CNTT bị ảnh hưởng. Trong phần này, các quy trình đó được trình bày theo từng bước.
Phụ lục: Tập hợp bất kỳ danh sách, biểu mẫu và tài liệu nào khác có liên quan đến kế hoạch DR, chẳng hạn như thông tin chi tiết về địa điểm làm việc thay thế, chính sách bảo hiểm cũng như việc lưu trữ và phân phối tài nguyên DR.

Duy trì kế hoạch khắc phục thảm họa của bạn

Giống như bất kỳ tài liệu chính sách nào, một kế hoạch DR sẽ vô dụng nếu nó dành phần lớn cuộc đời để ngồi trong ngăn kéo ở đâu đó. Sẽ chẳng có ích gì khi tạo một kế hoạch nếu bạn không phân bổ đủ nguồn lực để đào tạo nhân viên về sự tồn tại của kế hoạch, cũng như vai trò và trách nhiệm của họ trong trường hợp ngừng hoạt động CNTT.

Luôn cập nhật nó cũng là điều cần thiết. Khi thời gian trôi qua và doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ cần phải cung cấp các hệ thống và dịch vụ CNTT mới trong gói DR của mình. Đảm bảo thông báo cho bất kỳ bên liên quan nào bị ảnh hưởng khi bạn thực hiện việc này.

Kiểm tra, kiểm tra, kiểm tra!

Cuối cùng, bạn phải kiểm tra kế hoạch DR của mình và biết liệu các KPI RPO và RTO của bạn có khả thi hay không hoặc thậm chí liệu các quy trình của bạn có phù hợp với mục đích hay không. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra kế hoạch DR của mình theo từng giai đoạn, nhưng cũng đừng bỏ qua việc kiểm tra toàn bộ nó - nó sẽ cho bạn biết liệu các quy trình khác nhau có gây ra xích mích khi chúng chạy đồng thời hay không, cũng như nếu có bất cứ thứ gì bạn không thể tính được.

Cần thêm trợ giúp khi lập kế hoạch khôi phục sau thảm họa? Hãy xem các blog khắc phục thảm họa khác của chúng tôi bên dưới.

Kế hoạch khôi phục sau thảm họa là gì và tại sao bạn cần một kế hoạch?

Hướng dẫn từng bước để lập kế hoạch khôi phục sau thảm họa

Nếu bạn quan tâm đến việc đảm bảo Ontrack là một phần trong kế hoạch khắc phục thảm họa của mình, hãy nói chuyện với một trong các chuyên gia của chúng tôi ngay hôm nay.

Tải xuống mẫu khôi phục thảm họa của chúng tôi tại đây.