Tài liệu thuế - như phiếu lương; các mẫu 1040, W-2 và 1099; hoặc thậm chí là bản khai thuế đầy đủ của bạn — bao gồm nhiều dữ liệu cá nhân và tài chính nhạy cảm. Những thông tin như tên đầy đủ, địa chỉ, số An sinh xã hội, chủ lao động và chi tiết tài chính của bạn đều có thể được sử dụng bởi những kẻ trộm danh tính nhằm mạo danh bạn. Do đó, một email không bảo mật hoặc tài liệu bị thất lạc có thể khiến bạn bị lừa đảo.
IRS đã gắn cờ 2,1 triệu tờ khai có thể bị đánh cắp danh tính trong mùa khai thuế năm 2025, theo báo cáo giữa năm của National Taxpayer Advocate trước Quốc hội. Tìm hiểu ba mẹo đơn giản để gửi tài liệu thuế của bạn an toàn hơn và giảm nguy cơ tiền lãi của bạn bị ảnh hưởng trong năm nay.
1. Sử dụng dịch vụ uy tín để nộp thuế
Nếu bạn định sử dụng người khai thuế hoặc kế toán để nộp thuế, hãy chọn dịch vụ mà bạn có thể xác minh là hợp pháp và đáng tin cậy thông qua một nguồn chính thức. Việc không chọn một dịch vụ đáng tin cậy có thể khiến tài liệu của bạn gặp rủi ro vì bạn có thể phải giao dịch với một người khai thuế giả.
Dưới đây là một số cách dễ dàng để tìm được dịch vụ khai thuế uy tín:
- Sử dụng trang web IRS:Sử dụng công cụ tìm kiếm của nhà cung cấp dịch vụ khai thuế điện tử được IRS ủy quyền để tìm các dịch vụ thuế đủ tiêu chuẩn và đáng tin cậy trong khu vực của bạn. Bạn cũng nên yêu cầu PTIN (Mã số nhận dạng thuế của người khai thuế) mà bạn đã chọn để đảm bảo rằng chúng hợp pháp.
- Kiểm tra các trang web đánh giá:Sử dụng các trang web đánh giá và khiếu nại như Better Business Bureau và Trustpilot để xem những khách hàng khác cảm thấy thế nào về người khai thuế. Nhiều đánh giá tiêu cực không nhất thiết cho thấy lừa đảo nhưng điều đó có thể có nghĩa là bạn sẽ không có trải nghiệm tuyệt vời.
- Xem lại các tổ chức chuyên môn:Hỏi người chuẩn bị của bạn về các tổ chức chuyên môn và số lượng thành viên của họ. Hãy tìm các tổ chức đáng tin cậy như Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ (AICPA) hoặc Hiệp hội Đại lý Đăng ký Quốc gia (NAEA).
Hãy nhớ:Công ty khai thuế xuất hiện trên Google Maps không có nghĩa là công ty đó hợp pháp. Bằng cách xác nhận sự ủy quyền của họ bằng cách tìm kiếm nhà cung cấp tệp điện tử IRS và kiểm tra danh tiếng của họ trên các trang web đánh giá, bạn có nhiều khả năng chọn được người khai thuế đáng tin cậy hơn.
2. Tải tài liệu lên qua cổng trực tuyến an toàn
Bất cứ khi nào có thể, hãy tải tài liệu của bạn lên các cổng trực tuyến an toàn. Các cổng này thường được mã hóa, khiến tin tặc rất khó có thể chặn thông tin liên lạc. Tốt nhất nên tránh sử dụng email hoặc ứng dụng nhắn tin để gửi tài liệu thuế có chứa dữ liệu nhạy cảm. Tội phạm có thể chặn các phương thức liên lạc này và truy cập thông tin cá nhân của bạn.
Nếu bạn sử dụng người khai thuế hoặc kế toán hợp pháp, họ phải cung cấp một cổng thông tin trực tuyến an toàn để bạn tải lên các tài liệu và biểu mẫu thuế của mình. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm khai thuế tự phục vụ, như TurboTax, TaxAct hoặc FreeTaxUSA, hãy đảm bảo rằng nền tảng bạn chọn có tính năng tải lên tài liệu được mã hóa.
