Ứng dụng danh sách việc cần làm đang trở thành cái cột khi mọi người thích nghi với môi trường làm việc từ xa. Ứng dụng tác vụ phổ biến vì dễ quên việc khi tung hứng nhiều dự án với nhiều khách hàng.
Một nhiệm vụ bị bỏ lỡ thường tốn kém, mất thời gian và tiền. Chúng cũng thiết yếu cho tác vụ cá nhân hàng ngày. Ví dụ, nếu bạn cần nhắc nhở về gia hạn bằng lái hoặc hoàn thành bài tập, ứng dụng quản lý tác vụ có thể giúp thông báo khi nhiệm vụ đến hạn.
Vấn đề, tuy nhiên, là có quá nhiều ứng dụng danh sách việc cần làm trên thị trường. Trong bài này, chúng tôi giúp bạn phân biệt giữa hai ứng dụng phổ biến nhất: Todoist vs Microsoft To Do.
Tính năng và Chức năng
Mỗi ứng dụng có bộ khả năng riêng.
Microsoft To Do tập trung vào sự đơn giản. Sau khi mua Wunderlist năm 2015, Microsoft thay thế nó bằng Microsoft To Do. Kế hoạch là xây dựng ứng dụng mạnh mẽ hơn với nhiều tính năng hơn, nhưng thay vào đó, Microsoft tạo ra ứng dụng đơn giản chỉ với khả năng cơ bản.
Mặt khác, Todoist cung cấp phạm vi tính năng rộng hơn lý tưởng cho sử dụng kinh doanh.
Microsoft To Do và Todoist có giao diện tương tự với thanh bên trái để chuyển đổi giữa các phần của ứng dụng và bảng bên phải với danh sách nhiệm vụ.
Danh sách nhiệm vụ (Task Lists)
Microsoft To Do cung cấp bốn loại bộ lọc cho danh sách nơi bạn lọc nhiệm vụ theo:
- My Day: Đây là danh sách thông minh nơi bạn thủ công thêm nhiệm vụ muốn làm hôm nay. Nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ trong danh sách này cùng ngày, nhiệm vụ sẽ được lưu vào danh sách tác vụ chung vào ban đêm khi danh sách tự động reset. Các nhiệm vụ chưa hoàn thành xuất hiện như gợi ý trong phần My Day ngày hôm sau.
- Important: Nhiệm vụ quan trọng (nhấp vào ngôi sao bên cạnh tiêu đề nhiệm vụ) xuất hiện ở đây.
- Planned: Bất kỳ nhiệm vụ nào có ngày đến hạn hoặc nhắc nhở hiện lên ở phần này.
- Assigned to me: Khi hợp tác với đồng đội trên dự án nhiều nhiệm vụ, bạn sẽ thấy tất cả nhiệm vụ giao cho bạn ở phần này.
- Tasks: Đây là nơi tất cả nhiệm vụ của bạn xuất hiện.
Bạn cũng có thể thêm danh sách nhiệm vụ mới vào thanh bên trái hoặc tạo nhóm danh sách nhiệm vụ bằng cách nhấp vào biểu tượng góc dưới bên phải của thanh bên. Đây là giao diện người dùng khá trực quan khi nhìn vào nó:
Bây giờ, hãy so sánh với cách mọi thứ hoạt động trên Todoist.
Với Todoist, bạn có thể làm nhiều hơn.
Thanh bên của Todoist không chia thành bộ lọc nhiệm vụ như Microsoft To Do. Đây là những gì bạn sẽ thấy trên thanh bên Todoist:
- Inbox: Tất cả nhiệm vụ do bạn tạo (không cho dự án cụ thể) và giao cho bạn xuất hiện ở đây.
- Today: Nhiệm vụ đến hạn hôm nay và nhiệm vụ quá hạn xuất hiện ở đây.
- Upcoming: Bạn thấy danh sách nhiệm vụ theo ngày ở đây, và nhiệm vụ quá hạn xuất hiện ở đầu phần này nữa.
- Filters and Labels: Bạn có thể lọc nhiệm vụ dựa trên tham số như ưu tiên hoặc nhãn. Khác với Microsoft To Do, Todoist có toàn bộ phần dành cho lọc, điều này dịch ra dễ dùng vì nó ngưng tụ vài tính năng ngay vào thanh bên.
