Microsoft Office cho phép in phong bì đơn lẻ hoặc hàng loạt qua mail merge (hợp nhất thư). Điều này cực kỳ giá trị cho doanh nghiệp cần thêm thương hiệu và các yếu tố tùy chỉnh vào danh sách gửi thư lớn.
Đây là cách in trên phong bì trong Microsoft Excel. Lưu ý bạn cần cả Microsoft Word và Excel để làm được. Phương pháp hoạt động dù bạn dùng bộ Office trên Windows PC hay Mac.
Bước 1: Tạo Danh Sách Người Nhận (Mailing List)
Bước đầu là tạo danh sách người nhận thư. Bạn có thể bỏ qua bước này nếu chỉ in 1-2 phong bì. Tuy nhiên, bước này bắt buộc đối với danh sách gửi thư lớn.
Tạo mailing list:
- Mở Microsoft Excel.
- Tạo bảng tính mới với các cột: First Name (Tên), Surname (Họ), Address (Địa chỉ), State (Tỉnh/Thành), Country (Quốc gia), Postal Code (Mã bưu chính). Nhập thông tin liên lạc vào cột tương ứng. Tài liệu này trở thành danh sách gửi thư chính (master mailing list).
- Xác thực địa chỉ ở bước này quan trọng để tránh lãng phí thời gian và tiền in dữ liệu cũ/sai.
Bước 2: Thiết Kế Mẫu Phong Bì (Envelope Template)
Tiếp theo, chuẩn bị mẫu phong bì trong Microsoft Word. Đây là tài liệu bạn thiết lập để tự động điền địa chỉ người nhận khi in.
Thực hiện:
- Mở tài liệu trống trong Microsoft Word.
- Chọn tab Mailings (Thư).
- Nhấn Envelopes (Phong bì).
- Chỉ định kích thước giấy phong bì. Chọn biểu tượng Preview (Xem trước).
- Tab Envelope Options (Tùy chọn phong bì), chọn menu thả xuống dưới Envelope size (Kích thước phong bì).
- Chọn kích thước phong bì cần. Word có sẵn hầu hết kích thước phổ biến, nhưng bạn tự định nghĩa bằng cách nhấn Custom Size (Kích thước tùy chỉnh).
- Tiếp, chọn Font… bên cạnh ô Delivery address (Địa chỉ người nhận) hoặc Return address (Địa chỉ người gửi) để đặt font cho cả hai.
- Chọn OK.
- Bước cuối: thêm thương hiệu và yếu tố tùy chỉnh nếu muốn. Nhấn Add to document (Thêm vào tài liệu). Sẽ mở phong bì như tài liệu Word thường, chỉnh sửa như bình thường.
Lưu ý: Bạn có thể dùng địa chỉ mẫu trong ô Delivery address xem phong bì in ra như thế nào. Để xem trước, nhấn Preview Results (Xem trước kết quả) trên dải ribbon.
Bước 3: Thiết Lập Cách Cấp Giấy In (Printer Feed)
Bước sau: báo cho Microsoft Word cách máy in cấp giấy. Đảm bảo phong bì in đúng, mọi yếu tố ở đúng vị trí.
Thiết lập printer feed:
- Nhấn Mailings > Envelopes.
- Chọn Options (Tùy chọn).
- Chọn tab Printing Options (Tùy chọn in).
- Cửa sổ Feed method (Phương pháp cấp giấy), chọn hướng phong bì đưa vào máy in. Khuyến nghị chọn phương pháp phong bì tiếp cận cạnh khay cấp giấy, dễ đặt phong bì vào máy in. Lưu ý: địa chỉ người nhận/người gửi sẽ lệch nếu phong bì không đặt đúng vị trí.
- Chọn Face up (Mặt lên) hoặc Face down (Mặt xuống) xác định hướng đặt phong bì.
- Nhấn Clockwise rotation (Xoay theo chiều kim đồng hồ) xoay thiết kế phong bì theo ý muốn.
- Nếu máy in có nhiều khay cấp giấy, chọn menu thả xuống dưới Feed from chọn khay đúng.
Bước 4: Bắt Đầu Mail Merge và Liên Kết Danh Sách Gửi Thư
Đến lúc bắt đầu mail merge (hợp nhất thư). Cho phép Word tự động thêm tên/địa chỉ từ nguồn dữ liệu danh sách địa chỉ.
Thực hiện:
- Trong Word, nhấn Mailings > Start Mail Merge > Envelopes.
- Chọn tab Envelope Options. Kiểm tra lại cài đặt trong hộp thoại Envelope Options và thêm Return address. Khi sẵn sàng, nhấn OK.
- Nhấn File > Save lưu mẫu phong bì.
- Nhấn Mailings > Select Recipients > Use an Existing List (Sử dụng danh sách hiện có). Nếu chỉ in một phong bì, chọn Type a New List (Nhập danh sách mới). Tương tự, nếu danh bạ đã lưu trong Microsoft Outlook dưới dạng danh sách phân phối, chọn Choose from Outlook Contacts (Chọn từ danh bạ Outlook).
- Chọn bảng tính Microsoft Excel của bạn, xác nhận lựa chọn.
- Nếu địa chỉ nào cần sửa, chọn Edit Recipient List (Chỉnh sửa danh sách người nhận) thay đổi.
- Nhấn Address Block (Khối địa chỉ) trên ribbon. Cửa sổ này cho xem khối địa chỉ trông như thế nào với dữ liệu chèn vào. Bên trái chứa tùy chọn cách in tên/địa chỉ.
- Chọn tùy chọn, rồi nhấn OK.
Bước 5: In Phong Bì
Nếu mọi thứ trông đúng, hoàn tất mail merge và in địa chỉ lên phong bì.
- Chọn Finish & Merge (Hoàn tất & Hợp nhất), rồi Print Documents… (In tài liệu…).
- Cuối cùng, đảm bảo "All" (Tất cả) được tích, nhấn OK.
- Kiểm tra cài đặt máy in đúng, phong bì căn chỉnh đúng, nhấn OK lại. Máy in bắt đầu in phong bì.
Lưu ý: Word cũng cho phép tạo và in nhãn (labels) nếu bạn thích dùng nhãn gửi thư thay vì in trực tiếp trên phong bì. Thêm chi tiết trong hộp thoại Address labels (Nhãn địa chỉ) nhấn Mailings > Labels. Cũng dùng mail merge tạo nhiều nhãn.
Đừng Quên Tem (Stamps)
Rất tiếc, bạn không thể in phong bì chỉ dùng Excel. Tuy nhiên, với sự kết hợp MS Word và Excel, quy trình in phong bì cực kỳ dễ dàng. Với hướng dẫn này, bạn sẽ có đợt thư tiếp theo sẵn sàng trong chớp mắt. Đừng quên trả phí bưu chính (postage)!