Mặc dù hiếm gặp nhưng IRS có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm thông tin tài chính sau khi bạn nộp đơn. Nếu vậy, hãy sử dụng Công cụ tải lên tài liệu của IRS để gửi bất kỳ tài liệu nhạy cảm nào. Tuy nhiên, trước khi gửi bất kỳ thứ gì, hãy kiểm tra xem yêu cầu đó có hợp pháp từ IRS hay không. Những kẻ lừa đảo thường lợi dụng sự nhầm lẫn trong mùa thuế để lừa nạn nhân nhấp vào liên kết lừa đảo.
3. Sử dụng thư được theo dõi
Gửi tài liệu thuế qua thư thường kém an toàn hơn so với sử dụng cổng trực tuyến được mã hóa và chỉ nên sử dụng nếu thực sự cần thiết. Tuy nhiên, nếu bạn cần gửi tài liệu thuế qua đường bưu điện đến IRS, hãy sử dụng thư được theo dõi.
Phương thức gửi hàng này cung cấp số theo dõi cho phép bạn và người nhận theo dõi và xác nhận việc gửi hàng, giảm nguy cơ tài liệu bị thất lạc hoặc gửi sai địa chỉ. Hãy xem xét Thư hạng nhất USPS, phong bì tài liệu UPS hoặc phong bì tài liệu FedEx.
Riêng biệt, hãy đảm bảo bạn gửi tài liệu đến đúng địa chỉ. Địa chỉ gửi thư cho IRS khác nhau tùy theo tiểu bang và thay đổi tùy thuộc vào việc bạn có gửi kèm khoản thanh toán cho các khoản thuế còn nợ hay không. Hãy kiểm tra bản tóm tắt của IRS về nơi nộp tờ khai thuế bằng giấy để có được địa chỉ phù hợp.
Các lựa chọn thay thế để bảo mật cổng trực tuyến
Các cổng trực tuyến an toàn do IRS, người khai thuế được ủy quyền hoặc phần mềm thuế đáng tin cậy cung cấp luôn là cách an toàn nhất để chia sẻ tài liệu thuế và bạn nên ưu tiên sử dụng chúng như một ưu tiên tuyệt đối.
Tuy nhiên, nếu vì lý do nào đó mà bạn không thể sử dụng cổng thông tin an toàn để tải tài liệu của mình lên với chuyên gia thuế, bạn vẫn nên tránh sử dụng email, tin nhắn văn bản hoặc ứng dụng nhắn tin thông thường để gửi dữ liệu nhạy cảm. Các lựa chọn thay thế cần cân nhắc bao gồm dịch vụ email được mã hóa với tệp được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc dịch vụ chia sẻ tệp an toàn có liên kết hết hạn.
Dưới đây là thông tin thêm về cả hai phương pháp:
Email được mã hóa và các tệp được bảo vệ bằng mật khẩu
Nếu người khai thuế đáng tin cậy của bạn yêu cầu tài liệu qua email và không có cổng bảo mật nào thì việc sử dụng địa chỉ email được mã hóa và các tệp được bảo vệ bằng mật khẩu có thể giúp giảm nguy cơ bị chặn.
Mã hóa giúp bảo vệ bạn khỏi các cuộc tấn công trung gian nhằm chặn thông tin liên lạc. Trong khi đó, các tệp PDF hoặc ZIP được bảo vệ bằng mật khẩu sẽ ngăn chặn tội phạm có quyền truy cập miễn phí vào các tệp của bạn nếu tài khoản email bị xâm phạm hoặc chuyển tiếp mà không được phép.
Bạn có thể bảo vệ các tệp PDF bằng mật khẩu bằng công cụ trực tuyến miễn phí của Adobe Acrobat. Đối với các tệp ZIP, hãy sử dụng phần mềm miễn phí, đáng tin cậy như 7-Zip để nén và bảo vệ chúng bằng mật khẩu.
Khi bạn làm điều đó, hãy xem xét một trong những dịch vụ email được mã hóa sau để tăng cường bảo mật:
- Gmail Workspace:Tài khoản Google Workspace sử dụng khóa mã hóa nên chỉ người nhận mới có thể dễ dàng truy cập thư.
