Bất cứ khi nào có thay đổi trong thư viện, người dùng có thể dễ dàng lưu trữ, theo dõi và khôi phục các mục thông qua lập phiên bản trong SharePoint . Tính năng này cho phép người dùng kiểm soát nội dung được đăng trên trang web của họ. Vì vậy, hãy tìm cách định cấu hình Phiên bản trong SharePoint 2016 cho thư viện và danh sách, riêng biệt.
Bật lập phiên bản trong SharePoint cho Thư viện hoặc Danh sách
Theo dõi và quản lý thông tin theo thời gian bằng cách lập phiên bản trong danh sách và thư viện SharePoint. Xem và khôi phục các phiên bản trước từ lịch sử của mặt hàng. Khi được bật, các phiên bản mới sẽ được thêm vào lịch sử của một mục sau khi các thay đổi được lưu. Số lượng phiên bản được lưu trữ và khả năng hiển thị của các phiên bản nháp hoặc phiên bản nhỏ có thể được sửa đổi cho từng danh sách và thư viện, Office.com cho biết.
Có thể trải nghiệm tiện ích Tạo phiên bản trong SharePoint trong những lúc bạn cần xem xét hoặc khôi phục phiên bản cũ của một mục hoặc tệp. Để bật lập phiên bản cho danh sách hoặc thư viện trong SharePoint-
- Truy cập Cài đặt danh sách hoặc Thư viện trong nhóm Cài đặt.
- Đi tới Trang Cài đặt Phiên bản
- Định cấu hình lập phiên bản cho Thư viện tài liệu
- Định cấu hình Phiên bản cho Danh sách
Nếu bạn có các thư viện hiện có trên trang OneDrive for Business của mình chưa được kích hoạt lập phiên bản, bạn có thể bật lập phiên bản cho chúng bất kỳ lúc nào.
1] Truy cập Cài đặt danh sách hoặc nhóm Cài đặt thư viện
Đi tới thư viện hoặc danh sách SharePoint mà bạn muốn kích hoạt lập phiên bản.
Chọn Thư viện hoặc Danh sách tab.
Trong ‘ Cài đặt 'Nhóm, chọn ‘ Thư viện ’Hoặc‘ Danh sách 'Tùy chọn.
2] Đi tới Trang cài đặt phiên bản
Khi ‘ Cài đặt Thư viện Cửa sổ 'mở ra, nhấp vào ‘ Cài đặt phiên bản 'Liên kết hiển thị bằng màu xanh lam.
3] Định cấu hình phiên bản cho thư viện tài liệu trong SharePoint
[Nguồn ảnh - Office.com]
Khi được chuyển hướng đến ‘ Cài đặt phiên bản ', Cho phép lập phiên bản bằng cách kiểm tra các tùy chọn phù hợp được liệt kê trong các tiêu đề sau,
- Yêu cầu phê duyệt nội dung cho các mục đã gửi.
- Tạo một phiên bản mỗi khi bạn chỉnh sửa tệp trong thư viện tài liệu này, chỉ có phiên bản chính hoặc phiên bản chính và phụ.
- Giới hạn số lượng phiên bản và bản nháp cần giữ lại.
- Đặt những người có thể xem các mục nháp.
- Yêu cầu kiểm tra tài liệu trước khi chỉnh sửa.
4] Định cấu hình lập phiên bản cho danh sách trong SharePoint
Tương tự, để bật lập phiên bản cho Danh sách trong SharePoint, hãy kiểm tra các tùy chọn mong muốn trong ‘ Cài đặt Phiên bản 'Trang cho Danh sách.
Nếu tại một số điểm, bạn cảm thấy muốn tắt lập phiên bản trong danh sách hoặc thư viện SharePoint
Lặp lại các bước được liệt kê ở trên, nhưng chọn ‘ Không lập phiên bản 'Trên ‘ Cài đặt phiên bản ' trang. Bạn cũng có thể chọn Không cho Yêu cầu phê duyệt nội dung.
Bất kỳ ai có quyền quản lý danh sách đều có thể bật hoặc tắt lập phiên bản cho thư viện. Phiên bản có sẵn cho các mục danh sách trong tất cả các loại danh sách mặc định — bao gồm lịch, danh sách theo dõi vấn đề và danh sách tùy chỉnh.