Tôi luôn nghĩ rằng các ứng dụng năng suất đã giúp tôi tăng năng suất. Sau khi sử dụng nhiều ứng dụng được thiết kế để tiết kiệm thời gian, tôi quyết định đã đến lúc phải thay đổi. Năng suất thực sự tăng lên khi tôi quyết định xóa các ứng dụng tăng năng suất và bắt đầu lại.
Mục lục
Tạo ảo tưởng về năng suất
Mọi ứng dụng năng suất đều tuyên bố là ứng dụng tốt nhất hiện có. Nó hứa hẹn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, sắp xếp ngăn nắp và thay đổi cuộc sống hàng ngày của bạn. Sự thật là hầu hết các ứng dụng này đều lãng phí thời gian. Chắc chắn, bạn có thể có hàng tá ứng dụng năng suất nằm rải rác trên điện thoại, máy tính bảng và máy tính của mình. Nhưng bạn đang tiết kiệm thời gian vào lúc nào?
Đối với tôi, tôi cảm thấy mình giống một người quản lý ứng dụng hơn bất cứ điều gì khác. Tôi dành hàng giờ mỗi tuần để thực hiện các nhiệm vụ, kết nối ứng dụng, chuyển qua lại giữa các ứng dụng và vui vẻ tùy chỉnh trải nghiệm của mình.
Tất cả những giờ đó chỉ là thời gian lãng phí. Đó là ảo tưởng về năng suất. Thay vì hoàn thành bất cứ việc gì, tôi chỉ cập nhật ứng dụng của mình liên tục.
Thành thật mà nói, tôi đã dành nhiều thời gian hơn để tìm ra ứng dụng nào sẽ sử dụng cho một tác vụ nhất định, thiết kế hệ thống để giúp các ứng dụng của tôi hoạt động cùng nhau tốt hơn, điều chỉnh mẫu, thay đổi mã màu, chọn biểu tượng, v.v. so với khi tôi làm việc.
Ứng dụng tăng năng suất không giúp bạn làm việc hiệu quả
Bản thân các ứng dụng năng suất sẽ không giúp bạn làm việc hiệu quả. Hãy tin tôi, tôi đã thử. Thật tuyệt vời khi thiết lập một hệ thống trong một ứng dụng mới. Tôi yêu thích trò chơi và các bước hoàn thành nhiệm vụ. Tôi thành công nhờ việc thiết lập các mẫu và cây tổ chức lồng nhau.
Tuy nhiên, với mỗi ứng dụng, tôi đều phải học một hệ thống mới. Tôi đã phải tùy chỉnh một thiết lập hoàn toàn mới. Tệ hơn nữa, tôi phải tìm cách tích hợp ứng dụng này vào các ứng dụng hiện có của mình hoặc quyết định xem ứng dụng này có thay thế ứng dụng khác hay không.
Tôi không khỏi xúc động khi ngồi xuống và phát hiện ra chi phí tiềm ẩn của tất cả các ứng dụng năng suất của mình:
- Việc liên tục chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng đã làm tôi mất tập trung
- Tôi đã dành nhiều thời gian để quyết định sử dụng ứng dụng nào vào bất kỳ thời điểm nào hơn là hưởng lợi
- Ứng dụng của tôi giống nhiệm vụ hơn là công cụ hữu ích
- Tất cả những điều chỉnh của tôi đều có vẻ như đang tiến triển cho đến khi tôi nhận ra mình chẳng tiến bộ chút nào
- Mọi thông báo đều khiến tôi mất tập trung vào những nhiệm vụ cần hoàn thành
Điều này nghe có giống bạn không? Cá nhân tôi có chín ứng dụng năng suất trên điện thoại của mình. Tôi đã có một vài tính năng bổ sung mà tôi chỉ sử dụng trên PC của mình. “Hệ thống năng suất” của tôi giống như một thứ tốn thời gian về năng suất hơn.
Tôi biết đã đến lúc xóa các ứng dụng năng suất và tìm một hệ thống thực sự hoạt động thay vì khiến tôi quá tải ứng dụng năng suất.
Theo dõi năng suất của bạn
Lời khuyên của tôi là hãy theo dõi lượng thời gian bạn dành cho các ứng dụng năng suất của mình trong vài tuần. Ngoài ra, hãy theo dõi lượng thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ. Các công cụ theo dõi thời gian như TimeTagger và Kimai có thể giúp ích.
Nguồn hình ảnh:Unsplash Nếu bạn dành hàng giờ cho ứng dụng của mình thì chúng sẽ không giúp ích gì cho bạn. Hãy tưởng tượng bạn có thể hoàn thành được bao nhiêu việc trong số giờ đó?
Khi tôi bắt đầu theo dõi thời gian của mình, tôi phát hiện ra rằng tôi đã dành khoảng 8–10 giờ mỗi tuần chỉ để thêm dữ liệu vào ứng dụng của mình, tùy chỉnh giao diện cũng như kiểm tra thông báo. Đúng vậy, tôi đã mất tương đương cả một ngày làm việc cho một việc giúp tôi làm việc hiệu quả hơn.
