Sự gia tăng mạnh mẽ làm việc từ xa khiến nhiều chủ lao động chuyển sang giải pháp phần mềm dựa trên đám mây. Nghĩa là nhiều người hơn bao giờ hết truy cập bộ ứng dụng Microsoft Office 365, bao gồm Microsoft Forms. Microsoft Forms là ứng dụng chỉ trực tuyến (online-only) dùng tạo bài kiểm tra (quiz), khảo sát (survey), và các loại form khác.
Nếu không có tài khoản Office 365 premium, bạn vẫn dùng Microsoft Forms bằng cách đăng ký tài khoản Microsoft miễn phí. Dưới đây, chúng tôi hướng dẫn cách dùng Microsoft Forms: tạo form, thu thập phản hồi, xem kết quả.
Cách tạo Microsoft Form
Bắt đầu bằng đăng nhập forms.office.com. Từ bảng điều khiển (dashboard), chọn tạo form hoặc quiz, hoặc dùng mẫu (template) miễn phí/premium do Microsoft cung cấp.
Bắt đầu tạo Form mới (New Form), đặt tiêu đề và mô tả. Nếu muốn, thêm ảnh cho header form.
Loại câu hỏi (Question Types)
Chọn nút Thêm mới (Add new), chọn loại câu hỏi. Microsoft Forms cung cấp nhiều loại. Lưu ý: Bạn sao chép, xóa, di chuyển, thêm phụ đề (subtitle), hoặc yêu cầu bắt buộc trả lời (require a response) cho bất kỳ câu hỏi nào.
Lựa chọn (Choice). Dùng cho câu hỏi trắc nghiệm chuẩn. Tùy chọn: xáo trộn đáp án, thêm ảnh/video, hiển thị đáp án dạng danh sách thả xuống, nút radio, hoặc checkbox cho nhiều đáp án.
Văn bản (Text). Dùng cho câu hỏi yêu cầu trả lời viết. Tùy chọn: cho phép trả lời dài, thêm ảnh/video.
Đánh giá (Rating). Loại câu hỏi yêu cầu người trả lời cho điểm trên thang đo. Tùy chọn: thêm ảnh/video. Thang đo 2-10 cấp, chọn thang số hoặc biểu tượng sao.
Ngày (Date). Dùng khi câu trả lời là ngày tháng.
Xếp hạng (Ranking). Cho phép người trả lời xếp hạng các lựa chọn bạn cung cấp bằng kéo thả. Thêm ảnh/video và tối đa 10 lựa chọn.
Likert. Tương tự Rating. Câu hỏi Likert yêu cầu người trả lời chỉ mức độ đồng ý/không đồng ý với câu phát biểu.
Tải file lên (File Upload). Chỉ dành cho người dùng OneDrive for Business. Chọn loại này tạo thư mục mới trong OneDrive for Business, người trả lời tải file lên thư mục đó.
Net Promoter Score®. Cũng tương tự Rating. Microsoft nói loại này "định sẵn theo chuẩn NPS, nhưng tùy chỉnh nếu yêu cầu đặc biệt. Dùng loại này, bạn có trang tóm tắt điểm tổng thể và phân phối."
Thêm phần mới (Add a new section). Chọn nếu muốn tạo phần (section) trong form. Thêm, xóa, di chuyển phần như câu hỏi.
Bất kỳ lúc nào, xem trước form người trả lời thấy bằng cách nhấn Xem trước (Preview).
Phân nhánh (Branching)
Microsoft Forms cho áp dụng logic câu hỏi (gọi là "branching" - phân nhánh). Nhấn biểu tượng tùy chọn thêm (more options), chọn Thêm phân nhánh (Add branching). Điều hướng đến câu hỏi muốn áp dụng branching, với mỗi đáp án có thể, chỉ định câu hỏi tiếp theo người trả lời được dẫn đến.
Làm form Microsoft Forms đẹp mắt
Chọn Chủ đề (Theme) xem tùy chọn làm form đẹp hơn.
Bạn có thể:
- Chọn một trong Ý tưởng chủ đề (Theme ideas) gợi ý của Microsoft
- Chọn màu chính cho yếu tố form
- Tìm kiếm hoặc tải ảnh nền tùy chọn
Nếu chọn tùy chọn 3, tìm ảnh trên Bing hoặc tải ảnh từ OneDrive hoặc máy. Cũng giới hạn kết quả tìm ảnh chỉ những ảnh có giấy phép Creative Commons — rất tiện. Nhấn Thêm (Add) đặt ảnh chọn làm nền form.
Nhớ, luôn có thể chọn Xem trước (Preview) xem form trông như thế nào trên máy tính hoặc thiết bị di động.
Chia sẻ form và thu thập phản hồi
Nhấn nút Gửi (Send) chuẩn bị phân phối form. Từ đó: copy link form, tạo mã QR, copy mã nhúng (embed code), chia sẻ link qua email, đăng Facebook hoặc Twitter.
Nếu đăng nhập tài khoản Microsoft premium, thấy cách thêm giới hạn ai được trả lời form.
Tùy chọn:
- Ai cũng trả lời được
- Chỉ người trong tổ chức tôi trả lời
- Người cụ thể trong tổ chức tôi trả lời
Cũng tạo link chia sẻ form như mẫu (template) cho người khác.
Để in form, chọn biểu tượng Tùy chọn thêm (More options) và In form (Print form).
Xem phản hồi
Xem tab Phản hồi (Responses) xem bảng điều khiển phản hồi. Microsoft cung cấp dữ liệu cơ bản: số phản hồi, thời gian trung bình hoàn thành form, form đang hoạt động hay đóng.
Nếu chọn biểu tượng Tùy chọn thêm, xóa tất cả phản hồi, in tóm tắt, hoặc tạo link tóm tắt chia sẻ.
Chọn nút Xem kết quả (View results) duyệt từng phản hồi cá nhân. Hoặc chọn Mở trong Excel (Open in Excel) xuất phản hồi ra bảng tính. Bảng điều khiển Phản hồi cũng tóm tắt câu trả lời mỗi câu hỏi, thường hiển thị biểu đồ.
Công cụ khác tạo form
Microsoft Forms đủ mạnh cho hầu hết công việc và cá nhân, nhưng không phải lựa chọn duy nhất. Đọc so sánh công cụ khác: SurveyMonkey vs Google Forms, hoặc 10 mẫu Google Forms tốt nhất, thậm chí cách tạo form điền được Google Docs với bảng.