- RMail:Cung cấp mã hóa hai đầu (E2E) để bảo mật dữ liệu trước khi dữ liệu rời khỏi thiết bị của bạn. Tích hợp với Outlook và Gmail.
- Thư nguyên tử:Hỗ trợ mã hóa không chứa kiến thức nên nhân viên và những kẻ tấn công bên ngoài không thể dễ dàng chặn hoặc đọc email đã gửi của bạn.
- PreVeil:Mã hóa email và tích hợp với Gmail, Outlook và Apple Mail thông qua bộ nhớ email trên thiết bị.
Nếu người khai thuế nhất quyết yêu cầu email không được mã hóa, hãy nhắc họ rằng IRS khuyến nghị các phương pháp an toàn hơn.
Dịch vụ chia sẻ tệp an toàn với các liên kết hết hạn
Nếu không có cổng trực tuyến an toàn và bạn cần một giải pháp thay thế cho tệp đính kèm email để gửi tài liệu thuế thì dịch vụ chia sẻ tệp an toàn là lựa chọn tốt hơn các giải pháp thay thế.
Các dịch vụ chia sẻ tệp an toàn cho phép chia sẻ tài liệu thuế bằng các liên kết hết hạn, quyền truy cập chỉ xem và bảo vệ bằng mật khẩu. Bằng cách sử dụng cả ba, bạn có thể kiểm soát ai xem và tải tài liệu thuế của mình xuống, ngay cả khi tội phạm mạng tìm thấy liên kết được chia sẻ.
Dưới đây là danh sách các dịch vụ chia sẻ tệp đáng tin cậy cung cấp các tính năng này:
- OneDrive:Đi kèm 5 GB dung lượng lưu trữ miễn phí với các biện pháp kiểm soát quyền truy cập để quản lý khả năng hiển thị tệp.
- Google Drive:Cung cấp tới 15 GB bộ nhớ miễn phí với các biện pháp kiểm soát quyền truy cập nhưng việc xem một số tài liệu cần có tài khoản Gmail.
- DropBox:Bắt đầu ở mức $10 hàng tháng và cung cấp khả năng kiểm soát quyền truy cập, liên kết được bảo vệ bằng mật khẩu và ngày hết hạn liên kết.
- Sync.com:Sử dụng mã hóa hai đầu để lưu trữ hoặc chia sẻ tệp nhưng phải trả phí hàng tháng.
- WeTransfer:Chuyên về truyền tệp lớn, WeTransfer hỗ trợ các liên kết hết hạn và được bảo vệ bằng mật khẩu.
Nếu người khai thuế của bạn yêu cầu gửi tài liệu qua nền tảng nhắn tin không an toàn, hãy nhắc lại tầm quan trọng của việc bảo mật tài liệu và đề xuất gửi các liên kết được tạo bằng một trong các dịch vụ trên thay vì gửi tệp đính kèm.
Những lưu ý về an toàn khi nộp thuế trực tuyến
Việc nộp thuế trực tuyến sẽ an toàn nếu bạn thực hiện các biện pháp phòng ngừa phù hợp. Tuy nhiên, để giúp bảo vệ thông tin thuế nhạy cảm và danh tính của bạn, điều quan trọng là bạn phải thường xuyên nhận thức được nguy cơ lừa đảo thuế. Các mẹo an toàn quan trọng khác để nộp thuế một cách an toàn bao gồm tránh sử dụng Wi-Fi công cộng không bảo mật và sử dụng kết nối VPN được mã hóa.
Tìm dấu hiệu lừa đảo thuế
Lừa đảo thuế có nhiều hình thức, từ những kẻ mạo danh tự xưng là đại lý IRS cho đến những người khai thuế giả mạo, email lừa đảo hoặc các âm mưu hứa hẹn những khoản tiền hoàn lại lớn bất thường. Những kẻ lừa đảo thường gây áp lực buộc bạn phải hành động nhanh chóng, gửi tiền vào tài khoản lạ hoặc cung cấp thông tin cá nhân.
Không bao giờ ký vào biểu mẫu trống hoặc chia sẻ dữ liệu nhạy cảm với các nguồn chưa được xác minh. Báo cáo trực tiếp hoạt động đáng ngờ cho IRS để bảo vệ bạn khỏi gian lận.
