Tổ chức file Mac chuyên nghiệp: Các bước dễ dàng giữ MacBook gọn gàng, nhanh chóng

Số lượng lớn file lộn xộn trên Mac làm bạn phiền toái. Đã đến lúc sắp xếp file. Tổ chức file và thư mục trên Mac khiến Mac trông gọn gàng, sạch sẽ và do đó giúp bạn tìm file cụ thể dễ dàng và nhanh hơn.

Nếu bạn muốn học cách tổ chức file trên Mac, bạn đã đến đúng nơi. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn các mẹo khác nhau để sắp xếp hàng loạt file rải rác trên Mac một cách có trật tự.

iBoysoft MagicMenu không chỉ cho phép chuột phải truy cập nhanh thư mục mục tiêu mà còn xóa file trùng lặp và ảnh tương tự trên thư mục cụ thể. Hãy thử ngay!

Chia sẻ các cách tốt nhất tổ chức file trên Mac.

Cách tổ chức file trên Mac/MacBook?

Có nhiều mẹo dọn dẹp file trên Mac. Bạn có thể kết hợp chúng để Mac được tổ chức tốt.

Nhưng trước khi bắt đầu tổ chức file trên MacBook Air hoặc mẫu khác, các quy tắc cơ bản sau bạn nên học để tránh file trên Mac bị lộn xộn trong tương lai:

• Đặt tên file có ý nghĩa, như theo ngày, loại, mục đích, v.v.
• Tạo thư mục khi bắt đầu dự án để lưu file liên quan.
• Không sao chép cùng file vào nhiều vị trí khác nhau trên Mac.
• Không đặt file và thư mục không cần thiết lên Desktop.
• Có thói quen xóa file cũ sau khi tạo bản sửa đổi.

1. Xóa file trùng lặp

Máy tính khó tránh khỏi lưu file trùng lặp hoặc tương tự, làm tăng độ khó tìm file mục tiêu lúc then chốt. File trùng lặp trên Mac cũng làm tổ chức file khó khăn hơn. Vì vậy, cần ưu tiên xóa file trùng khỏi Mac.

Nhưng tìm trùng lặp thủ công khó khăn. May mắn, bạn có thể dùng iBoysoft MagicMenu. Công cụ nâng cao menu chuột phải mạnh mẽ này không chỉ hỗ trợ quét file trùng lặp trong thư mục mục tiêu mà còn so sánh ảnh tương tự trong thư mục đã chọn.

Bạn có thể tải miễn phí iBoysoft MagicMenu để tìm và dọn dẹp file trùng lặp hoặc ảnh tương tự trên Mac:

1. Tải miễn phí và cài đặt iBoysoft MagicMenu trên Mac.
2. Chuột phải thư mục mục tiêu như Documents, chọn "Duplicate Files" hoặc "Similar Photos".
3. Duyệt kết quả quét và xóa các bản trùng liệt kê.

2. Dùng tùy chọn Reduce Clutter của macOS

Apple thiết kế công cụ Reduce Clutter trong macOS. Nó sắp xếp tất cả file trên Mac thuận tiện cho dọn file vô dụng. Bạn có thể dùng nó dọn file không cần thiết trên Mac trước khi sắp xếp hàng loạt file.

Cách làm:

1. Vào menu Apple > About This Mac > Storage > Manage.
2. Trong phần Recommendations, nhấp Review Files bên cạnh Reduce Clutter.
3. Xóa file không cần theo nhóm.

3. Gộp thư mục tương tự

Thư mục trùng tên và chứa nội dung tương tự rải rác trên Mac khiến bạn nhầm lẫn khi cần tìm thư mục mục tiêu. Để tổ chức các thư mục tương tự, giải pháp tốt và nhanh nhất là gộp chúng.

Nhưng gộp thư mục không đơn giản như dùng một thư mục thay thế cái kia. Điều đó có thể ghi đè dữ liệu. Nếu bạn không quen gộp hai thư mục tương tự trên Mac, làm theo các bước:

1. Mở Terminal.
2. Nhập ditto và nhấn space.
3. Kéo thả thư mục nguồn vào Terminal trước. Sau đó kéo thả thư mục đích vào.
4. Nhấn Return.

