Khi bạn nhập dữ liệu vào Microsoft Excel hoặc có nhiều người làm việc trên một trang tính, bạn có thể dễ dàng tạo ra dữ liệu lộn xộn. Dữ liệu này có thể có thêm khoảng trắng ở đầu, cuối hoặc giữa nội dung của ô.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách xóa khoảng trắng khỏi ô Excel để bạn có thể dọn sạch dữ liệu của mình. Với một số phương pháp khác nhau để thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào phù hợp nhất vào thời điểm đó.
Xóa khoảng trắng ở đầu, cuối và thừa
Một phương pháp để xóa khoảng trắng trong Excel là sử dụng hàm TRIM. Với nó, bạn có thể loại bỏ đầu, cuối và khoảng trắng ở giữa văn bản bằng một công thức duy nhất.
Cú pháp của công thức là TRIM(văn bản) trong đó bạn có thể nhập tham chiếu ô hoặc văn bản thực tế cho đối số. Hãy nhớ rằng chức năng này chỉ loại bỏ các khoảng trắng thừa chứ không phải các khoảng trắng đơn giữa văn bản và sử dụng một ô riêng cho kết quả.
Chọn ô muốn nhập công thức và nhận kết quả. Ví dụ:chúng tôi chọn ô B1 để cắt văn bản trong ô A1.
Nhập công thức sau thay thế tham chiếu ô bằng tham chiếu ô của riêng bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi gõ như sau:
=TRIM(A1)
Sử dụng Enter hoặc Return để áp dụng công thức và xem kết quả của bạn.
Như bạn có thể thấy, hàm TRIM đã loại bỏ các khoảng trắng thừa ở đầu, ở giữa và ở cuối văn bản trong ô A1.
Dấu cách thay thế
Một cách khác để loại bỏ khoảng trắng thừa trong Excel là sử dụng hàm SUBSTITUTE. Hàm này cho phép bạn thay thế các khoảng trắng hiện có bằng một số khoảng trắng khác hoặc một chuỗi trống, nhưng cũng yêu cầu kết quả ở một vị trí riêng.
Cú pháp là SUBSTITUTE(text, old, new, instance) trong đó chỉ cần ba đối số đầu tiên và bạn có thể sử dụng tham chiếu ô hoặc văn bản thực tế cho đối số đầu tiên. Theo tùy chọn, bạn có thể sử dụng đối số phiên bản nếu bạn chỉ muốn thay thế một số lần xuất hiện nhất định.
Chọn ô cần nhập công thức và nhận kết quả. Ví dụ:chúng tôi chọn ô B1 để thay thế khoảng trắng trong nội dung của ô A1.
Sử dụng công thức này, bạn có thể thay thế hai khoảng trắng bằng một khoảng trắng. Trong bộ dấu ngoặc kép đầu tiên, hãy nhập hai dấu cách. Trong bộ dấu ngoặc kép thứ hai, hãy nhập một dấu cách.
=SUBSTITUTE(A1,” “,” “)
Khi sử dụng Enter hoặc Return để áp dụng công thức, bạn sẽ thấy nội dung cập nhật của mình.
Thay vào đó, nếu bạn muốn thay thế dấu cách bằng một chuỗi trống, chỉ cần để trống bộ dấu ngoặc kép thứ hai như sau:
=SUBSTITUTE(A1,” “,”“)
Tìm và thay thế dấu cách
Mặc dù các chức năng trên thực hiện rất tốt việc loại bỏ các khoảng trống thừa nhưng bạn có thể không muốn sử dụng các ô riêng biệt cho nội dung cập nhật của mình. Trong trường hợp này bạn có thể sử dụng tính năng Tìm và Thay thế trong Excel.
Với Tìm và Thay thế, bạn sẽ nhập số khoảng trắng bạn muốn xóa và thay thế, có thể áp dụng số đó cho các ô đã chọn hoặc toàn bộ trang tính và nhận kết quả trực tiếp trong các ô chứa dữ liệu.
Để áp dụng thay đổi cho một ô hoặc phạm vi cụ thể, hãy nhớ chọn nó. Nếu không, công cụ sẽ tìm và thay thế tất cả khoảng trắng trong bảng tính.
- Chuyển đến tab Trang chủ, mở menu Tìm &Chọn trong phần Chỉnh sửa và chọn Thay thế.
- Khi hộp mở ra, hãy nhập số khoảng trắng bạn muốn xóa vào trường Tìm gì.
- Tiếp theo, nhập số khoảng trắng cần thay thế vào trường Thay thế bằng. Để loại bỏ hoàn toàn các khoảng trắng, hãy để trống trường Thay thế bằng như hiển thị bên dưới.
- Chọn một trong các tùy chọn sau:
- Để thay thế tất cả khoảng trắng mà không nhìn thấy các ô trước, hãy chọn Thay thế tất cả.
- Để xem lại các ô trước khi thay thế khoảng trắng, hãy chọn Tìm tất cả rồi chọn Thay thế tất cả khi bạn đã sẵn sàng.
- Bạn sẽ thấy số lượng thay thế được thực hiện, có thể chọn Đóng trong hộp Tìm và Thay thế, sau đó sẽ thấy dữ liệu của bạn không có khoảng trắng bạn đã nhập.
Loại bỏ khoảng trắng bằng Power Query
Một cách khác để xóa khoảng trắng trong Excel là sử dụng Power Query. Điều này lý tưởng nếu bạn đang sử dụng Power Query để nhập hoặc chuyển đổi dữ liệu của mình hoặc chỉ muốn xóa khoảng trắng bắt đầu và kết thúc.
Lưu ý:Khác với chức năng TRIM đã đề cập trước đó, tính năng Cắt này chỉ xóa các khoảng trắng ở đầu và cuối chứ không loại bỏ các khoảng trống ở giữa.
Nếu bạn chưa mở Power Query, hãy chọn dữ liệu của bạn và chuyển tới tab Dữ liệu.
- Chọn Từ Bảng/Phạm vi trong nhóm Lấy &Chuyển đổi Dữ liệu.
- Xác nhận phạm vi dữ liệu của bạn cho bảng trong hộp bật lên, đánh dấu tùy ý vào hộp nếu dữ liệu của bạn có tiêu đề và chọn OK.
- Với dữ liệu của bạn trong Power Query, hãy chọn các cột để cập nhật nếu bạn có nhiều cột. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách giữ Ctrl khi chọn từng cái.
- Chuyển đến tab Chuyển đổi, mở menu Định dạng trong nhóm Cột Văn bản và chọn Cắt bớt.
- Bạn sẽ thấy dữ liệu cập nhật của mình để xóa tất cả khoảng trắng ở đầu và cuối.
- Để sử dụng dữ liệu ngay lập tức, hãy đi tới tab Trang chủ, mở menu Đóng &Tải và chọn một trong các tùy chọn sau:
- Đóng &tải vào:Chọn vị trí cho dữ liệu được cập nhật.
- Đóng &tải:Đặt dữ liệu vào tab mới trong trang tính hiện có của bạn.
Sau đó, bạn có thể định dạng, di chuyển và chuyển đổi dữ liệu từ bảng sang phạm vi ô tùy theo nhu cầu của bạn.
Với nhiều cách khác nhau để loại bỏ các khoảng trắng mà bạn không cần trong Excel, bạn có thể dọn sạch dữ liệu của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng bất kể các khoảng trống đó nằm ở đâu.
Bây giờ bạn đã biết cách xóa khoảng trắng khỏi ô Excel, hãy xem cách loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel.