Bất kỳ ai từng dùng máy tính cho công việc đều biết rằng sao lưu dữ liệu là cực kỳ quan trọng. Dù bạn đối mặt với hỏng ổ cứng bất ngờ hay nhấn xóa nhầm, việc có bản sao dữ liệu kinh doanh cập nhật sẵn tay có thể đủ để cứu công ty bạn khỏi thảm họa.
Tuy nhiên, nhiều người trong chúng ta có lỗi không sao lưu đủ thường xuyên, thậm chí không sao lưuเล. Nó được xem là tốn nhiều tài nguyên, có thể gây phức tạp và nhiều công việc cho kết quả không chắc chắn.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ xóa tan những hiểu lầm đó khi khám phá cách ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng có thể thường xuyên sao lưu dữ liệu một cách an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Sao lưu dữ liệu là gì?
Đơn giản mà nói, sao lưu là một bản sao hoàn chỉnh của dữ liệu của bạn – dù là một tệp đơn lẻ hay nội dung của toàn bộ ổ đĩa – nằm trên thiết bị lưu trữ khác so với bản gốc, và cho phép khôi phục nếu xảy ra mất dữ liệu.
Mất dữ liệu có thể xảy ra vì nhiều lý do, và quan trọng là phải tính đến tất cả chúng. Giữ bản sao lưu tại chỗ (on-site) để khôi phục nhanh chóng là ổn, nhưng lý tưởng nhất bạn nên giữ một bản sao tại vị trí riêng biệt. Thật không may, có thảm họa như cháy hoặc ngập nước sẽ hỏng tất cả bản sao lưu tại vị trí đó.
Làm sao để tôi sao lưu dữ liệu?
Trước khi khởi động Windows Backup và bắt đầu chuyển tệp sang USB gần nhất, quan trọng là phải suy nghĩ về lý do bạn sao lưu và liệu phương pháp bạn chọn có đáp ứng những mục tiêu đó hay không.
Khi suy nghĩ về khôi phục thảm họa (DR), có hai chỉ số quan trọng: recovery point objective (RPO - mục tiêu điểm khôi phục) và recovery time objective (RTO - mục tiêu thời gian khôi phục). RPO đề cập đến tuổi tối đa dữ liệu có thể đạt đến trước khi nó trở nên vô hiệu cho mục đích sao lưu. RTO mô tả thời gian doanh nghiệp của bạn có thể tồn tại mà không có dữ liệu đó.
Bạn không cần kế hoạch DR chính thức để sao lưu dữ liệu kinh doanh hiệu quả, nhưng kiểm tra ổ đĩa và máy chủ theo RPO và RTO chắc chắn là cách hữu ích để xác định hình thức sao lưu nên như thế nào, cũng như dung lượng lưu trữ.
Sau đó, bạn có thể bắt đầu nghĩ về việc biến chúng thành hiện thực.
Sao lưu ra ổ đĩa ngoài
Ngày nay, một trong những cách phổ biến nhất cho người dùng gia đình và doanh nghiệp nhỏ sao lưu dữ liệu là lên HDD ngoài. Chúng rẻ, khá nhanh, dễ lưu trữ và vận chuyển, và thường tiện lợi hơn phương tiện di động dung lượng thấp như đĩa quang và thẻ nhớ.
Tùy theo nhu cầu kinh doanh, lấy một vài ổ đĩa ngoài và sao lưu tệp qua USB một hoặc hai lần tuần có thể đủ đáp ứng mục tiêu thời gian và điểm khôi phục của bạn. Chỉ nhớ lưu trữ ít nhất một trong số đó ở nơi khác (off-site) hoặc trong két chống cháy.
Đáng lưu ý ở đây là có rất nhiều phần mềm miễn phí và thương mại giúp quá trình sao lưu đơn giản và hiệu quả hơn. Windows Backup, tích hợp sẵn trong các phiên bản Windows hiện đại, là một ví dụ, cũng như Time Machine của Apple. Sử dụng ứng dụng cụ thể để sao chép dữ liệu hiếm khi là yêu cầu, nhưng bạn có thể thấy nó làm cho cuộc sống dễ dàng hơn trong dài hạn.
Sao lưu ra NAS
Nếu bạn không muốn loay hoay với các ổ đĩa riêng lẻ, hãy cân nhắc sao lưu lên thiết bị lưu trữ gắn mạng (NAS). NAS là cách đơn giản để chia sẻ tệp giữa các máy tính trong mạng, thường bao gồm một nhóm HDD trong cấu hình RAID, nên nó là lựa chọn tiện lợi và bền bỉ hơn ổ đĩa ngoài thông thường.
Một số nhà cung cấp NAS nổi tiếng nhất bao gồm Synology, Drobo và Western Digital, và giữa họ, họ cung cấp giải pháp phần cứng ở nhiều mức giá khác nhau. Chỉ nhớ rằng nếu nó ở trong văn phòng của bạn, thiết bị NAS của bạn không kém gì dễ bị tổn thương bởi cháy và ngập nước so với phần còn lại của mạng. Hãy đảm bảo bạn có bản sao dữ liệu ở nơi khác (off-site).
Sao lưu lên dịch vụ đám mây
Cuối cùng, bạn có tùy chọn tránh hoàn toàn chi phí phần cứng và sử dụng dịch vụ đám mây thay vì ổ đĩa ngoài và phương tiện lưu trữ khác. Đối với nhiều người dùng doanh nghiệp nhỏ, đám mây đã hoàn toàn cách mạng hóa quy trình sao lưu. Giờ đây có thể, bỏ qua lo ngại bảo mật và tuân thủ, thực hiện chiến lược sao lưu off-site mà không tốn một xu nào cho thiết bị, vận chuyển và không gian rack. Có phí định kỳ nhỏ cho việc lưu trữ dữ liệu trong đám mây, vì vậy bạn sẽ cần làm một chút toán tài chính để đảm bảo sự đánh đổi giữa chi phí vốn và chi phí vận hành có ý nghĩa cho doanh nghiệp của bạn.
Rõ ràng, bạn có thể dựa vào gần như bất kỳ giải pháp lưu trữ đám mây nào – Dropbox, ví dụ – để sao lưu dữ liệu kinh doanh. Tuy nhiên, để có kết quả tốt nhất, dịch vụ sao lưu đám mây được xây dựng cho doanh nghiệp thường là lựa chọn tốt hơn. Có vô số dịch vụ như vậy, với một số nổi tiếng nhất bao gồm Carbonite và Mozy. Chỉ nhớ kiểm tra hợp đồng kỹ lưỡng trước khi cam kết dữ liệu nhạy cảm cho nhà cung cấp bên thứ ba để tránh các câu chuyện kinh dị nếu bạn thay đổi tùy chọn lưu trữ sau này.
Hãy nhớ: phương pháp bạn dùng để sao lưu nên thứ yếu so với việc nó có đáp ứng nhu cầu của bạn về RPO và RTO hay không. Mất dữ liệu và thời gian ngừng hoạt động đủ để làm sụp đổ một doanh nghiệp nhỏ, và đây là đề xuất giá trị tốt hơn là chi tiêu một chút bây giờ thay vì nhiều sau này. Tin tốt là bạn có rất nhiều tùy chọn sao lưu khả thi và tiết kiệm chi phí có thể giữ cho doanh nghiệp của bạn vận hành, đồng thời làm hài lòng khách hàng.