File ở thư mục nguồn nhưng không có trong thư mục đích sẽ được sao chép sang thư mục đích. Sau đó, bạn xóa thư mục nguồn.

4. Thêm thư mục quan trọng vào menu chuột phải

Bạn có thể để nhiều tài liệu và thư mục thường dùng trên Desktop để truy cập nhanh, khiến Desktop lộn xộn.

Thực tế, bạn có thể dùng iBoysoft MagicMenu, trình nâng cao menu chuột phải nâng cao, để thêm thư mục, tài liệu, app, trình duyệt, ổ đĩa, phân vùng, hoặc link trang web yêu thích vào menu chuột phải. Khi cần truy cập bất kỳ thứ nào, chỉ chuột phải để mở nhanh.

Để làm vậy:

1. Tải miễn phí, cài đặt, mở, kích hoạt iBoysoft MagicMenu trên Mac.
2. Nhấp "Quick Access" > "Add".
3. Duyệt thư mục, app, ổ đĩa, v.v. trên Mac thêm mục muốn. Để thêm link web, copy từ trình duyệt vào hộp đường dẫn. Hộp tên tự động điền. Hoặc bạn tự đổi tên.

Sau đó, khi chuột phải chỗ trống trên Desktop hoặc Finder chọn "Quick Access", bạn nhanh chóng mở mục đã thêm vào menu ngữ cảnh.

Tại sao không nói cho người theo dõi công cụ tuyệt vời này tổ chức thư mục trên Mac?

5. Thêm thư mục hay dùng vào thanh bên Finder

Nếu bạn quen dùng Finder, bạn cũng có thể thêm thư mục hoặc thư mục con yêu thích vào thanh bên Finder. Điều đó tiết kiệm nhiều thời gian duyệt thư mục con trong các thư mục nhất định.

Để thêm thư mục hoặc thư mục con vào thanh bên Finder:

1. Mở Finder.
2. Tìm thư mục muốn liệt kê trên thanh bên Finder.
3. Kéo thư mục mục tiêu vào thanh bên Finder.

6. Sắp xếp file thành nhóm với tùy chọn menu ngữ cảnh

Menu chuột phải chứa một số tùy chọn chuyên để tổ chức thư mục trên Mac.

Khi mở Finder và chuột phải vào chỗ trống trong thư mục, bạn chọn "Use Groups". Mặc định, mục trong thư mục sẽ tự động tổ chức thành nhóm theo loại (kind). Tất nhiên, bạn chọn "Group By" trên menu chuột phải để thay đổi cách phân loại, bao gồm tên, ứng dụng, kích thước, ngày tạo, ngày sửa, v.v.

Khác biệt, nếu chuột phải chỗ trống trên Desktop, bạn chọn "Sort By" rồi chọn chế độ muốn sắp xếp file, thư mục, mục khác trên Mac.

7. Nhóm file với thẻ (tags)

Bạn cũng có thể dùng thẻ (tags) để tổ chức file trên Mac. Thẻ Mac làm nổi bật file đặc biệt với chấm màu, giúp bạn thấy file nhanh hơn. Hơn nữa, bạn có thể gán thẻ màu khác nhau cho các nhóm mục khác nhau để định vị file trong các danh mục khác nhau nhanh chóng.

1. Mở Finder.
2. Tìm file hoặc thư mục muốn thêm thẻ.
3. Chuột phải vào nó chọn màu cho thẻ.
4. Lặp lại trên tất cả file muốn nhóm bằng thẻ.

8. Dùng Stacks tự động tổ chức file trên Desktop

Nếu bạn quen giữ tài liệu quan trọng, thư mục, app, v.v. trên Desktop, bạn có thể dùng công cụ Stacks gốc để dọn dẹp Desktop lộn xộn. Trình tổ chức file tự động này trên Mac là tùy chọn trên menu chuột phải giúp di chuyển file trên Mac thành nhóm mà không sao chép.