- Projects: Nhiệm vụ xuất hiện dưới dự án tương ứng. Bạn cũng có thể truy cập dự án đã lưu trữ. Microsoft không cho phép lưu trữ dự án (hoặc danh sách nhiệm vụ như nó gọi), tuy nhiên. Tất cả danh sách nhiệm vụ bị xóa vĩnh viễn từ To Do khi bạn xóa chúng.
Todoist cung cấp bộ tính năng toàn diện hơn cho danh sách nhiệm vụ, nhưng nếu bạn cần thứ đơn giản hơn, To Do có ý nghĩa hơn.
Tạo nhiệm vụ (Task Creation)
Cả hai ứng dụng có vài tính năng tạo nhiệm vụ tiêu chuẩn. Ví dụ, cả hai cho phép tạo subtask và cung cấp tùy chọn thêm nhắc nhở, ngày đến hạn, và người được giao.
Tuy nhiên, cũng có nhiều khác biệt:
- Subtask: Bạn có thể thêm subtask trên cả hai app. To Do gọi subtask là "steps". Khác biệt là Todoist cho phép thêm subtask trong subtask, trong khi To Do không.
- Sections: Todoist cho phép tạo section trong cùng dự án, nghĩa là bạn có thể nhóm nhiệm vụ dựa trên tiêu chí cụ thể ngay trong cùng dự án. Trên Microsoft To Do, bạn chỉ có thể thêm nhiệm vụ riêng lẻ trong dự án.
- Reminder: Nhắc nhở có sẵn trên cả hai app khi tạo nhiệm vụ. Tuy nhiên, chỉ người dùng gói Pro hoặc Business mới truy cập tính năng Reminders trên Todoist. Không có cách đặt nhắc nhở nếu bạn dùng phiên bản miễn phí.
- Ngày đến hạn định kỳ (Recurring Due Dates): To Do giữ đơn giản bằng cách cho phép đặt nhiệm vụ "Repeat". Tuy nhiên, Todoist tiến xa hơn dùng Natural Language Parsing (Phân tích ngôn ngữ tự nhiên) đặt ngày đến hạn định kỳ. Ví dụ, khi tạo nhiệm vụ, thử gõ "Nhắc tôi check-in với Nate mỗi thứ Hai" trong trường tên, và Todoist sẽ tự động đặt ngày đến hạn định kỳ.
Ngoài những khác biệt này, Todoist cũng cung cấp một số tính năng bổ sung bạn không tìm thấy trên app To Do:
- Ưu tiên (Prioritization): App Todoist cho phép đặt ưu tiên cho mọi nhiệm vụ, trong khi không có tùy chọn đó trên To Do.
- Bình luận và phản ứng (Comments and reactions): Todoist cung cấp các tính năng hợp tác như bình luận và phản ứng. Bạn có thể tag đồng đội trong phần bình luận để trao đổi thông tin hoặc chia sẻ cập nhật.
- Hoạt động nhiệm vụ (Task activity): Bạn có thể xem nhật ký hoạt động cho tất cả nhiệm vụ, cho phép theo dõi và kiểm tra quy trình làm việc hiệu quả.
Xem nhiệm vụ (Task Views)
Xem nhiệm vụ là một trong những tính năng thiết yếu, đặc biệt cho người dùng muốn quản lý quy trình làm việc phức tạp.
Mặc dù app to-do thường không cung cấp nhiều xem nhiệm vụ như app quản lý dự án, người dùng mong đợi ít nhất bảng kanban từ app to-do.
Rất tiếc, Microsoft To Do không cung cấp xem nào khác ngoài danh sách đơn giản. Mặt khác, Todoist cung cấp cả xem danh sách và xem bảng (board view).
Bạn có thể dùng xem bảng kanban của Todoist giống như app quản lý dự án dựa trên kanban như Trello nơi bạn tạo cột cho mỗi giai đoạn quy trình làm việc, và thẻ di chuyển dọc theo khi hoàn thành mỗi giai đoạn.
Tính năng khác (Miscellaneous Features)
Chúng tôi đã bao gồm hầu hết thứ Microsoft To Do cung cấp. Rất tiếc, To Do không có tính năng extra đáng ghi nhận (trừ tích hợp). Bạn có thêm vài thứ hay với Todoist, tuy nhiên.
- Điểm Karma: App trò chơi hóa năng suất cho người dùng với Karma. Khi bạn vào phần Productivity trên Todoist, bạn sẽ thấy tùy chọn tạo mục tiêu. Bạn có thể đặt mục tiêu tạo số lượng nhiệm vụ hàng ngày hoặc hàng tuần cụ thể.
