Khi có thay đổi trong thư viện, người dùng có thể dễ dàng lưu trữ, theo dõi và khôi phục mục qua versioning trong SharePoint. Tính năng này cung cấp cho người dùng quyền kiểm soát nội dung được đăng trên trang web của họ. Vì vậy, hãy tìm hiểu cách cấu hình Versioning trong SharePoint 2016 cho thư viện và danh sách, riêng biệt.
Bật Versioning trong SharePoint cho Thư viện hoặc Danh sách
Theo dõi và quản lý thông tin theo thời gian với versioning trong danh sách và thư viện SharePoint. Xem và khôi phục phiên bản trước từ lịch sử mục. Khi bật, phiên bản mới được thêm vào lịch sử mục sau khi lưu thay đổi. Số phiên bản lưu trữ và khả năng thấy bản nháp hoặc phiên bản nhỏ có thể sửa đổi cho mỗi danh sách và thư viện, nói Office.com.
Tính hữu ích của Versioning trong SharePoint có thể trải nghiệm khi bạn cần xem hoặc khôi phục phiên bản cũ của mục hoặc tệp. Để bật versioning cho danh sách hoặc thư viện trong SharePoint-
- Truy cập List Settings (Cài đặt danh sách) hoặc Library Settings (Cài đặt thư viện) trong nhóm Settings (Cài đặt).
- Đi đến trang Versions Settings (Cài đặt phiên bản)
- Cấu hình versioning cho Document Library (Thư viện tài liệu)
- Cấu hình Versioning cho List (Danh sách)
Nếu bạn có thư viện hiện có trên trang OneDrive for Business không bật versioning, bạn có thể bật versioning cho chúng bất cứ lúc nào.
1. Truy cập List Settings hoặc Library Settings group
Đi đến thư viện hoặc danh sách SharePoint bạn muốn bật versioning.
Chọn tab Library hoặc List.
Dưới nhóm 'Settings', chọn tùy chọn 'Library' hoặc 'List'.
2. Đi đến trang Versions Settings
Khi cửa sổ 'Library Settings' mở, nhấp vào liên kết 'Versioning settings' (Cài đặt phiên bản) hiển thị màu xanh.
3. Cấu hình Versioning cho Document library trong SharePoint
[Nguồn hình ảnh – Office.com]
Khi được dẫn đến trang 'Version Settings', bật versioning bằng cách tích các tùy chọn phù hợp dưới các tiêu đề sau,
- Require content approval for submitted items (Yêu cầu phê duyệt nội dung cho mục đã gửi).
- Create a version each time you edit a file in this document library, either major versions only or major and minor versions (Tạo phiên bản mỗi lần chỉnh sửa tệp trong thư viện này, chỉ phiên bản chính hoặc phiên bản chính và nhỏ).
- Limit the number of versions and drafts to retain (Giới hạn số phiên bản và bản nháp cần giữ).
- Set who can see draft items (Đặt ai có thể xem mục nháp).
- Require documents to be checked before they can be edited (Yêu cầu kiểm tra tài liệu trước khi chỉnh sửa).
4. Cấu hình Versioning cho List trong SharePoint
Tương tự, để bật versioning cho List trong SharePoint, tích các tùy chọn mong muốn dưới trang 'Version Settings' cho List.
Nếu tại một thời điểm, bạn cảm thấy muốn tắt versioning trong danh sách hoặc thư viện SharePoint
Lặp lại các bước trên, nhưng chọn 'No versioning' (Không phiên bản) trên trang 'Version Settings'. Bạn cũng có thể tích No cho Require content approval (Yêu cầu phê duyệt nội dung).
Bất kỳ ai có quyền quản lý danh sách đều có thể bật/tắt versioning cho thư viện. Versioning có sẵn cho mục danh sách trong tất cả các loại danh sách mặc định—bao gồm lịch, danh sách theo dõi vấn đề và danh sách tùy chỉnh.