Hệ thống năng suất ứng dụng thứ 3 của tôi
Sau một số nghiên cứu, tôi quyết định triển khai hệ thống năng suất ba ứng dụng. Đây là phần khó nhất đối với tôi. Tôi đã phải thu hẹp các ứng dụng tôi đã sử dụng xuống chỉ còn ba ứng dụng trên tất cả các nền tảng, bao gồm điện thoại, PC, máy tính bảng và web.
Nguồn hình ảnh:Pexels Ý tưởng là giảm ma sát, loại bỏ sự chồng chéo ứng dụng và đơn giản hóa việc quản lý ứng dụng tổng thể.
Hệ thống này có một số quy tắc chính:
- Mỗi ứng dụng phải phục vụ một mục đích duy nhất và không được trùng lặp với mục đích khác. Ví dụ:bạn không cần hai ứng dụng danh sách việc cần làm hoặc nhiều ứng dụng ghi chú.
- Ứng dụng phải đồng bộ hóa trên tất cả các nền tảng cần thiết
- Ứng dụng phải dễ thiết lập và bảo trì
Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, ba ứng dụng sẽ khác nhau. Với tôi, tôi chọn vì mục đích sau:
- Danh sách việc cần làm hoặc trình quản lý tác vụ
- Lịch
- Ghi chú và tài liệu tham khảo
Đối với hầu hết mọi người, đây thực sự là tất cả những gì bạn cần. Toàn bộ hệ thống kết hợp công việc và cuộc sống cá nhân chỉ thành ba ứng dụng dễ quản lý.
Sau khi làm điều này, tôi chỉ dành khoảng một giờ mỗi tuần cho ứng dụng của mình. Vì vậy, tôi đang tiết kiệm ít nhất bảy giờ mỗi tuần.
Xóa ứng dụng năng suất mà bạn không cần
Bắt đầu bằng cách xóa mọi ứng dụng năng suất không phù hợp với hệ thống. Tôi thực sự đã lập danh sách tất cả các ứng dụng của mình và mục đích cốt lõi của chúng. Tôi cũng theo dõi những cái nào tôi sử dụng thường xuyên nhất. Bất cứ thứ gì tôi không sử dụng thường xuyên đều bị xóa ngay lập tức.
Sau đó, tôi bắt đầu so sánh các ứng dụng có mục đích tương tự để xem ứng dụng nào dễ sử dụng nhất và phù hợp nhất với nhu cầu của tôi. Khi hoàn tất, tôi đã xóa bảy ứng dụng khỏi điện thoại của mình. Tôi thực sự không thích bất kỳ ứng dụng ghi chú nào của mình nên tôi phải tìm một ứng dụng mới.
3 ứng dụng năng suất duy nhất tôi cần
Tôi đã thử một số ứng dụng tất cả trong một nhưng tôi vẫn cảm thấy hiệu quả hơn với ba ứng dụng có mục đích cốt lõi. Với tôi, tôi chọn:
- Người theo chủ nghĩa Todo – Thiết lập các nhiệm vụ hàng ngày và hàng tuần, đồng thời nhóm chúng thành các dự án. Nó bao gồm các lời nhắc nhở. Tôi cũng đã học được các phím tắt một cách nhanh chóng. Có rất nhiều ứng dụng danh sách nhiệm vụ tuyệt vời khác kèm theo lời nhắc nếu bạn muốn điều gì khác.
- Lịch Google – Nó đi kèm với điện thoại Android của tôi và giúp tôi dễ dàng lên lịch các cuộc hẹn, sự kiện, v.v. Với rất nhiều ứng dụng lịch để lựa chọn, tôi đã chọn những gì tôi quen thuộc nhất. Ngoài ra còn có một số tiện ích mở rộng năng suất tuyệt vời dành cho Lịch Google.
- Ý niệm – Ban đầu tôi đã xóa Notion vì mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa các mẫu. Tuy nhiên, tôi đã xem lại nó và thấy nó hoàn hảo để ghi chú. Có, nó có nhiều tính năng tích hợp, nhưng tôi chỉ sử dụng cho ghi chú, đặc biệt là sau khi thiết lập cơ sở dữ liệu được liên kết.
Bạn không cần phải sử dụng các ứng dụng tôi đã chọn. Lý tưởng nhất là hãy đánh giá các ứng dụng và hệ thống của bạn mỗi tuần để xem liệu chúng có hiệu quả với bạn hay không. Tôi đã dành khoảng một tháng để phát triển hệ thống phù hợp với mình. Chỉ cần tránh hội chứng ứng dụng mới sáng bóng và xóa các ứng dụng năng suất gây lãng phí thời gian. Hãy tin tôi khi tôi nói rằng bạn sẽ thích có thêm những giờ làm việc hiệu quả thay vì phải dành thời gian chỉ để quản lý ứng dụng.