Microsoft Office cho phép bạn in phong bì riêng lẻ hoặc dưới dạng trộn thư hàng loạt. Điều này cực kỳ có giá trị đối với những doanh nghiệp cần thêm thương hiệu và các yếu tố tùy chỉnh khác vào danh sách gửi thư mở rộng.
Đây là cách bạn có thể in trên phong bì trong Microsoft Excel. Hãy nhớ rằng bạn cần cả Microsoft Word và Excel để thực hiện công việc này. Phương pháp này sẽ hoạt động bất kể bạn đang sử dụng bộ Microsoft trên PC chạy Windows hay máy Mac.
Bước 1:Tạo danh sách gửi thư của bạn
Bước đầu tiên là tạo danh sách người nhận mà bạn sẽ gửi thư. Bạn có thể bỏ qua bước này nếu bạn chỉ cần in một hoặc hai phong bì. Tuy nhiên, bước này rất cần thiết đối với những người làm việc với danh sách gửi thư lớn.
Để tạo danh sách gửi thư của bạn:
- Mở Microsoft Excel.
- Tạo bảng tính mới với các cột sau:Tên, Họ, Địa chỉ, Tiểu bang, Quốc gia, Mã Bưu điện. Nhập danh bạ của bạn vào bảng tính, thêm thông tin này vào các cột tương ứng. Tài liệu này sẽ trở thành danh sách gửi thư chính của bạn.
- Việc xác minh địa chỉ của bạn ở bước này là quan trọng để tránh lãng phí thời gian và tiền bạc khi in dữ liệu cũ hoặc không chính xác.
Bước 2:Thiết kế phong bì của bạn
Tiếp theo, bạn cần chuẩn bị mẫu phong bì trong Microsoft Word. Đây là tài liệu bạn sẽ thiết lập để điền địa chỉ người nhận khi in tự động.
Để làm như vậy:
- Mở tài liệu trống trong Microsoft Word.
- Chọn tab Gửi thư.
- Nhấp vào Phong bì.
- Bây giờ hãy chỉ định kích thước giấy cho phong bì của bạn. Để làm như vậy, hãy chọn biểu tượng Xem trước.
- Trong tab Tùy chọn phong bì, chọn menu thả xuống bên dưới Kích thước phong bì.
- Chọn kích thước phong bì mà bạn cần. Word chứa hầu hết các kích cỡ phong bì phổ biến nhất nhưng bạn có thể chỉ định kích thước phong bì của riêng mình bằng cách bấm vào Kích cỡ Tùy chỉnh.
- Tiếp theo, chọn Phông chữ… bên cạnh hộp Địa chỉ gửi hoặc Địa chỉ trả lại để đặt phông chữ bạn muốn cho cả hai tùy chọn.
- Chọn OK.
- Bước cuối cùng là thêm các yếu tố thương hiệu và tùy chỉnh nếu bạn muốn. Để làm như vậy, hãy nhấp vào Thêm vào tài liệu. Thao tác này sẽ mở phong bì như một tài liệu Word thông thường, vì vậy hãy chỉnh sửa phong bì như bình thường.
Lưu ý:Bạn có thể sử dụng địa chỉ mẫu trong hộp văn bản địa chỉ giao hàng để xem phong bì của bạn trông như thế nào khi được in. Để xem trước phong bì của bạn, hãy nhấp vào Xem trước kết quả trong dải băng.
Bước 3:Đặt nguồn cấp dữ liệu máy in
Bước tiếp theo là cho Microsoft Word biết nguồn cấp dữ liệu máy in của bạn hoạt động như thế nào. Điều này đảm bảo rằng phong bì của bạn sẽ được in chính xác, với tất cả các thành phần được sắp xếp hợp lý.
Để đặt nguồn cấp dữ liệu máy in:
- Nhấp vào Gửi thư> Phong bì.
- Chọn tùy chọn.
- Nhấp vào tab Tùy chọn in.
