Tôi luôn nghĩ app năng suất giúp tăng hiệu quả. Sau khi simultaneously nhiều app thiết kế để tiết kiệm thời gian, tôi quyết định đến lúc thay đổi. Sự tăng trưởng thực sự đến khi tôi xóa app năng suất và bắt đầu lại từ đầu.
Tạo ra ảo ảnh năng suất
Mọi app năng suất đều tuyên bố là tốt nhất. Hứa hẹn tiết kiệm thời gian, giữ tổ chức, thay đổi cuộc sống. Thực tế hầu hết chỉ làm lãng phí thời gian. Chắc bạn có chục app năng suất rải rác trên điện thoại, máy tính bảng, máy tính. Nhưng bạn tiết kiệm được bao nhiêu thời gian?
Đối với tôi, tôi cảm thấy như một "quản lý app" hơn. Tôi dành hàng giờ mỗi tuần nhập task, kết nối app, chuyển qua lại giữa app, vui vẻ tùy chỉnh trải nghiệm.
Tất cả giờ đó chỉ là thời gian lãng phí. Đó là ảo ảnh năng suất. Thay vì làm việc, tôi chỉ cập nhật app liên tục.
Thật lòng, tôi dành thời gian hơn để tìm app nào cho task nào, thiết kế hệ thống giúp app làm việc cùng nhau, chỉnh template, đổi màu, chọn icon... hơn là làm việc thực sự.
App năng suất không làm bạn năng suất
App năng suất bản thân không làm bạn năng suất. Tin tôi đi, tôi đã thử. Cảm thấy tuyệt khi thiết lập hệ thống trong app mới. Tôi thích gamification và chuỗi streak hoàn thành task. Tôi phát triển nhờ thiết lập template và cây tổ chức lồng nhau.
Nhưng với mỗi app, tôi phải học hệ thống mới. Tùy chỉnh setup hoàn toàn mới. Tệ hơn, phải tìm cách tích hợp vào app hiện tại hoặc quyết định xem nó thay thế app nào.
Tôi không hài lòng khi ngồi xuống và phát hiện chi phí ẩn của app năng suất:
- Chuyển liên tục giữa app phá vỡ tập trung
- Dành thời gian hơn để quyết định app nào dùng tại thời điểm đó thay vì獲益
- App cảm thấy như task hơn là công cụ giúp đỡ
- Việc chỉnh sửa cảm thấy như tiến bộ cho đến khi nhận ra không tiến bộ gì
- Mỗi thông báo rách tập trung khỏi task cần hoàn thành
Nghe quen không? Tôi có 9 app năng suất trên điện thoại. Một vài app thêm chỉ dùng trên PC. "Hệ thống năng suất" của tôi thực chất là "hút thời gian năng suất".
Tôi biết đến lúc xóa app năng suất và tìm hệ thống thực sự hoạt động thay vì quá tải app.
Theo dõi năng suất của bạn
Lời khuyên: theo dõi thời gian bạn dành cho app năng suất vài tuần. Cũng theo dõi thời gian cho task. Time tracker như TimeTagger và Kimai có thể giúp.
Nếu bạn dành hàng giờ cho app, chúng không giúp ích. Hãy tưởng tượng bạn hoàn thành được bao nhiêu với những giờ đó?
Khi bắt đầu theo dõi thời gian, tôi phát hiện dành khoảng 8-10 giờ/tuần chỉ nhập dữ liệu, tùy chỉnh giao diện, kiểm tra thông báo. Đúng, tôi mất gần một ngày làm việc hoàn chỉnh cho thứ vốn nên làm tôi hiệu quả hơn.
Hệ thống 3 App Năng Suất của tôi
Sau nghiên cứu, tôi quyết định triển khai hệ thống 3 app năng suất. Phần khó nhất là thu hẹp app xuống chỉ 3 trên mọi nền tảng: điện thoại, PC, máy tính bảng, web.
Ý tưởng: giảm ma sát, loại bỏ chồng chéo app, đơn giản hóa quản lý app.
Hệ thống này có vài quy tắc chính:
- Mỗi app phục vụ một mục đích duy nhất, không chồng chéo. Ví dụ: không cần 2 app to-do list hoặc nhiều app ghi chú.
- App phải đồng bộ trên mọi nền tảng cần thiết
- App phải dễ thiết lập và bảo trì
Tùy nhu cầu, 3 app sẽ khác nhau. Đối với tôi, mục đích:
- To-do list hoặc task manager
- Lịch
- Ghi chú và tài liệu tham khảo
Đối với hầu hết mọi người, đây thực sự là tất cả bạn cần. Toàn bộ hệ thống gộp công việc và đời tư vào 3 app dễ quản lý.
Sau khi làm này, tôi chỉ dành khoảng 1 giờ/tuần cho app. Tiết kiệm ít nhất 7 giờ/tuần.
Xóa app năng suất không cần thiết
Bắt đầu bằng xóa app không phù hợp hệ thống. Tôi làm danh sách mọi app và mục đích cốt lõi. Theo dõi app nào dùng thường xuyên. App không dùng thường xuyên xóa ngay.
Sau đó so sánh app mục đích tương tự xem app nào dễ dùng và phù hợp nhất. Khi xong, tôi đã xóa 7 app trên điện thoại. Không thực sự thích app ghi chú nào, phải tìm app mới.
Chỉ 3 App Năng Suất Tôi Cần
Tôi thử vài app all-in-one, nhưng vẫn thấy hiệu quả hơn với 3 app mục đích cốt lõi. Tôi chọn:
- Todoist – Thiết lập task hàng ngày/tuần, nhóm vào dự án. Có nhắc nhở. Học nhanh phím tắt. Nhiều app task list tốt khác nếu muốn thay đổi.
- Google Calendar – Có sẵn trên Android, dễ đặt lịch hẹn, sự kiện. Với nhiều app lịch, tôi giữ cái quen thuộc. Cũng có extension năng suất cho Google Calendar.
- Notion – Tôi từng xóa Notion vì dành quá nhiều thời gian chỉnh template. Nhưng quay lại thấy nó hoàn hảo cho ghi chú. Có nhiều tích hợp, nhưng tôi chỉ dùng cho ghi chú, nhất là sau khi thiết lập linked database.
Bạn không bắt buộc dùng app tôi chọn. Lý tưởng là đánh giá app và hệ thống mỗi tuần xem chúng giúp hay hại. Tôi dành khoảng tháng phát triển hệ thống phù hợp. Chỉ tránh "hội chứng app mới lạ" và xóa app năng suất lãng phí thời gian. Tin tôi đi, bạn sẽ thích có giờ làm việc hiệu quả thêm không chỉ dành cho quản lý app.