Chuyển dịch vụ email từ Microsoft 365 sang iCloud+ của Apple gom email vào một nhà cung cấp và tiết kiệm chi phí. Bạn cũng không cần ngừng dùng công cụ Microsoft 365 nếu vẫn cần.
Dù sao, nếu trả tiền bất kỳ gói iCloud nào, bạn có iCloud+, bao gồm tích hợp domain email tùy chỉnh và chia sẻ với gia đình.
Quá trình cần ~30 phút tập trung và sẵn sàng làm việc với công cụ Microsoft 365 theo cách mới.
Khác Biệt Giữa Dùng iCloud+ Vs Microsoft 365 Cho Email
Có ưu/nhược dùng iCloud+ cho email thay Microsoft 365. Khác biệt chính nằm ở mức độ "power user" email bạn là bao nhiêu.
Ưu Điểm Của iCloud+ Cho Email
- Cắt giảm chi phí. Subscription nhanh chóng cộng dồn. Nếu không thường dùng Microsoft 365, iCloud+ tiết kiệm tiền và giảm dịch vụ quản lý. Nếu chỉ đôi khi cần công cụ Microsoft 365, gói free có thể đủ.
- Gom chung. Kiểm tra nhiều inbox tốn thời gian. Đúng rằng bạn có thể thêm tất cả email vào một app — ví dụ Microsoft Outlook hoặc Apple Mail. Nhưng nếu làm vậy, bạn có thể tự hỏi tại sao trả tiền nhiều dịch vụ.
- Nhiều địa chỉ. iCloud+ cho phép mỗi thành viên nhóm chia sẻ gia đình thêm 3 địa chỉ mỗi domain. Mỗi người cá nhân hóa quản lý email, đặt primary, secondary, tertiary. Bổ sung tính năng Hide My Email của Apple, tạo địa chỉ ngẫu nhiên forward về iCloud email.
Nhược Điểm Của iCloud+ Cho Email
- Không có rule mạnh. Rule mạnh của Outlook có cả web và desktop. Rule trên iCloud.com và Apple Mail cơ bản hơn. Hơn nữa rule tạo trên Mail desktop không sync lên web. Nghĩa là cần Mac bật để rule hoạt động cross-device. Tuy nhiên rule có sẵn đủ nếu chỉ muốn chuyển mail đến folder cụ thể, forward, hoặc xóa.
- Giao diện web yếu. Mail web cơ bản rõ rệt so với Outlook web giàu tính năng. Apple tập trung vào Mail desktop và mobile, hiếm cập nhật.
- Không có catch-all address. Không cấu hình iCloud+ tạo catch-all email cho domain. Nhược điểm nghiêm trọng với nhiều người. Giới hạn 3 email/người — một số trường hợp không đủ. Microsoft 365 cho tạo catch-all mailbox.
Cách Chuyển Email Sang iCloud+ Từ Microsoft 365
Muốn gom email vào iCloud+, đây là cách.
Backup Email
Bước đầu chuyển email từ Microsoft 365 sang iCloud+ là backup email.
Backup Outlook trên Mac:
- Chọn tab Tools.
- Click Export.
- Trong hộp Export to Archive File (.olm), tích dữ liệu muốn xuất.
- Chọn Continue và chọn nơi lưu Archive File.
- Click Finish khi nhận thông báo xuất hoàn tất.
Quy trình dễ hơn nếu tài khoản Microsoft 365 setup trên Apple Mail cùng iCloud email. Bạn có thể di chuyển email từ inbox Microsoft 365 (và inbox khác đã setup) sang iCloud.
Cách làm:
- Tải tất cả email Microsoft 365 về máy tính.
- Chọn tất cả email trong inbox Microsoft 365.
- Kéo thả vào inbox iCloud.
Xác nhận đã di chuyển tất cả email bằng cách đăng nhập Microsoft 365 web kiểm tra inbox rỗng.
Quá trình có thể mất vài giờ, tùy kích thước inbox và tốc độ mạng.
Cách Chuyển Email Sang iCloud+
Chuyển email từ Microsoft 365 sang iCloud+ mất ~30 phút, cần chú ý chi tiết. May mắn Apple làm quy trình ít đau khổ nhất có thể.
Trước hết, truy cập www.icloud.com đăng nhập Apple ID. Chọn menu thả xuống bên cạnh tên góc trên phải.
Click Account Settings. Chọn Manage dưới Custom Email Domain.
Chọn domain chỉ dùng bởi bạn hoặc cả thành viên nhóm chia sẻ gia đình.
Nhập tên domain muốn kết nối iCloud+.
Nhập địa chỉ email dùng với domain (có thể tạo thêm email sau). Apple sẽ email xác thực địa chỉ. Email có hướng dẫn chi tiết hoàn tất chuyển đổi.
Tùy domain registrar, chuyển đổi chỉ cần đăng nhập registrar. Email tự động chuyển sang iCloud+.
Trường hợp GoDaddy, registrar phổ biến Mỹ cũng bán subscription Microsoft 365. GoDaddy xác nhận ngắt email khỏi Microsoft 365 trước khi chuyển.
Nếu registrar không cung cấp dịch vụ này, bạn phải đăng nhập website registrar và thủ công cập nhật DNS record định tuyến email về iCloud.
Email từ Apple bao gồm hướng dẫn bước بخطوة. Hướng dẫn cũng có trong tài liệu hỗ trợ Apple.
Đảm bảo copy-paste chính xác tất cả DNS record như hiển thị.
Sau khi cập nhật cài đặt, có thể mất 24h để có hiệu lực. Thường email đến trong 10 phút.
Tiếp Tục Làm Việc Với Công Cụ Microsoft 365
Bạn當然 có thể tiếp tục dùng sản phẩm Microsoft 365 sau khi chuyển iCloud+. Email do iCloud+ xử lý, nhưng vẫn dùng địa chỉ email và mật khẩu để dùng Microsoft 365 như Word, Excel. Dù không gia hạn subscription, có thể web-based Microsoft 365 free đủ dùng.
Thậm chí có thể thêm email iCloud vào Outlook desktop/mobile dùng tính năng thiếu ở Apple Mail, như gửi lịch (send later).
Chuyển Email Từ Microsoft 365 Sang iCloud+
Chuyển email từ Microsoft 365 sang iCloud+ của Apple cần chú ý chi tiết và ~30 phút. Nhiệm vụ đơn giản gom email vào một nhà cung cấp, bạn có thể đã trả tiền nếu dùng sản phẩm Apple.