- Trong cửa sổ Phương thức nạp, chọn hướng cách phong bì của bạn sẽ nạp vào máy in. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn phương pháp trong đó phong bì giáp với cạnh của khay nạp giấy, vì nó sẽ giúp bạn đặt phong bì vào máy in dễ dàng hơn. Lưu ý rằng địa chỉ gửi và trả lại sẽ bị căn chỉnh sai nếu phong bì của bạn không được đặt đúng vị trí.
- Chọn Hướng lên hoặc Hướng xuống để xác định bạn sẽ nạp phong bì theo hướng nào.
- Nhấp vào Xoay theo chiều kim đồng hồ để xoay thiết kế phong bì theo sở thích của bạn.
- Nếu máy in của bạn có nhiều khay nạp giấy, hãy nhấp vào menu thả xuống bên dưới Nạp từ để chọn đúng khay.
Bước 4:Bắt đầu trộn thư và liên kết danh sách gửi thư của bạn
Đã đến lúc bắt đầu trộn thư. Điều này sẽ cho phép Microsoft Word tự động thêm tên và địa chỉ từ nguồn dữ liệu danh sách địa chỉ của bạn.
Để làm như vậy:
- Trong Word, nhấp vào Gửi thư> Bắt đầu phối thư> Phong bì.
- Nhấp vào tab Tùy chọn phong bì. Kiểm tra kỹ cài đặt của bạn trong hộp thoại Tùy chọn phong bì và thêm địa chỉ Trả lại của bạn. Khi bạn đã thiết lập xong, hãy nhấp vào OK.
- Nhấp Tệp> Lưu để lưu mẫu phong bì của bạn.
- Nhấp vào Gửi thư> Chọn Người nhận> Sử dụng Danh sách Hiện có. Nếu bạn chỉ in trên một phong bì duy nhất, hãy chọn Nhập danh sách mới. Tương tự, nếu danh bạ của bạn đã được lưu trong Microsoft Outlook dưới dạng danh sách phân phối thì bạn có thể chọn Chọn từ Danh bạ Outlook.
- Chọn bảng tính Microsoft Excel của bạn và xác nhận lựa chọn.
- Nếu cần chỉnh sửa bất kỳ địa chỉ nào, bạn có thể chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận để thay đổi chúng.
- Nhấp vào Khối địa chỉ trong dải băng. Cửa sổ này sẽ cho bạn thấy khối địa chỉ của bạn sẽ trông như thế nào khi dữ liệu được chèn vào. Phía bên trái chứa danh sách các tùy chọn về cách in tên và địa chỉ.
- Chọn một tùy chọn rồi chọn OK.
Bước 5:In phong bì
Nếu mọi thứ đều ổn, đã đến lúc hoàn tất việc trộn thư và in địa chỉ lên phong bì của bạn. Để làm như vậy:
- Chọn Hoàn tất &Hợp nhất, sau đó chọn In tài liệu…
- Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng “Tất cả” đã được chọn và chọn OK.
- Đảm bảo cài đặt máy in chính xác và phong bì của bạn được căn chỉnh chính xác, sau đó chọn OK lần nữa. Bây giờ, máy in của bạn sẽ bắt đầu in phong bì của bạn.
Lưu ý:Word cũng cho phép bạn tạo và in nhãn nếu bạn muốn sử dụng nhãn gửi thư thay vì in trực tiếp lên phong bì. Bạn có thể thêm chi tiết vào hộp thoại nhãn địa chỉ bằng cách nhấp vào Gửi thư> Nhãn. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng trộn thư để tạo nhiều nhãn.
Đừng quên tem
Thật không may, bạn không thể in phong bì chỉ bằng Excel. Tuy nhiên, với sự kết hợp giữa MS Word và Excel, quá trình in phong bì trở nên vô cùng dễ dàng. Với hướng dẫn này, bạn sẽ có sẵn lô thư tiếp theo để gửi đi ngay lập tức. Đừng quên trả tiền bưu phí!