Khi bạn nhập dữ liệu vào Microsoft Excel hoặc có nhiều người làm việc trên một bảng tính, bạn dễ dàng kết thúc với dữ liệu rối rắm. Dữ liệu này có thể có khoảng trắng thừa ở đầu, cuối hoặc giữa nội dung ô.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách xóa khoảng trắng từ ô Excel để làm sạch dữ liệu. Với một vài phương pháp khác nhau, bạn có thể dùng cái phù hợp nhất tại thời điểm đó.
Xóa Khoảng Trắng Đầu, Cuối, Và Thừa Ở Giữa
Một phương pháp xóa khoảng trắng trong Excel là dùng hàm TRIM. Với nó, bạn có thể loại bỏ khoảng trắng đầu, cuối và khoảng trắng thừa ở giữa văn bản chỉ với một công thức.
Cú pháp công thức là TRIM(text) nơi bạn nhập tham chiếu ô hoặc văn bản thực tế cho đối số. Hãy nhớ hàm này chỉ xóa khoảng trắng thừa, không phải khoảng trắng đơn giữa văn bản, và dùng ô riêng cho kết quả.
Chọn ô nơi bạn muốn nhập công thức và nhận kết quả. Ví dụ, chúng ta chọn ô B1 để cắt khoảng trắng văn bản trong ô A1.
Nhập công thức sau thay thế tham chiếu ô bằng của bạn. Cho ví dụ, chúng ta gõ:
=TRIM(A1)
Dùng Enter hoặc Return để áp dụng công thức và xem kết quả.
Như bạn thấy, hàm TRIM xóa khoảng trắng thừa ở đầu, ở giữa, và cuối văn bản trong ô A1.
Thay Thế Khoảng Trắng (Substitute Spaces)
Cách khác loại bỏ khoảng trắng thừa trong Excel là dùng hàm SUBSTITUTE (THAYTHẾ). Hàm này cho phép thay thế khoảng trắng hiện có bằng số khoảng trắng khác hoặc chuỗi rỗng, nhưng cũng yêu cầu kết quả ở vị trí riêng.
Cú pháp là SUBSTITUTE(text, old, new, instance) nơi chỉ ba đối số đầu tiên bắt buộc, và bạn có thể dùng tham chiếu ô hoặc văn bản thực tế cho đối số đầu. Tùy chọn, bạn có thể dùng đối số instance nếu chỉ muốn thay thế các lần xuất hiện nhất định.
Chọn ô nhập công thức và nhận kết quả. Làm ví dụ, chọn ô B1 thay thế khoảng trắng trong nội dung ô A1.
Dùng công thức này, bạn có thể thay thế hai khoảng trắng bằng một khoảng trắng. Trong cặp dấu ngoặc đầu, nhập hai khoảng trắng. Trong cặp thứ hai, nhập một khoảng trắng.
=SUBSTITUTE(A1," "," ")
Khi dùng Enter hoặc Return áp dụng công thức, bạn sẽ thấy nội dung cập nhật.
Nếu muốn thay thế khoảng trắng bằng chuỗi rỗng, chỉ cần để cặp dấu ngoặc thứ hai trống như sau:
=SUBSTITUTE(A1," ","")
Tìm Và Thay Thế Khoảng Trắng (Find and Replace)
Mặc dù các hàm trên làm tốt việc loại bỏ khoảng trắng thừa, bạn có thể không muốn dùng ô riêng cho nội dung cập nhật. Trong trường hợp này, bạn có thể dùng tính năng Tìm và Thay thế (Find and Replace) trong Excel.
Với Tìm và Thay thế, bạn nhập số khoảng trắng muốn xóa và thay thế, có thể áp dụng cho ô đã chọn hoặc toàn bộ bảng, và nhận kết quả trực tiếp trong ô chứa dữ liệu.
Để áp dụng thay đổi cho ô hoặc phạm vi cụ thể, hãy chắc chắn chọn nó. Nếu không, công cụ sẽ tìm và thay thế tất cả khoảng trắng trong bảng tính.
- Đi đến tab Trang chủ (Home), mở menu Tìm & Chọn (Find & Select) trong phần Chỉnh sửa (Editing), và chọn Thay thế (Replace).
- Khi hộp mở ra, nhập số khoảng trắng muốn xóa trong trường Tìm gì (Find what).
- Tiếp theo, nhập số khoảng trắng thay thế trong trường Thay thế bằng (Replace with). Để xóa hoàn toàn khoảng trắng, để trống trường Thay thế bằng như hình dưới.
- Chọn một trong sau:
- Để thay thế tất cả khoảng trắng không xem ô trước, chọn Thay thế tất cả (Replace All).
- Để xem ô trước khi thay thế, chọn Tìm tất cả (Find All) rồi Thay thế tất cả khi sẵn sàng.
- Bạn sẽ thấy số lần thay thế, chọn Đóng (Close) trong hộp Tìm và Thay thế, và nên thấy dữ liệu không còn khoảng trắng bạn nhập.
Loại Bỏ Khoảng Trắng Sử Dụng Power Query
Một cách nữa xóa khoảng trắng trong Excel là Power Query. Lý tưởng nếu bạn đã dùng Power Query nhập hoặc biến đổi dữ liệu hoặc chỉ muốn xóa khoảng trắng đầu và cuối.
Lưu ý: Khác với hàm TRIM trước, tính năng Cắt (Trim) này chỉ xóa khoảng trắng đầu và cuối, không phải ở giữa.
Nếu chưa mở Power Query, chọn dữ liệu và đi đến tab Dữ liệu (Data).
- Chọn Từ Bảng/Phạm Vi (From Table/Range) trong nhóm Lấy & Biến Dữ Liệu (Get & Transform Data).
- Xác nhận phạm vi dữ liệu cho bảng trong hộp bật lên, tùy chọn tích ô nếu dữ liệu có tiêu đề, và chọn OK.
- Với dữ liệu trong Power Query, chọn cột cần cập nhật nếu có nhiều cột. Bạn làm bằng cách giữ Ctrl khi chọn từng cái.
- Đi đến tab Biến đổi (Transform), mở menu Định dạng (Format) trong nhóm Cột Văn Bản (Text Column), và chọn Cắt (Trim).
- Bạn sẽ thấy dữ liệu cập nhật xóa tất cả khoảng trắng đầu và cuối.
- Để dùng dữ liệu ngay, đi đến tab Trang chủ (Home), menu Đóng & Tải (Close & Load), chọn một trong:
- Đóng & Tải Đến (Close & Load To): Chọn vị trí cho dữ liệu cập nhật.
- Đóng & Tải (Close & Load): Đặt dữ liệu vào tab mới trong bảng hiện tại.
Bạn có thể định dạng, di chuyển, và chuyển đổi dữ liệu từ bảng sang phạm vi ô tùy nhu cầu.
Với nhiều cách xóa khoảng trắng không cần trong Excel, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng làm sạch dữ liệu bất kể khoảng trắng ở đâu.
Bây giờ bạn đã biết cách xóa khoảng trắng từ ô Excel, hãy xem cách loại bỏ hàng trùng lặp trong Excel nữa.