Chú thích thống kê cho thấy khoản lỗ trung bình trên 490.000 USD do gian lận thuế.
Xác minh người khai thuế đã nhận được tài liệu của bạn
Xác nhận người khai thuế của bạn đã nhận được bất kỳ tài liệu nào được tải lên, email được mã hóa hoặc thư được theo dõi bằng cách gọi điện hoặc nhắn tin cho họ. Nếu bạn đã gửi thứ gì đó đến sai địa chỉ hoặc rơi vào một vụ lừa đảo trực tuyến đã đánh cắp tài liệu của bạn, tốt hơn hết là bạn nên phát hiện sớm hơn là để muộn.
Tránh Wi-Fi công cộng
Việc sử dụng mạng Wi-Fi công cộng không bảo mật có thể khiến bạn dễ bị tấn công đánh hơi gói nhằm chặn dữ liệu của bạn trong quá trình truyền. Dành các nhiệm vụ nhạy cảm, chẳng hạn như khai thuế, để bảo mật mạng gia đình và chỉ sử dụng Wi-Fi công cộng khi bạn không truyền dữ liệu nhạy cảm.
Sử dụng VPN
Mạng công cộng ảo (VPN) giúp ẩn dữ liệu nhạy cảm mà bạn đang truyền bằng cách mã hóa kết nối internet của bạn. Trong số các lợi ích khác, điều này cung cấp thêm một lớp bảo vệ chống lại tin tặc cố gắng truy cập thông tin cá nhân của bạn, khiến đây trở thành biện pháp phòng ngừa hợp lý cần thực hiện khi nộp thuế trực tuyến.
Nếu bạn định sử dụng VPN, hãy đảm bảo chọn một VPN đáng tin cậy và đáng tin cậy. Norton VPN giúp đảm bảo thông tin nhạy cảm nhất của bạn luôn được ẩn khỏi những con mắt tò mò bằng các tính năng bảo mật và mã hóa cấp ngân hàng như xoay vòng IP. Với hơn 100 địa điểm máy chủ, bao gồm 25 thành phố ở 18 tiểu bang của Hoa Kỳ, bạn có thể tìm thấy kết nối nhanh chóng, an toàn ở gần mình.
Nhận mã PIN IP
Mã PIN IP (Số nhận dạng cá nhân bảo vệ danh tính) là mã gồm sáu chữ số bổ sung thêm một lớp bảo mật cho hồ sơ thuế của bạn. Khi bạn có mã PIN IP, IRS yêu cầu bạn nhập mã PIN đó vào tờ khai thuế trước khi có thể xử lý. Điều này khiến những kẻ lừa đảo gặp khó khăn hơn nhiều trong việc khai thuế gian lận dưới tên của bạn, ngay cả khi họ có thông tin cá nhân của bạn.
Bạn có thể lấy mã PIN IP bằng cách xác minh danh tính của mình thông qua công cụ Nhận mã PIN IP trên trang web IRS. Nó phải được gia hạn mỗi năm.
Cài đặt phần mềm diệt virus
Phần mềm chống vi-rút hoặc chống phần mềm độc hại giúp bảo vệ thiết bị của bạn khỏi bị lây nhiễm bởi các chương trình nguy hiểm, như phần mềm gián điệp hoặc phần mềm tống tiền. Những loại phần mềm độc hại này có thể cho phép tội phạm mạng đánh cắp hoặc xóa tài liệu thuế của bạn, nhưng phần mềm chống vi-rút giúp bạn phát hiện chúng để bạn có thể tránh tải chúng xuống ngay từ đầu — và loại bỏ sự lây nhiễm một cách nhanh chóng.
Bảo mật tài khoản của bạn bằng mật khẩu mạnh và 2FA
Sử dụng mật khẩu mạnh, duy nhất và bật xác thực hai yếu tố (2FA) trên tất cả các tài khoản thuế trực tuyến của bạn. Mật khẩu an toàn giúp ngăn chặn tội phạm mạng đoán thông tin đăng nhập của bạn, trong khi 2FA có thể giúp ngăn chặn các nỗ lực chiếm đoạt tài khoản ngay cả khi mật khẩu của bạn bị rò rỉ.
