Gửi email/tin nhắn nhóm rất khổ nếu phải thêm người nhận từng cái vào ô "To". Dễ hơn nhiều nếu thiết lập nhóm liên hệ (contact groups) ('đồng nghiệp', 'gia đình', 'đội bóng 5 người'...), vì chỉ cần nhập tên nhóm, mọi thành viên nhận tin. Còn dùng khác: tạo nhóm miễn trừ chế độ Không phiền (Do Not Disturb).
Vấn đề: vài cập nhật iOS trước, Apple gỡ bỏ tạo nhóm liên hệ trên iPhone/iPad: vẫn xem/dùng nhóm đã tạo, nhưng tạo nhóm, thêm/xóa thành viên phải làm trên iCloud qua Mac/PC.
Bài viết giải thích tạo nhóm liên hệ trên iPhone/iPad (dùng app) và trên Mac. Xem thêm Cách chuyển liên hệ từ iPhone sang iPhone.
Dùng app thứ 3
Cách khắc phục: dùng app thứ 3. Nhiều lựa chọn miễn phí, app mới xuất hiện liên tục, đáng thử vài cái (tìm "nhóm liên hệ" hoặc "quản lý liên hệ" trên App Store) xem cái nào tốt.
Chúng tôi nghe nhiều khen Groups về việc này, và nó thực sự dễ dàng tạo nhóm trên iPhone. Chỉ nhấn Thêm nhóm mới, đặt tên, điền thành viên cuộn danh sách tick chọn.
Vấn đề Groups, theo kinh nghiệm: thường khó đồng bộ nhóm vào app gốc Apple; xem nhóm của app qua Liên hệ, Mail, Tin nhắn đôi khi thấy thiếu liên hệ. An toàn hơn gửi email trực tiếp từ Groups - nhưng nhớ giới hạn số email miễn phí, phải trả phí sau, giải pháp ngắn hạn.
Tạo nhóm liên hệ trên iCloud
Giải pháp lâu dài tốt nhất: làm trên iCloud qua Mac/PC. Nhóm tạo đó sẽ đồng bộ về iPhone/iPad dùng được.
- Trên iPhone/iPad, mở Cài đặt, nhấn tên trên cùng, chọn iCloud. Đảm bảo Liên hệ (Contacts) có thanh xanh: nếu không, nhấn bật.
- Chuyển sang Mac (hoặc PC) đăng nhập icloud.com bằng Apple ID. Chọn Liên hệ.
- Sẽ thấy tất cả liên hệ iPhone dạng danh sách. Nhấn dấu + dưới khung trái. Chọn Nhóm mới (New Group).
- Nhóm mới, tên tạm Nhóm không tiêu đề 1, hiện cột trái dưới Tất cả liên hệ. Đặt tên nhóm, nhấn ra ngoài ô để lưu.
Xong - đã tạo nhóm liên hệ, sẽ đồng bộ về iPhone dùng được. Xóa nhóm: chọn nhóm, nhấn biểu tượng cog (bánh răng) góc dưới trái chọn Xóa.
Nhóm không có liên hệ thì vô nghĩa.
Thêm và xóa liên hệ
Quay lại nhóm Tất cả liên hệ quyết định ai thêm vào nhóm mới. Thêm từng người: kéo thả tên lên nhóm mới.
Muốn xóa tên khỏi nhóm: phải ở trong nhóm, tên nhóm được highlight, tên liên hệ muốn xóa cũng highlight. Nhấn cog chọn Xóa. Chỉ xóa khỏi nhóm (không có popup cảnh báo), không xóa khỏi danh bạ hoàn toàn.
Sẽ biết nếu làm sai: nếu bảo iCloud xóa hoàn toàn liên hệ, sẽ có cảnh báo và phải chọn Xóa lần 2 xác nhận.
Cách thêm liên hệ nhanh hơn
Có thể thêm hàng loạt liên hệ cùng lúc.
Giữ phím Cmd (phím Apple) nhấn từng liên hệ muốn thêm. Tất cả được chọn cùng lúc. (Nếu chọn nhầm, nhấn lại để bỏ chọn). Thả Cmd, kéo thả bất kỳ tên đã highlight lên nhóm mới, các tên khác cũng theo.
Nhanh hơn: giữ Shift thay Cmd, nhấn 2 tên. iCloud cũng chọn tất cả liên hệ giữa 2 tên đó.
Sử dụng nhóm liên hệ
Đã tạo nhóm trên Mac, đóng tab iCloud, chuyển iPhone/iPad dùng.
Mở Liên hệ, nhấn Nhóm (Groups) góc trên trái. Nhóm mới liệt kê dưới iCloud. Mặc định tất cả nhóm tick, nhưng nhấn tên nhóm mới, các nhóm khác bỏ tick, chỉ còn nhóm mới. Nhấn Xong, thấy danh sách liên hệ trong nhóm.
(Theo kinh nghiệm nhóm mới hiện gần như tức thì, miễn có internet. Không có độ trễ đồng bộ đáng kể.)
Giờ gửi email cho cả nhóm dễ dàng. Mở Mail soạn tin mới. Ô To gõ tên nhóm, iOS gợi ý. Nhấn nhóm (gắn nhãn 'Nhóm' thay vì tên đầy đủ) chèn tất cả email làm người nhận. Có thể xóa từng người nếu muốn gửi cho hầu hết thành viên.
Cũng dùng được cho Tin nhắn (Messages), nhưng hơi khác. Soạn tin mới, gõ tên nhóm ô To, chọn nhóm gợi ý. Vấn đề: nó kéo tất cả số điện thoại và địa chỉ iMessage của liên hệ, kết quả người nhận gấp 3 lần mong muốn.