Cách dùng Stacks tổ chức file trên Desktop Mac:

1. Chuột phải hoặc Ctrl + click vào chỗ trống Desktop.
2. Nhấp "Use Stacks" trên menu ngữ cảnh. Tất cả mục trên Desktop tự động nhóm theo loại.
3. Để thay cách Stacks phân loại, chuột phải Desktop lại, di chuột qua Group Stacks By, chọn lại tùy chọn trên menu thả xuống.

Nếu muốn hủy nhóm mục Desktop bằng Stacks, chuột phải Desktop bỏ chọn "Use Stacks".

9. Dọn dẹp Desktop có cấu trúc

Nếu bạn muốn Desktop trông có cấu trúc, dùng tùy chọn "Clean Up" trên menu ngữ cảnh tổ chức file trên nó.

Chỉ cần nhấp "Clean Up", các mục rải rác trên Desktop sẽ được liệt kê theo loại. Bạn thấy chúng hiện theo thứ tự: ổ đĩa, app, thư mục, file, hình ảnh. Nếu muốn thay cách hiển thị trên Desktop, chuột phải Desktop chọn "Clean Up By".

10. Dùng Smart Folder

Smart Folder là thư mục tìm kiếm chứ không phải thư mục thật trên Mac, chủ yếu dùng tìm file trong danh mục bạn thiết lập. Bạn có thể tạo Smart Folder tự động lưu tất cả file khớp tiêu chí bạn đặt để tìm nhanh.

Cách tổ chức file trên Mac với Smart Folder:

1. Mở Finder, nhấn File > New Smart Folder.
2. Nhấp nút + thêm tiêu chí tìm kiếm (loại, ngày, tên, v.v.).
3. Đặt tên và lưu Smart Folder.

Bây giờ bạn dùng Smart Folder tìm nhóm file nhanh hơn nhiều.

11. Tạo thư mục cho mỗi dự án

Càng lâu làm việc với Mac, càng nhiều file và thư mục nó lưu. File tích lũy làm khó tìm file cụ thể nhanh. Vì vậy, cần tạo thư mục mới trên Mac cho mỗi dự án hoặc chủ đề. Bạn chuyển tất cả file liên quan dự án vào thư mục. Các file sẽ được tổ chức trật tự hoàn hảo.

12. Dọn dẹp thư mục Downloads

Đáng lưu ý tất cả file tải về, bao gồm cài đặt app, tài liệu, hình ảnh, v.v. mặc định lưu trong thư mục Downloads trên Mac.

Mỗi lần cài app, bạn có xóa thủ công file cài không? Nếu không, file DMG hoặc ZIP tích lũy trong Downloads không thân thiện cho quản lý và tổ chức file trên Mac.

Vì vậy, dọn dẹp thư mục Downloads định kỳ cũng là cách tổ chức file trên MacBook.

Chia sẻ hướng dẫn toàn diện dọn dẹp file trên Mac cho người khác.

Các câu hỏi thường gặp về cách tổ chức file trên Mac

Câu hỏi: Chuột phải Desktop hoặc Finder chọn New Folder. Nhấp thư mục mới nhấn Return đổi tên. Di chuyển file cùng loại hoặc liên quan chủ đề vào thư mục.

Câu hỏi: Có. Dọn dẹp hệ thống Mac ở Storage Management gốc. Vào menu Apple > Storage > Manage. Phần Recommendations, nhấp Review Files bên Reduce Clutter. Xóa file không cần theo nhóm.

Câu hỏi: Nhiều công cụ trên Mac tổ chức file, bao gồm Finder, Use Stacks, Sort By, Clean Up trên menu chuột phải, Smart Folder, v.v.

Câu hỏi: Để dọn file rác Mac, bạn dọn Thùng rác, dọn file cài app trong Downloads, xóa file trùng, v.v. Việc dọn file rác thủ công tốn thời gian, phức tạp. Bạn dùng iBoysoft DiskGeeker, trình dọn Mac đa chức năng, dọn file rác Mac vài cú nhấp chuột.