Bảo vệ thông tin tài chính của bạn trong mùa thuế này
Những người khai thuế giả mạo, những kẻ lừa đảo thuế và tin tặc muốn lây nhiễm phần mềm độc hại vào thiết bị của bạn hoặc đánh cắp dữ liệu của bạn qua Wi-Fi công cộng đều là những rủi ro cần lưu ý trong mùa thuế. Tuy nhiên, bằng cách biết những gì cần tìm và những gì bạn nên tránh, bạn có thể giúp giữ an toàn cho thông tin tài chính của mình khỏi những mối đe dọa này.
Để được bảo vệ thêm khỏi lừa đảo, phần mềm độc hại và các rủi ro trực tuyến khác, hãy tải Norton 360 Deluxe. Nó cung cấp một VPN an toàn và bao gồm một trợ lý phát hiện lừa đảo được hỗ trợ bởi AI có thể giúp bạn phát hiện các mối đe dọa trước khi chúng xâm phạm dữ liệu của bạn.
Câu hỏi thường gặp
IRS có gửi email không?
Có, IRS sẽ gửi email nếu bạn chọn nhận thông báo về hoạt động tài khoản IRS.gov, đăng ký nhận thông tin cập nhật về chủ đề thuế hoặc có trường hợp mở với nhân viên IRS. Tuy nhiên, IRS không gửi email, tin nhắn văn bản hoặc tin nhắn trên mạng xã hội không theo yêu cầu mà dựa vào thư được gửi để liên hệ ban đầu trong hầu hết các trường hợp.
Google Drive có an toàn cho tài liệu thuế không
Sao lưu tài liệu thuế của bạn trên Google Drive có thể tương đối an toàn, miễn là bạn bảo vệ tài khoản của mình bằng mật khẩu mạnh và 2FA. Tuy nhiên, thông thường bạn chỉ nên chia sẻ các tài liệu thuế nhạy cảm qua các cổng trực tuyến an toàn do người khai thuế hoặc nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy cung cấp.
Tiền thuế của tôi ở đâu?
Nếu bạn đã gửi tờ khai của mình, bạn có thể kiểm tra trạng thái hoàn thuế của mình bằng cách truy cập trang web IRS và sử dụng phần "Tiền hoàn thuế của tôi ở đâu?" dụng cụ. Bạn cũng có thể kiểm tra trạng thái khoản tiền hoàn lại của mình bằng cách gọi cho IRS hoặc sử dụng ứng dụng di động IRS2Go.
Làm cách nào để nộp đơn gia hạn thuế?
Bạn có thể nộp đơn gia hạn thuế bằng cách gửi Biểu mẫu 4868 cho IRS trước thời hạn nộp thuế. Mẫu đơn này có thể được nộp bằng điện tử hoặc qua đường bưu điện. Điều quan trọng cần lưu ý là việc gia hạn thời gian nộp hồ sơ không phải là gia hạn thời gian để thanh toán bất kỳ khoản thuế còn nợ nào.
Khi nào tôi sẽ được hoàn thuế?
Nói chung, bạn có thể mong đợi nhận được tiền hoàn lại trong vòng 21 ngày nếu bạn nộp tờ khai điện tử và trong vòng sáu tuần nếu bạn nộp tờ khai bằng giấy. Tuy nhiên, thời gian để bạn nhận được tiền hoàn thuế có thể khác nhau.
Khi nào bạn có thể nộp thuế?
Mùa khai thuế thường bắt đầu vào tháng 1 và kết thúc vào ngày 15 tháng 4 hàng năm. Tuy nhiên, nếu không thể nộp thuế trước hạn chót ngày 15 tháng 4, bạn có thể yêu cầu gia hạn.
Gửi chứng từ thuế qua ứng dụng nhắn tin có an toàn không?
SMS tiêu chuẩn và nhiều ứng dụng nhắn tin không được coi là an toàn vì chúng không được mã hóa, điều này có thể cho phép tin tặc đánh cắp các tài liệu thuế nhạy cảm. Nếu cần, hãy xem xét các lựa chọn thay thế nhắn tin được mã hóa như Signal hoặc cổng khách hàng an toàn như TurboTax.