Bạn kiếm điểm Karma khi hoàn thành nhiệm vụ và đạt mục tiêu. Xem điểm Karma hoạt động như thế nào trên website Todoist.
- Tích hợp (Integrations): Tích hợp là một trong những tính năng mạnh nhất của Todoist. Bạn có thể tích hợp Todoist với gần như bất kỳ app nào, bao gồm Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook, và Zapier. Bạn cũng có thể tích hợp với app không có trong danh sách với tích hợp như Apiway.
Ngay cả Microsoft To Do cung cấp tích hợp cho app như Google Calendar và Office 365 Suite. Tuy nhiên, tùy chọn ít hơn đáng kể so với Todoist. Cũng đáng chú ý bạn có thể dùng công cụ như Zapier tích hợp To Do hoặc Todoist với nhiều app hơn.
- Kiểu cảnh báo (Alert style): Bạn có thể tùy chỉnh cách bạn muốn được thông báo về cảnh báo Todoist cho mỗi hoạt động. Ví dụ, nếu bạn là quản lý, bạn có thể không muốn nhận email thông báo mỗi khi cộng tác viên tham gia hoặc rời dự án, nhưng bạn có thể thích được thông báo khi nhiệm vụ hoàn thành.
- Mẫu (Templates): Bạn có thể nhanh chóng tạo dự án bằng cách nhập mẫu sẵn sàng từ thư viện mẫu Todoist. Từ dự án cá nhân đến onboarding nhân viên, bạn sẽ tìm thấy mẫu cho hầu như bất kỳ dự án nào bạn nghĩ ra trong thư viện.
- Sao lưu tự động (Automatic Backups): Sao lưu tự động không có trên gói miễn phí. Bạn có thể backup tất cả dữ liệu lên đám mây nếu bạn dùng gói trả phí.
Không có tính năng nào trong phần này có sẵn trên Microsoft To Do, làm cho Todoist phù hợp hơn cho người dùng nặng như doanh nghiệp.
Tương thích Thiết bị
Microsoft To Do và Todoist là ứng dụng cross-platform, nhưng Todoist chạy trên nhiều thiết bị hơn To Do.
Bạn có thể dùng To Do trên Windows, Mac, Android, iOS, và web. Todoist có sẵn trên tất cả nền tảng, bao gồm Linux, Wear OS, và Apple Watch.
Ngoài ứng dụng di động, bạn có thể thêm widget Todoist trên iPhone, iPad, hoặc thiết bị Android.
Todoist cũng cho phép tạo nhiệm vụ trực tiếp từ email qua add-on Gmail, extension Gmail, và plugin Outlook. Bạn cũng có thể dùng Todoist từ trình duyệt—nó có extension Chrome, Edge, Firefox, và Safari.
Giá cả
Microsoft To Do hoàn toàn miễn phí. Todoist có gói miễn phí nhưng khóa một số tính năng sau gói Pro và Business. Gói miễn phí chỉ cho phép lên đến 5 dự án hoạt động, 5 cộng tác viên mỗi dự án, tải file lên đến 5MB, 3 bộ lọc, và 1 tuần lịch sử hoạt động.
Phiên bản miễn phí hoạt động tốt cho sử dụng cá nhân, nhưng người dùng kinh doanh gần như chắc chắn muốn lấy một trong các gói trả phí.
Gói Pro của Todoist giá $4 mỗi tháng trong khi gói Business giá $6 mỗi tháng, miễn là bạn trả cho cả năm.
Cả hai app đều có trường hợp dùng riêng.
Microsoft To Do lý tưởng nếu bạn chỉ muốn dùng cách tiếp cận GTD (Getting Things Done) cho tác vụ cá nhân. Bạn không cần hàng loạt tính năng Todoist để làm danh sách mua sắm phức tạp hơn nó nên.
Nếu bạn tìm thứ hơn khả năng tạo và hoàn thành nhiệm vụ, như hợp tác trên nhiệm vụ bằng cách tag đồng đội hoặc tích hợp với app kinh doanh khác, bạn có thể cân nhắc Todoist.
Đây là lựa chọn hoàn hảo khi bạn không muốn app quản lý dự án đầy đủ như Asana. Chỉ cần thứ đủ mạnh xử lý tác vụ kinh doanh và hợp tác.